Организация конференций, симпозиумов и других краткосрочных мероприятий

Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.

Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

2.

1. Официальные мероприятия К официальным, «протокольным» мероприятиям относятся:

церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т. д.

2.2 Профессиональные мероприятия Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:

Конгресс — «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения»). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс Форум — «массовое собрание, съезд». По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями).

Конференция- «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.

Совещание — «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно «подтягивание» к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.

Семинар — «групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке Симпозиум- «совещание, конференция по специальному научному вопросу» Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию

«Круглый стол» — обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников Заседание профессионального клуба, объединения, союза Специальные показы — используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях Специализированные салоны (аукционы, смотры)

2.3 Конкурсная программа Важной составляющей выставок, являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия Важной составляющей выставок являются профессиональные Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов)

2.4 Образовательные мероприятия

А) Тренинги — краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки Б) Консультационные пункты— работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка Маркетинговые центры Большую помощь в установлении деловых контактов оказывают маркетинговые и информационные центры, интегрирующие запросы посетителей и участников на различного рода продукцию и услуги

2.

5. Этапы рекламной кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа на первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг), что находит отражение в типе рекламного модуля*

При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы информационные агентства радио (особенно РМдиапазона) играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей.

Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30−40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными, плюс Интернет Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений /пресс-релизов (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ (актуализируется раз в полгода) Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы. Комплекс наружной и звуковой рекламы, перечень полиграфической продукции выставки

2.

6. Государственная и общественная поддержка выставочного проекта.

Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки, Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц, рабочей группы — один раз в две недели.

Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.

Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, а также принять участие в церемонии официального открытия выставки.

Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации (принимается на заседании Правительства Москвы/субъектов Федерации), Распоряжение Мэра/Главы Администрации (рассматривается лично Мэром), Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др.

Хорошие результаты информирования общественности дает посещение и поддержка общественно-значимых мероприятий, публичных акций, адекватных целям и идеям выставки (конференции, заседания профессиональных клубов, съезды, пресс-конференции, презентации).

2.

7. Пресс-конференции Пресс-конференции являются важным источником информации о выставке и ее мероприятиях для СМИ. Опыт проведения крупномасштабных выставочных проектов позволяет назвать оптимальное количество пресс-конференций Первая проводится за неделю до официального открытия выставки по актуальной теме занимаемой выставки. Очень важно пригласить для участия в пресс-конференции официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с целью информирования по актуальным вопросам. Вторая — непосредственно в день открытия (перед церемонией официального открытия). Как правило, в ней принимают участие приглашенные на церемонию открытия. Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует следующим правилам:

СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее (за неделю) сначала факсом, а затем по телефону. Факсимильное сообщение должно быть четким и ясным: тема пресс-конференции, дата, время и длительность, место проведения, участники пресс-конференции, имя и должность специалиста, номер телефона.

За три дня до проведения следует сделать телефонный звонок — напоминание.

Перед началом пресс-конференции участники и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы.

Перед началом пресс-конференции прибывающие журналисты регистрируются (одновременно получают аккредитацию на выставку и ее мероприятия), получают пресс-релизы .

Заключение

.

В этой работе я рассматривал организацию краткосрочных мероприятий: презентаций, выставок, конференций. В завершении хочется сказать о выборе между самостоятельной организацией мероприятия и заказом в рекламном агентстве, специализирующемся на их проведении. Обычно следует исходить из количества средств, которые Вы собираетесь израсходовать, количества мест, в которых одновременно будут проходить нужное мероприятие. А также времени, в течение которого Вы планируете его проводить. Если проведение мероприятия планируется в течение непродолжительного времени (до недели) и они проходят в одном-двух местах, то при правильном подходе Вы сможете обойтись силами своей фирмы. Если планируется проводить в течение длительного периода времени (более полутора месяцев — месяца), то для экономии средств имеет смысл набрать на временную работу людей.

Заказ презентации через рекламное агентство, возможно увеличит стоимость его проведения, но позволит Вам провести их на должном уровне, т. к. к их проведению обычно привлекаются промоутеры, постоянно занимающиеся этой работой и знающие особенности общения и подачи информации на презентации, а в разработке и проведении Ваших презентаций будут участвовать специалисты, знающие как правильно подготовить, организовать и провести любые рекламные мероприятия. Целесообразным будет просчитать предполагаемые затраты на проведение презентации и сравнить их с расценками рекламного агентства. В этом случае, исходя из размера суммы, которую Вы готовы заплатить за профессионализм сотрудников агентства, Вы сможете обратиться в агентство или проводить презентации своими силами.

Также эффективность презентации повышает использование наглядных пособий, типы и виды которых, а также некоторые рекомендации, которые были приведены.

Список литературы

Андреева Г. М. «Социальная психология» Москва «аспект пресс» 1998

Арредондо Л. «Искусство деловой презентации» «Урал LTD» Челябинск 1998

Аронсон Э. «общественное животное» Москва 1999

Блэк С. «Паблик Рилейшнз. Что это такое?» Москва.: «Новости», 1990

Джей Э. «Эффективная презентация» «Амалфея» Минск 1997Ф.

Дотти Д. «Паблисити и паблик рилейшнз» Москва 1998

Зимбардо, М. Ляйппе «Социальное влияние» «Питер» 2000

Кэмпбелл Д. «Модели эксперимента в социальной психологии и прикладных исследованиях» М. «Прогресс» 1980

Милграм С. «Эксперимент в социальной психологии» «Питер» 2000

«Методы сбора информации в социологических исследованиях» под ред. В. Андреенкова М. «Наука» 1990

Майерс Д. «Социальная психология» «Питер» 1998

Л. Росс, Р. Нисбетт «Человек и ситуация» Москва 2000

Толстова Ю.Н. «Измерение в социологии» Москва 1998

Чумиков А. «Связи с общественностью» М. 2000

Хьелл Л., Д, Зиглер «Теории личности» «Питер» 1998

цитата: «Л. Арредондо „Искусство деловой презентации“ „Урал LTD“ Челябинск 1998»

Э. Джей «Эффективная презентация» «Амалфея» Минск 1997

Л. Арредондо «Искусство деловой презентации» «Урал LTD» Челябинск 1998

цитата: «Ф. Зимбардо, М. Ляйппе «Социальное влияние"/ Питер 2000, ч 2, с184»

— 31 ;