Формальные коммуникации в организации: ЦЕЛИ И ВОЗМОЖНОСТИ формализации делового общения в процессе организационного поведения

Из выше сказанного следует, что каждый сотрудник организации должен быть хорошо подготовлен ко всем формам общения с учетом их приоритетов. Если же обратиться к практике путем наблюдений, то можно увидеть, что во множестве организаций все формы общения представляют серьезную проблему. И, несмотря на то, что Высшее руководство, да и многие сотрудники организации понимают всю важность использования названных навыков, отрицательное влияние их отсутствия на результаты деятельности организации — факты попыток изменить сложившуюся негативную ситуацию отсутствуют. Слушание, это самый важный формат общения в производственной среде, поэтому необходимо научиться самому и научить сотрудников некоторым простым, но эффективным приемам: — В общении необходимо проявлять интерес к другому человеку. В силу природной восприимчивости люди видят, когда другой человек действительно заинтересован в том, что ему хотят сообщить, а когда — нет.

Если собеседник видит, что разговор не интересен (это проявляется в частом перебивании, беседы по телефону, отвлекание по сторонам), то он вряд ли продолжит разговор. Если же собеседник видит и чувствует, что его слушают со вниманием, то он будет общаться с большим энтузиазмом;- Необходимо быть сосредоточенным. По статистике люди думают в три раза быстрее, чем говорят (соотношение 500 и 150 слов в минуту); это расхождение может стать источником проблем в те минуты, когда мысли начинают блуждать. Рассеянность собеседник может интерпретировать как отсутствие интереса к предмету разговора.

В результате происходит прекращение текущего общения. Поэтому нужно сосредоточиться на разговоре во избежание потенциальных проблем;- Нужно задавать вопросы. Этим будут достигнуты две цели: собеседник увидит заинтересованность в том, что его слышат, и он убедится в том, понимает ли собеседник, о чем идет речь, и, в противном случае, даст уточнения. Здесь очень уместна так называемая техника «зеркального слушания», при которой можно периодически вслух произносить наиболее важные выводы из услышанного — это способ убедиться в верности понимания услышанного и усилить качество общения;- Необходимо говоритьпо сути.

Некоторые говорящие упиваются звуком своего голоса и говорят ради говорения, уходя от основной нити разговора. Собеседника можно вернуть к теме, задав ему несколько наводящих (возвращающих) вопросов;- Нужно стараться, чтобы совместному разговору ничто не помешало. У любой беседысуществует два вида потенциальных помех:

по причине слушателя и по причине других людей — не участников данного разговора. В первом случае не нужно перебивать собеседника — это его еще больше собьет с основной линии. Во втором случае максимально стараться уделить внимание текущему собеседнику. По-возможности не отвлекаться на телефонные звонки. Это позволит быстрее завершить данную беседу и уделить полноценное внимание следующей. Такое уважение к себе собеседник непременно оценит;-До 90% общения в обычной беседе проходит на невербальном уровне, то есть с учетом положения рук, ног и других частей тела. Сюда же следует отнести мимику, жесты, осанку, восклицания и т. п. Во время говорения тело собеседника может дать более существенную информацию, чем его слова. Иногда тело собеседника опровергает его слова, что естественно, очень важно.

Необходимо учиться все это не только слышать, но и видеть и расшифровывать. Далее рассмотрим несколько советов по успешной подготовке и эффективному проведению презентации: — Определить цель презентации: чего Вы собираетесь достигнуть? Кто будет Вас слушать? Что, по Вашему мнению, должно за этим последовать со стороны слушателей? Что необходимо дополнительно предложить Вашим слушателям в целях достижения результата. Возможно, необходимо подготовить раздаточные материалы, визитные карточки и т. п.- Разработать план презентации: распишите тезисно по пунктам каждую цель. На краткие тезисы в ходе презентации Вы будете наращивать развернутое содержание. Тезисы очень удобно оформить с помощью PowerPoint и всю презентацию вести с использованием мультимедийной приставки с материалами в формате PowerPoint.- Написать введение и заключение: начало создает условие для всей презентации, а заключение — впечатление от нее.

Введение

должно помочь достигнуть трех целей — объявить содержание, объяснить значение презентации и завоевать внимание слушателей.

Заключение

позволяет дать резюме основных положений презентации и нацелить участников на дальнейшие действия — ради чего, собственно, они и присутствовали на ней.- Продумать логические связки между пунктами: презентация должна производить впечатление единого целого, хорошо структурированного и логически связанного. Хорошая презентация — это мини спектакль, задуманный и исполненный по хорошему сценарию, причем исполненный хорошо.- Тренироваться перед презентацией: только самонадеянный и безответственный оратор решится сделать презентацию без единой репетиции. Репетиция позволяет правильно использовать время, сделать пометки в листах опорного конспекта для выставления акцентов в нужных местах, почувствовать слишком сложные обороты речи, при произнесении которых можно допустить ошибку в произношении, места, которые у Вас самих вызывают неуверенность, смущение и т. п. Если же репетиция проходит с участием слушателей, особенно компетентных, то Вы имеете более объективное мнение, которое поможет внести своевременные коррективы.- Проверить условия для проведения презентации: если презентация пройдет в незнакомом месте, то заранее уточните маршрут, состояние помещения для презентации и оборудования, возможность технической поддержки, ассистирования и т. п.Теперь перейдем к письму. Навыки письма необходимо также развивать, как и любой другой навык, так как большая доля бизнес-общения происходит в письменном виде: служебная переписка, планирование, отчетность, описание процессов, процедур, документов и т. д., внесение корректировок и т. п. Отсутствием хороших навыков и манер письма можно оскорбить, разочаровать, разрушить коммуникацию, можно достигнуть множества отрицательных результатов.

Следует научиться управлять своими письменными коммуникациями в унисон с поставленными целями, которые, естественно, должны соответствовать целям организации. Желательно, чтобы деловое письмо было точным, лаконичным, однозначно понимаемым и, тем не менее, простым, вежливым и доброжелательным, если это деловая переписка, конкретным, отвечающим основному назначению с использованием принятой в организации терминологии. Возможным подходом к письменному документу может стать схематичный набросок документа, который далее должен обрасти детализированным содержанием. Если Вы пишите письмо, в котором излагаете какие-то идеи и к которым хотите привлечь внимание адресата, необходимо писать его коротко и самое основное, так как к длинным пространным рассуждениям люди быстро теряют интерес, а если они вынуждены дочитать до конца, то, скорее всего, основательно разозлятся. Не нужно забывать, что на чужие письма делового характера нужно отвечать максимально быстро, как только позволяют обстоятельства, а иногда и, невзирая на них. Заключение

Коммуникация — обмен между людьми информацией, в том числе различными представлениями, идеями, настроениями и т. д. Организационные коммуникации — коммуникации, которые имеют место в организации и относятся к тем или иным ее бизнес-процессам. Организационные коммуникации не всегда предполагают диалог и двухсторонний обмен информацией. К организационным коммуникациям относятся, например, совещания (многосторонний обмен информацией) или выступления-обращения сотрудников (официальное обращение руководителя предприятия к сотрудникам в виде монолога).С точки зрения лежащих в основе взаимоотношений выделяют формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации основаны на формальных взаимоотношениях членов организации.

Они официально фиксируют сообщаемую информацию, принятые решения, закрепление ответственности за конкретными должностными лицами/подразделениями, передают официальные сведения и т. п. Удельный вес неформальных коммуникаций значительно ниже по сравнению сформальными, их специально не предусматривают при разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно и, как правило, не обсуждаются, хотя о факте их существования знает каждый работник организации. Формальныекоммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления. Процессы формальных внутренних коммуникаций в организации выражаются в виде формализованных отношений, запланированных и протекающих по внутренним регламентам. В формальной структуре в нормативных каналах передачи информации используются стандартные для организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее время — электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) имеют своим преимуществом простоту и технологичность.

Их наличие снимает обычную проблему для любой организации — унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. У стандартизованных форм передачи информации существуют и вполне заметные недостатки. Прежде всего, негибкость, низкая возможность адекватно учесть нестандартные обстоятельства работы и управленческие ситуации. Формализация отношений помогает сделать работу в компании более стандартизированной, более точно определить, за какую сферу деятельности несет ответственность каждый из сотрудников. Формализация имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам относится то, что формализация служит для координирования поведения членов организации. К тому же формальные правила и процедуры могут служить объективной мерой любого производимого действия. Но есть и отрицательные стороны. Формализация ведет к тому, что большее внимание обращается на правила и процедуры, а не на цели для достижения которых эти правила были созданы. Как и любой вид ресурсов, формальные коммуникации должны отображаться в планах сотрудников по всем уровням организационной структуры. По всем видам формальных коммуникаций организация должна вести записи согласно шаблонам, установленным в документированных процедурах.

Организация должна обеспечивать удобное, четкое и бесперебойное функционирование коммуникационных каналов. Данная задача должна решаться с учетом применяемых в организации технологий, процедур и сложившейся корпоративной культуры. При управлении коммуникационными каналами необходимо учитывать специфику каждого из них. Это обусловлено различными видами ресурсного обеспечения каждого канала, которые дают гарантию его нормального функционирования. Если в организации отсутствует общение с коллегами, членами проектных команд, поставщиками, потребителями, то отсутствует и сама организация, поскольку организации построены на общении.

Каждый сотрудник организации должен быть хорошо подготовлен ко всем формам общения с учетом их приоритетов. Формальное (деловое) общение осуществляется в соответствии с определенными правилами и представляет собой специфическую форму контактов и взаимодействия людей, имеющих определенные полномочия от своих организаций. Список использованной литературы

Красовский Ю. Д. Организационное поведение. — М.: ЮНИТИ, 2009

Попов С. Г. Организационное поведение: Учебное пособие. — М.: Ось-89, 2010

Шапиро С. А. Организационное поведение. — М.: Инфра-М, 2009.