Входная информация: данные о входящем и исходящем документе. Оперативная информация: результаты выборок по реквизитам входных и выходных документов (признаки исполнения, контроля, просрочки, резолюции, дат исполнения и ответного письма), переписка между отделами. Таблица 2.3 Информационные объекты и их свойства
ПонятиеСвойства
Входящий документ
НомердататемаВходящая дата
Контрольная дата
Признак исполнения
Дата исполнения
Код исполнителярезолюция
ОтправительДанные отправителя
Признак ответа
СодержаниеИсходящий документ
НомерДата
ИсполнительАдресат
СодержаниеПредприятие — адресат
КодНаименование
АдресТелефонe-mailОтдел
КодНазвание
СотрудникКод
Код отдела
ФИОДолжность
СообщениеКод
ДатаПолучатель
ОтправительСодержание
Отметка о прочтении
Логическая модель базы данных представлена на рис.
2.2. Рис.
2.2. Логическая модель базы данных
Для решения задачи проектирования информационной системы для хранения информации была создана база данных в формате MSAccess. Структура созданной базы данных приведена на рис.
2.5 — 2.
11.Рис.
2.5 Таблицы базы данных информационной системы
База данных corr. mdb содержит таблицы:
1. ishod — учет исходящих документов со структурой (Таблица 2.4).Таблица 2.
4. Структура таблицы ishodНаименование поля
Тип данных
Ограничениеnumintprimary keycode_avtintdaydateyearintcode_orgintsodchar200adrchar200typchar2002. org- справочник организаций — контрагентов со структурой (Таблица 2.5):Таблица 2.
5. Структура таблицы orgНаименование поля
Тип данных
Ограничениеcode_orgintprimary keynamchar200adrchar2003. otd — справочник отделов со структурой (Таблица 2.6).Таблица 2.
5. Структура таблицы orgНаименование поля
Тип данных
Ограничениеcode_otdintprimary keynamchar2004. sotr -справочник сотрудников со структурой (Таблица 2.7).Таблица 2.
7. Структура таблицы sortНаименование поля
Тип данных
Ограничениеcode_sotrintprimary keyfiochar200code_otdchar200dolgnchar305. vhod — учет входящих документов со структурой (Таблица 2.8).Таблица 2.
7. Структура таблицы sortНаименование поля
Тип данных
Ограничениеcode_vhintprimary keygodintdaydatecode_orginttypchar50sodchar200reschar50dishdatenishchar20sotvBooleanishotvchar10kontrBooleankdatedateispdatedatepispBooleanisp1intisp2intisp3intnewboolean6. Документооборот между отделами реализован с помощью таблицы msg (таблица 2.8)Таблица 2.
7. Структура таблицы msgНаименование поля
Тип данных
Ограничениеcode_msgintprimary keycode_sotrintsodchar200listenBoolean30daydatetimeER-диаграмма приведена на рис.
2.12. Согласно требованиям, изложенным в предыдущей главе, было разработано программное обеспечение, реализующее поставленные задачи. Программа работает со справочниками:-Cотрудников-Отделов-Организаций
Заполнение справочников позволяет получить оперативный доступ условно-постоянной информации об объектах, используемых информационной системой. Опишем основные пользовательские функции программы АИС документооборота на предприятии.Рис.
2.12. ER-диаграмма
Блок-схема процедуры загрузки главной формы модуля «Делопроизводитель» приведена на рис.
2.15. Создана процедура Form1.OnCreate. При загрузке происходит установка текущей системной даты, далее происходит проверка на наличие документов, у которых срок исполнения менее текущей даты. Для этого реализована выборка по таблице входящих документов vhod по полю kdate с условием kdate
При достижении конца выборки происходит окончание процедуры. Пользователь выбирает ФИО исполнителя и получателя документа, после чего автоматически заполняется поле «адрес» посредством выборки по таблице org, поле name. Далее заполняется информация о содержании. После нажатия запись происходит анализ корректности введенных данных. Если данные корректны, то происходит запись данных в базу с выдачей на экран соответствующего сообщения. Если данные некорректны, то выдается сообщение об этом и предлагается ввести данные заново.Рис.
2.15. блок-схема загрузки главной формы
На рис.
2.16 приведена блок-схема заполнения реквизитов исходящего документа. Рис.
2.16. Блок-схема заполнения реквизитов исходящего документа
Заключение
В рамках данной работы проведено проектирование автоматизированной системы управления документооборотом на предприятии. Этапами работы явились:
анализ международных стандартов в области управления документацией;
— постановка задач автоматизации документооборота;
— проектирование моделей данных;
— разработка ПО с использованием среды программирования Borland Delphi 7. Результатом работы явился разработанный программный продукт в области управления документацией.
Список использованных источников
1. Международная стандартизация упралвения документооборотом. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.ecm-journal.ru/docs/Mezhdunarodnaja-standartizacija-v-oblasti-upravlenija-dokumentaciejj.aspx 2. Сокова А. Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России // Делопроизводство. 2001. N 2. С. 34−39.Горелик, О. М. Управленческий учет и анализ: [учеб. пособие для вузов по специальности «
Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] / О. М. Горелик, Л.
А. Парамонова, Э. Ш. Низамова.
М.: Кно
Рус, 2007.-252 с. Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Прикладная информатика (по областям) и «Менеджмент организации (по специализации «Информационный менеджмент»)» /О. Н. Граничин, В. И. Кияев.
М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий, 2010.-335 с. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. —
М.: Интернет-университет информационных технологий — М.: ИНТУИТ.ру, 2009. с. 135Гринберг, А. С. Информационные технологии управления: [Учеб. пособие для вузов по специальностям 351 400 «Прикладная информатика (по обл.)», 61 100 «Менеджмент орг.», 61 000 «Гос. и муницип. упр.» ] /А.С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, А. С. Бондаренко.
М.: ЮНИТИ, 2010.-479 с. Диго, С. М. Базы данных: проектирование и использование: [Учеб. для вузов по специальности «Прикладная информатика (по обл.)» ] /С.М. Диго.
М.: Финансы и статистика, 2010.-591 с. Днепров
А. Г. Microsoft Access 2007. Cамоучитель. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 361с.
