Поскольку в альбомах унифицированных форм форма такого расчета отсутствует, организация может самостоятельно разработать и утвердить ее форму с соблюдением требований об обязательных реквизитах.
Для учета лиц, убывающих в командировки утвержден специальный журнал «Учета работников, выбывающих в командировки». Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя предприятия. Обычно это сотрудник кадровой службы, ответственный за оформление табеля учета рабочего времени. Следует отметить, что заполнение вышеуказанных журналов не является обязательной процедурой при направлении работника в командировку, однако, ведение такого журнала сможет облегчить работу персонала организации в контроле за датами отъезда и возвращения сотрудников из командировки. Эта информация является важной при начислении заработной платы командируемым работникам.
Для сокращения первичной документации по командировкам предлагаем использовать только командировочное удостоверение. Инструкцией № 62 установлено, что по усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Поскольку Инструкция применяется в настоящее время и это ее положение не противоречит Трудовому кодексу РФ, направление работника в командировку может производиться с оформлением только одного документа — командировочного удостоверения. Это подтвердил и Минфин России письмом от 06.
12.2002 № 16−00−16/158. В нем разъясняется, что оформлять одновременно два документа — приказ и командировочное удостоверение (формы № Т-9 и Т-10) для одной и той же командировки нецелесообразно. Направляя работника в командировку, организация может не оформлять приказ, а ограничиться только командировочным удостоверением.
Если направление работников в командировки оформляется только командировочными удостоверениями, все основные правила оформления командировок (размеры суточных, виды транспорта, порядок выдачи аванса, срок предоставления авансового отчета и т. п.) могут быть определены в отдельном локальном нормативном акте организации, например в приказе о служебных командировках.
Для соблюдения правил оформления командировок необходимо разработать и утвердить Порядок оформления командировок, в котором указать перечень документов, необходимых для оформления командировки, порядок и сроки их оформления.
Для совершенствования синтетического учета расчетов с подотчетным лицами на предприятии целесообразно к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыть субсчета по видам расходов, осуществляемых через подотчетных лиц:
Субсчет 1 — административно-хозяйственные расходы Субсчет 2 — командировочные расходы Субсчет 3 — представительские расходы Административно-хозяйственные расходы необходимо учитывать по кредиту счета 71−1 и дебету счета 26.
По кредиту счета 71−2 необходимо отражать расходы на все виды командировок.
Расходы, связанные со служебными командировками, должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.
Затраты на командировки, связанные непосредственно с выпуском продукции или направленные на обеспечение условий функционирования организации в целом, включаются по мере их возникновения в расходы организации того отчетного периода, к которому они относятся:
на себестоимость продукции, если командировка связана с текущей деятельностью организации;
на расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием на себестоимость, если командировка связана с открытием нового производства, продвижением на рынок новой продукции и т. д.
Затраты на командировки, связанные с непроизводственными целями, относятся предприятием на прибыль, остающуюся после уплаты всех налогов (чистая прибыль).
Командировочные расходы, связанные с приобретением внеоборотных активов и материально-производственных запасов, в общем случае в бухгалтерском и налоговом законодательстве относятся на увеличение балансовой (первоначальной) стоимости приобретенных ценностей.
В настоящее время практически каждое предприятие при заключении хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом представителей других организаций либо непосредственно в своей организации, либо направляет своего сотрудника в другую организацию для проведения деловых переговоров с целью установления или поддержания сотрудничества, т. е. осуществляет представительские расходы.
В бухгалтерском учете представительские расходы в размере фактически произведенных затрат отражаются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчет «Представительские расходы». При этом необходимо иметь в виду, что указанные расходы включаются в себестоимость продукции того отчетного периода, в котором осуществлялся прием и обслуживание представителей, независимо от времени оплаты расходов — предварительной или последующей. В этой связи расходы, понесенные в одном отчетном периоде, но относящиеся к другому отчетному периоду, согласно Плана счетов, отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов».
Бухгалтерские записи по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами с учетом разбивки счета 71 на субсчета в ООО «ТД «Автозаводский» за ноябрь 2012 г представлены в таблице 2.
Таблица 2
Бухгалтерские записи по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» за ноябрь 2012 г
№ Содержание хозяйственной операции Сумма, руб Корреспонденция счетов Дебет Кредит 1 2 3 4 5 1 Отражена сумма расходов на оплату телефона, осуществленная через подотчетное лицо 5025,71 26 71−1 2 Отражены затраты на канцелярские товары, осуществление через подотчетное лицо 1452,44 26 71−1 3 Расходы на командировку по закупке материалов включены в себестоимость продукции 879,23 20 71−2 4 Расходы на командировку по закупке оборудования включены в стоимость оборудования 1061,87 08 71−2 5 Сумма произведенных представительских расходов списана на себестоимость в пределах норм 33 898,21 26 71−3 Продолжение таблицы 2
1 2 3 4 5 6 Произведенные представительские расходы списаны на прочие расходы в суммах превышения над нормируемыми 12 745,86 91−2 71−3
Таким образом, для совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» рекомендуем осуществление следующих мероприятия:
Для учета выданных доверенностей регистрировать их в Журнале учета выданных доверенностей;
Для определения размеров предстоящих расходов составлять расчет (смету) командировочных расходов, исходя из утвержденных нормативов;
Для учета командированных сотрудников регистрировать их в Журнале учета работников, выбывающих в командировки;
Для сокращения количества документов при направлении сотрудников в командировки использовать только командировочное удостоверение, что утвердить специальным приказом по предприятию;
Для соблюдения правил оформления командировок необходимо разработать и утвердить Порядок оформления командировок;
Для достоверного отражения подотчетных сумм на счетах бухгалтерского учета открыть к счету 71 соответствующие субсчета.
Предложенные мероприятия позволят более точно и эффективно организовать учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Заключение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным. В этом случае работникам предприятия могут выдаваться наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы работникам, список которых утвержден специальным приказом, на расходы административнохозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. Такие работники называются подотчётными лицами.
Осуществляет расчеты с подотчетными лицами и ООО «ТД «Автозаводский», на базе которого проводилось данное исследование.
Как показало проведенное исследование первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» осуществляется с использованием типовых унифицированных форм первичной документации. Авансовые отчеты составляются и предоставляются на утверждении с соблюдением установленных сроков. Все суммы, заявленные в авансовых отчетах, находят свое подтверждением в оправдательных документах.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Таким образом, осуществление бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» в целом осуществляется в соответствии с требованиями российского законодательства. В качестве недостатков данного раздела учета следует отнести следующие нарушения:
нарушение правил оформления авансовых отчетов;
отсутствие оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам;
наличие недействительных документов, приложенных к авансовым отчетам;
нарушение сроков возврата неизрасходованных сумм аванса;
нарушение сроков предоставления и утверждения авансовых отчетов;
выдача денежных сумм под отчет лицам, не погасившим задолженность по предыдущим авансам;
отсутствие журнала учета выданных доверенностей;
отсутствие журнала регистрации (учета) выбывающих командированных работников.
Для совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТД «Автозаводский» рекомендуем осуществление следующих мероприятия:
для учета выданных доверенностей регистрировать их в Журнале учета выданных доверенностей;
для определения размеров предстоящих расходов составлять расчет (смету) командировочных расходов, исходя из утвержденных нормативов;
для учета командированных сотрудников регистрировать их в Журнале учета работников, выбывающих в командировки;
для сокращения количества документов при направлении сотрудников в командировки использовать только командировочное удостоверение, что утвердить специальным приказом по предприятию;
для соблюдения правил оформления командировок необходимо разработать и утвердить Порядок оформления командировок;
для достоверного отражения подотчетных сумм на счетах бухгалтерского учета открыть к счету 71 соответствующие субсчета.
Предложенные мероприятия позволят более точно и эффективно организовать учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
Таким образом, правильное отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами дает возможность бухгалтеру не допускать нецелевое, нерациональное и неэффективное использование средств, чему способствует знание законодательства по ведению бухгалтерского учета, а также основ проведения проверок в данной области.
Список литературы
Федеральный закон от 6 декабря 2012 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации от 12 декабря 2012 г. № 50 ст. 7344.
Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (с изменениями от 8 ноября 2011 г.) // Нормативные акты для бухгалтера, от 30 ноября 2000 г., № 23.
Амитова Т. В. Деньги под отчет // Главбух, № 24, 2012, с.5−9.
Акилова Е. В. Документооборот по командировкам // Консультант бухгалтера, № 2, 2012, с.7−11.
Бухалков М. И. Бухгалтерский учет. — М.: ИНФРА, 2011, с.
211.
Балакирев Д. И. Бухгалтерский учет.
М.: Экономика, 2010, с.
197.
Балдин А. Б. Бухгалтерский учет для руководителя. — М.: МЭГУ, 2012, с.
327.
Гуккаев В. Б. Выдача денежных средств под отчет. Порядок оформления и отражения в учете // Консультант бухгалтера, № 11, 2012, с.4−9.
Гарнов И. Ю. Выдаем деньги под отчет // Расчет № 3, 2012, с.5−11.
Ефимова Л. Л. Бухгалтерский учет. — М.: ИНФРА-М, 2012, с.
257.
Изотова Л. Внимание: деньги под отчетом // Расчет, № 12, 2012, с.4−9.
Кирюшина И. Служебные командировки // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», выпуск 39, 2012, с.3−5.
Каганова И. Оформление документов по служебным командировкам // Финансовая газета. Региональный выпуск, № 42, 2012, с.4−5.
Карасев А. П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера, № 13, 2012, с.5−7.
Лейман Н. Оформляем подотчет // Расчет, № 4, 2012, с.11−13.
Маркин Ю. П. Бухгалтерский учет. — М.: Бек, 2011, с.
291.
Морозова Ж. А. Учет расчетов с подотчетными лицами // Московский бухгалтер, № 3, 2012, с.7−9.
Макарова Л. Г. Первичное оформление расчетов с подотчетными лицами // Консультант бухгалтера № 5, 2012, с.11−13.
Панченко Т. О служебных командировках // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации, № 7, 2012, с.12−15.
Петухова И. Давать ли деньги под отчет? // Практическая бухгалтерия, № 3, 2012, с.5−8.
Петров А. Под отчет без ошибок // Практическая бухгалтерия, № 9, 2012, с.9−12.
Ромм А. П. Организация учета расчетов с подотчетными лицами // Московский бухгалтер, № 12, 2012, с.11−13.
Соколов Ю. А. Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и налоговый учет (3-е изд., перераб. и доп.). — М.: Альфа-Пресс, 2011, с.
54.
Фомичева Л. П. Командировки — все, что Вы хотите о них знать. — М.: БЕК, 2010, с.
37.
Федорова Л. И. Оформление и учет командировок // Аудиторские ведомости, № 4, 2012, с.7−9.
Федорова Л. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятиях // Финансовая газета, № 13, 2012, с.
4.
Шохин С. О. Методологические особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами // Консультант бухгалтера, № 7, 2012, с.11−14.
Этина М. Ю. Бухгалтерский учет. — М.: ДЕЛО, 2010, с.
237.
Юдина О. Г. Бухгалтерский учет. — М.: Инфра-М, 2011, с.
341.
Яковлева В. Ю. Бухгалтерский учет.
М.: Банки и биржи, 2010, с.
197.
Бухалков М. И. Бухгалтерский учет. — М.: ИНФРА, 2011, с.
211.
Ефимова Л. Л. Бухгалтерский учет. — М.: ИНФРА-М, 2012, с.
257.
Балакирев Д. И. Бухгалтерский учет.
М.: Экономика, 2010, с.
197.
Балдин А. Б. Бухгалтерский учет для руководителя. — М.: МЭГУ, 2012, с.
327.
Маркин Ю. П. Бухгалтерский учет. — М.: Бек, 2011, с.
291.
Лейман Н. Оформляем подотчет // Расчет, № 4, 2012, с.11−13.
Амитова Т. В. Деньги под отчет // Главбух, № 24, 2012, с.5−9.
Гарнов И. Ю. Выдаем деньги под отчет // Расчет № 3, 2012, с.5−11.
Изотова Л. Внимание: деньги под отчетом // Расчет, № 12, 2012, с.4−9.
Петухова И. Давать ли деньги под отчет? // Практическая бухгалтерия, № 3, 2012, с.5−8.
Ромм А. П. Организация учета расчетов с подотчетными лицами // Московский бухгалтер, № 12, 2012, с.11−13.
Кирюшина И. Служебные командировки // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», выпуск 39, 2012, с.3−5.
Федорова Л. И. Оформление и учет командировок // Аудиторские ведомости, № 4, 2012, с.7−9.
Макарова Л. Г. Первичное оформление расчетов с подотчетными лицами // Консультант бухгалтера № 5, 2012, с.11−13.
Соколов Ю. А. Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и налоговый учет (3-е изд., перераб. и доп.). — М.: Альфа-Пресс, 2011, с.
54.
Морозова Ж. А. Учет расчетов с подотчетными лицами // Московский бухгалтер, № 3, 2012, с.7−9.
