Задачами создания Системы являются: 1. создание организационной, технической и информационной инфраструктуры функционирования подразделений; 2. организация единого порядка работы с документами в подразделениях; 3. создание надлежащих условий для документально-информационного обеспечения работы руководителя, его заместителей, руководителей различного уровня. 4.
2. Цели создания Системы Система должна создавать необходимые условия для снижения трудозатрат на рутинные операции. Внедрение Системы должно быть нацелено на предоставление таких важных преимуществ руководителям разного уровня, как оперативность обработки данных, обеспечение контроля исполнительской дисциплины, достоверность первичной информации, объективность принятия управленческих решений. Основными целями создания Системы являются: 1. повышение эффективности управленческой деятельности; 2. усиление контроля исполнения на всех уровнях управления распоряжений вышестоящих органов, а также приказов, распоряжений и иных актов, издаваемых; 3.
сокращение сроков создания, согласования, рассмотрения документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение; 4. оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном виде как между объектами, так и внутри каждого объекта; 5. создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов; 6. автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников подразделений; 7.
увеличение скорости прохождения документов как между подразделениями, так и внутри каждого подразделения. 8. повышение качества составления и оформления документов; 9. упорядочение документооборота, унификация порядка хранения документов, увеличение скорости доступа к документам; 10.
эффективное применение прогрессивных информационных технологий в сборе, обработке и анализе информации; 11. сокращение количества документов на бумажных носителях. Для достижения названных выше целей должны быть решены следующие задачи: классификация и унификация состава и форм документов; оптимизация сроков прохождения документов в компании и сокращение сроков их рассмотрения; обеспечение быстрого поиска документа; повышение исполнительской дисциплины, контроль сроков исполнения документов; подготовка оперативных отчетов по документам на контроле; контроль процесса подготовки и согласования договоров, контроль исполнения договоров на основании входящих и исходящих первичных документов; обеспечение эффективного хранения документов; разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ; автоматизация документационных процессов; повышение корпоративной культуры персонала в работе с документами. Заключение
Усовершенствование контроля над исполнением документов является самой главной составляющей в управленческом процессе. Размеры имеющийся информации растут непрерывно и их благовременная переработка допустима только при эффективной работе службы ДОУ и использовании организационной и вычислительной техники. В организациях и предприятиях в строгом порядке должна быть образована специальная служба, которая работает на правах самостоятельного отдела: руководство делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо определить оптимальную для каждого управленческого аппарата структуру. Касаемо должностной структуры ДОУ, то она должна состоять из исполнять свои профессиональные обязанности в соответствии с должностными инструкциями. Я считаю что, было бы наиболее рациональным расширение распоряжений по знанию правил и порядка оформления и работы с документацией к сотрудникам предприятия, которые не имеют отношения к службе ДОУ. Кроме того нужно четко и правильно рассчитывать число сотрудников службы ДОУ для рационального ведения делопроизводства и правильного функционирования предприятия. При образовании ДОУ нужно в полном объеме прибегать к новым достижениям научно-технического процесса в области делопроизводства и гарантировать управление в архивном деле: автоматизация документации, аутсорсинг и др. Крайне необходимо компьютезировать все рабочие процессы работы службы ДОУ. Основными задачами ДОУ являются:
Уменьшение количества информационных потоков до необходимого минимума;
создание упрощения и снижение стоимости процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новых технологий и автоматизации этих процессов. Таким образом, от эффективной организации труда службы ДОУ в основном находится в зависимости качественное исполнение организацией его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Список использованной литературы
Бакаревич Ю. Б. Самоучитель Microsoft Access / Ю. Бакаревич, Н.Пушкина.- 2003. — СПб.: БХВ-Петербург, 2002 — 402 с. Барановская Т. П. и др. Информационные системы и технологии в экономике Т. П. Барановская.
Учебник. -2-е изд., доп. и перераб. — М.: Финансы и статистика, 2005 — 416 с. Благодатских В. А. и др. Стандартизация разработки программных средств / В. А Благодатских.
Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 288 с. Бобровский С. Программирование в Delphi 7 / С.Бобровский. -
СПб.: Информ-Пресс, 2003. — 806 c.: ил. Бойко В. В. Проектирование баз данных информационных систем / В.
Бойко, В. М Савинков. — М.: Финансы и статистика, 2004
Бондарева Г. А. Информатика / Е. В. Сахарова, Л. Н. Королькова, — Ставрополь, СТИС, 2006
Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендеров.
Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005. —
544 с. Гетия И. Г. Безопасность при работе на ПЭВМ / И. Г Гетия. — М.: НПЦ Профессионал-Ф, 2001. — 140 с. Гончаров А. Ю.
Access 2003
Самоучитель с примерами / А. Ю Гончаров. М.: Инфра-М, 2004 — 385 с. Горев А. Эффективная работа с СУБД / А. Горев. — СПб.: Питер, 1997. — 704с.: ил.
