Организация и организационная теория (по книге Дафта Р. «Организации»)

Конспект первоисточников № 2

Дафт Р. Организации//Теория организации: хрестоматия/ Сост. А. А. Максимов. — Екатеринбург, 2007, С. 105−117

Глава 1. Организация и организационная теория

ЧТО ТАКОЕ ОРГАНИЗАЦИЯ?

Организацию, как таковую, вряд ли можно увидеть. Мы видим только внешнее: высокие здания, компьютеры в офисах, служащих, но организация в целом — довольно туманна и абстрактна. Мы знаем об организациях, поскольку встречаемся с ними каждый день. Действительно, они занимают в нашей жизни столько места, что многие из них воспринимаются нами как нечто само собой разумеющееся.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

В этой книге для описания организаций используется следующее определение: организация — это социальная целостность, которая направлена на некоторую цель, построена как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности, и связана с окружающей средой.

Ключевой элемент организации — не здания и не набор курсов действий и процедур; организации создаются людьми и их взаимоотношениями друг с другом. Организация существует, когда люди взаимодействуют для того, чтобы выполнить некоторые действия, необходимые для того, чтобы достичь цели. Менеджеры намеренно структурируют и координируют ресурсы организации так, чтобы добиться наилучшего выполнения стоящей перед ней задачи. Ни одна организация не может существовать без взаимодействия с потребителями, поставщиками, конкурентами и другими элементами внешней окружающей среды.

ЗНАЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

Еще в конце XIX века в мире существовало довольно мало организаций — не было профессиональных союзов и торговых ассоциаций, мало было крупных коммерческих компаний, некоммерческих или государственных организаций. Постепенно организации заняли центральное место в жизни людей и теперь оказывают огромное влияние на все наше общество.

Организации находятся повсюду вокруг нас и разнообразно воздействуют на нашу жизнь. Семь причин, по которым организации важны для нашего общества:

1. Объединение ресурсов для достижения желаемых целей и результатов.

2. Эффективное производство товаров и услуг.

3. Упрощение нововведений.

4. Использование новейших информационных и производственных технологий.

5. Адаптация к изменениям окружающей среде и влияние на среду.

6. Создание ценности для владельцев, потребителей и работников.

7. Соответствие современным требованиям специализации, этики, мотивации и координации деятельности работников.

Организации предлагают потребителям нужные им товары и услуги по доступным ценам. Компании ищут нестандартные способы более эффективного производства товаров и доставки их потребителю. Преобразование организационных структур и практики управления также может внести свой вклад в повышение ее эффективности. Организации создают потребность в инновациях, вместо того чтобы полагаться на стандартные продукты и устоявшиеся способы действия.

Организации адаптируются к быстро изменяющейся среде и сами оказывают влияние на среду. Некоторые большие компании имеют специальные отделы, занимающиеся мониторингом окружающей среды и поиском путей приспособления к ней и влияния на нее. Одно из самых значительных изменений в окружающей среде сегодня — это глобализация.

Действуя таким образом, организации создают ценности для своих владельцев, покупателей и работников. Менеджеры должны понимать, какая часть из операций компании создает ценности, а какая нет, компания может быть прибыльной только тогда, когда общая цена того, что она производит, больше стоимости затраченных ресурсов. И наконец, организации должны быть способными удовлетворять требованиям сегодняшнего дня, связанным со все большей специализацией рабочей силы и растущим вниманием к вопросам этики и социальной ответственности, а также находить эффективные способы заинтересовать служащих в совместной работе для достижения целей организации.

Деятельность организаций формирует нашу жизнь, а высокопрофессиональные менеджеры способны формировать организации и их деятельность. Знание и понимание организационной теории позволяет менеджерам создавать организации, которые будут действовать более эффективно.

ОРГАНИЗАЦИИ КАК СИСТЕМЫ

Закрытая система не зависит от окружающей среды, она автономна, не взаимодействует с окружающей средой и четко отделена от нее. Довольно просто управлять закрытой системой, когда окружающая среда стабильна, предсказуема, не вмешивается в наши дела и не создает нам проблем.

Открытая система для своего выживания должна взаимодействовать с окружающей средой, она использует ресурсы окружающей среды и предоставляет окружающей среде свои ресурсы. Ее нельзя четко ограничить. Она должна постоянно изменяться, приспосабливаясь к окружающей среде. Организация должна находить и приобретать нужные ей ресурсы, воспринимать изменения окружающей среды и реагировать на них, поставлять свою продукцию окружающей среде, а также контролировать и координировать свою внутреннюю деятельность перед лицом неопределенности и разнообразных помех, проистекающих из окружающей среды. Любая система, которая, чтобы выжить, вынуждена взаимодействовать с окружающей средой, — открытая система.

Чтобы понять, что такое организация в целом, ее следует рассматривать как систему. Система — это набор взаимодействующих элементов, которые получают из окружающей среды некоторые входные данные, трансформируют их и выдают в окружающую среду некоторые выходные данные. Необходимость получать что-то из внешнего мира и отдавать что-то внешнему миру отражает зависимость от окружающей среды. Взаимодействие элементов означает, что люди и подразделения зависят друг от друга и должны работать вместе.

ПОДСИСТЕМЫ

Система состоит из нескольких подсистем. Эти подсистемы выполняют специфические функции, необходимые для выживания организации, такие как производство, пограничное взаимодействие, материально-техническое обеспечение, адаптация и менеджмент. Подсистема производства производит продукты и услуги, поступающие на выход организационной системы. Пограничные подсистемы ответственны за обмен с окружающей средой. В их ведение входят такие функции, как приобретение сырья или продажа выпускаемой продукции. Подсистема материально-технического обеспечения направлена на правильную и бесперебойную работу физических и человеческих элементов организации. Адаптивные подсистемы отвечают за своевременное произведение изменений, необходимых для того, чтобы приспособиться к окружающей среде. Менеджмент — это отдельная подсистема, в задачу которой входит координация действий других подсистем организации и управление ими.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КОНФИГУРАЦИЯ

Организации состоят из нескольких различных частей, предназначенных для выполнения ключевых функций подсистем.

Одна из классификаций, предложенная Генри Минцбергом, предполагает, что каждая организация включает в себя пять частей. В их число входят техническое ядро (the technical core), менеджмент высшего звена, менеджмент среднего звена, отделения технической и административной поддержки.

Техническое ядро. В техническое ядро входят люди, которые делают основную работу организации. Они выполняют функции подсистемы производства, производя те самые продукты и услуги, которые поступают на выход системы организации. Это то место, где происходит первичная трансформация входных данных в выходные.

Техническая поддержка. Функция отделения технической поддержки — помочь организации приспособиться к окружающей среде. Работники системы технической поддержки, — инженеры и ученые, — исследуют окружающую среду, изучая ее проблемы, возможности и технологические условия. Система технической поддержки отвечает за внедрение инноваций в техническое ядро, своевременные изменения и адаптацию организации.

Административная поддержка. Система административной поддержки отвечает за обеспечение нормального и бесперебойного функционирования организации, включая ее физические и человеческие элементы. В ее компетенцию входят виды деятельности, связанные с управлением человеческими ресурсами, такие как прием на работу и увольнение сотрудников, установление размера компенсаций и вознаграждений, обучение и повышение квалификации работников, а также такие обслуживающие функции, как чистка и уборка зданий, техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Менеджмент. Менеджмент — это отдельная подсистема, отвечающая за управление другими частями организации и координации их деятельности. Менеджмент высшего звена определяет направление, стратегию, цели и политику организации в целом или ее главных подразделений. Менеджмент среднего звена отвечает за исполнение этих решений и координацию действий на уровне подразделений. В традиционных организациях менеджеры среднего звена связывают высшее руководство с техническим ядром, обеспечивая выполнение распоряжений и передавая информацию вниз и вверх по иерархической лестнице.

В реальных организациях эти пять частей взаимосвязаны и часто одна часть выполняет функции нескольких подсистем.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ОРГАНИЗАЦИИ

Взгляд на организацию как на систему позволяет понять общую динамику жизни организаций. Следующей ступенью в исследовании организаций будет изучение характеристик, относящихся к специфическим чертам строения организации.

Характеристики организаций подразделяются на два типа: структурные и контекстные. Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе этих описаний. Контекстные характеристики описывают организацию в целом, включая ее размер, технологии и оборудование, которые она использует, и цели, которые она преследует. Они описывают также и окружающую обстановку, которая влияет на организацию и формирует ее структурные характеристики. Контекстные характеристики можно рассматривать как набор отчасти перекрывающих друг друга элементов, лежащих в основе организационной структуры и процессов работы. Чтобы понять и оценить организацию, нужно исследовать как ее структурные, так и контекстные характеристики:

1. Формализованность (formalization) относится к количеству письменной документации, используемой организацией. Документация включает в себя инструкции, технические описания, приказы и устав. Эти письменные документы характеризуют деятельность организации.

2. Специализация (specialization) показывает, насколько задачи организации разделены по профессиональному признаку. Если специализация высока, каждый из работников отвечает только за свой, достаточно узкий круг задач. Если специализация низкая, один и тот же работник может выполнять очень разнообразные обязанности. Специализацию иногда называют также разделением труда.

3. Иерархия власти (hierarchy of authority) описывает, кто в организации кому подчинен и область ответственности каждого менеджера. Иерархия на схеме строения организации обозначается вертикальными линиями. Понятие иерархии связано с понятием диапазона контроля (span of control). Диапазон контроля — это число работников, подчиненных одному начальнику.

4. Централизация (centralization) относится к тому, на каком уровне иерархии принимаются решения. Если люди, принимающие решения, сосредоточены на верхних ступенях иерархической лестницы, то организация централизована. Если же ответственность за важные решения делегируется на более низкие уровни иерархии, то организация является децентрализованной.

5. Профессионализм (professionalism) — это уровень формального образования и подготовки работников. Профессионализм считается высоким, если претенденту на работу нужно иметь высокий уровень подготовки, чтобы быть принятым в организацию. Профессионализм обычно измеряется средним количеством лет, потраченных работниками организации на свое образование.

6. Соотношения персонала (personnel ratios) описывают распределение работников по различным областям деятельности и подразделениям. Соотношения персонала включают в себя долю администрации, долю канцелярских работников, долю профессионального штата и отношение количества работников, занятых обслуживанием производственного процесса, к количеству работников, занятых непосредственно производством продукции. Соотношения персонала получаются делением числа работников данного класса на общее число работающих в организации.

КОНТЕКСТНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1. Размер (size) —это величина организации, то есть количество людей, работающих в данной организации. Поскольку организации — это социальные системы, размер обычно определяется по числу работников.

2. Технологии, используемые организацией (organizational technology) — это инструменты, способы производства и действия, с помощью которых организация преобразует входные данные в выходные. Линия сборки автомобилей, классная комната колледжа и круглосуточная служба доставки посылок в равной степени являются технологиями.

3. Окружающая среда (environment) включает все, что связано с организацией, но находится за ее пределами. Ключевые элементы окружающей среды — это области деятельности организации, правительство, покупатели, поставщики и финансовая среда. Элементами окружающей среды, наиболее сильно воздействующими на организацию, часто являются другие организации.

4. Цели и стратегии (goals and strategies) организации — это задачи организации и соответствующие способы их выполнения, отличающие данную организацию от других. Стратегия — это план действий, описывающий распределение ресурсов и виды деятельности, необходимые для установления отношений с окружающей средой и достижения целей организации.

5. Культура (culture) организации представляет собой набор основных ценностей, убеждений, взглядов и норм, общих для всех работников. Культура организации нигде не записана, но ее можно обнаружить в том, какие истории рассказывают в организации, в ее лозунгах, официальных мероприятиях, манере служащих одеваться и расположении служебных помещений.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Три ключевых составляющих определения структуры организации — это:

1. Структура организации обозначает формально определенные отношения, включая ряд уровней иерархии и диапазон контроля менеджеров и руководителей низшего уровня.

2. Структура организации описывает объединение отдельных людей в полразделения и подразделений в организацию.

3. Структура организации включает в себя структуру систем, обеспечивающих эффективную коммуникацию, координацию и интеграцию различных подразделений.

Эти три элемента относятся как к вертикальному, так и к горизонтальному строению организации.

Структура организации отражена ее структурной схемой. Структурная схема — это визуальное представление целостного набора основополагающих видов деятельности и процессов, происходящих в организации. Организационная структурная схема может быть весьма полезной для понимания того, каким образом работает компания. Она раскрывает, из каких частей состоит организация, как они связаны между собой, и какое место каждая из должностей и каждое из подразделений занимают в целостной структуре организации.

В деловой сфере структурная схема стала использоваться только со времен промышленной революции. Когда деятельность компаний стала более сложной и требующей все большего и большего числа работников, возникли безотлагательная необходимость разработать способы управления такими организациями и контроля их функционирования. Обдумывание и принятие решений является задачей тех, кто находится на верхних ступенях лестницы, а физическая работа выполняется работниками, организованными в отдельные функциональные подразделения. В последние годы организации стали использовать и другие варианты структурного построения, многие из которых предназначены для улучшения горизонтальной координации и коммуникации, а также для повышения способности организации адаптироваться к переменам в окружающей среде.