Автоматизация рабочего места менеджера по работе с клиентами напримере ООО Все для офиса

Обзор и анализ предметной области Предметной областью данной работы является автоматизация одного из бизнес-процессов компании «Все для офиса».

Компания занимает ведущее место среди торговых организаций города. За более, чем семь лет своего существования в городе Губкине компания зарекомендовала себя как надежного партнера в вопросе выбора и приобретения компьютерной техники для дома и офиса. В ООО «Все для офиса» представлен богатый ассортимент как непосредственно компьютерной техники, так и сопутствующих товаров: фотоаппаратов, кондиционеров, компьютерной мебели, в наличии и под заказ. Компания не большая: в штате всего 18 человек и поэтому структура не очень сложная. В городе Губкин находятся два офиса. В сети Интернет функционирует интернет магазин компании.

Рассмотрим теоретические основы функционирования предприятий торговли. Все торговые предприятия можно разделить на три основные группы: это предприятия оптовой торговли, предприятия мелкооптовой торговли и предприятия розничной торговли. Также из теории нам известно, что товар от производителя до потребителя проходит через данные типы предприятий в следующем порядке: производитель — оптовик — мелко оптовое предприятие — розничный продавец — потребитель. Группы предприятий отличаются еще и выполняемыми торговыми операциями.

Основные торговые операции включают в себя: контрактацию; спецификацию; оплату; получение .

Очевидно, что предприятия оптовой торговли выполняют все четыре операции. Сначала между поставщиком и клиентом заключается долгосрочный договор о сотрудничестве. Затем в течение срока договора клиент заказывает у поставщика определенные товары в определенном количестве и в зависимости от условий поставки оплачивает и получает или получает и оплачивает товар.

Для предприятий мелкооптовой торговли операция контрактации как таковая не выполняется. Спецификация и контрактация выполняются одновременно, в момент заключения договора на поставку товара.

Для розницы контрактация также не выполняется. Но помимо этого еще и операции спецификации, оплаты и получения могут все вместе или попарно происходить в один и тот же момент времени либо операции спецификации, оплаты и получения разделены во времени. Например, в нашей компании могут быть следующие варианты проведения торговых операций. В случае если Покупатель сначала выбирает товар по образцам, находящимся в торговом зале, затем оплачивает покупку через кассу, после чего получает товар на складе, пункте выдачи или ожидает его доставку, то операции разделены по времени. При торговле через Интернет-магазин потребитель сначала выбирает товар, оформляет заказ, а оплачивает и получает его через несколько дней, когда приедет курьер. Торговля «через прилавок» означает одновременную спецификацию и оплату, а затем уже получение товара.

Кроме того все торговые предприятия работают по трем основным торговым процессам: закупка товара, хранение товара, продажа товара (сбыт). Закупка и продажа товара происходят по уже рассмотренной схеме «контрактация — спецификация — оплата — получение». Под хранением товара подразумевается его складской учет, т. е. приходование и списание.

При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.

На текущий момент компания активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют: электронная почта, факс, доставка курьером, обычная почта.

Постановка задачи Для автоматизации деятельности компании были предложены следующие бизнес-процессы: закупки, складской учет, продажи и бухгалтерский учет. Однако ключевым процессом для компании «Все для офиса» является процесс продаж, и именно его автоматизация была признана наиболее целесообразной.

В процессе проведенной диагностики и анализа имеющихся бизнес-процессов были выработаны следующие требования к итоговой информационной системе:

1. Информационная система должна обеспечивать Выдачу документов на оплату и типового договора на основании внесенной информации о заказах, заранее определимся что в случае если клиентом является физическое лицо, то документы на оплату выписываются, но договор не оформляется, если клиентом является юридическое лицо, то оформляются и документы на оплату и договор;

2. Информационная система должна корректно работать как в локальном режиме, так и в сетевом с возможностью подключения нескольких пользователей;

3. Необходимо по возможности минимизировать затраты на внедрение информационной системы.

4. Информационная система должна обладать простым дружественным интерфейсом. (Отсутствие необходимости специального обучения сотрудников)

5. Информационная система должна иметь подробную инструкцию пользователя.