Делопроизводственная служба: от истоков до современности

Курсовая работа

Делопроизводственная служба: от истоков до современности

автоматизация управление документооборот делопроизводство

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг…

А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием). Это очень тяжелый, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения.

Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности — так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски — вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

В настоящее время делопроизводство прошло несколько трансформационных этапов, все больше начинают прибегать к автоматизации делопроизводства.

Система делопроизводства стимулирует или заставляет служащих работать вместе, благодаря ей процесс прохождения документов заданий от пользователя к пользователю становится контролируемым, легко управляемым и предсказуемым. Внедрение такой систем облегчает коллективную работу и повышает ее эффективность, те самым рационализируя бизнес-процессы.

Необходимость разработки новых подходов по управлению предприятием, которые бы привели к активизации деятельности персонала, обусловила актуальность данной работы, выбор ее цели и направлений исследования. Анализ последних научных исследований и публикаций. Анализ научных трудов по менеджменту показал, что вопросы эффективности деятельности персонала все чаще становятся предметом научных исследований. Более полно проблемы эффективности процессов делопроизводства рассматриваются в работах западных экономистов: И. Ансоффа, П. Друкера, Е. Менсфилда, М. Портера, Б. Санто, Д. Сахала, Б. Твисса, Р. Уотермена, Й. Шумпетера и других.

Среди современных ученых, которые исследуют данную проблематика стоит определить: А. Амошу, Ю. Бажала, Л. Безчастного, Е. Бойко, Н. Гончарову, Р. Ивануха, Г. Калитыча, Ю. Каныгина, В. Карпова, Б. Клияненка, А. Коренного.

Ввиду этого, темой нашего исследования была выбрана «Делопроизводственная служба: от истоков до современности».

Актуальность исследования заключается в необходимости изучения исторического процесса становления делопроизводственной службы с целью выявления наиболее оптимальных составляющих оптимизации современного делопроизводства.

Объект исследования — делопроизводственная служба.

Предмет исследования — специфика развития домоводства на различных этапах становления и развития общества.

Цель исследования — выделить особенности становления делопроизводственной службы.

Для достижения цели нашего исследования перед нами были поставлены следующие задачи исследования:

— провести краткий обзор истории отечественного делопроизводства;

— охарактеризовать становление стандартизации делопроизводства;

— определить проблемы автоматизации документооборота;

— исследовать управление документооборотом как способ повышения эффективности деятельности персонала предприятия;

— охарактеризовать специфику автоматизации судебного делопроизводства.

Методы исследования — методы анализа, синтеза, обобщения, дедукции.

Источники исследования — ГОСТы, Законодательные акты Российской Федерации.

1. Краткий обзор становления делопроизводства

1.1 История отечественного делопроизводства

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись, повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.

В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права: Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду.

Большое значение, придававшееся охране частной собственности, вызвало необходимость фиксировать факт владения ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.

В период феодальной раздробленности (XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков" правовых грамот, бессудных грамот" мировых.

Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

Документы писали на дорогостоящем материале — пергаменте. Он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. В целях экономии текст, утративший ценность и значение, счищали, а лист пергамента использовали заново.

Это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

История отечественного делопроизводства складывается из нескольких периодов:

дореволюционного делопроизводства (XVI — начало XX в.);

советского делопроизводства (октябрь 1917;1991 г.);

постсоветского периода (1991 — по настоящее время).

Делопроизводство дореволюционной России в свою очередь включает три этапа:

первый этап — приказное делопроизводство (XVI-XVII в.);

второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);

третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.).

Рассмотрим более подробно делопроизводство в советскую эпоху (1917;1991 гг.)

События октября 1917 — октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы). Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы).

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, которые ставила новая власть.

Были изданы декреты, регламентировавшие порядок законотворческой деятельности (декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов», декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства»). Порядок оформления официальных советских документов был установлен постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»; порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от б июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920;1930;е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как это время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ). Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В рамках этого движения были открыты научно-исследовательские институты: Таганрогский и Казанский институты научной организации труда. Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии Наркомата Рабоче-Крестьянской инспекции (НКРКИ) в 1923 г.

В этот период были созданы общественные организации, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела.

Кроме того, в рамках движения за НОУТ в каждом крупном учреждении и на предприятии создаются ячейки (бюро, сектора и др.) НОУТ.

Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы управления и работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда». Издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

В 1920;х годах издаются правовые акты, в которых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой).

Главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства.

Для внедрения результатов разработок, которыми занимался Оргстрой, требовалось их теоретическое обоснование, основанное на серьезной научной базе.

Таким учреждением стал созданный в 1926 г. при НКРКИ Институт техники управления (ИТУ).

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем. Методики и обследования, научно обоснованные методы совершенствования делопроизводства, разработанные ИТУ, Оргстрой применял на практике, внедрял их в деятельность учреждений: метод непосредственных наблюдений, опроса (интервьюирования), актирования, фотографии, самофотографии рабочего дня, хронометража. Все эти методы и в настоящее время применяются при изучении системы делопроизводства, его анализе и разработке предложений по рационализации.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ разработал проект «Общих правил документации и документооборота», предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая попытка создания единой системы делопроизводства, так как «Общие правила…» должны были стать нормативной основой разработки инструкций по делопроизводству для каждого советского учреждения и предприятия. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки постановки делопроизводства.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, в это время каждое ведомство решало вопросы организации делопроизводства по-своему.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления, а также учреждения, организации и предприятия.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Однако и в этот раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов, установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

1.2 Становление стандартизации делопроизводства

Важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.

Одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по до — кументационному обеспечению управления.

С этого времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970;1980;е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документове — дения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970;х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38−72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39−72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38−90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16 487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970;х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970;х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включала ГОСТ 6.15.1−75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38−75, ГОСТ 6.39−75, а также Альбом унифицированных форм документов и Методические указания по их применению.

Особое значение этой системы заключается в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

В 1980;е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», который также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980;е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Развитие делопроизводства в 1970;80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990;х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990;х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе с ними.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что становление делопроизводства прошло довольной долгий и насыщенный различными изменениями и нововведениями этап. Современное домоводство включает в себя различные элементы, которые применялись ранее, в предыдущих периодах развития делопроизводства.

Немаловажную роль в современном делопроизводстве играет стандартизация процессов составления, оформления, обращения и хранения документов. Это позволяет в определенной степени унифицировать делопроизводство на современном этапе.

2. Современная организация домоводства

2.1 Проблемы автоматизации документооборота

Во многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами зависит эффективность работы предприятия. Большое количество документов, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно замедлить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

На данном этапе развития бизнеса вопрос автоматизации является актуальным, так как российские предприятия все больше выходят на мировой рынок, поэтому предприятию необходимо усовершенствовать документооборот с целью более быстрого реагирования на изменение ситуации на рынке.

Рассмотрением вопроса автоматизации занимаются не только отечественные, но и зарубежные авторы, которые склоняются к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций. Вопрос автоматизации документооборота рассматривают такие авторы, как А. Золотухин, К. Митяев, В. Андреева, О. Ефимова, В. Еремченко.

В современных условиях быстро меняющейся рыночной ситуации возникают проблемы управляемости предприятий и организаций. Эти проблемы вызваны необходимостью динамически управлять организационной структурой предприятия, в идеале — синхронно с изменениями на рынке. Необходимость внедрения системы электронного документооборота предприятия возникает, когда становится очевидным, что движение документов объективно отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им. Отлаженный документооборот является неотъемлемой частью деятельности любой эффективной компании.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними. В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии, что способствует сохранности документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает:

— регистрацию, учет и хранение документов (делопроизводство);

— оперативный доступ к документам и отчетной информации;

— эффективное управление процессами движения и обработки документов;

— сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

— повышение исполнительской дисциплины;

— сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;

— минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Автоматизированный документооборот поможет повысить продуктивность сотрудников за счет: необходимого объема информации для выполнения задачи; наличия системы оповещения и контроля; автоматизации упразднения рутинными операциями.

С помощью централизованного хранения информации, ускорения механизмов обработки документов, наличия мощного инструмента навигации и поиска можно оптимизировать работу сотрудников с информацией.

Можно отметить, что автоматизация документооборота способствует более эффективной работе как на уровне отдельного работника, так и предприятия в целом. В то же время отечественные предприятия при переходе на автоматизированный документооборот сталкиваются с рядом трудностей.

Таким образом, при желании руководителей предприятия полностью автоматизировать внутренний учет определенная часть документов будет в бумажном виде.

Предприятие, которое все-таки решится стать на путь электронизации собственного документооборота, столкнется также с организационными трудностям. Ведь нужно будет утвердить соответствующие внутренние инструкции, положения по функционированию электронного документооборота. А достаточный опыт в этой области еще не наработан.

Итак, следует подчеркнуть, что учет в принципе может быть безбумажным и вестись в электронном виде. Только полностью сделать его безбумажным не удастся. Некоторую часть документации все равно придется вести в традиционном бумажном виде. Кроме того, по требованию контролирующих органов нужно будет делать копии электронных документов на бумажном носителе.

Но не стоит ошибочно полагать, что внедрение таких систем проходит гладко и просто, если в этом действительно заинтересовано руководство.

Для того чтобы предприятие быстро и эффективно перешло на автоматизированный документооборот, необходимо определить аспекты, по которым руководство предприятия должно принимать меры. По нашому мнению, можно выделить три аспекта: психологический, организационный и технический.

Психологический аспект характеризуется консерватизмом персонала, низкой образованностью, нежеланием переобучаться; нежеланием персонала, чтобы их работа была доступной для руководства, что происходит после автоматизации документооборота; нежеланием руководства непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

С целью решения данных проблем предприятию необходимо заключить договор с фирмой-поставщиком электронной бухгалтерской программы — не только по вопросам установки и технической поддержки программы, но и обучения персонала, а также помощи в телефонном режиме.

Организационный аспект соответственно включает следующее: постоянные структурные изменения в организации; слабая формализация бизнес-процессов; необходимость обеспечения юридической силы документов; необходимость взаимодействия с внешними «бумажными» партнерами, в особенности если это касается параллельных структур в организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. При работе с данным аспектом необходимо определить, какие документы будут заполняться и передаваться в электронном виде, а какие на бумажном носителе, поскольку, как уже было сказано, некоторые документы необходимо предоставлять на бумажном носителе. Поэтому предприятию рационально вести в бумажной форме документы по расчетам со всеми поставщиками и покупателями независимо от их формы организации документооборота, чтобы избежать путаницы.

Для предприятия рационально будет вести управленческий учет автоматизировано, что ускорит процесс принятия решений руководством, также переходить на автоматизированный документооборот должно все предприятие полностью, а не постепенно по отделам, поскольку поэтапный переход будет неэффективным и будет замедлять работу всего предприятия.

К техническому аспекту относится вопрос автоматизации каждого рабочего места, что может быть дорого и экономически не целесообразно для предприятия. Затраты могут оказаться для предприятия настолько значительными, что не оправдают ожидаемые преимущества от внедрения безбумажного учета.

Поэтому директору предприятия следует проанализировать ситуацию и возможные последствия перед тем, как переходить на безбумажный учет. И, кроме того, надо учесть, что внедрение безбумажного учета — это комплекс специально разработанных мер по внедрению, который проводится обычно в несколько этапов и может длиться не один год.

2.2 Управление документооборотом как способ повышения эффективности деятельности персонала предприятия

В прошлом предприятиям зачастую удавалось получить преимущества за счет увеличения масштабов производства или за счет сокращения производственных расходов, достигаемого благодаря увеличению объема выпускаемой продукции. Использование этих факторов экономии было возможным благодаря тому, что предприятия обычно выпускали большое количество стандартной продукции для относительно больших и стабильных потребительских групп. Однако сегодня ситуация на рынке такова, что увеличение масштабов производства не столь важно. Это в значительной степени определяется фрагментацией групп потребителей. Когда на рынке имеется большое количество продукции, покупатели становятся избирательными, и зачастую, приобретая продукцию, ожидают предоставления комплексного обслуживания.

В результате этого коренным образом меняется определение продуктивности как фактора успеха хозяйственной деятельности. Сегодня в выигрыше остаются организации, имеющие гибкую структуру бизнес деятельности, и обладающие средствами, необходимыми для быстрой разработки новой продукции и услуг, позволяющие постоянно опережать конкурентов на рынках сбыта.

Таким образом, использование современных технологий имеет в сегодняшний день первостепенное значение для производства реализации продукции.

Управление документооборотом — это быстро развивающаяся технология, которая все обширнее используется в различных отраслях человеческой деятельности. Ее основной характеристикой является автоматизация процессов, непосредственно связанных с взаимодействием человека и машины.

В настоящее время организация коллективной работы на предприятии и готовность к изменениям являются одними из наиболее сложны задач ведения бизнеса. Чтобы успешно работать в команде, необходим не только полагаться на своих людей, но и помогать им адаптироваться к изменениям. Для решения такого рода задач использование системы управления делопроизводством является ключевым для успешного ведения бизнеса.

Анализ научных трудов авторов показал, что социально-экономические преобразования, которые происходят, выдвигают необходимость разработки и применения новых подходов к оценке и развитию потенциала, а также управления деятельностью персонала вообще. Череда эффективных преобразований в промышленности практически привела к необходимости учета не только социальных аспектов инновационной деятельности, но и технико-экономических.

Залогом успешной работы промышленных предприятий всегда является эффективная деятельность персонала. Но для качественного обслуживания потребителей вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение Задач, не связанных с обслуживанием.

Отсутствие необходимости вручную размножать доку менты, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемым и управляемым.

Система управления делопроизводством представляет собой систему автоматизации построения, контроля и выполнения потоков документов и заданий в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении.

Выработке рекомендаций по совершенствованию управления персоналом может еду жить следующая процедура:

1. Составление модели документопотоков между подразделениями;

2. Определение методики выбора программных средств предприятия:

3. Разработка, определение, моделирование, делопроизводственного процесса и составляющих его действий;

4. Реализация — контроль процессов делопроизводства в действующей среде и упорядочение различных действий, составляющих часть какого-либо процесса;

5. Интерактивное взаимодействие с ИТ-средствами на различных стадиях выполнения процесса.

В теории делопроизводства определены три фундаментальных понятия системы управления делопроизводством:

— маршруты — путь, по которому следуют документы, информация и задания от стадии инициализации до завершения процесса. Маршрутизация может быть как простой и последовательной, так и сложной с включением соединений или разрывов, параллельной или же итеративной маршрутизации;

— правила процедуры, задающие выполнение каждого шага в ходе процесса. Правила определяют условия, при которых выполняется поэтапный переход в процессе делопроизводства. Определение правила не ограничивается процессом утверждения. В правилах следует учитывать разветвление маршрутов по предопределенным граничным значениям. Например, заказы на покупку, превышающие фиксированную сумму требуют дополнительного подтверждения. Параметры операций задают тот или иной уровень авторизации.

— роли — обязанности людей на каждом этапе данного процесса.

Электронный документооборота на предприятии позволяет контролировать семь главных подсистем: Финансы, Производство, Дистрибуция. Управление Проектами, Управление Персоналом, Обслуживание Клиентов, Базовая Системная Среда. Система управления делопроизводством поддерживается в каждой из них, поскольку является неотъемлемой структурной единицей базовой системной среды.

Решения в области делопроизводства предоставляют широкие возможности не только для построения и управления бизнес-процессами, но и для их адаптации к динамичным изменениям деятельности предприятий. Большинство систем разработаны с целью облегчения стадии внедрения, но в процессе их эксплуатации изменение бизнес-процессов может вызвать непреодолимые трудности при перенастройке уже существующей структуры. В настоящей среде управления предприятием система делопроизводства должна отличатся своей гибкостью и возможностями к адаптации с целью облегчения управления изменениями на всех уровнях: организационном, процедурном и кадровом.

Динамичность управление предприятием, как то: быстрое реагирование на изменение спроса, своевременный выпуск новою вида продукции является критичным для поддержания конкурентоспособности. Например, зачастую заказы на продажу требуют модификации для конкретною заказчика. Допустим, для главной розничной торговой точки необходимы эксклюзивные поставки определенного ассортимента товаров и, при этом, постоянная проверка запасов для поддержания требуемой загруженности склада. Автоматизированный документооборот позволяет модифицировать текущие процессы управления, заказами продажи и пополнения склада с помощью «мягких» настроек, то есть, не прибегая к изменению программною кода.

Управление документооборотом, его автоматизация дает возможность персоналу контролировать и получать информацию о нехватке ресурсов в режиме реальною времени, содействует им в мониторинге и корректировке объемов работ, а также в оптимизации процессов. Проанализировав полученные данные, работник сможет улучшить работу на слабом участке Кроме того, осуществляется монитор процессов делопроизводства — менеджеры и контролеры имеют доступ ко всем действиям на доступном уровне иерархии (отдел или отдельный служащий). А также, поддерживается переопределение полномочий, но конкретным действиям и отслеживание невыполненных заданий неответственным лицам.

Применение автоматизированной системы управления делопроизводством на промышленном предприятии, согласно исследованиям проведенным О. В. Монашовой в своей работе, позволит повысить производительность труда персонала на 20−25%. а также снизить затраты архивного хранения бумажных копий на 80%.

Основные преимущества внедрения автоматизированной системы управления делопроизводством:

— улучшенная производительность, достигаемая благодаря ликвидации ряда лишних этапов работы:

— оптимизированный контроль над производственными процессами благодаря оптимизации методов работы и создания кош рольных журналов:

— гибкость и возможность к адаптации с целью облегчения управления изменениями.

2.3 Автоматизация судебного делопроизводства

Система автоматизации судопроизводства позволяет решать одну из главных задач информационной поддержки деятельности суда — автоматизацию процессов прохождения судебного дела в суде и создание полнотекстового электронного банка судебных решений, принятых данным судом. Создание банка происходит автоматизировано, в процессе судебного делопроизводства, не требуя ни дополнительных ресурсов, ни финансовых затрат. Вся обработка и хранение данных сосредоточены на сервере, что позволяет обеспечить централизованное управление, необходимую производительность, надежность хранения информации, эффективность обработки данных и защиту от несанкционированного доступа.

Регистрация судебных дел, документов в судебных делах

Модуль предназначен для регистрации нового судебного дела / производства при поступлении первичного документа. Первичные документы в результате регистрации попадают в список на распределение судебных дел. Информация с карт на судебное дело и первичного документа в дальнейшем используется в других режимах. Также она проносится в электронные статистические карточки по делам, позволяя формировать впоследствии отчеты по различным категориям. Как и в традиционном документооборота, в судебном деле системы отображаются все сопроводительные документы к делу, а также материалы дела. На все судебные дела заводятся электронные статистические карточки, на основе которых и формируется полугодовая и годовая статистическая отчетность.

Распределение судебных дел по судьям

Система обеспечивает автоматизированное распределение дел по судьям, используя такие критерии, как категория спора, специализация судьи, равномерность загрузки судьи, а также его рабочий календарь. При этом автоматически формируется график судебных заседаний на конкретный день недели с указанием даты и зала проведения заседания. Кроме того, система позволяет осуществлять мониторинг загрузки судей и процессуальных сроков рассмотрения дел.

Работа с исполнительными листами

Функции работы с исполнительными листами включают регистрации серии бланков и диапазона номеров исполнительных листов, автоматический контроль и учет расхода бланков исполнительных листов, выдаче исполнительного листа на руки и его возвращение, уничтожение испорченных бланков. Для пользователей предоставляется возможность формирования десяти статистических отчетностей о состоянии исполнительных листов на каждом этапе работы с ними.

Формирование расписания слушания дел

Формирование и публикация графиков рассмотрения судебных дел судей и подготовки судебного дела для сдачи в архив осуществляется с помощью подсистем. Расписание слушания может транслироваться на сенсорных мониторах, установленных в здании суда.

Система штрих-кодирования

Использование современных средств для считывания информации, таких, как штрих-код, нашло активное применение в документообороте судебной практики. Наклейки со штрих-кодами на судебных делах обеспечивают быстрое получение информации о судебном деле с помощью сканирования штрих-кода, а использование штрих-кодов на реестрах отправки писем отвечает требованиям, предъявляемым почтовыми отделениями к обработке почтовой корреспонденции.

Обмен с почтой

Автоматизация режимов, связанных с почтовой корреспонденцией, позволяет осуществлять формирование реестров для отправки по штрих-кодами, печать конвертов, фиксацию в базе данных факта отправления и возвращения почтовой корреспонденции, и получение различной справочной информации по состоянию отправки на этапах подготовки судебных актов и их отправки участникам сторон. Фиксация в базе данных факта отправки писем позволяет вести учет и контроль за сроками подготовки судебного акта. Информация проносится в статистические карточки и используется при формировании статистического отчета.

Ознакомление с материалами судебных дел

Данный режим автоматизирует функции выдачи документов из дела на руки с возможностью печати расписки, при этом осуществляется полный контроль за сроком возврата документа.

Формирование истории жизненного цикла судебного дела (документа)

Автоматизированная подсистема «Движение дел и документов» предназначена для регистрации в базе данных факта поступления судебного дела, факта направления дела в другие арбитражные суды и организации, а также для отображения истории дела. История формируется по нескольким критериям: внешнее перемещение дела за пределами суда, перемещение дела внутри суда, история распределения и история назначений и результатов. Таким образом, в системе фиксируются в хронологическом порядке все события, происходящие с или документов.

Анализ и контроль рассмотрения судебных дел и производств

Данная подсистема создана для контроля выполнения делопроизводственных процедур и регламента работы суда, статистического учета и анализа проведения работ в течение всего жизненного цикла вынесения судебного решения. Подсистема осуществляется формирование статистической и аналитической информации для обеспечения более эффективного руководства судом.

Поисковые ресурсы

Уникальные информационные решения позволили реализовать мультифункциональная поисковую систему, включающую в себя Атрибутный, контекстный и интеллектуальный поиск как по судебным делам и документам, так и по их комбинациям в различных сочетаниях. Отдельная справочная подсистема осуществляет поиск дел и документов для просмотра сведений и результатов по данному судебному делу (апелляционном производства) на текущий момент времени.

Формирование судебной статистики

Специальная подсистема обеспечивает возможность формирования списков судебных дел и документов в соответствии с необходимыми статистическими параметрами, а также позволяет получить различные статистические данные по работе суда.

Архивное хранение дел

Подсистема «Архив» осуществляет хранение дел и документов арбитражного суда, их учета, а также отбор дел и поиска реестров с целью их подготовки к передаче на государственное хранение. Подсистема автоматизирует процессы деятельности, связанной с помещением, выдачей, хранением, учетом и списанием дел и документов, а так же формирование реестров в соответствии с потребностями судебной деятельности каждой инстанции.

Таким образом, можем сделать вывод о том, что процессы автоматизации, которые в настоящее время присутствуют во всех сферах человеческой жизнедеятельности, не могли не затронуть сферу делопроизводства. Автоматизация процессов работы с различными типами документов позволяет сделать работу с документами более эффективной и качественной.

Заключение

В данной курсовой был рассмотрен путь развития делопроизводства. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему его усовершенствованию. В центре делопроизводства — документ. Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации.

Появление делопроизводства, современного документооборота — это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей. На раннем этапе развития человечества в документах отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т. д. Люди пытались передавать информацию различными способами. Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты. Именно это и обусловило разработку современного автоматизированного документооборота.

Как показывает опыт внедрения корпоративных систем управления в России, автоматизация документооборота непосредственно связана с автоматизацией бизнес-процессов любого предприятия и является одной из важнейших задач и главных проблем при внедрении корпоративной системы управления.

Особенностью автоматизации документооборот практически любого российского предприятия являемся проблема четкого определения функций работника, его места в конкретном бизнес-процессе. Также серьезной проблемой российских предприятий является «типизация» бизнес-процессов, т. е. сведение к минимуму либо вообще исключение «нестандартных» ситуаций, требующих пересмотр установленных правил принятия решений, а также оптимизация самого этого процесса. Успешное решение данной задачи перед внедрением корпоративной системы управления либо на первом этапе внедрения фактически является ключом к успеху проекта внедрения корпоративной системы управления и к у правлению предприятием вообще. Таким образом, значение инструмента управления документооборотом, полностью интегрированным с системами управления финансами. сбытом, снабжением, логистикой, запасами и производством, трудно переоценить.

Список использованных источников

и литературы

1. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28

2. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» — Ввкд. 1999;01−01.М.: Издательство Стандарт России, 1998. — 13 с.

3. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Введ. 2003;01−01. — М.: Госстандарт России, 2003. — 29 с.

4. Российская Федерация. Закон «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 23 июля 2008 года): федер. Закон от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года]. — М.: Ось — 89,2008. — 48 с.

5. Российская Федерация. Закон «О стандартизации» федер. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154−1 [Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 25, ст. 917]. — М.: Ось — 88,2002. — 9 с.

6. Российская Федерация. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ [Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г.]. — М.: Ось — 89,2005. — 22 с.

7. Российская Федерация. Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» федер. Закон от 27 июля 2006 года № 149 — ФЗ: [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]. — М.: Ось — 88,2006. — 16 с.

8. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы / В. И. Андреева. — М.: Наука, 2006.

9. Виноградова Л. В. Основные виды документов Сената и организация его делопроизводства // Некоторые вопросы изучения исторических документов ХІХ — начала ХХ в.: сб. статей / Отв. ред. И. Н. Фирсов. — Л.: Изд-во Ленингр. ун-та, 1967. — С. 111−132

10. Глинкина Л. А. Общие проблемы исторического лингвокраеведения XVIII в. на Южном Урале и в Зауралье / Л. А. Глинкина // Деловой язык XVIII века по архивным данным городов Челябинска, Кургана, Тобольска. — Челябинск, 2004. — С. 3−7.

11. Глухих Н. А. Жанрово-стилистические особенности памятников деловой письменности XVII—XVIII вв. г. Челябинска / Н. В. Глухих. — Челябинск: ЧГПУ, 2004. — 150 с.

12. Горфейн Г. М. Основные источники по истории высших и центральных государственных учреждений XIX — начала XX в. // Некоторые вопросы изучения исторических документов ХІХ — начала ХХ в.: сб. статей / Отв. ред. И. Н. Фирсов. — Л.: Изд-во Ленингр. ун-та, 1967. — С. 73−110.

13. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) /Кузнецова Т.В.; - М.:ООО Журнал «Управление персоналом» 4-е изд., 2008. — 408 С.

14. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков.-М.:АСТ: Восток-Запад, 2008. — 427 с.

15. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А. Л. Райхцаум, А. В. Соколов: Сост. М. Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 — 271 с

16. Еремченко В. А. О проблеме электронных документов / В. А. Еремченко // Секретарское дело. — 2001. — № 3. — С. 23−26.

17. Ерошкин Н. П. Очерки истории государственных учреждений дореволюционной России: пособие для учителя. — М.: Учпедгиз, 1960. — 395 с.

18. Ефимова О. А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства / О. А. Ефимова // Секретарское дело. — 1998. — № 3. — С. 24−29. 4

19. Золотухин А. «Чтоб я больше этих бумажек не видел!» Возможен ли безбумажный учет? / А. Золотухи // Налоги и бухгалтерський учет. — 2007. — № 73. — С. 49−53.

20. Косов А. Г. К проблеме становления системы административно-полицейской документации и документооборота в южноуральской канцелярии конца XVIII века / А. Г. Косов // Лингвистическое краеведение на Южном Урале / Материалы к истории деловой письменности XVIII в. / под общ. ред. Л. А. Глинкиной. — Челябинск: ЧГПУ, 2001. — С. 3−25.

21. Кочаков Б. М. Русский законодательный документ XIX—XX вв.еков // Вспомогательные исторические дисциплины. — М., Л., 1937. — С. 319−344.

22. Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XVIII—XIX вв. (к постановке вопроса) // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин: сб. статей и материалов. — М.: Наука, 1984. — С. 48−55.

23. Литвак Б. Г. Очерки источниковедения массовой документации XIX — начала ХХ в. — М.: Изд-во «Наука», 1979. — 292 с.

24. Майкл Дж.Д. Саттон. Корпоративный документооборот. — СПб.: БМикро, Азбука, 2002. — 416 с.

25. Малкова З. И., Плюхина М. А. Документы центральных учреждений ХІХ — начала ХХ в. как источник биографических сведений // Некоторые вопросы изучения исторических документов ХІХ — начала ХХ в.: сб. статей / Отв. ред. И. Н. Фирсов. — Л.: Изд-во Ленингр. ун-та, 1967. — С. 204−208.

26. Мацкина Р. Ю. К вопросу об определении состава архивных фондов высших и центральных учреждений ХІХ — начала ХХ вв. // Некоторые вопросы изучения исторических документов ХІХ — начала ХХ в.: сб. статей / Отв. ред. И. Н. Фирсов. — Л.: Изд-во Ленингр. ун-та, 1967. — С. 26 — 43.

27. Митяев К. Г. Делопроизводство и архивы // Труды Московского государственного историко-архивного института. — 1954. — Т. 5. — С. 155−182.

28. Митяев К. Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1959. — 359 с.

29. Митяев К. Г. Теория и практика архивного дела: учеб. пособие / МГИАИ. Под ред. И. Л. Маяковского. — М., 1946. — 248 с.

30. Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов/ А. Я. Александрова, НГТУ им. Р. Е. Алексеева, 2009. — 139 с.

31. Основы понимания феномена электронного обмена информацией/ В. А. Конявский, В.А. Гадасин-М. Беллитфонд, 2004 год

32. Рождественский Ю. В. Введение в общую филологию / Ю. В. Рождественский. — М.: Высш. шк., 1979. — 190 с.

33. Трофимова О. В. Тюменская деловая письменность 1762−1796 гг. Книга III. Тюменские рукописные деловые тексты 1762−1796 гг. в аспектах лингвистики и документоведения: лингвистический анализ текста / О. В. Трофимова. — Тюмень: Вектор Бук, 2002. — 231 с.

34. Храмцовская Н. А «Делопроизводство и документооборот на предприятии» / N7, июль 2004 г.

35. Шепел? в Л. Е. Некоторые проблемы источниковедческого и историко — вспомогательного изучения делопроизводственных документов ХІХ — начала ХХ в. // Вспомогательные исторические дисциплины. — 1983. — Т. XV. — C.31−61.