Анализ среды и системы управления персоналом предприятия

1. Общая характеристика организации

1.1 Описание компании

Наименование организации: ООО «Орион 52», торговая компания.

Компания «Орион 52» является независимым дилером ведущих производителей канцтоваров и прочих товаров для офиса со всего мира. Компания поставляет товары для офиса корпоративным клиентам Н. Новгорода и Нижегородской области. Клиенты компании «Орион52» — это юридические лица и индивидуальные предприниматели, покупающие канцтовары на сумму от 1500 рублей (единовременно).

1.2 Месторасположение

Адрес:

г. Н. Новгород, Советский р-он, ул. Эльтонская., 1а Офис компании расположен в верхней части города, в одном из центральных районов. Это способствует, т.к. складское помещение находится непосредственно в офисном здании, и доставка продукции осуществляется от данного объекта. Расположение практически в центре города способствует снижению издержек по статье транспортных расходов.

1.3 Организационно-правовая форма

По организационно правовой форме компания «Орион52» — общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Положительные стороны общества с ограниченной ответственностью:

· простота учреждения и ведения бизнеса (не надо регистрировать выпуск акций и отчет о нем, отчитываться в органах по контролю за финансовыми рынками;

· в уставе ООО можно предусмотреть ограничения на принятие в общество новых участников, а также на отчуждение участником своей доли третьим лицам;

· участник ООО может быть исключен из общества в судебном порядке (это преимущество одновременно может рассматриваться и как недостаток ООО);

· в ООО сложнее принять решения, выгодные лишь части участников общества, т. е. требуется большая согласованность действий участников (это преимущество одновременно может рассматриваться и как недостаток ООО);

· имущество ООО может формироваться, в частности, за счет вкладов участников, не являющихся вкладами в уставный капитал и не влияющих на размер долей участников в имущество ООО;

· ООО не выпускает акции, поэтому в ООО нет необходимости проводить эмиссию.

Отрицательные сторона общества с ограниченной ответственностью:

· в результате выхода участника, ООО может лишиться своего имущества;

· при постоянном конфликте участников либо в случае, когда кто-то из участников систематически не участвует в собраниях, решение вопросов, требующих единогласного решения всех участников, становится затруднительным — единственная возможность разрешения такого конфликта — обращение в суд;

· в случае изменения состава участников ООО или размеров их долей необходимо вносить изменения в учредительные документы ООО.

1.4 Историческая справка о создании и развитии

персонал управление среда

Компания «Орион 52» основана в 1997 году. Изначально ставка была сделана на поставки финской форматной бумаги и российской ролевой. Спустя полгода в ассортимент был дополнен канцтоварами. Начав с 200 наиболее востребованных товаров, к концу года ассортимент насчитывал уже более 1000.

Компания одной из первых в Нижнем Новгороде предложила клиентам бесплатную доставку заказа в офис. Услуга оказалась очень востребованной, что дало компании новый импульс для динамичного развития. В течение первых 2-х лет работы постоянными клиентами фирмы стали Нижегородское отделение № 7 Сбербанка России, НБД-Банк, Банк «Российский кредит», Администрация Нижнего Новгорода, Главное управление инкассации по Нижегородской области, Радиотехбанк, Предприятие «Алиди» и многие другие крупные компании Н. Новгорода. Основой успеха стали гибкая ценовая политика фирмы, оперативность обслуживания клиентов и сбалансированный ассортимент, сформированный исходя из потребностей клиентов.

В 2001;м году был сформирован первый отдел продаж, оборот компании увеличился в несколько раз. Компания заняла прочное место среди крупнейших нижегородских поставщиков канцтоваров.

В 2003;м году компания переехала в новый просторный офис на ул. Эльтонской, арендовала новые складские площади, позволившие значительно увеличить ассортимент и товарные запасы.

С 2004;го года компания поставляет клиентам хозтовары для офиса и бытовую химию, с 2005;го — одноразовую посуду, с 2007;го — электротовары.

Сегодня «Орион 52» входит в 6-ку крупнейших поставщиков корпоративного канцелярского рынка Нижнего Новгорода.

Многие крупные компании и организации Нижегородской области выбрали «Орион 52» поставщиком товаров для офиса:

· ОАО «АтомЭнергоПроект»

· ИФНС по Канавинскому району

· ИФНС по Автозаводскому району

· ИФНС по Сормовскому району

· Дорожная клиническая больница ОАО «РЖД»

· Областная станция переливания крови

· Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа

· «НБД-Банк»

· «Москомприватбанк»

· «Лесбанк»

· «Группа ОРДЕР»

· «Автолига Восток» (автомобили HONDA)

· «АвтоТехИмпорт»

· «ТрансИнкор»

· «Корпорация-Стекло-Бор»

· ОАО «Лебедянский»

· Управление Пенсионного фонда РФ по Борскому району и другие.

1.5 Направления деятельности

Основным направлением деятельности компания «Орион 52» является поставка товаров для офиса корпоративным клиентам г.Н. Новгорода и Нижегородской области.

Основные товарные направления компании «Орион 52»:

1. Канцтовары

· пишущие принадлежности (ручки, карандаши, маркеры и т. п.)

· папки и скоросшиватели

· настольные принадлежности (настольные наборы, лотки, дыроколы, степлеры, скрепки, визитницы, ножницы, скотч, клей)

· калькуляторы

· бумажно-беловые товары (тетради и блокноты, бумага для заметок, конверты, бланки бухгалтерские)

· демонстрационное оборудование (доски магнитно-маркерные и флипчарты)

2. Бумага для оргтехники

· А4 и А3 80г/кв. м

· офсетная, газетная

· термобумага для факса

· чековая лента

· широкоформатная для инженерных работ

3. Расходные материалы для оргтехники

· картриджи

· тонеры

· термопленки для факсов

· носитель информации (CD-R, — RW, DVD-R, — RW, Flash-Drive, дискеты)

· чистящие средства (спрей, салфетки с пропиткой)

4. Хозтовары для офиса

· бытовая химия

· инвентарь для уборки помещений

· средства гигиены (туал. бумага, салфетки, бум. полотенца)

· одноразовая посуда

· мешки для мусора

5. Электротовары

· светильники офисные

· лампы накаливания

· стартеры

· элементы питания (батарейки, аккумуляторы и т. п.)

2. Внутренняя среда организации

2.1 Миссия компании

Миссия компании «Орион52»:

Основа развития компании — создание долгосрочных взаимовыгодных отношений с клиентами, профессиональный и личностный рост её сотрудников.

2.2 Система целей организации

В настоящее время интересы компании сосредоточены на завоевании большей доли нижегородского рынка канцтоваров. Это планируется сделать путем увеличения числа клиентов и поддержания стабильных взаимовыгодных отношений с постоянными покупателями.

2.3 Организационная культура организации

Система управления — инструмент, позволяющий увеличить прибыль, приносимую отделом продаж, без инвестиций в набор и обучение персонала. Эффект достигается за счет того, что каждый сотрудник в отделе начинает работать на полную мощность.

Это главный принцип организации рабочего процесса в компании.

Система управления состоит всего из двух элементов:

1. управленческих мероприятий

a. планерки

b. собрания и т. п.

2. документооборота

a. бумажный

b. электронный На организационные моменты отведено 25% рабочего времени. Эти 25% отведены для следующих задач:

· Обще коллективное планирование

· Индивидуальное планирование

· Тренинги

· Анализ общих результатов работы

· Анализ личных результатов работы

· Выявление проблемных зон

· Разработка вариантов дальнейших действий в случае возникновения ситуаций, требующих принятия решения

· Ведение внутрикорпоративной статистики работы сотрудников Подобная организация рабочего процесса является особенностью работы компании «Орион52». Она способствует повышению эффективность работы компании за счет объективности большинства принимаемых решений.

Высокий коэффициент групповых работ формирует единый и сплоченный коллектив, который, в свою очередь, формирует общий рабочий процесс. Это увеличивает шансы на достижение цели.

Таким образом, организация рабочего процесса с использованием системы управления с активным каналом обратной связи способствует развитию и процветанию компании.

3. Внешняя среда организации

3.1 Ситуация на рынке

В период с 2000 по 2007 годы нижегородский корпоративный рынок канцтоваров рос в среднем на 25-30% в год. Ёмкость рынка за 2007 год составила порядка 1200 млн руб. (100 млн руб. в месяц). В 2008;м году рост рынка составил 15%. За 2009;й — 1-й год рецессии — снижение ёмкости рынка составило 10−15% до уровня 2007 года. Но всё-таки это 100 млн рублей в месяц, которые потратили 60 000 компаний Нижнего Новгорода!

Нижегородский рынок продаж товаров для офиса корпоративным клиентам является высококонкурентным. На сегодняшний день насчитывается около 20 активных игроков. Крупнейшими из них являются:

1. «Комус» — филиал одного из крупнейших национальных поставщиков товаров для офиса (головной офис в Москве) — один из старейших игроков нижегородского рынка. Имеет значительный штат торговых представителей, значительные товарные запасы, может предлагать низкие цены. Склонен к демпингу. Ассортимент — от ручки до мебели и оргтехники. Мин. сумма заказа — 2500 руб.

Слабые стороны:

· Заказ принимается только по кодам (у каждого товара есть свой уникальный код), т. е. клиент должен рыться в каталоге, искать код для каждой позиции.

· Если какого-то товара нет, клиент узнает об этом уже при получении заказа.

· Часто привозят не то, что заказал клиент. Не было в наличии нужного товара, заменили другим по своему усмотрению и без согласования с клиентом.

· Если товара нет в наличии, под заказ привезут, в лучшем случае, через неделю. Если сумма довоза маленькая, доставка возможна только со след. заказом или самовывозом.

2. «Алтэкс» — мощный нижегородский игрок, родом из Дзержинска. Также является одним из старейших. Профессиональные торговые представители, значительный товарный запас и широкие ценовые возможности. Ориентирован на крупнейших клиентов — органы власти и управления, крупные коммерческие структуры, банки. Мин. сумма заказа — 4000 руб.

Слабые стороны Алтэкса:

· Посредственное качество сборки заказов вследствие большой текучки на складе.

· Неуважительное отношение к небольшим заказчикам.

· Если товара нет в наличии, под заказ привезут, в лучшем случае, через неделю. Если сумма довоза маленькая, доставка возможна только со след. заказом или самовывозом.

· Нет хози электротоваров.

3. «Балчуг» — старейшина на нижегородском рынке, имеет 2 розн. магазина по продаже канцтоваров, мебели и банковского оборудования, а также отдел корпоративных продаж. Мин. сумма заказа — 2000 руб., не считая бумагу.

Слабые стороны: не установлены.

4. «Остров сокровищ» (он же ИП Ануфриев) — сильный игрок, ориентированный изначально на предпринимателей-посредников, последние 2 года активно участвует в тендерах и конкурсах, часто выигрывает за счет низких цен. Мин. сумма заказа — 5000 руб.

Слабые стороны:

· Низкое качество товара

· Относительно большая мин. сумма заказа

· Слабая заказная система

5. «Канцторг» (он же «Аванте») — сильный игрок, ориентированный изначально на предпринимателей-посредников, последние 3 года активно привлекает корпоративных клиентов, в основном, за счет низких цен. Мин. сумма заказа — 2500 руб.

Слабые стороны:

· Посредственное качество сборки заказов вследствие большой текучки на складе.

· Отношение с прохладцей к небольшим заказчикам.

· Если товара нет в наличии, под заказ привезут, в лучшем случае, через неделю. Если сумма довоза маленькая, доставка возможна только со след. заказом или самовывозом.

· Бедный ассортимент хози электротоваров.

3.2 Преимущества компании «Орион 52»

1. Выполнение заявок на 100% экономит время клиента:

· клиент может быть уверен: всё, что ему нужно, он найдёт в одном месте;

· нужный товар будет доставлен в нужное место в нужное время;

· если нужного товара на момент заказа нет на складе, этот товар будет заказан и доставлен клиенту в согласованный срок независимо от суммы.

Это экономит время клиента!

2. Обмен-без-проблем — клиент ничем не рискует: если клиент ошибся при заказе или товар не подошёл по каким-либо причинам, обмен и / или возврат такого товара компания берёт на себя, и делаем это:

· оперативно и без лишних вопросов — как правило, в течение 3-х рабочих дней (в любом случае, в срок, согласованный с клиентом), за счет силами и средств компании;

· независимо от суммы (хоть 1 ручку);

· подготовку новых документов компания берет на себя.

Мы исправляем ошибки клиентов. Клиенту это удобно!

3.3 организация работы с клиентами

Сегментация клиентов

Стандартная схема покупки в компании:

· заказ по телефону, факсу или e-mail, не выходя из офиса (в помощь клиенту — бесплатный цветной каталог товаров для офиса);

· бесплатная доставка и разгрузка заказа (до рабочего места) на следующий рабочий день после получения заказа;

· оплата полученного заказа — по факту поставки (отсрочка платежа — по соглашению сторон)

4. Система работы с персоналом

4.1 Принципы управления, применяемые руководством

Принципы управления — основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций. Это нормы и требования, которыми должны руководствоваться работники системы управления персоналом, включая руководителей организации.

Из основных принципов управления персоналом можно выделить некоторые принципы, которые применяются в практике компании «Орион52»:

1. Принцип умелого использования и сочетания единоначалия и коллегиальности в управлении.

Коллегиальность предполагает выработку коллегиального или коллективного решения на основе мнений руководителей разного уровня, а также исполнителей конкретных решений.

Единоначалие — единоличное управление, единый орган власти и властных полномочий.

2. Принцип демократизации управления — принцип участия в управлении организацией всех сотрудников. Это принцип организации коллективной деятельности, при котором обеспечивается активное и равноправное участие в ней всех членов и работников коллектива.

3. Принцип оптимальности — принцип соотношения между централизацией и демократизацией, соединения творческой активности рядовых работников и руководства сверху (демократический централизм).

4. Контроль и ответственность за исполнением решений — принцип проверки, а также постоянного наблюдения в целях проверки или надзора; необходимость, обязанность отдавать кому-либо отчет о своих действиях и поступках.

5. Принцип мотивации — принцип, при котором чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, тем эффективнее будет программа мотиваций и побуждения людей к деятельности для достижения целей организации и личности.

Мотивация — совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к осуществлению определенных действий, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.

6. Принцип стимулирования — процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование.

7. Принцип плановости — принцип установления основных направлений, задач, планов развития организации в перспективе, предусматривающих заранее намеченную систему деятельности в порядке последовательности и сроков выполнения работы.

8. Принцип основного звена — принцип нахождения и решения среди множества задач важнейшей.

9. Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности — принцип, при котором каждый субъект в организации наделяется конкретными делами, несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач.

Политика управленческой системы компании направлена на развитие и личностный рост персонала, а также на увеличение прибыли посредством максимизации работоспособности сотрудников.

4.2 Применяемые методы управления персоналом

Управление персоналом в компании «Орион52» осуществляется комплексным методом.

Методы управления направлены на повышение эффективности работы сотрудников посредством различной мотивации: экономической, психологической; создания благоприятных условий труда и микроклимата. Кроме того, обязанности работников компании прописаны в должностных инструкциях.

4.3 Применяемый руководством стиль управления

Характеристики системы управления компании «Орион52» позволяют сделать вывод, что данная организация следует демократическому стилю руководства.

· Управленческие решения принимаются на основе обсуждения проблемы, учета мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»)

· выполнение принятых решений контролируется и руководителем, и самими сотрудниками («максимум контроля»)

· руководитель проявляет интерес и доброжелательное внимание к личности сотрудников, к учету их интересов, потребностей, особенностей.

5. Функции управления, реализуемые в организации

5.1 Характеристика основных функций (планирование, организация, мотивация, контроль).

В компании «Орион52» сильно развито звено управления.

Руководство акцентирует внимание на организации рабочего процесса.

Организация рабочего процесса осуществляется в соответствии с 4 мя основными функциями менеджмента.

1. Планирование.

текущее планирование

Цель ежедневных планерок — контроль количественных показателей работ.

Метод осуществления:

ежедневные утренние планерки.

Каждый сотрудник делает руководителю устный отчет о том, сколько за предыдущий день он провел встреч и с каким результатом. концентрироваться на результате, а не на процессе.

После отчёта по предыдущему дню, необходимо составить план на сегодняшний день

оперативное планирование

Цель ежемесячного планирования - определение конкретных сумм, которые заработает сотрудник в следующем месяце, определение потенциальных Клиентов и объема работ.

Метод осуществления:

ежемесячное планирование прибыли

· устной форме

· специальной анкета

стратегическое планирование

Планирование деятельности компании на длительный срок (более 2−3 месяцев)

Включает в себя:

Постановку целей Разработку путей достижения целей и их анализ Выбор наиболее эффективной стратегии

Метод осуществления:

Собрание менеджеров всех уровней Обязательное донесение информации до всего штата сотрудников с возможностью обратной связи

2. Организация

Функция организации осуществляется по следующим параметрам:

· Разработка наиболее эффективной системы рабочего процесса

· Создание условий для реализации этой системы

· первоначальное распределение обязанностей в соответствии с занимаемой должностью, а также с учетом текущей стратегии деятельности компании

· Корректировка обязанностей в процессе выполнения работы

· Дополнение/изменение полномочий

3. Мотивация

Мотивация осуществляется комплексом методов:

· Организационно-методическими указаниями

· Материальным стимулированием

· Психологическим способом: проведение тренингов Вопросу мотивации в компании «орион52» уделяется большое внимание. Поскольку в компании принята политика, подразумевающая, что одним из основных способов повышения эффективности рабочего процесса является профессиональный и личностный рост сотрудников, руководство заинтересовано в мотивации персонала к работе и совершенствованию профессиональных навыков.

4. Контроль

Метод осуществления:

· Устный отчет

· Электронный отчет

· Анализ продаж В компании существует определённая система контроля, которая направлена как на самоконтроль, так и на контроль работы сотрудников отдела продаж управляющим этого подразделения.

На основе данных отчетов осуществляется анализ деятельности компании, выявляются проблемы, анализируется эффективность стратегий.

Список используемой литературы

1. Методические указания по организации и проведению учебно-ознакомительной практики по специальности 80 507 «Менеджмент организации» / Сост. к.в.н., профессор В. Д. Макаров. — Н. Новгород: НКИ, 2012. — 15 c.

2. Корпоративная книга продаж компании «Орион52», 2012 г.

3. «Управление Отделом продаж», компания «Орион52», 2012 г.

4. Веснин В. Р. Менеджмент: Учеб. — 3-е изд. перер. и доп. — М.: ТК Велби. Изд-во Проспект, 2009. — 504 с.

5. Веснин В. Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадр. работе. — М.: Юристъ, 2003. — 495 с.

6. Статья «Лидерство и руководство», Алиев B. Г, руководитель учебно-методического объединения вузов России по образованию в области менеджмента, 2006 г., Элитариум — Центр дистанционного образования