В сущности, процесс самой закупки в точности противоположен процессу осуществления продаж. Основное задание службы закупок любой компании — организация закупок товара по минимально возможной стоимости, и одновременном соблюдении всех установленных норм и условий.
При организации процесса закупок важную роль играют не только наличие и установленная стоимость товара, а также время и условия, на которых товар доставят заказчику, разрешенные формы оплаты, авторитет, степень надежности и, по возможности, доступность компании-продавца, которые станут гарантией качества товара. Для множества компаний приоритетными параметрам закупок являются первые два-три указанных выше фактора. Опытные профессионалы, которые достигли определенных успехов в такой сфере, как организация закупок, смогут оптимально соблюсти баланс всех приведенных выше факторов и организовать закупочный процесс выгодно для обеих сторон.
Сам процесс закупки для предприятия состоит их изучения и предположительного прогнозирования степени необходимости и рационального использования закупок. Далее после определения и последующего изучения всех возможных поставщиков товаров, с ними организовывают хозяйственные связи, которые предусматривают процесс и заключения договоров на поставку и контроль выполнения обязательств сторон по договору.
Как же планируется организация закупок? После сбора информации организация анализирует свои способности как покупателя, и возможности поставщиков, далее выбирается стратегия, по которой ведутся закупки, определяется метод, с помощью которого будут вестись закупки, а также метод их контроля.
Остановимся подробнее на этапах организации закупок и в первую очередь — на составлении заявок на приобретение материалов, которые составляются сотрудниками соответствующих отделов предприятия. В них содержится информация:
— о виде;
— количестве;
— времени получения материалов;
— подразделении, выдвинувшем заявку, ее автора.
Следует заметить, что потребность в материалах подразделяется на первичную, вторичную и третичную. Остановимся подробнее на каждой из них:
— первичная — потребность в готовых изделиях, узлах и деталях на продажу и в покупаемых запасных частях. Эта потребность определяется рыночным спросом. Для ее расчета используются методы прогнозирования и математической статистики. Неточности этих методов компенсируются увеличением страхового запаса. Данная потребность — основная для предприятий, занимающихся торговлей;
— вторичная — потребность в комплектующих, деталях и сырье, используемых для производства изделий, составляющих первичную потребность, то есть готовой продукции предприятия. Для расчета используются детерминированные методы расчета. Исходными данными выступают первичные потребности, спецификации, данные о наличии ресурсов на складах предприятия. Расчеты вторичных потребностей используются на промышленных предприятиях;
— третичная — потребность во вспомогательных материальных ресурсах производственного назначения (например, изнашивающиеся инструменты). Третичная потребность определяется детерминированными методами расчета, стохастическими методами, экспертными оценками, исходя из вторичных потребностей на основе расхода имеющихся материалов. Третичная потребность также характерна для промышленных предприятий.
