Информационная система как базис построения эффективной системы управления логистикой

Качественное решение стратегических задач компании невозможно представить без информационной системы. Более того, сама информационная система может являться конкурентным преимуществом и базисом системы управления логистикой сетевой розничной торговой компании (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Информационная система — базис системы управления логистикой сетевой розничной компании.

Информационная система — важный инструмент логистического менеджмента, и очень важно, чтобы она была адекватна решаемым задачам розничной торговой компании и при этом соответствовала политике снижения издержек.

Информационная система должна поддерживать работу любой выбранной модели управления.

В соответствии с моделью управления строится оптимальная организационная структура логистического менеджмента сетевого оператора.

Модель и организационная структура определяют систему управления цепями поставок в торговом предприятии в целом.

Как было упомянуто выше, эффективно функционирующая система управления логистикой создает для компании устойчивое, трудно копируемое конкурентное преимущество, а формирование конкурентных преимуществ — это одна из главных задач реализации стратегии розничной торговой компании.

Роль архитектуры информационной системы для управления логистикой сетевой розничной компании

Экономические расчеты показывают, что совокупная стоимость владения информационной системой, построенной по принципу централизованной архитектуры, имеет более низкие значения в сравнении с распределенной архитектурой.

Очевидно, что торговая компания с централизованной моделью управления и централизованной архитектурой информационной системы имеет существенно больше шансов сохранить созданные конкурентные преимущества, поскольку данная модель открывает возможности кардинального сокращения издержек на содержание аппарата управления и существенного повышения эффективности его функционирования, а также оптимального распределения менеджмента по территориально рассредоточенным объектам управления.

Проанализируем вышесказанное.

Реальный режим времени — реальное управление

Пожалуй, 50% успеха торговых компаний и прежде всего таких сложных структур, как сети магазинов, следует отнести на счет правильного выбора принципов построения систем управления.

Существует два принципиально разных подхода к построению системы автоматизации логистики сетевого торгового предприятия.

• 1. Построение информационной системы по распределенному принципу.
• 2. Построение информационной системы по централизованному принципу.

В основу первого подхода построения информационной системы (рис. 3.2) заложена концепция относительной автономности каждого магазина сети. Такой магазин имеет собственную локальную сеть с отдельным сервером базой данных и может работать вполне самостоятельно.

В свою очередь, в центральном офисе также имеется сервер баз данных, который выполняет задачи консолидации информации (финансовой, товарной и др.) по всем магазинам сети.

Рис. 3.2. Распределенная архитектура информационной системы.

Для синхронизации баз данных на всех объектах сети предполагается периодический обмен данными между серверами (так называемой «back-office» информационной системой в магазинах) и центральным офисом (так называемой «head-office» информационной системой).

Такое построение системы придает ей бо? льшую «живучесть» и надежность, однако в процессе синхронизации информации присутствует определенная дискретность. Она ограничивает возможности управления логистикой сети и делает ее в большей степени системой учета, а не управления.

Конечно, действие этих ограничений может быть несколько ослаблено, однако в любом случае, менеджер центрального офиса обладает оперативной информацией с точностью до последнего сеанса связи с целью синхронизации данных. Соответственно, при принятии решения присутствует некоторая неопределенность из-за дискретности обмена информацией.

Кроме того, для соблюдения целостности баз данных необходимо предпринимать определенные организационные мероприятия для идентификации одного и того же товара, поступающего в разные магазины сети, в том случае, если товар не имеет конкретной идентификационной информации, например, штрих-кода.

Таким образом, данное построение архитектуры информационной системы имеет следующие основные недостатки:

• 1) степень актуальности данных в информационной системе зависит от частоты сеансов связи. Это означает, что управление сетью с использованием информационной системы, построенной таким образом, тоже происходит дискретным способом и может приводить к снижению качества принимаемых решений;
• 2) имеет место высокая затратность проекта внедрения такой информационной системы, выражающаяся в необходимости тиражирования расходов на квалифицированный персонал и дорогостоящее компьютерное оборудование при открытии каждого нового объекта сети;
• 3) ввод данных производится на каждом объекте автономно, и при попытке консолидировать информацию по объектам сети в центральном офисе велика вероятность получения искаженной или противоречивой информации.

Второй подход предполагает построение информационной системы с централизованной архитектурой. Для него является характерным наличие единой базы данных и удаленного интерактивною режима работы с ней из. любою объекта сети (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Централизованная архитектура информационной системы.

На наш взгляд, второй подход к построению системы автоматизации является предпочтительным.

Основными преимуществами такого способа построения архитектуры информационной системы, являются:

• • возможность ведения непрерывного управленческого процесса благодаря организации работы с информационной системой в режиме реального времени, что позволяет в любой момент получать только актуальную информацию, а значит, повысить скорость принимаемых решений и улучшить их качество, интенсифицировать все внутренние логистические процессы, исключить возможность двойного ввода и двойного контроля информации;
• • полнота и непротиворечивость данных обо всех объектах сети позволяет осуществлять эффективную консолидацию информации;
• • возможность снижения затрат на реализацию проекта автоматизации в целом, которая выражается в отсутствии необходимости тиражирования расходов на квалифицированный персонал и дорогостоящее компьютерное оборудование при открытии каждого нового объекта сети;
• • возможность распределения функций управления произвольным образом между всеми объектами сети при концентрации большей части функций в едином центре. Это обеспечивает сокращение издержек на управление, унификацию технологических процессов и значительное повышение производительности труда в целом на предприятии.

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что при автоматизации сетевого торгового предприятия наиболее предпочтительно использовать централизованную архитектуру построения информационной системы.

На наш взгляд, это не единственный, но самый правильный путь в построении информационной системы для торговых компаний России. Хотя бы потому, что если компания в ходе своего развития меняет любую логистическую функцию в системе, делегируя ее менеджеру магазина, либо, наоборот, «централизуя» эту функцию, то для обеспечения целостности данных необходимо перенастроить всю систему.

Как это происходит в информационной системе с разным архитектурным построением?

При распределенной архитектуре информационной системы получается, что функции пользователя зависят не от самого? пользователя как такового, а от его местоположения на объектах компании. Любое изменение физического местоположения пользователя или передача логистической функции (делегируемой ему или отбираемой у него) требует внесения изменений в саму информационную систему. Причем в этот момент функция не может выполняться одновременно на двух серверах (и в центральном офисе, и в магазине) — в противном случае неизбежно возникновение противоречий в базах данных.

Что делать, если необходимо перенастроить какую-либо функцию в каждом из магазинов сети на сотне серверов, при этом, не останавливая процесс управления? Надо осуществить доступ к сотне компьютеров и перенастроить программное обеспечение. И в этот момент данная функция не должна выполняться ни на одном из объектов, включая центральный офис. Оцените, сколько времени для этого потребуется, сколько необходимо будет привлечь людей?

При централизованной архитектуре информационной системы подобные проблемы не возникнут, и можно будет гибко распределять управленческие функции между объектами сети, сосредоточив большинство управленцев в центре, снизив тем самым их количество и повысив уровень их квалификации, усилив контроль над их деятельностью.

Централизованная архитектура информационной системы ориентирована на пользователя без привязки к его местоположению на том или ином объекте торговой компании. Таким образом, создаются предпосылки для безболезненного делегирования или концентрации функций в ходе изменения самого бизнес-процесса либо при смене его владельца.

При архитектуре с единым сервером все пользователи «видят» одни и те же данные в любой заданный момент времени.

В распределенной системе псе иначе: даже если представить, что синхронизация данных осуществляется очень быстро, все равно есть определенный интервал времени, когда эта синхронизация производится. А значит пользователи, находящиеся на разных объектах, видят разную информацию. При росте числа объектов сети подобная дискретность будет только увеличиваться, и, следовательно, решения, принимаемые в главном офисе, будут приниматься на основе запаздывающей и не совсем корректной информации. Тогда о какой эффективности управления логистикой может идти речь?

Для получения наибольшего эффекта от применения централизованного принципа управления важно совместить централизацию организационной структуры управления с использованием централизованной архитектуры информационной системы. Тогда все пользователи смогут работать в реальном режиме времени.

Централизованная архитектура информационной системы обеспечивает единство, детальность, оперативность, непротиворечивость и полноту информации обо всех логистических процессах на всех объектах сети. Это позволяет проводить актуальные аналитические оценки, как по каждому объекту, так и по всему предприятию в целом. При этом, экономия на ИТ-оборудовании и обслуживающем персонале (по сравнению с любой другой архитектурой), без преувеличения, будет огромной, при условии, что используемая информационная система легко масштабируема и не требует слишком больших вычислительных ресурсов.

Чем крупнее сеть, тем очевиднее будет эффект масштаба: если разделить статью ИТ-затрат на количество магазинов, то каждый новый магазин станет обходиться все дешевле и дешевле.

Подытожим преимущества централизованной архитектуры информационной системы для повышения эффективности управления логистическими бизнес-процессами в сетевой розничной компании:

• • единое информационное пространство для принятия решений в режиме реального времени;
• • полное исключение двойного ввода и двойного контроля информации;
• • возможность проведения единой закупочной политики сети в любой момент времени на основе актуальной информации;
• • максимальная автоматизация в решении задач пополнения запасов;
• • актуальный мониторинг функционирования точек розничной торговой сети на любом рабочем месте, включая возможность эффективного удаленного доступа;
• • наличие оперативной консолидированной аналитики работы точек розничной торговой сети;
• • резкое снижение затрат на содержание персонала информационной службы. Администрирование и сопровождение осуществляется из центрального офиса с редкими выездами на места; и др.

И главное: использование информационной системы с единой базой данных позволяет организовать жестко централизованное управление сетью и получить перед конкурентами следующие технологические преимущества:

• • управление всеми объектами сети может вестись менеджерами из единого центра, что обеспечивает их непосредственный контакт друг с другом и с руководством. Это позволяет оперативно принимать как тактические, так и стратегические решения. Каждый менеджер в такой схеме может отвечать за свои объекты сети или за товарную группу;
• • управление товарными запасами и оборотными активами производится централизовано. Это означает, что один менеджер может управлять несколькими объектами, имея оперативный доступ к информации по остаткам на всех своих объектах, и может даже перераспределять запасы между точками розничной торговли (например, в случаях плановых закрытий);
• • централизованное управление закупками. Информация о заказах от точек розничной торговли на пополнение запасов сразу же становится доступной для центрального офиса. Все заказы консолидируются и включаются в заказ поставщикам. Очевидно, что условия поставки становятся более выгодными;
• • управление ассортиментом и ценообразованием осуществляется из единого центра, что позволяет проводить гибкую ассортиментную и ценовую политику, устанавливая для точек розничной торговли разные ассортимент и цены (например, в зависимости от их территориального расположения);
• • обеспечение реализации единой маркетинговой стратегии, проведение рекламных акций в рамках сети, оперативное получение объективных результатов маркетинговых действий;
• • единство, детальность, оперативность и полнота информации обо всех объектах сети позволяют проводить актуальные аналитические оценки, как по каждому объекту, так и по предприятию в целом, что обеспечивает наиболее эффективное использование оборотных средств;
• • возможность осуществления тотального контроля за деятельностью каждого объекта сети;
• • освобождение персонала точек розничной торговли от функций управления, таких как пополнение запасов, решение вопросов ценообразования и др. Количество персонала может быть сведено к минимуму, что позволяет существенно снизить расходы;
• • возможность осуществлять централизованное управление транспортным хозяйством, обеспечивающее максимальную оптимизацию маршрутов транспортных средств и существенное сокращение транспортных расходов;
• • унификация технических и технологических решений;
• • широкие возможности масштабирования применяемых технологий; и др.