Анализ и совершенствование организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. А.И.ГЕРЦЕНА КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине: Теории организации Тема: Анализ и совершенствование организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Выполнила Научный руководитель студентка должность, звание

__ курса, _____ группы Трапицын С.Ю.

Санкт-Петербург

2010 год

1. Определение миссии и целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

1.1 Общая характеристика ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

1.2 Миссия ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

1.3 Структура целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

2. swot-анализ гуп вцкп «Жилищное хозяйство»

2.1 Анализ внешней среды ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

2.2 Анализ внутренней среды ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

2.3 Реализация организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

3. Портфельный анализ деятельности ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

4. Практические рекомендации по совершенствованию организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

1. Определение миссии и целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

1.1 Общая характеристика ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие «Вычислительный центр коллективного пользования многоотраслевого комплекса жилищного хозяйства» (ГУП ВЦКП) ведет свою историю с ноября 1980 года. Создание ГУП ВЦКП было обусловлено проведением реформ в жилищно-коммунальной сфере, касающихся развития системы оплаты жилья и коммунальных услуг и реализации мер по социальной защите населения.

Координацию и регулирование деятельности ГУП ВЦКП осуществляет Жилищный Комитет Правительства Санкт-Петербурга.

ГУП ВЦКП действует на основании Гражданского и Жилищного кодексов РФ в соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации», постановлением Правительства РФ от 23.05.2006 г. № 307 «О порядке предоставления коммунальных услуг гражданам», иными правовыми актами в сфере оплаты жилья и коммунальных услуг, предоставления мер по социальной защите населения, а также Уставом.

ГУП ВЦКП является разработчиком одной из крупнейших в России систем информационного обслуживания организаций жилищной сферы. Деятельность ГУП ВЦКП охватывает весь комплекс проблем города, связанных с регистрацией населения и расчетами по оплате жилья и коммунальных платежей, включая предоставление населению компенсаций (субсидий) и льгот.

Один из основополагающих принципов деятельности ГУП ВЦКП — централизация и интеграция процессов сбора и обработки информации. Последовательное осуществление этого принципа позволяет оперативно реагировать на решения городского правительства по изменению цен, тарифов, расчетов с поставщиками услуг и, в конечном итоге, обеспечивает рентабельность эксплуатации жилищного фонда.

Коллективом Вычислительного Центра был создан и внедрен целый комплекс общегородских информационных систем, позволяющих, с одной стороны, улучшить качество обслуживания населения, с другой — предоставить городским властям возможность постоянно «держать руку на пульсе города», анализируя оперативно поступающую информацию. Одним из главных достижений ГУП ВЦКП является единый унифицированный счет на оплату жилищно-коммунальных платежей.

1.2 Миссия ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Определим миссию и цели ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство». Миссия с позиций рыночной ориентации определяет организацию с точки зрения его деятельности по обслуживанию конкретных групп потребителей и/или удовлетворению конкретных нужд и запросов.

Для формулирования миссии был проведен опрос 5 руководителей высшего звена:

— главный инженер,

— главный технолог,

— заместитель директора по производству,

— главный бухгалтер,

— заместитель директора по АХД и МТО.

В ходе опроса были заданы следующие вопросы:

1. Каковы основные задачи ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» на рынке?

2. Какова цель функционирования ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» ?

3. Какие конкурентные преимущества имеет на рынке ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» ?

Обобщение полученных ответов позволило сформулировать преобладающую точку зрения по каждому вопросу.

1. Основной задачей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» большинство опрошенных считает создание высоко эффективной системы централизации и интеграции процессов сбора и обработки информации.

2. Цель функционирования ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» по результатам опроса была сформулирована как осуществление рыночных взаимоотношений с Жилищным Комитетом Правительства Санкт-Петербурга, управляющими компаниями и жителями Санкт-Петербурга на основе удовлетворения потребностей в оказании качественных расчетных услуг.

3. Также были выявлены следующие конкурентные преимущества:

· отсутствие конкурентов на рынке Санкт-Петербурга;

· высокая автоматизация бизнес-процессов компании;

· высокое качество оказываемых услуг;

· постоянное совершенствование применяемых информационных технологий;

· широкий перечень оказываемых услуг;

· штат квалифицированных сотрудников.

Таким образом, миссия ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство «может быть сформулирована следующим образом: «Мы обеспечиваем население Санкт-Петербурга качественными расчетными услугами в сфере ЖКХ, выполняем поставленные задачи в области расчета оплаты жилья и коммунальных услуг (ЖКУ), автоматизации регистрационного учета граждан и аварийно-диспетчерской службы нашего города, предоставления мер социальной поддержки».

1.3 Структура целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

В рамках миссии можно сформулировать основные цели, стоящие перед организацией:

Генеральная цель — достоверный и своевременный расчет оплаты ЖКУ.

Цели первого уровня:

1. Решение проблем автоматизации процессов управления жилищным хозяйством.

2. Увеличение объемов оказываемых услуг в сфере ЖКХ.

Представим цели ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» в виде дерева целей на рисунке 1.

Рис. 1. Дерево целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Для достижения поставленных целей ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» осуществляет следующие функции:

1. Создание и ведение электронных баз данных по населению и жилому фонду Санкт-Петербурга.

2. Создание и сопровождение комплекса автоматизации работы организаций, управляющих жилым фондом. (Система Городского Уровня «Квартиросъемщик» и другие).

3. Автоматизация процесса расчета (биллинга) квартирной платы (платы за жилье и коммунальные услуги.

4. Формирование и печать единого документа «Счет» .

5. Сбор платежей населения за жилье и коммунальные услуги.

6. Распределение (расчет и выплата) выплаченных населением за жилье и коммунальные услуги средств между поставщиками услуг.

7. Прием заявлений граждан о предоставлении субсидий, расчет и начисление жилищных субсидий малообеспеченным гражданам.

8. Расчет денежного выражения субсидий и компенсаций граждан и учет их при формировании документа «Счет» .

9. Создание, техническое сопровождение и поддержка баз данных по населению и жилому фонду.

10. Информационная, техническая и финансовая реализация механизма компенсации «выпадающих доходов» Управляющих компаний и ОСЖ.

11. Перечисленные функции расчетный центр ГУП ВЦКП выполняет как по отношению ко всему жилому фонду, находящемуся в управлении государства, так и по отношению к жилому фонду, находящемуся в управлении Управляющих компаний или ОСЖ, заключивших с ГУП ВЦКП соответствующий договор.

12. Создание и сопровождение комплекса автоматизации аварийно-диспетчерской службы.

13. Создание и сопровождение комплекса автоматизации Паспортной службы.

14. Разработка программного обеспечения для организаций жилищно-коммунального хозяйства.

15. Предоставление информации о жилищном фонде, населении и расчетах для отраслевых органов Администрации города.

Данные функции реализуются в полном объеме и на высоком качественном уровне.

2. swot-анализ гуп вцкп «Жилищное хозяйство»

2.1 Анализ внешней среды ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Проведем PEST-анализ ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» целью которого является выявление и оценка влияния важнейших факторов макросреды на результаты текущей и будущей деятельности предприятия. При этом устанавливаются события, не подконтрольные предприятию, но влияющие на результаты хозяйствования.

1. «Р-фактор» (Political legal): политико-правовые факторы

Административная реформа. Текущий этап административной реформы в Санкт-Петербурге связан с изданием распоряжения Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 № 1789-р, которым рекомендовано органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации подготовить программы и планы мероприятий по проведению административной реформы с учетом положений Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006;2010 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006;2010 годах, одобренных данным распоряжением.

Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 № 118 создана Комиссия по проведению административной реформы в Санкт-Петербурге и утверждено Положение о ней.

Основными направлениями административной реформы в Санкт-Петербурге в 2009;2010 годах являются:

1. Внедрение системы управления, ориентированного на результат.

2. Стандартизация и регламентация.

3. Оптимизация функций исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

4. Повышение эффективности взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и общества.

5. Модернизация системы информационного обеспечения исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

6. Предоставление государственных услуг на базе многофункциональных центров.

Реформа ЖКХ. 2 февраля 2010 г. правительство РФ отдало распоряжение N 102-р об утверждении Концепции федеральной целевой программы «Комплексная программа модернизации и реформирования жилищно — коммунального хозяйства на 2010 — 2020 годы». В соответствии с данной Концепцией для выполнения приоритетных задач социально-экономического развития Российской Федерации в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2008 г. N 1662-р необходимо добиться:

— обеспечения проведения соответствующих современным требованиям капитальных ремонтов жилых домов, включая требование энергоэффективности;

— снижения уровня износа объектов коммунальной инфраструктуры;

— достижения финансовой устойчивости предприятий коммунальной сферы.

В целях выявления проблем, препятствующих развитию жилищно-коммунального хозяйства, проведен анализ преобразований в жилищно-коммунальном комплексе, на основании которого определены основные направления развития жилищно-коммунальной отрасли.

Одним из направлений развития жилищно-коммунального хозяйства является развитие конкурентных отношений в сфере управления и обслуживания жилищного фонда. На сегодняшний день 81,3 процента жилья находится в частной собственности, что способствует более ответственному отношению к управлению жилищным фондом. Форму управления этим фондом уже выбрали собственники более чем 1 миллиона многоквартирных домов.

Созданы и заработали необходимая рыночная инфраструктура и институты функционирования жилищно-коммунального хозяйства, в частности Фонд содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства, Федеральный фонд содействия развитию жилищного строительства и открытое акционерное общество «Агентство по ипотечному жилищному кредитованию» .

Вторым направлением является развитие системы управления имущественным комплексом коммунальной сферы с использованием концессионных соглашений и иных механизмов государственно-частного партнерства. Доля имущества, переданного в управление, аренду, концессию и на иных правовых основаниях организациям коммунального комплекса частной формы собственности государственного (муниципального) имущества, в общем объеме государственного (муниципального) имущества коммунального хозяйства по итогам 2010 года в целом по Российской Федерации составила 12,8 процента.

Третьим направлением является завершение перевода льгот и субсидий по оплате жилья и коммунальных услуг в денежную форму, составляющего основу реформы жилищно-коммунального хозяйства. Эти меры направлены на внедрение механизмов рыночной экономики в этой отрасли и повышение ответственности перед населением предприятий, оказывающих жилищно-коммунальные услуги.

Четвертым направлением является развитие системы ресурсои энергосбережения. Контроль над объемами фактически использованного ресурса обеспечивается путем организации общедомового и индивидуального приборного учета. По итогам 2008 года было отпущено потребителям в соответствии с приборами учета 96,2 процента электрической энергии, 82,7 процента газа, 48,7 процента холодной и горячей воды.

2. «Е-фактор» (Economic): экономические факторы Оборот организаций в январе-феврале 2010 года составил 538,89 млрд руб., что выше чем в соответствующем периоде 2009 года на 11,4%. Значительно уменьшились обороты по таким видам экономической деятельности, как добыча полезных ископаемых, строительство, предоставление прочих коммунальных, социальных и персональных услуг.

Рис. 2. Структура оборота организаций по видам экономической деятельности в январе-феврале 2010 года По сравнению с аналогичным периодом 2009 года в структуре оборота организаций увеличилась доля обрабатывающих производств и составила 20,0% (в январе-феврале 2009;14,4%). Уменьшились доли по таким видам деятельности, как оптовая и розничная торговля, транспорт и связь, операции с недвижимым имуществом, строительство. По сравнению с аналогичным периодом предыдущего года увеличилась доля производства и распределения электроэнергии, газа и воды.

В январе — феврале 2010 г. по сравнению с соответствующим периодом предыдущего года:

— Производство пищевых продуктов: увеличилось производство мяса, включая субпродукты пищевые (на 19,2%), производство водки — на 30,1%, хлеба и хлебобулочных изделий — на 7,0%.

— Металлургическое производство и производство готовых металлических изделий: увеличился выпуск стальных труб — в 1,8 раза, сварочных электродов — в 1,7 раза.

— Производство машин и оборудования: наблюдалось снижение объемов производства лифтов — на 38,0%.

— Производство транспортных средств: сборка легковых автомобилей из импортных комплектующих изделий и деталей увеличилась на 40,9%.

— Производство и распределение электроэнергии, газа и воды: выпуск электроэнергии увеличился на 5,1%, теплоэнергии — на 12,8%.

Рис. 3. Динамика объемов отгруженных товаров в основных видах промышленности в январе-феврале 2010 года

Индекс промышленного производства в Санкт-Петербурге в январе-феврале 2010 года по сравнению с соответствующим периодом 2009 года снизился и составил 93,7%. В среднем по России индекс промышленного производства — 105,8%.

В январе-феврале 2010 года по сравнению с январем-февралем 2009 года наблюдался рост промышленного производства по следующим видам экономической деятельности:

— металлургическое производство и производство готовых металлических изделий на 28,5%,

— производство транспортных средств и оборудования на 28,4%,

— производство кожи, изделий из кожи и производство обуви на 22,6%,

— химическое производство на 21,9%,

— производство прочих неметаллических минеральных продуктов на 21,3%,

— обработка древесины и производство изделий из дерева на 19,6%.

— производство и распределение электроэнергии, газа и воды на 7,5%.

По остальным видам экономической деятельности наблюдался спад промышленного производства.

Рис. 4. Основные показатели социально-экономического развития по Санкт-Петербургу и в среднем по РФ в феврале 2010 года Положительными моментами в развитии Санкт-Петербурга в январе-феврале 2010 года явились: низкий уровень безработицы на 10 тыс. населения, низкий индекс цен производителей промышленных товаров и низкий уровень зарегистрированных преступлений по сравнению со среднероссийским показателем.

Отрицательными моментами в развитии Санкт-Петербурга в январе-феврале 2010 года явились: низкий объем введенного жилья (кв.м. на 1000 жителей), низкий уровень реальной начисленной заработной платы, высокий индекс потребительских цен, низкий индекс промышленного производства по сравнению со значениями данных показателей в среднем по РФ.

Плюсы В январе-феврале 2010 года по сравнению с соответствующим периодом предыдущего года наблюдались высокие темпы роста объема отгруженных товаров по следующим видам деятельности: производство транспортных средств (250,0%), металлургическое производство и производство готовых металлических изделий (150%), химическое производство (129,1%), производство и распределение электроэнергии, газа и воды (119,6%), производство машин и оборудования (109,3%).

В январе-феврале 2010 года увеличился оборот организаций по видам экономической деятельности по сравнению с январем-февралем 2009 года на 11,4 процентных пункта.

Наблюдалось снижение уровня зарегистрированных преступлений (количество зарегистрированных преступлений на 100 тысяч человек).

По сравнению с январем-февралем 2009 года количество дорожно-транспортных происшествий снизилось.

В феврале численность официально зарегистрированных безработных не изменилась по сравнению с январем 2010 года.

Минусы В январе-феврале 2010 года наблюдался спад промышленного производства по сравнению с соответствующим периодом предыдущего года (на 6,3%).

Объем работ по виду деятельности «строительство» в январе-феврале 2010 года снизился на 19,0% по сравнению с январем-февралем 2009 года.

Оборот розничной торговли в январе-феврале 2010 года снизился на 0,8% по сравнению с январем-февралем 2009 года.

В феврале 2010 года по сравнению с январем 2010 года зафиксировано увеличение индекса потребительских цен на 1,0%.

В январе 2010 года по сравнению с январем 2009 года увеличилась реальная начисленная заработная плата и составила 100,3% к уровню января 2009 года.

В январе 2010 по сравнению с январем 2009 года реальные денежные доходы увеличились в 1,8 раза.

В связи с сокращением промышленного производства объем перевозок грузов значительно снизился.

В феврале 2010 года увеличилась потребность организаций в работниках, заявленная в службу занятости. Данный показатель составил 48,0 тысяч человек (в январе 2010 года — 46,6 тысяч человек).

3. «S-фактор» (Sociocultural): социокультурные факторы С 1 января 2010 года действует Закон Санкт-Петербурга от 20.05.2009 № 228−45 в редакции от 30.06.2010 г. «О форме предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг в Санкт-Петербурге».

Этот закон предусматривает перевод с января 2010 года мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг (льгот на оплату ЖКУ) в форму денежных выплат. Изменения не затронут только детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы, вдов (вдовцов) и родителей погибших (умерших) Героев, а также Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы. Для указанных категорий будет сохранена натуральная форма предоставления льгот на оплату ЖКУ — в виде скидки в оплате жилого помещения и коммунальных услуг.

Процедура предоставления мер социальной поддержки в форме денежных выплат определена Положением о порядке предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг в форме денежных выплат, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 11.11.2009 № 1258 «О реализации Закона Санкт-Петербурга «О форме предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг в Санкт-Петербурге».

Положением предусмотрено, что для получения денежных выплат гражданам необходимо обращаться с заявлениями и документами в администрации районов Санкт-Петербурга (отделы социальной защиты населения) по месту своего жительства.

На администрации районов возложены функции по приёму и рассмотрению заявлений граждан о предоставлении мер социальной поддержки, перерасчете размера мер социальной поддержки и принятию решений о предоставлении или отказе в предоставлении мер социальной поддержки, прекращении предоставления мер социальной поддержки.

4. «Т-фактор» (Technological forces): технологические факторы ИТ-технологии в сфере автоматизации расчетных бизнес-процессов активно развиваются. Рассмотрим новинки на данном рынке:

1. АРМ «Диспетчер ЖХ» (Аварийно-диспетчерская служба) АРМ «Диспетчер ЖХ» — предназначен для повышения оперативности при проведении аварийно-восстановительных работ и улучшения качества услуг, предоставляемых населению. Позволяет регистрировать данные об авариях и профилактических мероприятиях, вести прием заявок, а также регулировать процессы по их ликвидации.

Основные функции:

— учет отключений домов, стояков и других элементов инженерных систем;

— прием заявок от населения и регистрация этапов их выполнения;

— учет и регистрация обращений граждан поступающих из ГУ «Центр»;

— учет параметров контрольных точек и теплоисточников;

— формирование данных по недопоставке коммунальных услуг для перерасчета квартплаты;

— учет аварий и чрезвычайных ситуаций;

— учет и запись телефонных разговоров;

— ведение эксплуатационных характеристик жилого фонда;

— ведение базы данных по управляющим и обслуживающим организациям с привязкой к адресам жилого фонда;

— формирование отчетов;

— автоматизированный обмен данными с другими АРМ и внешними системами (в том числе ГУ «Центр»).

2. АИС «Население. Жилой фонд»

АИС «Население. Жилой фонд» — это программно-технологический комплекс состоящий из АРМ «Паспортист» и «АРМ — Архив».

АРМ «Паспортист» ориентирован на выполнение профессиональной деятельности инспекторами территориальных участков «Отдела вселения и регистрационного учета ГУ «ЖА» районов СПб, а также ведение информационных баз данных в производственном процессе:

— Ведение базы данных (БД) «Жилой фонд».

— Ведение базы данных (БД) «Население».

— Регистрационный учет граждан по месту пребывания и по месту жительства.

— Оформление и выдача документированной информации в соответствии с действующим законодательством.

— Формирование сводок и списков.

— Ведение базы данных (БД) «Архив».

— Взаимодействие с УФМС.

АРМ «Архив» предназначен для создания и ведения базы данных архива.

Режимы работ «Дома» и «Квартиры» позволяют вести просмотр БД, корректировку и дополнительный ввод технических характеристик квартир и комнат. В режиме работы «Жильцы» ведется корректировка документов по нанимателям, собственникам, членам семьи и по каждому отдельному человеку. В режиме работы «Справки» предусмотрена возможность выдачи следующих видов справок:

— справка о регистрации граждан (форма № 9);

— справки по сокращенному набору информации для предоставления в различные организации;

— выписка из «Карточки регистрации» .

Обеспечена работа пользователей в локальной вычислительной сети с разграничением доступа к данным.

2.2 Анализ внутренней среды ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Наиболее крупными и значимыми факторами внутренней среды ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» является персонал и IT-среда. Рассмотрим их подробнее.

Персонал Возрастную структуру сотрудников ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» рассмотрим на рис. 5.

Рис. 5. Возрастная структура персонала ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Как видно из рис. 6. большинство сотрудников ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» попадают в возрастную категорию 30−40 лет. Данная категория персонала ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» обладает высоким профессионализмом и высокой квалификации. Средний возраст работающих — 34,9 года является оптимальным для решения бизнес-задач, стоящих перед ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство».

На рис. 6 представим структуру персонала в зависимости от уровня образования. Работники ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» имеют:

— высшее образование 45%.

— средне-специальное образование 36% .

— среднее образование 19%.

Рис. 6 Структура персонала ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

В 2009 году была разработана и принята стратегия ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство"в области управления персоналом до 2012 года. В 2010 году функциональная стратегия управления персоналом актуализирована до 2015 года.

Стратегические цели ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» в области управления персоналом:

1. Обеспечение персоналом, численность и качество которого соответствует потребностям развития бизнеса.

2. Увеличение активов ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» за счет инвестиций в «человеческий капитал». Оптимизация затрат на персонал.

3. Обучение и охрана здоровья персонала в соответствии с требованиями международных стандартов безопасности.

4. Развитие социальной политики и корпоративной культуры.

5. Стимулирование инновационной деятельности и повышения результативности работы персонала на всех уровнях.

В настоящее время реализованы функциональности:

— Администрирование персонала;

— Организационный менеджмент;

— Учет временных данных.

Потребности в персонале обуславливаются, прежде всего, стратегией развития бизнеса. Показатели по численности персонала устанавливаются ежегодно на основе нормативов численности и определяют (по отношению к объему работы) уровень производительности труда.

В целях реализации высоких требований к профессиональному уровню персонала создана и реализуется система непрерывного обучения сотрудников. Ежегодный план обучения работников составляется на основе дифференцированного подхода к распределению работников по категориям для целей дальнейшего обучения и развития и предусматривает следующие направления обучения:

1. Обязательное обучение в соответствии с требованиями надзорных органов.

2. Поддержка квалификации работников (не реже 1 раза в 3 года).

3. Обучение состава кадрового резерва в соответствии с целевой программой развития кадрового резерва.

4. Обучение молодых специалистов в соответствии с индивидуальными планами профессионального развития и целевой программой работы молодых специалистов и молодых работников ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство».

В ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» внедрена и действует с 2007 года система оценки деятельности руководителей, специалистов и служащих, которая позволяет эффективно управлять результативностью работы на всех уровнях: от отдельного работника до ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» в целом.

ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» выстраивает четкую и прозрачную систему использования результатов оценки, определяя их влияния на повышение оплаты труда, продвижение по служебной лестнице, решения о ротации и перемещениях, определение потребностей в обучении и развитии.

Оценка персонала является главным связующим звеном системы управления персоналом, по ее итогам определяются программы профессионального развития, поощрительный социальный пакет, изменение должностного оклада, а также планируется карьера на будущее.

Одна из ключевых задач управления персоналом — обеспечение преемственности персонала.

Руководство активно поддерживает политику формирования кадрового резерва, его подготовки и профессионального роста резервистов. В ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» сформирован кадровый резерв не только на все уровни управления отделами и службами, но и для подготовки кадров в целом для ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»:

1. Оперативный и перспективный резерв кадров на руководящие должности (для замещения руководителей высшего звена);

2. Оперативный и перспективный резерв ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» (для замещения руководителей среднего и начального звена управления ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»).

Информационная среда Информационная среда представлена в ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» наиболее полно в следующих направлениях:

1. Расчеты за ЖКХ Расчет начислений, учет платежей населения за жилищно-коммунальные услуги, распределение платежей в пользу организаций поставщиков услуг с 1990 г. производится в Санкт-Петербурге автоматизированным способом.

В 1994 г. специалистами ГУП ВЦКП впервые в России был разработан и введен в действие унифицированный расчетно-платежный документ «Розовый счет», в котором содержатся сведения о начислениях по всем жилищным, эксплуатационным, коммунальным и прочим услугам для оплаты населением. Одновременно с вводом в городе единого платежного документа за жилищно-коммунальные услуги была создана автоматизированная система по расчетам и учету жилищных компенсаций для малообеспеченных граждан (AС «Жилищные компенсации»). С этого времени петербуржцы избавлены от необходимости самостоятельного расчета начислений и заполнения бланков платежей за жилье, коммунальные и прочие услуги. Они ежемесячно получают расчетно-платежный документ «Счет» с индивидуальным штрих-кодом плательщика и сведениями о сумме платежа, периоде оплаты, льготной скидке, перерасчету по каждому виду услуг, а также о сумме жилищной компенсации.

Помимо очевидного удобства и экономии времени для горожан появление «Счетов» произвело ряд существенных изменений:

· население города может оплачивать жилищные и коммунальные услуги в любом районе города (включая пригороды), независимо от места проживания;

· оплату можно производить не только в отделениях (филиалах) Сбербанка, но и в коммерческих банках, а также в пунктах приема платежей ЗАО «Петроэлектросбыт» и отделениях Почты России;

· для граждан, имеющих личные счета в банках, оплату можно производить безналичным способом по долговременному поручению банку;

· стало возможным учитывать (с отражением в «Счете») уменьшение оплаты при непредоставлении услуг (отключение воды, отопления, лифтов и т. д.);

· для граждан, имеющих квартирные приборы учета потребления горячей воды, холодной воды и природного газа, расчет начислений производится по фактическому потреблению этих услуг, а не по нормативам;

· жилищные компенсации (субсидии) по оплате жилищно-коммунальных услуг стали рассчитываться и учитываться автоматизированным способом, тем самым была решена проблема предоставления и учета адресной социальной помощи малообеспеченным гражданам.

2. Автоматизированная систем расчетов за твердое топливо.

С 1 января 2002 года в Санкт-Петербурге введена в эксплуатацию автоматизированная система учета твердого топлива. В соответствии с законодательными актами Санкт-Петербурга, население, проживающее в домах без центрального отопления, имеет право покупать твердое топливо по цене утвержденной органами исполнительной власти Санкт-Петербурга в пределах установленных норм. Разница между утвержденной ценой и отпускной ценой твердого топлива финансируется из городского бюджета. Помимо этого, отдельные категории граждан имеют льготы по оплате твердого топлива, а малообеспеченные граждане могут получать еще и жилищную субсидию на эту коммунальную услугу.

Для того, чтобы упорядочить предоставление бюджетных дотаций гражданам, в ГУП ВЦКП была разработана данная автоматизированная система. Каждому гражданину, имеющему право на ту или иную бюджетную дотацию по оплате твердого топлива, выдается чип-карта, на которую занесены его персональные данные.

3. Автоматизированная система «Жилищные компенсации». Начало создания АС «Жилищные компенсации» положило распоряжение мэра Санкт-Петербурга от 31.05.1995 г. № 565-р «Об изменения ставок и тарифов на оплату жилищных услуг и предоставлении гражданам жилищных компенсаций» ныне утратившее силу.

Для обращения граждан созданы пункты приема Городского центра жилищных субсидий, оборудованных автоматическим рабочим местом инспектора по начислению компенсаций, расположенных во всех административных районах города. Информация, сформированная на этих пунктах, передается в компьютерную сеть ГУП ВЦКП, где ведется ее централизованная обработка с использованием основной базы данных АИС «Население» .

4. Автоматизированная информационная система по учету населения в паспортных службах (АИС «Население»).

АИС «Население» предназначена для автоматизации деятельности паспортной службы жилищных организаций Комитета по содержанию жилищного фонда Администрации г. Санкт-Петербурга.

АИС «Население» представляет собой информационную систему, включающую в себя центральную подсистему Жилищного Комитета, 24 подсистемы уровня районных жилищных агентств, 110 подсистем низового уровня паспортных участков отделов вселения и регистрационного учета граждан и подсистему связи и обмена информацией.

АИС «Население» обеспечивает:

— предоставление информации в Государственную автоматизированную систему «Выборы»;

— взаимодействие с отраслевой информационной системой «Очередники г. Санкт-Петербурга»;

— взаимодействие с Городским центром по начислению и выплате пенсий и пособий;

— взаимодействие с Городским центром жилищных субсидий;

— взаимодействие с Государственным учреждением юстиции «Городское бюро регистрации прав на недвижимость».

коммунальный внешний внутренний персонал

2.3 Реализация организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Структура управления ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» представлена на рис. 7. Организационная является линейно — функциональной.

Рис. 7. Структура управления ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Достоинства ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» :

— высокая компетентность функциональных руководителей;

— уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях;

— улучшение координации в функциональных областях;

— высокая эффективность при небольшом разнообразии рынков;

— формализация и стандартизация процессов;

— высокий уровень использования мощностей.

Недостатки структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» :

— чрезмерная заинтересованность в результатах деятельности «своих» подразделений. Ответственность за общие результаты только на высшем уровне;

— проблемы межфункциональной координации;

— чрезмерная централизация;

— увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований;

— реакция на изменения рынка чрезвычайно замедлена;

— ограничены масштабы предпринимательства и инноваций;

Права и обязанности возложены на сотрудников, несущих ответственность за конкретную работу. Однако периодически наблюдается незначительное нарушение информационных потоков, проявляющиеся в нечеткости взаимодействия между подразделениями. В этом направлении ведется работа, ведется изучение способов использования систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений.

Рассмотрим основные должностные и функциональные обязанности некоторых сотрудников аппарата управления и отделов.

Генеральный директор ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» в пределах своей компетенции осуществляет руководство текущей деятельностью; координирует деятельность исполнительного директора и директора по финансовым вопросам; непосредственно курирует Главного бухгалтера деятельность профильного отдела кадров и контрольно аналитический отдел.

Исполнительный директор координирует деятельность главного инженера, главного технолога; непосредственно курирует деятельность заместителя директора по произаодству.

Главный инженер относится к категории главных специалистов предприятия. На Главного инженера возлагаются следующие функции:

1. Обеспечение предприятия необходимой проектно-сметной, нормативно-плановой и планово-экономической документацией, нормативно-технической и исходно разрешительной документацией.

2. Осуществление взаимосвязи с Заказчиками, субподрядчиками, городскими органами, научно-исследовательскими, проектными (конструкторскими и технологическими) организациями и контролирующими органами, а также монополистами.

3. Организация и координация работы отделов, служб и подразделений предприятия по ведению строительства Объектов, ввода их в эксплуатацию, своевременному выполнению СМР, а также ведению текущей, накопительной, планово-экономической, учетно-отчетной и прочей документации.

4. Координация работы отделов, служб и подразделений предприятия, а также субподрядных организаций по всем вопросам производственно-хозяйственной деятельности в пределах своей компетенции.

5. Руководство работниками отделов и служб предприятия в соответствии с утвержденной Организационно-структурной схемой управления предприятием.

Бухгалтерия. Функции бухгалтерии:

1 Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

2 Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы;

3 Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

4 Обеспечение порядка проведения инвентаризаций;

.5 Контроль за проведением хозяйственных операций;

6 Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

7 Организация бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;

8 Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

9 Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

10 Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

11 Обеспечение расчетов по заработной плате; и др.

Главный бухгалтер непосредственно руководит бухгалтерскими и налоговыми аспектами деятельности фирмы; наделяется правом второй подписи на финансовых и банковских документах; непосредственно курирует и отвечает за деятельность бухгалтерии; отвечает за проведение взвешенной и экономически целесообразной налоговой политикой; отвечает за сдачу налоговой, бухгалтерской и т. п. отчетности в Государственные органы в соответствии с установленными сроками; осуществляет ежедневный контроль над платежами внеи внутри предприятия; совместно с Заместителем генерального директора (по направлениям деятельности) осуществляет бухгалтерский контроль и учет сохранности имущества; привлекает аудиторские и консалтинговые компании по отдельным аспектам деятельности фирмы.

Финансовый директор непосредственно руководит финансовыми аспектами деятельности: наделяется правом второй подписи на финансовых и банковских документах в соответствии с выданной доверенностью; непосредственно курирует и отвечает за деятельность финансовых отделов предприятия; отвечает за составление бюджета, а также за экономическую и финансовую отчетность; отвечает за соблюдение графика платежей в текущем календарном периоде.

Подводя итог данного раздела исследования и для выявления текущих проблем проведем SWOT-анализ ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» в табл.1., где обобщим полученные данные.

Таблица 1

Матрица SWOT-анализа деятельности ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Особую тревогу вызывает такой пункт анализа как «нарушения в деятельности работы предприятия». Поясним его подробнее. Инспекторы Контрольно-счетной палаты СПб в ходе выборочной проверки выявили многочисленные нарушения в деятельности работы государственного унитарного предприятия Вычислительный центр коллективного пользования многоотраслевого комплекса жилищного хозяйства (ГУП ВЦКП). Вскрыты нарушения в области бюджетного кодекса и антимонопольного законодательства.

В ходе проверки были установлены следующие нарушения в финансово-хозяйственной деятельности.

— Оплата фактически невыполненных ремонтных работ.

— Без оформления договорных отношений использовались 7 помещений для размещения пунктов приема граждан Городского центра жилищных субсидий.

— Показатели финансового плана по расходам в проверяемом периоде (2008;2009 гг.) были выполнены: в 2008 году — на 100,3%, за 1 полугодие 2009 года — на 98,5%. Перевыполнение плана в 2008 году, в основном, связано со значительным незапланированным увеличением стоимости основных средств и нематериальных активов в 1,2 и в 11,1 раза. Что повлекло за собой значительное увеличение амортизационных отчислений и расходов, связанных с содержанием нематериальных активов. Соответствующие изменения в финансовые планы внесены не были.

— Оплата труда сотрудников Городского центра жилищных субсидий, являющегося структурным подразделением ГУП ВЦКП, практически полностью финансируется за счет бюджета Санкт-Петербурга. Так, в 2008 году указанные расходы были компенсированы за счет средств городского бюджета на 66,2%, в 1 полугодии 2009 года — на 58,3%.

При этом подведомственное Комитету по социальной политике ГУ «Городской информационно-расчетный центр» способно осуществлять те же мероприятия по обеспечению социальной защиты отдельных категорий граждан, что и ГУП ВЦКП — по принципу «единого окна».

— В нарушение п. 1 ст. 52 ГК РФ на основании письменного обращения ГУ ЖА в адрес ГУП ВЦКП заключались договоры с предпринимателями и населением на расчет сумм платежей за дополнительные услуги по техническому обслуживанию домофонов и содержанию и ремонту систем безопасности и страхованию жилья. Поступившие платежи включались в «Счет» и перечислялись непосредственно поставщику услуг.

Между тем Устав ГУП ВЦКП предусматривает формирование и печатание счетов только за жилищно-коммунальные услуги.

— Текущие расходы ГУП ВЦКП обеспечивали лишь простое воспроизводство. Так, при сохранении суммы управленческих расходов в 2008 году на уровне 2007 года даже при сокращении выручки от реализации услуг в отчетном году могла быть получена прибыль в 1,2 раза больше. Чистая прибыль за 2008 год была в 2 раза ниже аналогичного показателя за соответствующий период прошлого года.

Также установлены нарушения, вызванные принятием Жилищным комитетом порядка внесения платы за жилое помещение и коммунальные услуги, противоречащего Жилищному кодексу РФ и иным нормативным документам РФ.

Аудиторы КСП напоминают, что установление порядка расчетов за жилищно-коммунальные услуги находится вне пределов компетенции органов исполнительной власти Санкт-Петербурга.

— В нарушение требований п.п. б п. 38 Правил предоставления коммунальных услуг гражданам, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.05.2006 № 307 в утвержденном Жилищным комитетом платежном документе, предназначенном для оплаты жилищных и коммунальных услуг нанимателями жилых помещений, вместо номера банковского счета исполнителя услуг указывался номер банковского счета ГУП ВЦКП.

— Часть платежей населения за жилищные и коммунальные услуги (пени и задолженность по договорам социального найма до 2005 года), являющихся доходами бюджета Санкт-Петербурга, зачислялась на лицевые счета ГУ ЖА, открытые в ГУП ВЦКП, и в городской бюджет не поступала. Эти деньги не направлялись на оплату расходов, связанных с погашением кредиторской задолженности за жилищно-коммунальные услуги. А были израсходованы, в частности: на проведение праздничных мероприятий, на оплату государственной пошлины, на взносы за участие в конференциях и семинарах, прочие организационные взносы, на оплату образовательных услуг и повышения квалификации, на уплату штрафов за ненадлежащее соблюдение ГУ ЖА требований законодательства (за нарушение правил пожарной безопасности, в области благоустройства и административного правонарушения), на оплату культурных мероприятий и на содержание ГУ ЖА.

— Контрольно-счетной палатой неоднократно выявлялись факты погашения имеющейся у ГУ ЖА кредиторской задолженности за коммунальные ресурсы по решениям Арбитражного суда Санкт-Петербурга и Ленинградской области за счет средств бюджета Санкт-Петербурга, выделенных на текущее содержание жилищного фонда.

— Платежи, поступившие ГУ ЖА (на лицевые счета в ГУП ВЦКП) в погашение задолженности населения за жилищно-коммунальные услуги, образовавшейся до 2005 года часть пени и платежей за коммунальные услуги отражались в бюджетной отчетности ГУ ЖА как доходы от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

— Размещение заказов на выполнение работ (оказание услуг), предназначенных на содержание, осуществлялось без проведения конкурсных процедур.

— Имела место монополизация услуг ГУП ВЦКП в результате неприменения ресурсоснабжающими организациями (РСО) порядка расчетов по безакцептной форме оплаты, при условии заключения исполнителями услуг договоров на комплексное обслуживание с ГУП ВЦКП. При этом иным исполнителям услуг (ТСЖ, ЖСК и ЖК), не обслуживающимся в ВЦКП, в нарушение требований ст. 10 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции», РСО навязывались невыгодные (дискриминационные) условия договоров ресурсоснабжения (с применением безакцептной формы оплаты), в том числе со взиманием штрафов и неустоек за просрочку платежей при добросовестном (в соответствии с п. 1 ст. 155 Жилищного кодекса РФ) исполнении плательщиками своих обязанностей.

По расчетам директора ГУП ВЦКП Александра Коновалова, ущерб Петербургу нанесен значительно меньший, чем указывается в отчете КСП, да и то еще как на это посмотреть. Так, переплата по части фактически невыполненных работ, по данным Коновалова, составляет на порядок меньшую сумму: 49,5 тысяч рублей, а не 575,6 тысячи. И связано это с тем, что сотрудники не всегда успевали оформить актами сделанные работы.

Отсутствие оформленных прав пользования на семь помещений для размещения пунктов приема граждан Городского центра жилищных субсидий объясняется тем, что ничем закончилась на эту тему переписка с исполнительной властью. На сегодня у ВЦКП таких помещений пять.

По результатам проверки был уволен его первый заместитель — Кирилл Ратушин.

SWOT — анализ показал, что компании для дальнейшего успешного функционирования необходимо постоянно отслеживать ситуацию на предприятии в части нарушенных пунктов. Для этого у компании имеются все необходимые ресурсы: квалифицированный персонал, стабильное финансовое положение, конкурентные преимущества. Следует создать Комиссию по внутреннему аудиту. Также предприятию рекомендуется организовать работу отдела по связям с общественностью.

3. Портфельный анализ деятельности ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Портфель услуг ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство» выглядит следующим образом (табл.2)

Таблица 2

Структура портфеля платных услуг ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Для наглядности представим портфель услуг в виде диаграммы на рисунке 8.

Рис. 8. Структура портфеля услуг ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Как видно из рисунка наибольшую долю в структуре портфеля составляют следующие услуги:

1. Формирование и печать единого документа «Счет»

2. Сбор платежей населения за жилье и коммунальные услуги

3. Информационная, техническая и финансовая реализация механизма компенсации «выпадающих доходов» Управляющих компаний и ОСЖ.

4. Создание и сопровождение комплекса автоматизации аварийно-диспетчерской службы

4. Практические рекомендации по совершенствованию организационной структуры ГУП ВЦКП «Жилищное хозяйство»

Создание отдела по связям с общественностью. Создаваемый отдел будет выполнять следующие функции:

.1 Информационное представительство предприятия в государственных и муниципальных органах. Планирование и организация информационных программ, касающихся работы предприятия.

Создание системы источников деловой информации.

Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм ее представления.

Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о предприятии.

Реагирование на высказанные в адрес предприятия критические замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации).

2 Обеспечение информацией о деятельности предприятия заинтересованных лиц. Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных предприятию и отрасли в целом.

Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности предприятия.

Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видеои фонотеки о деятельности предприятия и его подразделениях.

Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного мнения и составление собственных программ по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.

Проведение мероприятий для подключения пользователей к внешним и локальным сетям обмена информацией.

Рассмотрение писем граждан, организация их проверки, подготовка соответствующих предложений, а также организация приема граждан.

3. Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности предприятия. Представление с помощью средств массовой информации отношения предприятия к экономическим, экологическим и социальным вопросам.