Анализ организации контроля исполнения документов

• Введение 3
• 1 Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов 6
• 1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов 6
• 1.2 Формы контроля за исполнением документов 9
• 1.3 Виды контроля исполнения документов 12
• 1.4 Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ 13
• 1.5 Сроки исполнения документов 15
• 2 Этапы контроля исполнения документов 20
• 2.1 Постановка документов на контроль 20
• 2.2 Проверка своевременности доведения документов до исполнителей 22
• 2.3 Снятие документа с контроля 24
• 2.4 Направление исполненного документа в дело 25
• 2.5 Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов 26
• 3 Анализ организации контроля исполнения документов на примере ОАО «Оранжерейнские Деликатесы» 27
• 3.1 Краткая характеристика ОАО «Оранжерейнские Деликатесы» 27
• 3.2 Анализ и проблемы организации контроля исполнения документов 29
• 3.3 Применение автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии 36
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 51
• Приложение А 53
• Приложение Б 54
• Приложение В 55

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокого и всестороннего рассмотрения, изучения и анализа. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Объектом исследования выступает ОАО «Оранжерейнские Деликатесы». Предмет исследования — организация контроля исполнения документов на предприятии.

Целью курсовой работы является проведение анализа организации контроля исполнения документов на предприятии.

Постановка цели исследования обусловила необходимость решения следующих взаимосвязанных задач:

— рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов;

— изучить формы контроля за исполнением документов;

— проанализировать виды контроля исполнения документов;

— охарактеризовать регламентацию контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ;

— описать сроки исполнения документов;

— проанализировать этапы постановка документов на контроль; ход проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процесс снятия документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

— провести анализ организации контроля исполнения документов на примере ОАО «Оранжерейнские Деликатесы».

— рассмотреть возможности применения автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.

1 Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, 58].

В контроле исполнения документов можно выделить:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации — секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [3, 13].

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины [7, 68].

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов [8, 95].

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)[2]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. ⁷ Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом [8, 101].

1.2 Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения документов [7. 83].

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т. е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2−3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т. п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона оборотная сторона Рисунок 1 — Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

С полным описанием функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие» можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

1.3 Виды контроля исполнения документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей [7, 94].

1.4 Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

какие документы ставятся на контроль;

этапы контроля исполнения документов;

сроки исполнения документов;

формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине [5, 102].

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т. ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях — типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.

Задача данной работырассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

1.5 Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация — автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

внутренних — с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других организаций — с даты их поступления;

обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», — с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1−2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация — автор документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа — это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен — в течение 30 дней;

обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Говоря о типовых сроках исполнения, необходимо отметить, что часть сроков исполнения зафиксировано в приложении 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

письма предприятий (объединений), учреждений, организаций — 10 дней;

протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т. д.

Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

типовые сроки — принятием нового акта;

индивидуальные — руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация — автор документа и органы госнадзора [7, 104].

2 Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

постановка документов на контроль;

проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов [8, 134].

2.1 Постановка документов на контроль

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) — задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен в приложении А.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один — для службы ДОУ, второй — для структурного подразделения — исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении — контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК. Пример РКК приведен в приложении Б.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др. [9, 121].

2.2 Проверка своевременности доведения документов до исполнителей

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ [12, 193].

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. Экземпляр РКК представлен в приложении В.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3−5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рисунок. 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Рисунок 2 — Напоминание в виде письменного сообщения

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

задания последующих лет — не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным [7, 123].

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. проверка своевременности доведения документов до исполнителей [8, 138].

2.3 Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

отметку «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ;

дату;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации [12, 94].

2.4 Направление исполненного документа в дело

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель — руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т. д.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации [7, 201].

2.5 Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

общее количество документов на исполнении;

количество исполненных документов в срок (%);

количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами [8, 73].

3 Анализ организации контроля исполнения документов на примере ОАО «Оранжерейнские Деликатесы»

3.1 Краткая характеристика ОАО «Оранжерейнские Деликатесы»

ОАО «Оранжерейнские Деликатесы», (Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29, ИНН 3 004 005 189), зарегистрирован на базе бывшего Оранжереинского комбината, который в свою очередь был создан на мощностях рыбных промыслов существовавших с XIX века.

За период с 2004 по 2006 год ОАО «Оранжереинские Деликатесы» занималось производством и реализацией следующих видов продукции: вяленые лещ и вобла, сельдь соленая, рыба мороженая, филе рыбы частиковых пород, икра частиковая, балычные изделия.

Фирменное наименование предприятия: Открытое акционерное общество «Оранжереинские Деликатесы».

Место нахождения предприятия и почтовый адрес: 416 352, Астраханская область, Икрянинский район, поселок Оранжереи, ул. Кирова 29.

ОАО «Оранжереинские Деликатесы» имеет линейную структуру управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненных органов в виде иерархической лестницы. Каждый работник предприятия подчинен только одному руководителю и следовательно, связан с вышестоящим органом через него. В данной структуре разделения системы управления на составные части осуществляются по производственному признаку с учетом степени концентрации и специализации производства, а также технологических особенностей.

Во главе ОАО «Оранжереинские Деликатесы» стоит генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности компании, без особой на то доверенности действует от имени компании, представляет ее интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Он также распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 — Организационная схема управления предприятием

3.2 Анализ и проблемы организации контроля исполнения документов

В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях. В программе информатизации каждого из них в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей формирование и интеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами. В результате реализации программы должна быть создана эффективная информационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и оперативность реализации принимаемых решений.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

большое количество документов;

большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

сложные схемы согласования документов;

территориальная распределенность подразделений;

отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т. е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).

Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:

дублирование предоставляемой информации;

отсутствие релевантной (существенной) информации;

отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;

несвоевременность предоставления информации;

информация может не доходить до адресата;

после получения информации могут потребоваться уточнения.

Важной задачей предприятия становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Система информационных потоков предприятия должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.

Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у организации должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы информационных потоков приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков — всего экономического документооборота предприятия.

Информация, которая собирается для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

своевременности, т. е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

достоверности;

релевантности, т. е. информация должна помогать принимать решения;

полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

полноте, т. е. не должно быть упущений;

понятности, т. е. информация не должна требовать «расшифровки»;

регулярности поступления.

Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

Для создания системы информационных потоков необходимо:

определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

проанализировать существующий на предприятии документооборот;

разработать новую систему документооборота.

Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).

В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:

документ (на чем физически содержится информация);

проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т. д.);

исполнителя (человека, который эту информацию передает);

периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т. е. информация передается между цехами и службами предприятия;

на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т. е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Пример графика информационных потоков приведен на рисунке 4.

Рисунок 4 — Информационные потоки в бухгалтерии предприятия К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (таблица 1).

Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия.)

Таблица 1 — Описание информационных связей предприятия

Рисунок 5 — График бизнес-процесса материально-технического снабжения

Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен на рисунке 5.

3.3 Предложения по совершенствованию организация контроля исполнения документов на предприятии