Анализ организационной структуры и информационной системы предприятия по продаже компьютерной техники

Производственная и преддипломная практика является неотъемлемой частью учебного процесса. В ходе ее прохождения студент получает углубление и закрепления знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения на основе изучения практических ситуаций.

В период с 1 июля 2009 г. По 31 июля 2009 г. я, студент Голубев Антон Николаевич, проходил производственную практику на предприятии «Агентство Правовой информации» в городе Нижний Новгород.

Целью прохождения этой практики являлось:

— углубление и закрепление теоретических и практических знаний, полученных в процессе обучения, приобретение профессиональных навыков работы по специальности;

— сбор фактического материала, необходимого для выполнения дипломного проекта. Обобщение и анализ собранного материала является основой для последующего дипломного проектирования.

Основные задачи, которые были решены во время прохождения практики:

— ознакомление с организацией: его структурой, основными функциями управленческих подразделений;

— непосредственное участие в текущей деятельности предприятия;

1. Характеристика предприятия

Предприятие «Агентство правовой информации» занимается продажей программного обеспечения, компьютерной техники и оборудования с возможностью заказа отсутствующих моделей.

У предприятия имеется магазин. В магазине представлены товары различных категорий и моделей. Продавец продаёт товары или принимает заказы на товары. Срок выполнения заказа на товар — обычно одна-две недели.

Когда заказ на товар готов, связываются с покупателем и информируют его о готовности заказа. Затем подписывают документы на получение товара, принимают оставшуюся часть оплаты и заказ передаётся клиенту. После выполнения заказа документы и деньги сдаются бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.

Функционирование любого предприятия по продаже какого-либо вида продукции невозможно без складских помещений. Поэтому включаем в предметную область коммерческого предприятия склад товаров с одним сотрудником — кладовщиком, который контролирует приход и уход товаров со склада.

2. Изучение структурно-функциональных моделей предприятия

Изучение структуры предприятия я разбил на несколько шагов:

а) изучение организационной модели предприятия;

б) описание основных функций каждого отдела предприятия;

в) изучение функциональной модели предприятия;

г) изучение физической модели предприятия;

д) изучение информационно-логической модели предприятия.

2.1 Организационная модель предприятия

Организационная модель нашего предприятия состоит из 6 подразделений:

— руководство, представленное директорами

— магазин

— склад

— отдел бухгалтерии

— коммерческий отдел

— технический отдел

2.2 Структурное подразделение организации, служившее базой практики

Основным место прохождение практики был коммерческий отдел.

Но работа по исследованию функционирования предприятия проводилась среди всех отделов.

В ходе изучения организационной модели предприятия были рассмотрены все подразделения в отдельности и выявлены их функции и обязанности.

1. Руководство:

· организация руководства деятельности предприятия, решения финансовых вопросов и других проблем, возникающих в процессе деятельности предприятия;

· заключение договоров и принятие необходимых мер по выполнению обязательств предприятия согласно заключенным договорам.

· исполнение функций по найму и увольнению работников предприятия, заключение с ними договоров и трудовых соглашений.

· разработка организационной структуры предприятия и должностных инструкций.

2. Отдел Бухгалтерии:

Ведение учета и контроля над целостностью и движением нематериальных фондов и денежных средств организации, а также учет долгосрочных активов, материальных ценностей, расчетов с клиентами, расчетов с персоналом (оплата труда), учет расходов, финансовых результатов от банковских операций. Он обеспечивает многосторонний анализ экономической и финансовой деятельности фирмы и участвует в принятии решений.

3. Коммерческий Отдел:

· учёт закупок

· учёт продаж

· составление инвентаризационной ведомости

· отчёты

4. Информационно-Технический отдел:

· поддержание работоспособности компьютерной техники;

· администрирование локальной сети;

· установка и настройка ПО;

· разрешение вопросов пользователей;

5. Склад:

· составление отчетов о движении товаров по всем складам; контроль экспедиторов.

· определение наличия товаров; ведение учетов о движении товаров на складе.

· погрузка/разгрузка товаров.

6. Магазин:

· продажа товаров

· информирование клиента о готовности заказа

· ведение переговоров с клиентами, предоставление им необходимой информации об оказываемых услугах, консультирование клиентов.

· принятие заказов от клиентов

· заключение договоров с клиентами

3. Работа, выполненная за период прохождения практики

В ходе прохождения практики, был проведен анализ работы предприятия в целом. Для определения эффективности ведения бизнеса с дальнейшим улучшение его работы.

Для более подробного изучения предприятия было решено рассмотреть его функциональную модель; необходимо было разобраться, как происходим взаимодействие предприятия с внешней средой?

Проанализировав деятельность предприятия, выяснилось, что когда покупатели делают заказ на конкретную модель товара, то через 1−2 недели заказ выполняется. Для этого ведёт сотрудничество с крупномасштабными производителями качественной компьютерной техники мировых торговых марок. Таким образом функциональную модель предприятия можно представить в следующем виде:

Также были изучены и функциональные модели магазина и склада:

Рисунок 3. Функциональная модель магазина

Рисунок 4. Функциональная модель склада

3.1 Алгоритм обработки и выполнения заказа

Чтобы наиболее тщательно оценить эффективности функционирования предприятия был описан алгоритм выполнения заказа. Это позволит наглядно увидеть в каких местах происходят задержки или иные ситуации, препятствующие быстрому и эффективному обслуживанию клиентов.

Рисунок 5. Алгоритм обработки и выполнения заказа

3.2 Информационно-логическая модель предприятия

Анализ информационно-логической структуры предприятия позволит нам проследить эффективность обмена информацией между подразделениями. Для описания информационно-логической модели необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 6. Информационно-логическая модель предприятия

3.3 Физическая модель предприятия

Грамотно реализованная физическая модель влияет на оптимальное функционирование любого предприятия, автоматизируя взаимосвязь всех его отделов на уровне передачи данных. Поэтому было решено рассмотреть и проанализировать структуру предприятия на физическом уровне.

Рисунок 8. Физическая модель предприятия

Таблица 1. Комплектация офисного персонального компьютера для Коммерческого Отдела, Руководства, Склада и Магазина

Таблица 2. Комплектация офисного персонального компьютера для Бухгалтерского Отдела

Таблица 3. Комплектация файл-сервера для поддержания главной Базы Данных

Таблица 4. Комплектация серверного компьютера для ИТ Отдела :

Таблица 5. Технические характеристики печатающего/ сканирующего/ копирующего устройства

3.4 Изучение баз данных предприятия

Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).

Наше предприятие так не является исключением и использует базу данных для своей деятельности.

3.4.1 Содержание и структура базы данных

Действующая база данных предназначается для предприятия, занимающегося торговлей. Схема работы очень проста. Клиент (все данные и контакты находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенный товар. Этот заказ заносится в таблицу Заказанные товары. Предприятие привозит со склада нужное количество товара (либо, если данного товара нет на складе, заказ будет выполнен спустя 1−2 недели) и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный предприятием товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически используются в основном 2 таблицы — на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы данных нужны для информационной, правильной, четкой, работы, чтобы можно было сразу узнать, кто заказал, кто производитель, описание товара, подсчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.

Таблицы содержат всю информацию базы. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных. В нашем случае это семь таблиц:

1) Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным их описанием:

· Номер — номер товара. Поле является счетчиком.

· Тип — тип товара. Он берется из таблицы Описание товара

· Производитель — производитель товара. Берется из таблицы Производитель товаров.

· Характеристика — поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

· Цена — цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

· Количество — количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

· Дата поставки — день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

· Количество проданных товаров — от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (Заказанные товары и Клиенты)

2) Производитель товара: содержит 4 поля:

· Производитель — Поставщик фирма-производитель товара.

· Адрес, страна и телефон — более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

3) Описание товара: состоит из двух полей:

· Тип — тип товара

· Описание типа — поле предоставляет более полную информацию о товаре.

4) Клиенты: дает описание всех клиентов данной организации. В таблице указывается ФИО, адрес, телефон клиента, E-mail.

5) Заказы: состоит из четырех полей:

· Код заказа — код текущего заказа (тип поля — счетчик)

· Фирма — заказчики (представители фирм). Данные берутся из таблицы Клиенты.

· Дата заказа — дата поступления заказа, данное поле заполняется автоматически.

· Выполнен — Да/Нет. Если в этом поле стоит «галочка», то данный заказ уже выполнен.

6) Заказанные товары: содержит три поля:

· Номер — код заказа.

· Код Товара — код данного товара. Берется из таблицы Товар и вводится автоматически.

· Количество — количество заказанного товара, которое не должно превышать количество товаров данного типа в таблице Товар.

7) Выполненные заказы: содержит шесть полей, заполняется с помощью запроса и дает информацию про выполненные товары:

· Код — код выполненного заказа

· Фирма — название фирмы-заказчика.

· Дата заказа — дата поступления заказа.

· Дата выполнения — дата выполнения заказа.

· Количество — общее количество заказанных товаров любого типа.

· Сумма заказа — стоимость всех товаров в заказе.

Таблица 6. Присвоение ключевых полей в таблицах базы данных

Заключение

В заключение хотелось бы остановиться на наиболее интересных моментах практики и сделать следующие выводы и предложения.

В общем, могу сказать, что практика прошла успешно. Мне было предоставлено рабочее место и возможностью использования необходимых материалов и оборудования на предприятии. Коллектив радушно принял и способствовал проведению практики.

На данный момент, на мой взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

1. Неэффективный обмен информацией между отделами предприятия и руководством. Т.к. процесс прохождения заказов по отделам предприятия не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки товаров, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию.

2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок.

3. Нет строгого учета и контроля поступления/продажи товаров на складе и в магазине.

Предложения по улучшению эффективности работы предприятия

1. Для эффективного ведения документооборота, строго учета товаров и выполненных работ руководству организации было предложено рассмотрение вопроса перехода на систему CRM (Customer relationship managementУправление взаимоотношениями с клиентами): модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании.

2. Нет электронного каталога моделей компьютерной техники, позволяющего реально увидеть все варианты предлагаемых товаров. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине. Для решения этой проблемы было решено разработать динамический web-сайт с подключённой к нему базой данных. Это позволит клиентам в online-режиме ознакомиться с полным товарным ассортиментом и подробным описанием товаров.