Анализ расчетов предприятия с поставщиками и подрядчиками на примере ОАО «Брасовская мебельная фабрика»

СОДЕРЖАНИЕ Введение Глава 1. Учет наличных и безналичных расчетов предприятия с поставщиками и подрядчиками

1.1 Расходы организации

1.2 Учет наличных расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятии

1.3 Безналичные расчеты с поставщиками и подрядчиками Глава 2. Методологическая организация экспертной проверки наличных и безналичных расчетов с поставщиками и подрядчиками

2.1 Организация внутреннего контроля по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

2.2 Организация контроля первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

2.3 Контроль организации бухгалтерского и налогового учета расчетов с поставщиками и подрядчиками Глава 3. Анализ наличных и безналичных расчетов ОАО «Брасовская мебельная фабрика» с поставщиками и подрядчиками

3.1 Краткая экономическая характеристика ОАО «Брасовская мебельная фабрика»

3.2 Анализ наличных расчетов на предприятии

3.3 Анализ безналичных расчетов

3.4 Анализ движения денежных средств Заключение Список литературы Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В связи с формированием рынка продукции, товаров, работ и услуг, в том числе сегментированного, а также в результате использования нетрадиционных для нашей экономики финансово-кредитных инструментов заметно расширилось содержание предмета и состава объектов хозяйственного анализа.

Экономический анализ — это прикладная экономическая наука о приемах и способах измерения различных процессов, результатов и факторов, их определяющих. Самое главное, обобщающее, существенное, что исследует экономический анализ — это движение хозяйственных процессов, причин, факторы, обусловливающие сложившуюся в действительности организации ситуацию, и их последствия. Не менее важен выбор соответствующих приемов и способов измерения причинно-следственных связей. Использование адекватных и современных методов и приемов экономического анализа дает возможность объективно измерять и оценивать характер взаимосвязей, количественные параметры факторов, оказавших влияние на изменение показателей, отражающих развитие хозяйственных процессов, а на этой основе — разрабатывать и принимать обоснованные экономически эффективные управленческие решения.

Большинство видов хозяйственных операций организаций в той или иной форме связано с поступлением или выбытием денежных средств. В основе реализации практически любого управленческого решения руководства лежит использование денежных средств. К числу таких решений относится решение о расходах на поддержание необходимого объема оборотных активов: запасов сырья материалов, комплектующих изделий, готовой продукции, товаров для перепродажи, дебиторской задолженности, средств, необходимых для обслуживания задолженности, оплата труда работников, уплаты налогов и отчислений. Следовательно, необходимы систематический детальный анализ и оценка денежных потоков организации.

Денежные расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Наличные денежные средства выдаются из кассы либо непосредственно представителю от поставщика или подрядчика, либо в подотчет работнику организации для приобретения материалов. Безналичные же расчеты осуществляются через банковскую систему путем перечисления денежных средств со счета организации непосредственно на счет поставщика или подрядчика. Расчеты могут осуществляться как в рублях, так и в иностранной валюте, при безналичных расчетах открываются валютные счета. Как правило безналичные расчеты менее рискованны, так как можно отследить движение денег через банковскую систему, но и здесь возможен риск потери денежных средств. Поэтому при выборе поставщиков необходимо проанализировать рынок поставщиков и подрядчиков и выбрать тех за которыми закрепилась хорошая репутация, а не обращать внимание на так называемые «фирмы однодневки» которые получив деньги исчезают не обеспечив вас товаром или обеспечив товаром плохого качества.

Можно выделить следующие основные функции бухгалтерского учета денежных средств:

— проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

— обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, соблюдение правил и положений по использованию денежных средств;

— своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных потоков;

— обеспечение сохранности денежных средств, денежных потоков в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

— управление денежными потоками, изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход;

— контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиком и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы.

Актуальность проблемы проявляется в том, что для осуществления нормальной жизнедеятельности организация должна располагать оптимальной суммой денежных средств. Недостаток средств может негативно отразится на деятельности организации и привести к неплатежеспособности, снижению ликвидности, убыточности и даже прекращению функционирования организации в качестве хозяйствующего субъекта рынка. Кроме того, на реальную стоимость денег влияют инфляционные процессы, обесценивание их во времени. Чтобы принимать оптимальные управленческие решения, связанные с движением денежных средств, для достижения наилучшего эффекта хозяйственной деятельности руководству организации нужна постоянная осведомленность о состоянии денежных средств.

Таким образом, главная цель работы — исследование системы бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере предприятия ОАО «Брасовская мебельная фабрика»", выявление основных проблем бухгалтерского учета расчетов с покупателями и подрядчиками и разработка рекомендаций по совершенствованию учета.

При написании дипломной работы использовались Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, Федеральные Законы, Инструкции Госналогслужбы РФ, литература экономистов-теоретиков, инструктивно-методический материал, статьи периодической печати.

Глава 1. УЧЕТ НАЛИЧНЫХ И БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

1.1 РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ Для целей Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 не признается расходами организации выбытие активов:

— в связи с приобретением (созданием) внеоборотных активов (основных средств, незавершенного строительства, нематериальных активов и т. д.);

— вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций, приобретение акций акционерных обществ и иных ценных бумаг не с целью перепродажи (продажи);

— по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т. п.;

— в порядке предварительной оплаты материальнопроизводственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

— в виде авансов, задатка в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

— в погашении кредита, займа, полученных организацией.

Для целей настоящего Положения выбытие активов именуется оплатой. Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

— расходы по обычным видам деятельности;

— операционные расходы;

— внереализационные расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы. Расходы по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.

В организациях, предметом деятельности которых является предоставление за плату во временное пользование (временное владение и пользование) своих активов по договору аренды, расходами по обычным видам деятельности считаются расходы, осуществление которых связано с этой деятельностью.

В организациях, предметом деятельности которых является предоставление за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности, расходами по обычным видам деятельности считаются расходы, осуществление которых связано с этой деятельностью.

В организациях, предметом деятельности которых является участие в уставных капиталах других организаций, расходами по обычным видам деятельности считаются расходы, осуществление которых связано с этой деятельностью.

Расходы, осуществление которых связано с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) своих активов, прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности, и от участия в уставных капиталах других организаций, когда это не является предметом деятельности организации, относятся к операционным расходам.

Расходами по обычным видам деятельности считается также возмещение стоимости основных средств, нематериальных активов и иных амортизируемых активов, осуществляемых в виде амортизационных отчислений. Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумму, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности. Если оплата покрывает лишь часть признаваемых расходов, то расходы, принимаемые к бухгалтерскому учету, определяются как сумма оплаты и кредиторской задолженности (в части, не покрытой оплатой).

Величина оплаты и (или) кредиторской задолженности определяется исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (подрядчиком) или иным контрагентом. Если цена не предусмотрена в договоре и не может быть установлена исходя из условий договора, то для определения величины оплаты или кредиторской задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет расходы в отношении аналогичных материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг либо предоставления во временное пользование (временное владение и пользование) аналогичных активов.

При оплате приобретаемых материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг на условиях коммерческого кредита, предоставляемого в виде отсрочки и рассрочки платежа, расходы принимаются к бухгалтерскому учету в полной сумме кредиторской задолженности. Величина оплаты и (или) кредиторской задолженности по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами, определяется стоимостью товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость товаров, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливаются исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров.

При невозможности установить стоимость товаров, переданных или подлежащих передаче организацией, величина оплаты и кредиторской задолженности по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами, определяется стоимостью продукции, полученной организацией. Стоимость продукции, полученной организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретается аналогичная продукция.

В случае изменения обязательства по договору первоначальная величина оплаты или кредиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего выбытию. Стоимость актива, подлежащего выбытию, устанавливают исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов. Величина оплаты и кредиторской задолженности определяется с учетом всех предоставленных организации согласно договора скидок.

Величина оплаты определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом суммовых разниц, возникающих в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах), исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия к бухгалтерскому учету соответствующей кредиторской задолженности, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату признания расхода в бухгалтерском учете.

Расходы по обычным видам деятельности формируют:

— расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов;

— расходы, возникающие непосредственно в процессе переработки (доработки) материально-производственных запасов для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажа, а также продажи (перепродажи) товаров (расходы по содержанию и эксплуатации основных средств и иных внеоборотных активов, а также по поддержанию их в исправном состоянии, коммерческие расходы, управленческие расходы.

При формировании расходов по обычным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по следующим элементам: материальные затраты; затраты на оплату труда; отчисления на социальные нужды; амортизация; прочие затраты.

Для целей управления в бухгалтерском учете организуется учет расходов по статьям затрат. Перечень статей затрат устанавливается организацией самостоятельно.

Для целей формирования организацией финансового результата деятельности от обычных видов деятельности определяется себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг, которая формируется на базе расходов по обычным видам деятельности, признанных как в отчетном году, так и в предыдущие отчетные периоды, и переходящих расходов, имеющих отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды, с учетом корректировок, зависящих от особенностей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажа, а также продажи (перепродажи) товаров. При этом коммерческие и управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности.

Правила учета затрат на производство продукции, продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг в разрезе элементов и статей, исчисления себестоимости продукции (работ, услуг) устанавливаются отдельными нормативными актами и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету. Объектом бухгалтерского учета по договору на строительство у застройщика и подрядчика являются затраты по объекту строительства, производимые при выполнении отдельных видов работы на объектах, возводимых по одному проекту или договору на строительство.

Подрядчик может вести бухгалтерский учет затрат по нескольким договорам, заключенным с одним застройщиком или несколькими застройщиками, если они заключаются в виде комплексной сделки или относятся к одному проекту. В случае осуществления строительства по одному договору, охватывающему ряд проектов, и если затраты и финансовый результат по каждому из проектов могут быть установлены отдельно (в рамках договора), то учет затрат по выполнению работ по каждому такому проекту может рассматриваться как учет затрат по выполнению работы по отдельному договору.

Застройщики и подрядчики при выполнении договора на строительство должны обеспечить формирование информации по объектам бухгалтерского учета по следующим показателям:

— у застройщика: незавершенное строительство; завершенное строительство; авансы, выданные подрядчикам и другим субъектам, занятым в строительстве объектов, в соответствии с договором на строительство; финансовый результат деятельности;

— у подрядчика: затраты по выполнению подрядных работ по объектам учета в отчетном периоде и с начала выполнения договора на строительство; незавершенное производство в разрезе объектов учета, в том числе по оплаченным или принятым к оплате работам, выполненным привлеченными организациями по договору на строительство; доходы, полученные от заказчиков за сданные им объекты, по договору на строительство; финансовый результат по работам, выполненным по договору; авансы, полученные от застройщиков в счет выполненных работ.

В соответствии с договором на строительство расчеты между застройщиком и подрядчиком могут осуществляться:

— в форме авансов (промежуточных платежей) за выполнение подрядчиком работы на конструктивных элементах или этапах;

— после завершения всех работ на объекте строительства.

В бухгалтерском учете у застройщика и подрядчика расчеты за объекты строительства отражаются исходя из их договорной стоимости. Договорная стоимость объекта строительства определяется в договоре на строительство и может рассчитываться: текущие цены, плюс согласованная договором на строительство прибыль подрядчика (открытая цена).

1.2 УЧЕТ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты, которые производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Центральным банком РФ, и др. Эти нормативные документы предусматривают:

— наличие специального оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

— ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;

— прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу спецификации своей деятельности либо местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин);

— хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

— расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

— хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключения составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке. Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей. Все кассовые операции оформляются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласованными с Министерством финансов РФ, Министерством экономики РФ.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, который вместе с расходным ордером регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров. При покупке организацией товаров, работ и услуг у других юридических и физических лиц и осуществлении расчетов с ними возникают обязательства, представляющие собой кредиторскую задолженность. Организации и лица, которым должна данная организация, называются кредиторами.

Кредиторов, задолженность которых возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по оплате труда своим работникам (начисленная, но не выплаченная), задолженность перед бюджетом, внебюджетными фондами и прочие отчисления называют обязательствами по распределению. Кредиторов, задолженность которых возникла по другим нетоварным операциям, называют прочими кредиторами. Для учета кредиторской задолженности используются счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Расчеты с персоналом по прочим операциям», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. В системе аналитического учета кредиторскую задолженность отражают по их видам.

Срок, в течение которого кредиторские задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение или прекращение гражданских правоотношений, связанными с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативными — установленные законом или иными правовыми актами и договорные — определяемые соглашением сторон. Как разновидностью нормативных сроков гражданского права различают сроки, в течение которых нарушенное или оспариваемое право подлежит защите, например, срок исковой давности. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим сроком. На суммы предъявленные на оплату счетов поставщиков за поставленные ценности, оказанные услуги или фактически поступившие товары и материалы, потребленные услуги и работы составляются бухгалтерские записи:

Д-т 60 К-т 50

— Из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

— Выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей.

Д-т 50 К-т 60

— Зафиксирован возврат поставщиками ранее полученных и неиспользованных плановых платежей.

— Поступили в кассу от поставщиков и подрядчиков суммы переплат в связи с взаимной проверкой обязательств сторон.

— Осуществлен возврат в кассу авансов, выданных поставщикам и подрядчикам в связи с расторжением договоров с ними.

1.3 БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявление о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования — поручения, чеки. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Расчеты, производимые организацией через банк, делятся на две группы: расчеты по товарным и нетоварным операциям. К товарной группе относят расчеты за реализованные материально-производственные запасы, оказанные услуги и выполненные работы, а к нетоварной группе — операции по финансовым обязательствам, по расчетам с научноисследовательскими и учебными заведениями, с жилищно-коммунальными организациями по квартплате и пр. Наибольший удельный вес в общей массе расчетов составляют расчеты по товарным операциям.

Основными формами расчетов по товарным операциям являются: акцептная, аккредитивная, платежными поручениями, чеками, векселями, путем плановых платежей. Применение той или иной формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами, за исключением случаев, когда правилами банка установлены обязательные формы расчетов.

Кроме того, все расчеты можно подразделить на иногородние и одногородние. Иногородними являются расчеты между организациями, имеющими счет в учреждениях банка, расположенных в разных населенных пунктах. К одногородним относятся расчеты между организациями, счета которых находятся в одном или разных учреждениях банка одного населенного пункта.

Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и подрядчиками за отгруженные товары или оказанные услуги.

Отказы покупателей от акцепта платежных требований могут быть частичными и полными. Полный отказ от акцепта платежного требования имеет место при отгрузке товаров не по адресу, досрочной поставки товара без согласия покупателя. Счет допускается оплачивать частично, когда в нем указана цена, превышающая установленную договором, нарушение ассортимента материальных ценностей, допущены арифметические ошибки и пр. За необоснованный отказ от акцепта покупатель может нести материальную ответственность. Грузы, по которым последовал полный отказ от акцепта, поступают на ответственное хранение к покупателю до получения указанной от поставщика.

Наиболее распространенной формой безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Такие расчеты ведутся в тех случаях, когда владелец счета дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы со своего счета на счет получателя средств. Используются платежные поручения для предварительной и последующей оплаты уже полученных товаров, для перечисления платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, различным юридическим и физическим лицам. Платежное поручение действительно в течение десяти дней со дня выписки. Если срок платежа в поручении не проставлен, то сроком платежа считается дата принятия документа банком. Платежное поручение считается исполненным только в момент зачисления денежных средств на указанный в поручении счет получателя.

При расчетах также используется вексель. Он является средством оформления отношений между организациями или товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки уплаты денег за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги, в качестве залога для получения банковского кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьих лиц и пр. С момента выдачи векселя обязательство по первичному договору трансформируется в долг по вексельной сделке — договор коммерческого кредита. В векселе могут быть указаны сроки платежа:

— в момент предъявления векселя;

— спустя определенное время после предъявления векселя;

— спустя определенное время после составления векселя;

— в установленный день.

Аналитический расчет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем он должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты; расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным, неоплаченным и просроченным векселям и т. д.

По ведению безналичных расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учете составляются следующие записи:

Д-т 60 К-т 51

— Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками, в том числе обеспеченная выданными векселями.

— Учтены суммы авансов, выданных под выполнение работ и поставки материальных ценностей.

Д-т 51 К-т 60

— Зачислены на расчетный счет денежные суммы, поступившие от поставщиков после установления фактов переплаты им.

— Возвращен от подрядчика ранее выданный ему аванс.

Глава 2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТНОЙ ПРОВЕРКИ НАЛИЧНЫХ И БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПО УЧЕТУ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ Основная цель контроля — установить соответствие совершенных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности. Согласно основной цели в первую очередь необходимо проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных сделок. При этом все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров. В первую группу входят расчеты с поставщиками. Предмет договоров группы — приобретение любых товаров (термин «товар» применяется в контексте ГК РФ) и имущественных прав. Основные формы заключаемых договоров в рамках этой группы: договор купли-продажи, договор поставки, договор энергоснабжения, договор мены. Во вторую группу входят расчеты с подрядчиками. Предметом договоров этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров: подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение НИОКР. Подобное деление на группы обусловлено тем что специфика договоров внутри каждой из групп требует различных подходов при проведении контроля.

В ходе контроля данного раздела учета подлежат проверке: поступление товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг), в том числе неотфактурованные поставки и поставки обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. При этом особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности и задолженности с истекшим сроком исковой давности. Следует выяснить причины возникновения такой задолженности уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При наличии дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения. В случае, если среди контрагентов предприятия есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, следует выяснить, как производился учет курсовых разниц и производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались суммовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету и после этой даты.

При применении на предприятии журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных — все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета. Данные синтетического и аналитического учета расчетов с, поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:

— с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

— с поставщиками и подрядчиками по неоплаченным в срок расчетным документам;

— с поставщиками по неотфактурованным поставкам;

— по авансам выданным (следует иметь в виду, что с введением в действие нового Плана счетов, применявшийся ранее для расчетов по авансам выданным счет 61 отменен, и все расчеты по авансам выданным подлежат отражению на отдельном субсчете счета 60);

— с поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

— с поставщиками и подрядчиками по просроченным векселям;

— с поставщиками по полученному коммерческому кредиту.

Основные источники информации для проверки данного раздела учета:

— договоры на поставку товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);

— счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях — таможенные декларации);

— накладные на поступившие ТМЦ, акты выполненных работ;

— документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и пр.).

Перед составлением плана и программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками прежде всего необходимо установить качество состояния внутреннего контроля по учету таких операций. Для достижения этой цели, как правило, прибегают к опросу (письменному и устному) работников предприятия. Это позволяет выявить наиболее уязвимые места в системе учета расчетов и делить дальнейшее направление проверки. Преимущественно проверяют работы, которые совсем не подвергались контролю либо мало контролировались бухгалтерией (или другой внутренней службой предприятия). Заполнив две последние графы настоящей таблицы с достаточной степенью определенности можно оценить действующую на предприятии систему внутреннего контроля применительно к разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Причем отельный ответ на каждый из первых предложенных методов достижения поставленных двенадцати задач говорит о наличии высокого уровня системы внутреннего контроля в организации, Однако следует заметить, что положительные ответы на первые предложенные методы обязательно должны подтверждаться рабочими документами службы внутреннего контроля. После проведения анализа системы внутреннего контроля следует определить, каким образом на предприятии организован обмен информацией между службой внутреннего контроля и органом управления предприятия. Это также важный момент в понимании организации учета на предприятии, так как сами по себе результаты внутреннего контроля лишь сигнализируют о допущенных нарушениях и ошибках, но не являются подтверждением того, что «обнаруженные ошибки и нарушения будут исправлены.

Таблица 2.1.

Оценка состояния внутреннего контроля

2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ При проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками необходимо оценить качество первичной информации, поступающей в систему бухгалтерского учета. Связано это с тем, что практически все документы данного раздела поступают на предприятие извне, увеличивая внутрихозяйственный и контрольный риски при проведении контроля данного раздела. Причин тому несколько: отсутствие многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки (как это происходит с документацией, создаваемой на предприятии); сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов; большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов; значительная часть первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с договорами на оказание услуг) не унифицирована. Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности.

В таких условиях анализ организации первичного учета позволяет более квалифицированно провести основные процедуры по данному разделу и более обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов проверяемой совокупности. Контроль организации первичного учета строится по следующей схеме:

1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних и внешних факторов (среди внешних — требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры предприятия, местоположение, используемые ресурсы; внутренние факторы: организационная структура, философия управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность).

2. Оцениваются величины внутрихозяйственного риска первичного учета на данном участке по результатам проведение аналитических процедур;

3. Определяются примерные объемы первичной учетной документации, представляемой к проверке, по данному разделу учета.

При проведении контроля организации первичного учета по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются следующие методы сбора доказательств.

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг (далее ТМЦ). Основная цель — достижение уверенности в том, что на предприятии присутствует вся первоначальная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению ТМЦ, выборка репрезентативная (осуществлять с помощью случайного или систематического отбора); операции по приобретению работ, выборка непредставительная, в зависимости от предмета договоров, стоимости и прочих факторов. При этом, проверяя полноту приобретенных работ, услуг можно использовать информацию о типичном «наборе» услуг, предоставляемых проверяемой организацией за определенный период, которую возможно получить в результате устного опроса или используя учетные регистры. Проводя эту процедуру, надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур). После чего сверить данные вышеуказанных документов с данными складского учета.

Проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья и материалов, оказания услуг. Необходимо установить причины расхождения (если таковые есть) между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, имеют такие факты разовый или систематический характер. С помощью опроса главного бухгалтера (его заместителя, работника отдела по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками) необходимо выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация. Осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их отсутствия, некомплектности или некачественности, и как в таких ситуациях происходит принятие к учету ТМЦ, работ, услуг. Также, для целей настоящей процедуры, будет полезно ознакомится с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, документам последних уделить особое внимание.

Проверка законности первичной учетной документации (ПУД) по операциям расчетов доставщиками и подрядчиками. Проведение этой процедуры обязательно. Ее цель — получение достаточного количества доказательств того, что весь массив ПУД имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). Здесь необходима сплошная, полистная проверка всех отобранных документов. К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры выделяется общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку, выявленные нарушения отражаются в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

Проверка соблюдения графика документооборота проводится с целью установить наличие либо отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, и на все ли первичные документы он составлен. В ходе данной процедуры целесообразно заполнить таблицу, чтобы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками. При необходимости можно также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны только формально, есть риск того, что: некоторые первичные документы могут отсутствовать; некоторые первичные документы могут быть утеряны; некоторые первичные документы будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно (например, в следующем периоде); в некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (т.к. отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что при принятии документа к учету были соблюдены следующие принципы:

1) было достаточно оснований для регистрации документа в системе учета;

2) все документы, оформляющие проверяемые операции зарегистрированы полностью и своевременно;

3) все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;

4) все документы отражены в соответствии с сущностью операции, и по всем документам произведен количественный и качественный перенос данных в систему учета;

5) документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры должна производиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к: документам, на которые не составлены графи оборота; операциям, где первичные документы отсутствуют либо в них отсутствуют определенные реквизиты.

Проверка организации хранения документов и организации доступа к ПУД. Цель проведения данной процедуры — установить соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения в архиве предприятия. Если на предприятии нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве — присутствует большой риск несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере так и к различного рода злоупотреблениям с первичной документацией, как то: приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов. Все организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п. 98). Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

Источниками информации аудитору могут служить: графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив), оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе сверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного раздела учета. Сведения, полученные в ходе проверки организации первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (глубины проверки бухгалтерского и налогового учета, определения объемов выборки на отдельных участках и способов отбора проверяемой совокупности).

2.3 КОНТРОЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО И НАЛОГОВОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ Учитывая результаты проведенных ранее процедур, можно приступить к детальной проверке оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности операций данного раздела учета применяются следующие процедуры.

Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей. Цель процедуры — достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация расчетов. Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию расчетов, как правило, проводят некачественно или не проводят вовсе, эту работу должен организовать проверяющий. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности. Инвентаризацию целесообразно проводить посредством запроса к контрагенту проверяемого предприятия о состоянии расчетов на определенную дату с приложением к запросу расшифровки задолженности. Запросы-подтверждения или акты сверок (обычно используют именно их) могут быть оформлены на бланке предприятия. Такой запрос отправляется поставщику или подрядчику в двух экземплярах, один из которых с подтвержденной или нет) суммой возвращается проверяющему. Это одна из важнейших процедур проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности, необходимо принимать во внимание данное обстоятельство и знать типичные методы совершения и сокрытия подобных действий, значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как простыми, например, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов, так и сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки, в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев кредиторской задолженности перед одним контрагентом задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть временно списаны на внереализационные доходы организации.