Автоматизированная обработка информации по сводному учету и составлению отчетности

Автоматизированная обработка информации по сводному учету и составлению отчетности

Введение

Комплекс сводного учета и составления отчетности включает в себя ряд задач:

1) отражение хозяйственной деятельности предприятия — обобщение информации на аналитических и синтетических счетах с дальнейшей группировкой полученных данных

2) формирование данных для составления отчетности и принятия управленческих решений.

3) завершающий этап учетного процесса — автоматизированное составление бухгалтерского баланса и отчетности, выполняется систематически по окончании отчетного периода (месяц, квартал, полугодие, год).

АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности предназначено для отражения хозяйственных операций, изменяющих состояние средств предприятия, и их источников на счетах бухгалтерского учета.

Счета предназначены для экономической группировки хозяйственных средств и их источников, выраженных в натуральном и стоимостном (денежном) измерениях, позволяют получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием.

При этом используются две взаимосвязанные системы счетов бухгалтерского учета — по синтетическим и аналитическим счетам, отличающиеся степенью детализации учета средств и источников, это имеет важное значение как для усиления контроля за правильностью самого учета, так и для эффективного использования этой информации в управлении предприятием.

Рациональная организация синтетического и аналитического учета хозяйственных операций с применением АРМ бухгалтера обеспечивает:

— контроль за движением уставного фонда в части основных и оборотных средств предприятия;

— контроль за образованием и порядком использования амортизационного фонда, единого фонда оплаты труда, фондов социального развития и специального назначения;

— сохранность денежных средств и контроль за использованием их по целевому назначению;

— выявление финансовых результатов деятельности предприятия и контроль за распределением дохода;

— систематизацию и обобщение данных о производственно-хозяйственной деятельности предприятия в аналитическом и синтетическом разрезах для принятия управленческих решений.

Входная информация для решения задач сводного учета и составления отчетности:

— первичная информация, возникающей в процессе финансово-хозяйственной деятельности,

— информация, которая полностью формируется в процессе решения задач других участков учета.

Целью автоматизации сводного учета — предоставление информации, удовлетворяющей требованиям различных пользователей.

Пользователей учетной информации можно разделить на три категории, им соответствуют три категории АРМ:

1) АРМБ I категории создается для внутреннего пользователя, т. е. для тех пользователей, которые осуществляют учет (зам. главного бухгалтера, сектор сводного учета, главный бухгалтер);

2) АРМ II категории создается для управленческого состава предприятия (финансовый директор, главный экономист, зам. директора по маркетингу, руководитель предприятия);

3) АРМ III категории используется внешними пользователями (руководители филиалов, акционеры и т. д.).

Рассмотрим взаимосвязь между АРМ разных категорий при использовании АРМБ сводного учета.

Вся информация, подготовленная на АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности, рассматривается в свете ее конечного влияния на принятие решений. Прежде, чем принять правильное решение, необходимо определить цель или руководящее направление и получить соответствующее решение традиционных задач сводного учета и составления отчетности.

По результатам решения задач формируется единая база данных бухгалтерских записей. Формирование базы данных и логический контроль правильности ее заполнения выполняется в течение месяца по мере поступления информации с АРМ смежных участков учета.

Взаимосвязь данных обеспечивается использование единой структуры кодов синтетических счетов и объектов аналитического учета, применением одних и тех же бухгалтерских записей во всех участках учета.

Разделение АРМБ сводного учета на три категории проводится организационным образом с авторизацией доступа к необходимой информации. Поэтому структуру данных и технологию решения задач будем рассматривать как единую для всех трех категорий АРМ.

Схема: Главное меню 1. — подменю 1.1 — пункты 1.1.1 — подпункты 1.1.1.1

Главное меню имеет следующий вид:

Размещено на /

1. Входная информация

При выборе функции «Входная информация» в меню II уровня отображается перечень входной информации:

Бухгалтерская справка

Режим «Бухгалтерская справка» используется для корректировки данных или для ввода тех данных, которые не нашли отражения в других АРМБ.

Структура бухгалтерской справки аналогична структуре справок, описанных для других АРМБ.

Информация, получаемая из других АРМБ

В режиме «Информация, получаемая из других АРМБ» осуществляется контроль и отображение информации по каждому в отдельности АРМ бухгалтера. Это дает возможность бухгалтеру (аудитору) осуществлять контроль за наличием информации, ее достоверностью и полнотой.

Ошибочные записи анализируются и при необходимости осуществляется их корректировка в режиме «Бухгалтерская справка».

Книга учета хозяйственных операций

В режиме «Книга учета хозяйственных операций» производится ввод первичных операций в Книгу учета хозяйственных операций, которая представляет собой хронологически упорядоченный (по времени выполнения) список бухгалтерских проводок по счетам. Она содержит записи всех бухгалтерских операций, изменяющих состояние счетов, и служит основным источником для формирования бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерские записи в Книгу учета хозяйственных Операций могут заноситься либо путем непосредственного ввода хозяйственных операций с формированием бухгалтерских проводок, либо при генерации бухгалтерских проводок путем использования Справочника типовых хозяйственных операций во время формирования первичной информации, либо посредством формирования бухгалтерских проводок из других АРМБ.

В Книгу учета хозяйственных операций заносятся сведения, начиная от даты начала расчетного периода до необходимой даты. Бухгалтерские записи могут быть откорректированы, добавлены новыми, удалены, скопированы. В настоящее время по технологии формирования Книги учета хозяйственных операций создаются почти программные комплексы, разрабатываемые на Украине. Они предназначены и функционируют лишь на небольших предприятиях. Книга учета хозяйственных операций имеет следующий вид:

Книга учета хозяйственных операций

2. Нормативно-справочная информация

учет отчетность автоматизированный бухгалтер

При выборе режима «Нормативно-справочная информация» на экране отображается перечень нормативно-справочной информации:

Справочник курса валют

Справочник курса валют необходим для перерасчета валютных сумм в национальную денежную единицу по действующему курсу Национального банка Украины, а та же для ведения истории изменений курсов валют. Его структура: наименование валюты, код валюты, единица валюты, стоимость валюты в национальной денежной единице, дата ввода курса валюты.

Справочник счетов бухгалтерского учета

Справочник счетов бухгалтерского учета используется для учета на счетах, субсчетах и кодах аналитического учета. Его структура: код предприятия, счет, субсчет, код аналитического учета, его наименование.

Справочник указаний по ведению счетов

Справочник указаний по ведению счетов бухгалтерского учета используется для определенного упорядочивания базы данных и включает в себя: код предприятия, код синтетического счета, уровень управления, номер заказа, объект анализа, статьи учета, элемент учета, элемент контроля, объект контроля, объект учета, тип печати.

Справочник допустимой корреспонденции счетов

Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок и для аудиторских проверок произведенных ранее операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий счет, допустимость корреспонденции (дебет, кредит).

Справочник формирования показателей отчетности

Справочник формирования показателей отчетности создается для автоматизированного формирования отчетности. Он имеет следующую структуру: номер формы, наименование формы, периодичность, код формы, номер строки, номер графы, синтетический счет, субсчет основного счета, код аналитического учета, структурное подразделение, корреспондирующий счет, субсчет корреспондирующего счета, код аналитического учета, операция, знак суммы.

Справочник формирования показателей отчетности вводится в АРМ для каждой формы. Вся введенная информация формируется по основному синтетическому счету и хранится в этом виде. Коррекция этого справочника производится при изменении показателей в формах годовой и периодической отчетности.

Справочник взаимосвязей показателей отчетности

Справочник взаимосвязей показателей отчетности используется для автоматического контроля правильности отражения показателей в отчетности и имеет следующую структуру: номер показателя, наименование показателя, номер формы отчетности, номер строки, номер графы отчетности, соответствие номеру другой формы отчетности, номеру строки, номеру графы.

Справочник группировки статей отчетности

Справочник группировки статей отчетности необходим для проведения анализа и аудита финансовой деятельности предприятия. Он имеет следующую структуру: на наименование обобщенного показателя, условное обозначение, наименование статей баланса, условное обозначение, мер строк баланса, входящих в статью баланса, счет, наименование счета.

Справочник расчета показателей предприятия

Справочник расчета показателей предприятия необходим для анализа и оценки финансового по положения предприятия и определения целесообразности приватизации. Он имеет следующую структуру: наименование показателя, условное обозначение, способ расчета, оптимальное соотношение.

Справочник-календарь

Справочник-календарь предназначен для установления периода получения информации, для фиксации и распределения по определенным датам. Он имеет следующую структуру: год, текущий месяц, дни, интервал врем для отображения информации.

Справочник типовых хозяйственных операций

Справочник типовых хозяйственных операций используется для автоматизированного формирования бухгалтерских проводок. Его структура аналогична справочник описанным для случая других АРМБ.

Справочник структурных подразделений

Справочник предприятий.

Справочник структурных подразделений и Справочник предприятий предназначены для формирования информации по структурным подразделениям и предприятию в целом.

3. Аналитический учет

В режиме «Аналитический учет» формируется аналитическая информация по каждому синтетическому счету.

Меню II уровня имеет следующий вид:

Ведомость аналитического учета

Ведомость аналитического учета предназначена для подробной расшифровки объекта учета. Это оборотно-сальдовая ведомость по синтетическому счету в аналитическом разрезе. Бухгалтер (аудитор) имеет возможность произвести анализ аналитических данных по каждому синтетическому счету.

Карточка аналитического учета

Карточка аналитического учета отображается по мере необходимости на каждый аналитический объект. В карточке приводятся характеристики объекта, движение по аналитическому счету и остатки на конец отчетного периода. При аудите или анализе аудитор (бухгалтер) имеет возможность отобразить требуемую аналитическую информацию за определенный период времени в разрезе документов и дат проведения этих операций по следующей форме:

Аудитор проверяет достоверность информации и выдает конкретные предложения. Аналитический учет необходим и для анализа, и для принятия решений по тому или иному виду хозяйственной деятельности.

Справочная информация по аналитическому учету

4. Синтетический учет

При выборе режима «Синтетический учет» на экран выдается следующий перечень:

Главная книга

В режиме «Главная книга» за выбранный период времени осуществляется формирование и отображение информации по следующей структуре:

Главная книга служит основным бухгалтерским регистром для обобщения бухгалтерской информации.

Оборотно-сальдовый баланс

В режиме «Оборотно-сальдовый баланс» отображается информация для обобщения информации в виде оборотов по счетам

Данная ведомость может формироваться в разрезе выбранного периода времени. При необходимости может производиться расшифровка проведенных хозяйственных операций. При этом на экране отображается следующая формация:

Справочная информация

Режим «Справочная информация» предусмотрен для анализа по проведенным хозяйственным операциям в целом по предприятию (подразделению). При этом осуществляется контроль всех операций на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета. Формируемая ведомость позволяет проанализировать неправильно введенные (рассчитанные) данные, отраженные на счетах бухгалтерского учета. Ее форма следующая:

Шахматная ведомость

«Шахматная ведомость» предназначена для анализа контроля за проведенными операциями. Занесенные в нее итоги по вертикали и горизонтали дают представление проведенных оборотах по счетам, что дает возможность наглядно проконтролировать каждый счет.

Аудитор (бухгалтер) может проанализировать состояние каждого счета и проверить правильность формирования бухгалтерских записей. Данная ведомость может быть отображена за любой необходимый период времени.

Контроль осуществляется на основании имеющихся в информационной базе данных и Справочника допустимой корреспонденции счетов. В случае ошибки бухгалтер корректирует данные согласно действующему положению.

При автоматизации формирования бухгалтерской отчетности особенно важна автоматизация контроля результатных данных, который вместе с входным контролем информации должен составлять единую систему обеспечения достоверности обработки данных сводного учета и отчетности.

Для осуществления проверки на достоверность отчетных данных, отраженных в формах отчетности, аудитор обязан просмотреть взаимосвязи показателей и сделать конкретные выводы по выявленным отклонениям.

5. Отчетность

При выборе режима «Отчетность» осуществляется отображение следующих функций:

Все эти отчетные документы могут быть рассчитан отображены. Также возможна генерация новых форм видоизменение имеющихся форм. Для контроля существует функция просмотра ранее сформированных отчетных документов.

В связи с тем, что на Украине отчетные формы меняются очень часто, для генерации новых форм отчетности необходимо иметь специальное программное обеспечение, которое позволяло бы пользователю формировать новые документы без знания специальных языков программирования только на основе алгоритма расчета полей документа.

Отчетные документы формируются и отображаются на необходимую дату. На основании Справочника группировки статей отчетности, Справочника расчета показателей предприятия, а также на основании фактических отчетных данных осуществляется расчет информации по показателям.