Повышение эффективности системы управления автотранспортными подразделениями предприятий АПК

Агропромышленный комплекс России сегодня переживает глубокий кризис. Особую озабоченность вызывает разобщенность сфер АПК (производители средств труда, сельхозпроизводители, перерабатывающая промышленность) и высокая степень физического и морального износа средств производства. Разобщенность сфер АПК объясняется резкой сменой способа хозяйствования предприятий при переходе от планово-распредлительной системы к рыночной экономике. Высокая степень износа средств производства вызвана снижением уровня финансирования сельскохозяйственной отрасли со стороны государства в период реформ.

Несмотря на значительное время, прошедшее с начала рыночных реформ, проблема не потеряла своей остроты а, напротив, выступает еще более четко в условиях подготовки к вступлению России во Всемирное Торговое Общество (ВТО). В этом случае средства защиты отечественного АПК будут значительно ограничены соглашением ВТО, что подтверждается опытом Китая и ряда других стран, недавно вступивших в эту организацию.

Без сомнения, для поднятия конкурентной способности АПК требуются значительные инвестиции, разработка механизмов координации сфер АПК и ряд других мер. Однако представляется сомнительным, что финансовая поддержка снимет все моменты кризисной ситуации. Особая роль в преодолении кризиса принадлежит системе управления предприятий АПК. Именно на уровне руководства предприятия следует осознавать проблемы координации АПК. Только эффективная система управления может обеспечить высокую отдачу инвестиций и гарантировать исполнение концепций, разрабатываемых на уровне министерства и государственном уровне.

Особенность управления предприятиями АПК и в особенности сельскохозяйственным производством состоит в значительной подверженности его различного рода рискам в силу высокой зависимости от природных условий.

Для управления такими предприятиями требуется оперативный учет огромного числа факторов, который в совокупности должен обеспечивать эффективное принятие решений на любом уровне управления предприятием.

Такой качественный учет может быть получен экстенсивным или интенсивным путем. Экстенсивный путь, состоящий в увеличении штата системы управления, в случае предприятий АПК не эффективен, т.к. требует значительных капиталовложений и обеспеченности кадрами необходимого уровня. Наиболее эффективным для АПК представляется интенсивный путь, состоящий в совершенствовании (реинжиниринге) управленческих и учетных процедур предприятия посредством комплексной автоматизации системы управления. Эффективность построения информационной системы на сегодняшний день вполне очевидна и подтверждается значительным количеством независимых исследований.

В случае следования интенсивному пути оптимизации системы управления предприятий АПК возникает следующий вопрос. Программный компонент информационной системы предприятия должен обладать широким функционалом для обеспечения качественного учета, способного стать основанием для эффективного принятия решений. Качество комплексных готовых программных решений, учитывающих всю специфику предприятий АПК и в первую очередь — сельскохозяйственных предприятий, не удовлетворительно для начала их массового внедрения. Все известные отраслевые решения для АПК («Ра-рус: Сельское хозяйство», Пролог и пр.) обладают рядом недостатков от ориентированности только на перерабатывающую сферу до отсутствия в них модулей для учета многочисленных вспомогательных производств, таких, как МТП, автопарк и т. п.

Разработка отраслевого решения для АПК требуемого уровня не может финансироваться предприятиями в силу их низкой платежеспособности и высокой стоимости разработок. Наиболее перспективным представляется следующий путь построения отраслевого решения для комплексной автоматизации системы управления АПК. В качестве ядра системы должна быть использована система комплексной автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, обладающая свойствами высокого качества обеспечения соответствия законодательству, технической поддержки, адекватности условиям АПК, открытости интерфейса и гибкости настройки.

Далее группой разработчиков дорабатывается необходимый специфичный функционал. При разработке дополнительных модулей следует придерживаться принципов научной обоснованности и системного подхода к решению проблем. При соблюдении этих принципов возможно получение полноценного комплексного решения для АПК, способного удовлетворить всем требованиям современной экономической ситуации. Такое решение при должной поддержке будет доступно для массового внедрения в предприятиях АПК, что должно снизить затраты на приобретение программного комплекса в расчете на одно предприятие.

Одним из самых необходимых отраслевых модулей для предприятий АПК является модуль учета автотранспортного подразделения. При построении управленческой информационной системы предприятия без использования этого модуля, система управления подразделением, являясь неотъемлемой частью системы управления предприятием, разобщена с ней на уровне информационных образов.

Это приводит к нарушению или снижению оперативности информационных связей, не позволяет достигать потенциально возможной эффективности линейных и функциональных связей в системе управления подразделения и предприятия в целом.

Кроме восстановления полноты управленческой информационной системы перед модулем учета деятельности автотранспортного подразделения нужно ставить задачи повышения эффективности системы управления подразделения. Как показала апробация разработанного программного решения, эти задачи можно решить и при этом достигается значительный экономический эффект, который при расчете за год часто достигает 10−15% от затрат на автотранспортное подразделение.

Система управления автотранспортными подразделениями предприятий АПК в 40−50% частично автоматизирована, т. е. используются программы прошлого этапа автоматизации для автотранспортных предприятий (разработанные до 1990 г.). Перед их разработчиками стояла цель автоматизировать обработку путевых листов, расчет сумм заработной платы водителей по существовавшим на момент внедрения программ правилам и методикам. При попытке пересмотреть методику расчета зарплаты или порядка расчета расхода горючего по установленным на предприятии нормам такие решения часто не могут быть перенастроены.

Для предприятий АПК оказание автотранспортных услуг не носит характера основного вида деятельности, но является неотъемлемой частью основного производства (технологического процесса). Повышение эффективности работы автотранспорта на исследуемых предприятиях положительно сказывается на снижении себестоимости продукции предприятия.

Современная экономическая ситуация (рыночные отношения, постоянный рост цен на энергоносители, конкуренция) делает это направление уменьшения себестоимости одним из самых приоритетных. Кроме того, рост объема производства многих предприятий, нуждающихся в услугах автотранспорта на стадии производства или реализации своей продукции, не может осуществляться без опережающего роста объема производства транспортных услуг, оказываемых автотранспортными подразделениями или предприятиями.

Проблема повышения эффективности управления подразделением должна решаться комплексно. В противном случае качественное изменение ситуации в управлении предприятиями АПК не может быть достигнуто. Представляется целесообразным решение проблемы повышения эффективности управления в рамках комплексной автоматизации системы управления предприятия АПК. Информационный образ системы управления подразделения должен быть включен в управленческую информационную систему предприятия. Под управленческой информационной системой предприятия здесь и далее понимается информационная система, реализованная средствами современных информационных (компьютерных) технологий для целей повышения эффективности системы управления предприятием. Таким образом, управленческая информационная система предприятия является информационным образом реальной системы управления предприятием.

Комплексная автоматизация системы управления также позволяет постоянно контролировать деятельность подразделения для руководителей высшего звена предприятия. При локальной автоматизации или при ее отсутствии руководство предприятия имеет доступ к информации о деятельности подразделения в опосредованном виде. Многие информационные связи в системе управления организуются исключительно формированием сводов и отчетов, заранее согласованных форм. В случае комплексной автоматизации, руководители имеют прямой доступ к любой информации о деятельности подразделения от первичных документов (путевых листов, нарядов, накладных) до сводной отчетности в любом необходимом разрезе в удобной для использования форме.

Цель исследования состоит в разработке методического инструментария для совершенствования системы управления автотранспортным подразделением предприятий АПК средствами реинжиниринга.

Задачами диссертационной работы являются:

• исследование основных закономерностей и ресурсов повышения эффективности управления автотранспортным процессом;

• выявление особенностей управления автотранспортным подразделением в предприятиях АПК;

• исследование различных подходов к повышению эффективности системы управления предприятиям АПК с использованием реинжиниринга;

• изучение региональных тенденций развития автотранспортной отрасли Вологодской областиф • выявление особенностей и тенденций развития автотранспорта АПК и его системы управления в Вологодской области;

• изучение имеющихся в регионе программных средств для комплексной автоматизации системы управления предприятием АПК;

• обоснование возможности и эффективности расширения функционала тиражных программных продуктов для построения управленческой информационной системы предприятия АПК;

• разработка программного модуля, являющегося инструментом реинжиниринга системы управления автотранспортным подразделением;

• оценка эффективности использования разработанного программного решения с помощью апробации на предприятиях АПК Вологодской области и разработка рекомендаций по его использованию.

Объектом исследования является система управления предприятий АПК и специфика ее функционирования в условиях управленческой информационной системы.

Предметом исследования служит система управления автотранспортным подразделением предприятия АПК, рассматриваемая в контексте управленческой информационной системы предприятия.

Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам построения управленческих информационных систем предприятий, повышения эффективности системы управления процессом оказания автотранспортных услуг, повышения эффективности систем управления предприятий АПК, теории управления и организации. При проведении исследований автор опирался на труды.

Ю.В. Агаповой, Н. Я. Аксенова, В. В. Виноградова, C. J1. Голованенко, Г. Н. Дрозда, Г. В. Ишмуратова, К. Э. Каллас, В. И. Котелянеца, А. И. Малышева,.

A.П. Обыденнова, А. Олейника, А. И. Пилипченко, Б. П. Савицкого,.

B.А. Юренева.

Научная новизна работы состоит в разработке частной методики повышения эффективности управления автотранспортным подразделением средствами реинжиниринга.

Научная новизна заключается в следующем:

• предложена методика эмпирической оценки эффективности интерфейса программных продуктов, используемых в сфере управления и учета;

• усовершенствована методика оценки экономического эффекта от мероприятий по совершенствованию системы управления автотранспортным подразделением;

• предложен интеграционный подход к решению проблемы автоматизации системы управления автотранспортным подразделением, позволяющий использовать разработанные технологии для повышения эффективности управления автотранспортным подразделением вне зависимости от его размеров и форм организации.

Практическая значимость. Разработанный программный модуль позволяет решить проблему автоматизации системы управления автотранспортным подразделением на предприятиях АПК всех типов. Тема диссертации входит в научную программу «Проблемы региональной экономики: анализ, прогнозирование, управление», № государственной регистрации 120 000 837 раздел «Проблемы совершенствования экономических рычагов управления автопарком предприятий АПК».

Внедрение результатов исследования. Эффективность применения предлагаемых мероприятий доказана при внедрении на ряде предприятий АПК Вологодской области: АОЗТ «Тепличный», ООО «Овощное», АОЗТ «Вологод.

• екая птицефабрика", АОЗТ «Шекснинская птицефабрика», ТОО «Новленское», ГУП ОПХ «Куркино», АОЗТ «Учебно-опытный молочный завод», ТОО «Политотделец», ТОО «Северная ферма» и пр. Также имеется более 20 внедрений за пределами Вологодской области. Общее количество внедрений более 50.

В результате комплексного решения проблемы автоматизации автотранспортного производства стало возможным внедрение технологий на двух автотранспортных предприятиях: МУП «Спецавтохозяйство», МУП «Каменск-Уральское ПАТП-14».

Результаты проведенных исследований докладывались и получили одобрение на научно-практических конференциях в г. Вологде: ВГМХА, в 1999, 2000, 2001 гг., Вологодском Научно-Координационном центре ЦЭМИ РАН в 2001 г., в Санкт-Петербурге в Академии менеджмента и агробизнеса Нечерноземной зоны РФ в 1999 г., на международной конференции НАЭКОР в Тимирязевской Сельскохозяйственной Академии в г. Москве в 2002 г.

Основные положения диссертационной работы опубликованы в семи научных статьях, общим объемом 1,25 п.л.

Результаты исследования в течение 3-х лет успешно используются фирмой ЗАО «Центр Научно-Технических Услуг и Консультаций» г. Вологда, специализирующейся на внедрении комплексных систем автоматизации учета и управления на предприятиях АПК и производственных предприятиях.

Объем и структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем диссертации без списка литературы и приложений составляет 157 страниц машинописного текста. Работа содержит 33 рисунка, 13 таблиц.

Выводы и предложения.

На основе изучения теоретических вопросов, касающихся региональной экономики, а также осуществленных в рамках диссертационной работы анализа реальной ситуации в АПК и экспериментов сделаны следующие выводы.

1. Система управления большинства предприятий АПК (особенно сельских предприятий) по мнению экспертов, подтверждаемому нашими исследованиями, имеет архаичную структуру с плохо обозначенными должностными обязанностями, центрами ответственности и неэффективными учетными и управленческими процессами. При анкетировании руководители высшего и среднего звена указывали на низкую оперативность обработки данных и постоянные расхождения данных на различных участках учета, недостаточную полноту информации в информационной системе (для автоматизированных предприятий). Это осложняет осуществление таких функций управления, как контроль и планирование.

2. Предприятия АПК в большинстве случаев на фоне малой эффективности их системы управления также не имеют сотрудников, способных помочь в ее совершенствовании и построении для этой цели информационной системы.

3. Качество учета автотранспортных подразделений предприятий АПК неудовлетворительно. Предприятия АПК региона испытывают трудности с внедрением ряда существующих методик повышения эффективности деятельности автотранспорта, в том числе специализированных методик, разработанных для АПК. Так, многие предприятия не используют систему нормирования, основанную на классификации групп дорог и классов грузов по причине сложности обработки первичных документов. Для экономии затрат на автопарк предприятия стремятся предельно упростить учетные и управленческие процедуры системы управления автотранспортным подразделением. Это на практике приводит к появлению форм оплаты труда водителей, не стимулирующих производительность труда (например почасовая оплата), малоэффективным нормам расхода горючего и вспомогательных материалов, имеющих значительные неиспользуемые ресурсы для экономии.

4. Деятельность автотранспортных подразделений сложно контролировать руководителям высшего и среднего звена. Основной причиной является доступность информации о деятельности автотранспортного подразделения руководителям высшего звена лишь в опосредованном виде (сводная отчетность, формируемая внутри автотранспортного подразделения). При этом эта проблема свойственна как неавтоматизированным автотранспортным подразделениям, так и подразделениям с локальной автоматизацией учета автопарка. Такая непрозрачность деятельности автотранспортного подразделения затрудняет поиск ресурсов экономии затрат.

5. Структура системы управления автотранспортных подразделений предприятий АПК должна быть пересмотрена. При пересмотре должностных обязанностей и информационных потоков возможно достичь снижения затрат на содержание системы управления автотранспортным подразделением, при этом достигая одновременного повышения эффективности ее работы. Так, в большинстве случаев путевые листы в системе управления автотранспортного подразделения обрабатываются дважды, а иногда и трижды: для выписки, таксировки, расчета нормы горючего и материалов, формирования сводной отчетности. В случае комплексно автоматизированной системы управления возможно вменение всех перечисленных функций в должностные обязанности одного исполнителя. Это на практике приводит к более качественному выполнению этих процедур и снижению удельных затрат, как временных, так и денежных, на обработку одного документа.

6. Существующие программные решения проблемы автоматизации управления автотранспортным подразделением предназначены, прежде всего, для автотранспортных предприятий. По этой причине они сложны в адаптации к условиям АПК. Имеющиеся программные решения для ведомственного автотранспорта имеют, как правило, упрощенную структуру, ставящую своей целью только выполнение одного или двух компонентов обработки документов. Например расчет зарплаты водителей и нормы ГСМ. С помощью указанных решений не представляется возможным включить автотранспортное подразделение в информационную систему предприятия.

7. Экономический эффект комплексной автоматизации системы управления автотранспортных подразделений совместно с реинжинирингом самой системы управления может достигать 15−20% от общих затрат на содержание автотранспорта в первый год после внедрения программного модуля. Эффект достигается в основном за счет расширения круга применимых методик для повышения эффективности деятельности автотранспортного подразделения и может быть оценен разработанной в работе формулой:

Э^^.^-.^ЧС.-Й-С,), (3.8) где Wo, W) — грузооборот до и после внедрения,.

Qo, Qi — валовой продукт предприятия, выраженный в сравнимых ценах до и после внедрения,.

N0, Ni — количество грузовых автомобилей в автопарке предприятия до и после внедрения,.

С0, С) — себестоимость тонно-километра до и после внедрения, выраженная в сопоставимых ценах,.

С0, С, — средняя себестоимость тонно-километра по отрасли до и после внедрения, выраженная в сопоставимых ценах.

8. Степень удовлетворения руководителей среднего и высшего звена качеством информации о деятельности автотранспортного подразделения существенно повышается при внедрении автоматизации управления автотранспортом в рамках комплексной автоматизации управления предприятия. За счет большей прозрачности деятельности автотранспортного подразделения для руководителей и возможности оперативно влиять на нее посредством изменения внутрипроизводственных актов и решений наблюдается экономический эффект отложенного характера (на второй и третий год после внедрения системы).

Для преодоления неудовлетворительной эффективности деятельности автотранспортных подразделений предприятий АПК и низкого качества системы управления этих подразделений нами предлагается следующее.

1. Рекомендовать к внедрению решения для комплексной автоматизации системы управления предприятий АПК. Это позволит построить информационную систему предприятия, которая может стать средой для принятия решений. При внедрении основной упор должен делаться не на автоматизацию в части бухгалтерского учета, как это происходит в настоящее время, а на управленческий компонент. При этом необходимо использовать разработанный метод реинжиниринга, показавший свою значительную эффективность в случае внедрения на предприятиях АПК. Автоматизация существующих управленческих и учетных процедур на предприятиях АПК не представляется целесообразной и не дает практически никакого экономического эффекта, кроме относительного снижения затрат на формирование бухгалтерской отчетности.

2. Автоматизировать систему управления автопарком предприятий АПК и реорганизовать должностные обязанности ее сотрудников, что позволит с относительно небольшими затратами проводить на предприятии ряд новых программ по снижению себестоимости услуг автотранспорта. Перечень таких методик довольно велик, и ранее их внедрение могло осуществляться в основном только на автотранспортных предприятиях. Также существует ряд методик, специально разработанных для АПК, но требующих значительных временных затрат для учета автопарка высокого уровня детализации. Учет такого уровня было невозможно организовать при ручной обработке путевых листов. Таким образом, комплексная автоматизация системы управления автотранспортным подразделением в рамках информационной системы предприятия дает новые возможности для совершенствования учета деятельности автотранспорта АПК, и организации учета любого уровня сложности. Это в свою очередь обеспечивает возможность использования значительно более широкого круга методик повышения эффективно- > сти деятельности автопарка и снижения затрат на его содержание, чем применяется в настоящее время.

Пересмотреть должностные инструкции нормировщиков, диспетчеров и связанных с ним учетных работников предприятия для полного сосредоточения обработки путевых листов в программном модуле. В этом случае обработка путевых листов автопарка до 60−70 автомобилей может осуществляться одним сотрудником. В настоящий момент различными этапами обработки путевых листов на предприятиях АПК часто занимаются 2−3 сотрудника. Это приводит к снижению оперативности учета и повышению удельных затрат (временных и денежных) на обработку документов автотранспорта.