Аудит кассовых операций

Введение

Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах. В работе рассматриваются задачи аудита кассовых операций, этапы его проведения и соответствующие нормативные документы.

В задачи аудита кассовых операций входят:

— проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;

— правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;

— контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;

— своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

Целью данной работы является раскрытие теоретических, методологических и правовых аспектов учета и аудита кассовых операций.

1. Задачи ревизии кассовых операций, источники информации, процедуры ревизии Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово-хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы — в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 4 октября 1993 г. № 18. ревизия аудит кассовый денежный Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличные в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение его допускается лишь в течении трех рабочих дней в период выплаты заработной платы. Пределы расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами в один день по одному договору не должны превышать установленного лимита.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней с момента получения аванса, если не предусмотрены другие сроки, на которые они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по раннее выданному авансу.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, установленными постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций». Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), а выдача расходным кассовым ордером (форма № КО-2) или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями, расчетно-платежными ведомостями), которые регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Все поступления и выдача наличных денег предприятий учитывают в кассовой книге (форма № КО-4), записи в которой должны осуществляться в хронологическом порядке.

При реализации товаров за наличный расчет в розничной торговле предусмотрен порядок применения контрольно-кассовых машин (ККМ), который регулируется нормативно-законодательными актами.

Организации, осуществляющие расчеты с покупателями с использованием ККМ, должны зарегистрировать их в налоговом органе по месту своего нахождения, оформить паспорт, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию и ее ремонтах, а также вести для учета поступающей выручки книгу кассира — операциониста на каждую ККМ.

Основные задачи контроля денежных средств, кассовых и банковских операций состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, целесообразность и законность их использования, достоверность совершенных денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины и условий хранения денежных средств.

Для решения этих задач ревизор должен располагать необходимой информацией, источниками которой являются данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета. При проверке кассовых операций используют чековые книжки, журналы регистрации, приходных, расходных кассовых ордеров, кассовые книги, отчеты кассира с приложенными первичными документами, журнал-ордер № 1-ПК и анализ счета 50 «Касса» (при компьютерной обработке данных).

При проверке операций по расчетному и другим счетам в банке используют выписки счетов, открытых в учреждениях банков с приложениями первичных документов: платежных поручений, инкассовых поручений, требований, объявлений на сдачу выручки из кассы в банк, мемориальных ордеров банка и др.

В целях осуществления внутрихозяйственного контроля в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в организации производится ревизия (инвентаризация) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

2. Общие положения ведения кассовых операций в Российской Федерации Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем — предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в банках.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем — оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

3. Ревизия кассовых операций Учет кассовых операций осуществляется согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). Данный документ действует в отношении предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности (п. 1 Порядка). Однако Центробанк распространил его действие также на индивидуальных предпринимателей (Указания Банка России от 17.07.2006 № 08−17/2540). Поэтому предприниматели должны вести учет кассовых операций в соответствии с Порядком и осуществлять кассовые операции согласно установленным требованиям.

Чтобы осуществлять расчетно-кассовые операции наличными деньгами, все организации и индивидуальные предприниматели должны иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме (п. 3 Порядка). Прием наличных денег производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники.

Документальное оформление кассовых операций осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Учет кассовых операций отражается в унифицированных формах, утвержденных данным документом. Осуществляя кассовые операции, организации и индивидуальные предприниматели заполняют:

приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

кассовая книга (форма № КО-4);

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

К приходным кассовым операциям относятся действия, связанные с получением наличных денег в кассу. Кассовые операции по приему наличных денег ведутся в соответствии с пунктом 13 Порядка. При приеме денежных билетов и монет кассиры обязаны руководствоваться установленными Центробанком России Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение № 1 к Порядку). Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Кассовые операции по выдаче денежных средств оформляются согласно пункту 14 Порядка. Наличные деньги выдаются из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем либо индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером или лицами на это уполномоченными.

Все расчетно-кассовые операции наличными деньгами учитываются в кассовой книге (п. 22 Порядка). Каждая организация или индивидуальный предприниматель ведут только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя или индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера.

Ведя учет кассовых операций, руководители или индивидуальные предприниматели обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи в временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банков и сдаче в банк. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс прописаны в Приложении № 3 к Порядку.

Контроль кассовых операций, а также ответственность за соблюдение Порядка возлагается на руководителей либо индивидуальных предпринимателей, главных бухгалтеров и кассиров.

В сроки, установленные руководителем или индивидуальным предпринимателем, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассовых операций и кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе (п. 37 Порядка). Ревизия кассовых операций и кассы производится на основании приказа руководителя или индивидуального предпринимателя, которым назначается комиссия.

Если в организации или у индивидуального предпринимателя осуществляется автоматизация кассовых операций, дополнительно проверяют правильность работы программных средств, с помощью которых обрабатываются кассовые операции и документы (п. 37 Порядка). При желании организации и индивидуальные предприниматели могут установить видеоконтроль кассовых операций.

4 .Акт Ревизионной проверки № 10

г. Нижний Новгород «04» февраля 2009 г.

Ревизионной комиссией ООО «Исток» в составе:

Степанов А.А.-главный экономист, руководитель ревизионной службы Николаева Е.А.- руководитель расчетной группы

Сидоров В.В. бухгалтер-экономист проведена тематическая ревизионная проверка

ООО «Импульс"_________________________

по вопросам:

1.Ревизия кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины и целевого использования денежных средств.

2.Ревизия расчетов с подотчетными лицами за период с 01 января 2002 г. по 31 декабря 2002 г.

Основание для проведения проверки — Предписание № 443/03 от 23 января 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Проверка начата 27 января 2009 г., окончена 31 января 2009 г.

1.2. Должностными лицами ООО «Импульс» в проверяемом периоде являлись:

Генеральный директор — Лебедев К.Н.

Главный бухгалтер — Смыченкова О.П.

Кассир — Маркова Т.М.

1.3. Адрес местонахождения организации: г. Нижний Новгород, пр. Кирова, д. 17, оф.4.

1.4. Для целей проверки ревизионной комиссии были представлены следующие документы:

— приказы и распоряжения руководителя предприятия, сметы расходов

— распоряжения и сообщения банков, обслуживающих предприятие

— кассовую книгу

— отчеты кассира

— приходные кассовые ордера

— расходные кассовые ордера

— расчетные и платежные ведомости

— журнал регистрации ПКО

— журнал регистрации РКО

— журнал регистрации платежных ведомостей

— журнал регистрации доверенностей

— оправдательные документы к кассовым документам

— авансовые отчеты

— журнал регистрации авансовых отчетов

1.5. Настоящая проверка проведена сплошным способом с применением метода взаимного контроля и прослеживания (взаимной увязки показателей первичных документов с регистрами аналитического и синтетического учета и бухгалтерской отчетности), были проверены следующие документы:

Кассовая книга, отчеты кассира, ПКО, РКО за периоды:

с 01.01.2008 г. по 30.04.2008 г.

с 01.07.2008 г. по 31.08.2008 г.

Авансовые отчеты за периоды:

с 01.01.2008 г. по 30.04.2008 г.

с 01.09.2008 г. по 30.09.2008 г.

с 01.12.2008 г. по 31.12.2008 г.

1.6. В ходе проверки проведена инвентаризация наличных денежных средств и денежных документов в кассе в соответствии с установленными нормативными требованиями.

2. Настоящей проверкой установлены следующие нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета, а именно:

Нарушение 1:

В чековой книжке не заполнены все обязательные реквизиты (положение об осуществление безналичных денежных средств № 2-П от 03/10/02)

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):

а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011−93;

б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

в) вид платежа;

г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

Нарушение 2:

В выписку банка внесены исправления.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Нарушение 3:

Не оприходована сумма в размере 10 000 руб. полученная из банка.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров.

Замечание

В авансовом отчете № 35 от 14 марта 2008 г. отсутствует документ, подтверждающий расходы по приобретению канцтоваров на сумму 108 руб.

Нарушение:

К авансовому отчету не прилагаются первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки.

Замечание.

В авансовых отчетах № 44 от 10 апреля 2008 г., № 67 от 24 апреля 2008 г., № 112 от 02 сентября 2008 г. отсутствуют подписи подотчетных лиц.

Нарушение:

Не заполнены все обязательные реквизиты первичных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

Замечание

В авансовом отчете № 350 от 25 декабря 2008 г. необоснованно указана корреспонденция счетов: отнесена на счет учета общехозяйственных расходов сумма 5400 руб., израсходованная на приобретение новогодних подарков для детей работников.

Акт нарушения подтверждается бухгалтерской проводкой по дебету сч. 26 в корреспонденции со сч. 71.

Нарушение: Неправомерное отнесение на счета бухгалтерского учета расходов связанных с приобретение новогодних подарков.

Дебет 41 (10) Кредит 71 — оприходованы новогодние подарки.

Дебет 91 Кредит 41(10) — списана стоимость приобретенных новогодних подарков, выданных под роспись.

Заключение

Всего по результатам настоящей ревизионной проверки установлено:

— Неоприходование в кассу денежных средств полученных по чекам в банке

— Недостоверность итогов в платежных ведомостях

— Необоснованное возмещение хозяйственных расходов По результатам проверки предлагается:

внести необходимые исправления в бухгалтерский учет, в частности:

— отразить в составе убытков сумму неоприходованных по кассе денежных средств 10 000,00 руб., путем внесения в регистры бухгалтерского учета необходимых корректирующих проводок;

— произвести удержание 108 руб., с работника, представившего в бухгалтерию авансовый отчет без документов, подтверждающих фактически произведенные расходы, с одновременным отражением необходимых корректирующих операций в регистрах бухгалтерского учета;

— внести необходимые исправительные проводки в регистры бухгалтерского учета в связи с неправомерным отнесением на счета учета общехозяйственных расходов суммы 5400,00 руб. (расходы на новогодние подарки).

Материалы ревизии ООО «Импульс» переданы на рассмотрение юридическому отделу ООО «Исток» для рассмотрения вопроса о возможности привлечения к ответственности лиц, причастных к хищению 10 000,00 руб. из кассы ООО «Импульс»

Материалы ревизии ООО «Импульс» переданы на рассмотрение отделу внутреннего аудита ООО «Исток» для рассмотрения вопроса о целесообразности назначения дополнительной ревизионной проверки по сохранности активов ООО «Импульс» за предшествующие периоды.

В ходе написания данной работы были получены ряд выводов:

Денежные средства являются подвижными и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций.

Все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно — правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие имеет кассу. Операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком.

Основные документы, изучаемые и проверяемые при аудите кассовых операций, следующие: приходные и расходные кассовые ордера; кассовая книга, отчеты кассира; журналы регистрации приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм; платежные (расчетно — платежные) ведомости и др.

В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно — правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично — денежные расчеты.

При проверке (проведении аудита) необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах. При проверке методом инвентаризации выявляется ничем не замаскированное хищение денежных средств. Для этого необходимо провести инвентаризацию денежной наличности в момент выхода аудитора на предприятие.

При аудите кассовых операций часто встречается нарушение лимита расчетов между юридическими лицами в пределах одного плана.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка.

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ И (ИЛИ) РАСЧЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЛАТЕЖНЫХ КАРТ» (принят ГД ФС РФ 25.04.2003)

3. «ТИПОВЫЕ ПРАВИЛА ЭКСПЛУАТАЦИИ КОНТРОЛЬНО — КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ» (утв. Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 N 104)

4. ПИСЬМО ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (вместе с «ПОРЯДКОМ …», утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40)

5. «ПОЛОЖЕНИЕ О ПРАВИЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ НАЛИЧНОГО ДЕНЕЖНОГО ОБРАЩЕНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)

6. УКАЗАНИЕ ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У «ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ ПО ОДНОЙ СДЕЛКЕ»

7. «КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 27.07.2006) (с изм. и доп., вступающими в силу с 09.08.2006)

www.