Аудит кассовых операций

1. Теоретические основы учета, анализа и аудита кассовых операций

1.1 Цель и задачи аудита кассовых операций

Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

В задачи аудита кассовых операций входят:

— проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;

— правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;

— контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;

— своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

Рассмотрим организационные моменты в работе кассы.

Помещение кассы. Одно из нововведений — отсутствие требования об оборудовании в организациях кассовых комнат (п. 1.11 Положения). Обеспечение сохранности наличных денег — забота предприятия, индивидуального предпринимателя.

Кто ведет кассу. Согласно п. 1.6 Положения кассовые операции могут вести:

— кассир. Если в организации несколько кассиров, назначается старший кассир;

— руководитель. До 2012 г. руководитель такими правами не обладал.

У кассира должны быть (п. 2.3 Положения):

— штамп с реквизитами, подтверждающий проведение кассовой операции;

— образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Если кассовые операции в компании ведет руководитель, то он единолично подписывает кассовые документы и проставляет печать (штамп). В этом случае образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, оформлять не нужно.

Кассовые документы. Порядок документального оформления кассовых операций не изменился. Их также нужно оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.

В Положении номера унифицированных форм этих документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011−93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (п. 1.7 Положения). Цифровой код формы приходного ордера — 310 001, расходного — 310 002.

Кто подписывает кассовые документы. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если такие должности не предусмотрены штатным расписанием или вакантны, поставить подпись может руководитель компании или кассир.

На расходном кассовом ордере должны расписаться и руководитель, и главный бухгалтер (бухгалтер). В отсутствие главного бухгалтера (бухгалтера) — руководитель и кассир (п. 2.2 Положения).

Лимит остатка денежных средств. Теперь лимит кассы определяет руководитель организации или индивидуальный предприниматель без согласования с банком (п. 1.2 Положения). Напомним, что ранее его устанавливал банк, производящий расчетно-кассовое обслуживание предприятия (п. 5 старого Порядка). Порядок расчета лимита приведен в Приложении к Положению. Об установленном лимите остатка нужно издать распорядительный документ, например приказ за подписью руководителя (п. 1.2 Положения).

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат зарплаты, включая день получения из банка наличных денег на указанные выплаты (п. 1.4 Положения).

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

Бухгалтерский учет в Российской Федерации регламентируется правовыми и нормативными документами. Государство в лице Правительства, Министерства финансов, Центрального Банка, Государственного комитета по статистике России при помощи законов, постановлений и инструкций устанавливает правила учета. Основным разработчиком документов по бухгалтерскому учету является Министерство финансов РФ.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде уровней.

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в РФ:

1 уровень — законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета и проведения аудита в организации;

2 уровень — стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности;

3 уровень — методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств;

4 уровень — рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия (учетная политика организации, рабочий план счетов, график документооборота и т. п.).

Законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, прямо или косвенно регламентируют организацию и ведение бухгалтерского учета и проведения аудита кассовых операций в организации обязательны к применению.

Стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности, методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств носят рекомендательный характер.

Указания, инструкции, положения приказы и иные подобные документы по постановке, ведению бухгалтерского учета, создаются непосредственно в организации и являющиеся внутрифирменными документами.

Нормативным регулированием ведения денежных расчетов занимается Центральный банк РФ, применяя разработанные им следующие нормативные документы:

— положение о порядке ведения кассовых операций в РФ;

— положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ;

— положение «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям»;

— инструкция «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях банков»;

— указание «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке».

Краткая характеристика основных нормативных актов и документов регулирования бухгалтерского учета денежных средств в РФ приведена в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Краткая характеристика других основных нормативных актов и документов регулирования бухгалтерского учета в РФ

Системы нормативного регулирования бухгалтерского учета разработаны в разное время, в силу чего некоторые из них вступают в противоречие друг другу. В этой связи, при использовании данных нормативных актов в практической деятельности хозяйствующие субъекты должны руководствоваться следующими правилами:

В случае наличия противоречий между нормативными актами иерархического уровня приоритет имеет нормативный документ более высокого уровня независимо от даты его утверждения (вступления в силу).

В случае наличия противоречий между нормативными актами иерархического уровня приоритет имеет нормативный документ с более поздней датой его утверждения (вступления в силу).

Таким образом, обзор нормативной базы позволяет сделать вывод о том, что она обширна, довольно сложна и в условиях рыночной экономики динамична, вследствие чего от бухгалтеров на участке учета денежных средств требуется не только внимательность, скрупулезность и хорошая память, но и ее знание. А соблюдение законодательства может обеспечить правильную постановку бухгалтерского учета кассовых операций.

2. Порядок проведения аудита кассовых операций на примере предприятия Пушкинском почтамте — УФПС Московской области

аудит кассовый почтамт операция

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Управление федеральной почтовой связи Московской области — филиал ФГУП «Почта России» на сегодняшний день включает в себя 15 обособленных структурных подразделений — почтамтов. Услуги почтовой связи предоставляют 1142 отделения (593 городские и 548 сельские). Из них 3 отделения 1 класса, 43 отделения 2 класса, 309 отделений 3 класса, 482 отделения 4 класса, 304 отделения 5 класса. Услугами почтовой связи охвачены все населенные пункты Московской области.

На 1 июля 2011 года численность работников филиала составляет более 11 800 человек, из которых более 5000 почтальонов, более 2100 операторов, более 450 сортировщиков, около 1450 начальников и заместителей начальников отделений почтовой связи.

Автопарк подмосковной почты обновляется автомобилями различных марок в зависимости от сферы их применения. Преимущественно это автомобили Mecedes-Benz, Volkswagen и ВАЗ.

Услуги почтовой связи предоставляются на всей территории всей Московской области, на площади почти 46 тыс. кв. км. Население области составляет более 6,5 млн. человек. В области 378 муниципальных образований, из них: 36 муниципальных районов, 36 городских округов, 114 городских и 192 сельских поселений. Крупнейшие города: Балашиха (более 192 тысяч жителей), Химки (более 186 тысяч) и Подольск (более 182 тысяч).

В настоящее время на Почте Подмосковья проходят комплексные организационные преобразования, которые направлены на создание эффективной системы управления и оптимальной производственной структуры для обеспечения динамичного развития почтовой связи в регионе.

Развитие почтовой связи региона, улучшение качества обслуживания, сохранение сети почтовых отделений невозможно без активной поддержки Администрации Московской области и органов местного самоуправления. Поэтому одной из важнейших управленческих задач для Подмосковной почты является активизация всесторонней и многоплановой работы с Правительством области, областной Думой и муниципальными образованиями. В настоящее время совместно с Правительством Московской области реализуется долговременная (до 2012 года) программа по совершенствованию почтовой связи Подмосковья. К ключевым сегментам рынка почтовых услуг относятся:

— доставка письменной корреспонденции;

— распространение периодической печати;

— выплата и доставка пенсий и пособий;

— осуществление почтовых переводов;

— отправка посылок и бандеролей;

— информационно-коммуникационные услуги.

Сегодня в условиях формирования в России информационного общества на почтовую службу возложена значимая социальная миссия, которая сводится не только к обеспечению быстрых, надежных каналов передачи информации, удовлетворения потребностей населения в почтовых услугах, но и продвижение новых коммуникационных технологий. На территории Московской области реализуется ряд перспективных национальных проектов по внедрению передовых информационно-коммуникационных технологий. Это в частности проекты Кибер@Почта и Кибер@Деньги. Проект Кибер@Почта предусматривает функционирование в отделениях почтовой связи пунктов коллективного доступа населения в Интернет. Главная задача этого проекта — предоставить гражданам как городов, так и самых отдаленных уголков доступ во всемирную сеть Интернет. Проект Кибер@Деньги основан на технологии ЕСПП (Единая система почтовых переводов), обеспечивающей современный стандарт качества услуг почтовых переводов за счет использования электронных каналов передачи данных.

Пушкинский почтамт является коммерческой организацией и находится в ведомственном подчинении Министерства Российской Федерации по связи и информации.

Функции учредителя предприятия осуществляет Министерство Имущественных отношений РФ по связи и информатизации с действующим законодательством РФ.

Данное предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, товарный знак.

Предприятие приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

Предприятие является коммерческой организацией Местонахождение предприятия: 141 200, г. Пушкино, 1-й Фабричный проезд, д. 18

Почтамт осуществляет следующие виды деятельности:

— деятельность по осуществлению почтовых переводов денежных средств;

— деятельность по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) почтовых отправлений;

— деятельность по приему и, отправке и доставке (вручению) экспресс — почты;

— осуществляет розничную торговлю производственно-технического назначения, товарами народного потребления (в том числе товаров почтой).

— прочая деятельность почтовой связи.

Начальник Пушкинского почтамта несет в соответствии с законодательством ответственность за сведения о деятельности предприятия; главный бухгалтер вместе с начальником несут полную ответственность за состояние финансовой и статистической отчетности согласно действующему законодательству.

Финансовая работа на исследуемом предприятии осуществляется в бухгалтерии. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом начальника почтамта. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь) руководство бухгалтерией осуществляет ведущий бухгалтер.

Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает начальник почтамта по представлению главного бухгалтера. В настоящее время бухгалтерия представлена главным бухгалтером, которому подчинены ведущий бухгалтер, а также бухгалтер по учету материальных ценностей и бухгалтер по учету расчетов (рис. 1). Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии производится главным бухгалтером.

Рис. 2.1. Структура бухгалтерии Пушкинского почтамта Бухгалтерский учет ведется на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, и разработанного на основе него рабочего плана счетов предприятия, утвержденного в установленном порядке.

Бухгалтерский учет ведется с использованием регистров, предназначенных для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии и бухгалтерские справки.

Для проведения инвентаризации в Предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается начальником, в состав которой входят: зам. начальника, ведущий бухгалтер, бухгалтер по учету расчетов.

Дополнительно к инвентаризации, производимой по графику, инвентаризация имущества и обязательств предприятия производится в следующих случаях:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации Предприятия;

Результаты инвентаризации оформляются с использованием форм утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с последующими изменениями и дополнениями).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета на основании письменного распоряжения начальника, в следующем порядке:

— излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты предприятия.

В таблице 2.1 представлен анализ объемов выручки от реализации продукции Пушкинского почтамта. Анализ осуществляется на основе данных финансовой отчетности предприятия, приведенных в приложении.

Таблица 2.1. Анализ динамики выручки от реализации

Пушкинского почтамта

Анализ показал, что выручка от реализации продукции растет от года к году. В частности, в 2011 г. по сравнению с 2010 г. увеличилась на 99,6 тыс. руб. или на 3,89%; в 2012 г. по сравнению с 2011 г. рост составил 109,3 тыс. руб. или 8,17%. В целом за анализируемый период (с 2010 по 2012 г.) выручка увеличилась на 208,9 тыс. руб. или 8,7%. Данные факты говорят о том, что предприятие стабильно работает и развивается.

С помощью табл. 2 осуществлен анализ финансовых результатов предприятия.

Анализ динамики показателей прибыли предприятия осуществлен на основе данных форм отчетности предприятия, в частности, с использованием «Отчета о прибылях и убытках» (приложение). Анализ динамики выручки, себестоимости, расходов и финансовых результатов приведен в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Анализ динамики финансовых результатов предприятия

Данные анализа динамики финансовых результатов показывают следующее:

— работа предприятия за 2010;2012 гг. стала более прибыльной: если выручка от реализации продукции увеличилась на 8,17%, то размер валовой прибыли — на 49,19%, а размер чистой прибыли — на 54,31%;

— себестоимость продукции, как один из факторов, оказывающих влияние на финансовый результат, также демонстрирует положительную динамику: за рассматриваемый период времени сумма себестоимости сократилась на 4,85% при одновременном росте объемов реализации на 8,17%;

— чистая прибыль предприятия демонстрирует стабильный рост: в 2011 г. ее величина увеличилась по сравнению с 2010 г. на 15,64%; в 2012 г. по сравнению с 2011 г. — на 33,44%.

2.2 Аудит кассовых операций на предприятии

В почтовой деятельности в большинстве случаев используется внутренней аудит. Независимость внутреннего аудита условна, поскольку определяется его подчиненностью в организации — непосредственно директору или его заместителю. Главной задачей отдела аудита является подтверждение достоверности отчетности и обеспечение конкретных мер для предотвращения потери ресурсов.

В Пушкинском почтамте УФПС Московской области-филиала ФГУП «Почта России» проводится аудит аудиторами УФПС Московской области. В УФПС создан специальный отдел под названием ревизионный отдел, функциями которого является контроль над соблюдением установленного порядка ведения учета, в том числе и бухгалтерского. И надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Перед осуществлением аудиторской проверки в УФПС Московской области подготавливается письмо о проведении проверки, с перечнем назначенных лиц отдела задействованных в проведении проверки. Указывается область проведения проверки и требования от персонала почтамта. Изложен график проверки, так как проверка проводится во всех почтамтах, только в разное время [17, с. 87].

В ревизионном отделе составляется план проведения проверки, определяет масштаб аудиторских процедур и особенности внутреннего контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта.

Важно заметить, что аудиторы являются независимыми в выборе приемов и методов аудита и несут полную ответственность за результаты своей работы.

При проведении аудиторской проверки, целью которой является выражение аудитором мнения о достоверности бухгалтерской отчетности, аудитор должен получить достаточные для этого аудиторские доказательства на основе аудитоских процедур, таких как:

— детальная проверка верности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам;

— проверка правильности оформления первичных документов;

— аналитическая процедура;

— качество оказания услуг:

Источниками получения доказательств при проведении аудита являются:

— первичные документы;

— регистры бухгалтерского учета;

— результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности;

— устные высказывания сотрудников и третьих лиц;

— сопоставление одних документов с другими;

— результаты инвентаризации имущества;

— др. бухгалтерская и финансовая отчетность.

Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор должен собрать по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Выяснить, как соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как обеспечивается санкционирование различных платежей из кассы, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т. д. Полезным способом получения необходимых данных является тестирование по заранее подготовленному вопроснику (Приложение 2).

По результатам данного вопросника аудитор оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры. Результаты тестирования помогут установить фактическое отношение администрации предприятия к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск.

С целью упорядочения результатов аудита рекомендуется разрабатывать специальную программу проверки кассовых операций (Приложение 3). Правильно составленная программа поможет аудитору последовательно проверить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно провести сбор необходимых доказательств и их документирование.

Приступая к проверке, аудитор должен установить наличие в кассе денежных средств и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот — полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов. В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы, как правило, в несгораемом металлическом шкафу (в специально оборудованном помещении под кассу), который по окончании рабочего дня должен быть закрыт и опечатан.

Аудиторский риск уменьшается, если аудитор использует доказательства, полученные из различных источников и разные по форме представления. Если доказательства, полученные из одного источника, противоречат доказательствам, полученным из другого источника, аудитору необходимо использовать другие дополнительные аудиторские процедуры, чтобы решить возникшие противоречия и быть уверенным в достоверности собранных доказательств и обоснованности полученных выводов [18, с. 65].

Методы получения аудиторских доказательств:

— проверка арифметических расчетов (пересчет);

— инвентаризация — получение ориентировочной информации о состоянии и стоимости имущества и его финансовых обязательств;

— проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;

— проверка документов — определение реальности используемых при проверке документов, то есть прослеживание отражения операции в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения операции;

— проверка первичных документов, проверяют отражение данных первичных документов в регистрах синтетического и аналитического учета;

— сопоставление остатков по счетам за различные периоды;

Собранные доказательства отражаются аудитором в его рабочих документах, составленных в виде записей об изучении и оценке постановки бухгалтерского учета и организации внутреннего контроля, а также бланков, таблиц и протоколов, отражающих планирование, выполнение и изложение результатов аудиторских процедур. Данные полученных доказательств используются при составлении аудиторского заключения и отчета руководству по результатам аудита.

Для обеспечения должного качества оказываемых аудиторских услуг и создания предпосылок для проведения эффективного контроля качества со стороны УФПС, аудит проводимый на предприятиях связи сопровождается обязательным документированием.

После проведения проверки аудиторами составляется аудиторское заключение о бухгалтерской отчетности и контроля качества оказания почтовых услуг.

Аудиторское заключение составляется по результатам проверки хозяйственно — экономической деятельности почтамта. Собственноручно подписывается уполномоченными лицами ревизионного отдела.

Аудиторское заключение составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется почтамту.

В аудиторском заключении по проверке финансово — хозяйственной деятельности Пушкинском почтамта УФПС Московской области-филиала ФГУП «Почта России» от 01.11.2012 года по учету денежных средств и расчетам подразделения изложено, что начальником Контрольно-ревизионного отдела УФПС Московской области-филиала ФГУП «Почта России», бухгалтером — ревизором и ревизором произведена аудиторская проверка финансово-хозяйственной деятельности Пушкинского почтамта с 18.10.2012 г. по 29.10.2012 г. Учет кассовых операций и расчетов на предприятии проверялся выборочно за 1 полугодие 2012 года. Проверка осуществлялась в присутствии главного бухгалтера предприятия.

Проверка бухгалтерского учета на предприятии проводилась в соответствии с Федеральным Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с последующими изменениями и дополнениями, приказом ФГУП «Почта России» № 226 от 29.12.2003 г. «Об утверждении учетной политики для целей бухгалтерского учета и налогового учета с изменениями и дополнениями на 01.01.2004 г.», внутренними стандартами ФГУП «Почта России» и Законодательством РФ.

Указано, что бухгалтерский учет ведется как с применением ручной обработки и автоматизированной обработки в программе «1С-бухгалтерия 7.7». Применяется план счетов бухгалтерского учета, утвержденный ФГУП «Почта России» на 2012 г. Главная книга заполняется вручную.

В ходе проверки выявлены нарушения в ведении бухгалтерского учета и применении вышеуказанных документов, а также других нормативных актов РФ. В главной книге не ведутся, предусмотренные планом счетов: счет 79 «Расходы будущих периодов».

Штат бухгалтерии укомплектован согласно штатному расписанию. Должностные инструкции имеются на всех бухгалтеров.

В ходе проверки произведено снятие остатков наличных денежных средств, материальных ценностей и бланков строгой отчетности в главной и операционных кассах почтамта, а также выборочно в кассах двух отделений связи.

Проверка правильности ведения кассовых операций проводилась в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 № 22 394) и «Порядком ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации», утверждённым Генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ А. В. Поляковым 11.08.1995 г.

Произведена проверка первичных кассовых документов, за несколько месяцев. Их отражение в бухгалтерской отчетности. Проверен также журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Осмотр кассовых книг показал, что в почтамте ведутся пенсионная и переводная кассовые книги. Все оформлены должным образом.

Отразили присутствие графика дежурств на главной кассе.

Проконтролировано вскрытие излишек и отпуск денег в отделения связи и в доставку почтальонам.

Лимит кассовой наличности в главной кассе почтамта утвержден обслуживающим банком в пенсионной и переводной кассе отдельно.

Проверена правильность ведения дневников ф. 130 во всех отделениях почтовой кассе. Правильность отражения операций в соответствующих строках, а также их разноску в бухгалтерии.

В отделениях связи имеются случаи завышения лимита, установленного обслуживающим банком.

Произведена сверка данных дневников ф. 130 с бухгалтерскими данными. Были предоставлены реестры по подкреплениям на переводы, пенсию, ЗПО и остальным выплата, в результате выявлены некоторые отклонения, указанные в акте. В некоторых дневниках учета денежных средств ф. 130 прослеживается неверное выведение остатков, из — за неправильных подсчетов.

Проконтролирована полнота и своевременность распределения средств пенсионного фонда, комитета социальной защиты населения, переводных средств. Проверена раздельность ведения пенсионной кассы отпереводной, учет ведется раздельно по источникам финансирования и по видам выплат. В главной кассе почтамта ведется пенсионная кассовая книга, к которой ежедневно выводятся остатки по всем видам выплат. В отделениях связи поступление и списание пенсионных средств по дневнику ф. 130 также отражаются отдельно. Ведется оборотная ведомость в разрезе каждого вида выплат по пенсионным средствам, доходам и НДС. Реестры ф. 11 на выплаченную пенсию составляются.

При проверке правильности оформления пенсионных поручений выявлены нарушения положений «Инструкции по выплате пенсий и пособий предприятиями Министерства связи СССР», утвержденной Министерством финансов СССР и Министерством связи СССР 23.12.1986 г. № 235. В основном производится выдача пенсионных средств родственникам без оформления доверенности.

Движение переводных средств, в почтамте контролируются: в кассовой книге выводится остаток переводных средств, в дневниках ф. 130 также выводится остаток переводов, излишки переводных средств высылаются в почтамт.

В результате оценки состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в Пушкинском почтамте выявлены следующие недостатки:

1) дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в Почтамте они хранятся в сейфе заместителя начальника Почтамта.

2) нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу организации. Кассиру предоставляется охрана и специальное транспортное сред-ство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, по-путно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

3) имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

4) разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.

2.3 Рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций в Пушкинском почтамте — УФПС Московской области — филиал ФГУП «Почта России»

Денежные средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому внутренний контроль за хранением и использованием должен быть хорошо организован.

Произведенной аудиторской проверкой финансово-хозяйственной деятельности установлены недостатки и нарушения в работе почтамта. В целях устранения отмеченных проверкой недостатков и нарушений, директором УФПС Московской области — филиала ФГУП «Почта России» подписываются рекомендации аудиторов к акту проверки, которые высылаются в почтамт с актом к исполнению.

Основываясь на результатах проведенной проверки кассовых операций в Пушкинском почтамте, данному предприятию можно рекомендовать к использованию ряд мероприятий, направленных на совершенствование данного участка учетной работы.

В первую очередь предприятию необходимо устранить отмеченные аудитором нарушения и недостатки в части бухгалтерского учета кассовых операций и в дальнейшем их не допускать.

Синтетический учет наличных денежных средств на проверяемом предприятии ведется на счете 50 «Касса» без разделения по субсчетам. В связи с этим ООО «Дебют» можно порекомендовать открытие к счету 50 «Касса» субсчетов:

50−1 «Касса организации»;

50−2 «Операционная касса»;

50−3 «Денежные документы».

На субсчете 50−1 «Касса организации» Пушкинский почтамт будет учитывать денежные средства в основной кассе. На субсчете 50−2 «Операционная касса» должно учитывать денежные средства, полученные при приеме платежей. Субсчет 50−3 «Денежные документы» в соответствии с предложенной схемой почтамт будет использовать для учета движения денежных документов.

Ведение учета наличных денежных средств на различных субсчетах позволит исследуемому предприятию использовать информацию о расчетах с населением с использованием контрольно — кассовой техники при составлении бухгалтерской отчетности (Отчета о движении денежных средств ф. № 4).

Для повышения контроля за движением наличных денежных средств Пушкинскому почтамту можно порекомендовать в ведомостях № 1 и № 2, а также в журналах-ордерах № 1 и № 2 ежемесячно вводить строку «Итого с начала года», что позволит анализировать потоки наличных денежных средств.

Также для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств предлагаем ввести вакансию бухгалтера-ревизора, который ежемесячно будет проводить внутренний контроль в соответствии с предложенной программой и составлять внутренний отчет для руководства. В отчете подробно будет представлены целевое использование, ежемесячная выручка, основные клиенты, что позволит предотвратить хищения, ошибки, штрафы. Руководство сможет на основании отчета составить так называемое бюджетирование наличных денежных средств в организации.

О принятых мерах по устранению отмеченных в акте проверки нарушений и недостатков представляется письменное донесение.

Заключение

Обзор теоретических основ учета, анализа и аудита кассовых операций выявил что, с 1 января 2012 г. порядок ведения кассовых операций в российских рублях регулируется Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Банки в этих контрольных мероприятиях не участвуют.

Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

Последовательность работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

Анализ бухгалтерского учета и аудита кассовых операций и расчетов проведен на примере предприятия Пушкинский почтамт — УФПС Московской области — филиала ФГУП «Почта России».

В результате проведения исследования сделаны следующие выводы:

1) Пушкинский почтамт является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках;

2) основной целью деятельности предприятия является предоставление услуг населению, а также получение прибыли;

3) основным видом деятельности Пушкинского почтамта является услуги почтового связи;

4) организационная структура бухгалтерии Пушкинского почтамта — линейная;

5) финансовая работа на исследуемом предприятии осуществляется в бухгалтерии. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом начальника. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) руководство бухгалтерией осуществляет ведущий бухгалтер.

Учет кассовых операций и расчетов на предприятии автоматизирован с помощью программы «1С: — Бухгалтерии 7.7».

Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа автоматически формирует баланс.

В Пушкинском почтамте УФПС Московской области-филиала ФГУП «Почта России» проводится аудит аудиторами УФПС Московской области. В УФПС создан специальный отдел под названием ревизионный отдел, функциями которого является контроль над соблюдением установленного порядка ведения учета, в том числе и бухгалтерского. И надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Перед осуществлением аудиторской проверки в УФПС Московской области подготавливается письмо о проведении проверки, с перечнем назначенных лиц отдела задействованных в проведении проверки. Указывается область проведения проверки и требования от персонала почтамта. Изложен график проверки, так как проверка проводится во всех почтамтах, только в разное время.

В ревизионном отделе составляется план проведения проверки, определяет масштаб аудиторских процедур и особенности внутреннего контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта.

Собранные доказательства отражаются аудитором в его рабочих документах, составленных в виде записей об изучении и оценке постановки бухгалтерского учета и организации внутреннего контроля, а также бланков, таблиц и протоколов, отражающих планирование, выполнение и изложение результатов аудиторских процедур. Данные полученных доказательств используются при составлении аудиторского заключения и отчета руководству по результатам аудита.

Для обеспечения должного качества оказываемых аудиторских услуг и создания предпосылок для проведения эффективного контроля качества со стороны УФПС, аудит проводимый на предприятиях связи сопровождается обязательным документированием.

После проведения проверки аудиторами составляется аудиторское заключение о бухгалтерской отчетности и контроля качества оказания почтовых услуг.

Аудиторское заключение составляется по результатам проверки хозяйственно — экономической деятельности почтамта. Собственноручно подписывается уполномоченными лицами ревизионного отдела.

Проверка правильности ведения кассовых операций проводилась в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 № 22 394) и «Порядком ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации», утверждённым Генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ А. В. Поляковым 11.08.1995 г.

Произведена проверка первичных кассовых документов, за несколько месяцев. Их отражение в бухгалтерской отчетности. Проверен также журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Осмотр кассовых книг показал, что в почтамте ведутся пенсионная и переводная кассовые книги. Все оформлены должным образом.

В результате оценки состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в Пушкинском почтамте выявлены следующие недостатки:

1) дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в Почтамте они хранятся в сейфе заместителя начальника Почтамта.

2) нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу организации. Кассиру предоставляется охрана и специальное транспортное сред-ство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, по-путно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

3) имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

4) разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.

В целях устранения отмеченных проверкой недостатков и нарушений, директором УФПС Московской области — филиала ФГУП «Почта России» подписываются рекомендации аудиторов к акту проверки, которые высылаются в почтамт с актом к исполнению.

Основываясь на результатах проведенной проверки кассовых операций в Пушкинском почтамте, данному предприятию можно рекомендовать к использованию ряд мероприятий, направленных на совершенствование данного участка учетной работы.

В первую очередь предприятию необходимо устранить отмеченные аудитором нарушения и недостатки в части бухгалтерского учета кассовых операций и в дальнейшем их не допускать.

Синтетический учет наличных денежных средств на проверяемом предприятии ведется на счете 50 «Касса» без разделения по субсчетам. В связи с этим можно порекомендовать открытие к счету 50 «Касса» субсчетов: 50−1 «Касса организации»; 50−2 «Операционная касса»; 50−3 «Денежные документы».

На субсчете 50−1 «Касса организации» Пушскинский почтамт будет учитывать денежные средства в основной кассе. На субсчете 50−2 «Операционная касса» должно учитывать денежные средства, полученные при приеме платежей. Субсчет 50−3 «Денежные документы» в соответствии с предложенной схемой почтамт будет использовать для учета движения денежных документов.

Также для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств предлагаем ввести вакансию бухгалтера-ревизора, который ежемесячно будет проводить внутренний контроль в соответствии с предложенной программой и составлять внутренний отчет для руководства. В отчете подробно будет представлены целевое использование, ежемесячная выручка, основные клиенты, что позволит предотвратить хищения, ошибки, штрафы. Руководство сможет на основании отчета составить так называемое бюджетирование наличных денежных средств в организации.

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства РФ", 12.12.2011, № 50, ст. 7344

2. Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 21.11.2011) «Об аудиторской деятельности» // Собрание законодательства РФ", 05.01.2009, № 1, ст. 15

3. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «О почтовой связи» // Собрание законодательства РФ", 19.07.1999, № 29, ст. 3697

4. «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 № 22 394) // Вестник Банка России", № 66, 30.11.2011

5. Письмо Банка России от 04.05.2012 № 29−1-1−6/3255 «О применении требований Положения Банка России от 12 октября 2011 года № 373-П»

6. Приказ Минфина рФ от 06.07.1999 № 43н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету „Бухгалтерская отчетность организации“ (ПБУ 4/99)» // Финансовая газета", № 34, 1999

7. Международный стандарт финансовой отчетности (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств».

8. Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств» (ПБУ 23/2011): Приказ Минфина России от 02.02.2011 № 11н.

9. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // Экономика и жизнь", № 46, 2000.

10. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40

11. Инструкции по выплате пенсий и пособий предприятиями Министерства связи СССР, утвержденной Министерством финансов СССР и Министерством связи СССР 23.12.1986 г. № 235.

12. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие для студ. экон. спец. вузов / [П.П. Табурчак и др.]; под ред. П. П. Табурчака, В. М. Тумина, М. С. Сапрыкина. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 349 с.

13. Бычкова С. М., Фомина Т. Ю. Аудит кассовых операций // Аудиторские ведомости, 2010, № 6 {КонсультантПлюс}

14. Внутренний аудит / С. И. Жминько, О. И. Швырева, М. Ф. Сафонова. Ростов н/Д: Феникс, 2010. 316 с.

15. Ефимова О. В. Как анализировать финансовое положение предприятия: практ. пособие. — М.: АО «Бизнес-школа»; «Интел-Синтез», 2009. — 120 с.

16. Мельник М. В., пантелеев А.С., Звездин А. Л. ревизия и контроль: Учеб. пособие / под ред. проф. М. В. Мельник. 2-е изд., стер. М.: КНОРУС, 2012. 520 с.

17. Мощенко О. В., Усанов А. Ю. Методические аспекты аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками // Все для бухгалтера. 2012. № 3. С. 43 — 46.

18. Проданова Н. А. Внутренний аудит, контроль и ревизия. М.: Налог-Инфо, 2011. 290 с.

19. Рогуленко Т. М. Бухгалтерский учет расчетов с контрагентами строительной организации // Бухучет в строительных организациях. 2012. № 9. С. 49 — 51.