Интеграция видов учета в информационной учетной системе коммерческой организации

Актуальность темы

исследования. Необходимость в данном исследовании возникла в связи с дефицитом научно-практических материалов, раскрывающих на системном уровне вопросы интеграции видов учета в информационных системах коммерческих организаций.

Традиционные подходы к организации учета характеризуются рядом факторов, унаследованных от плановой системы хозяйствования. В первую очередь следует подчеркнуть консервативность эксплуатируемой методической базы отечественного учета, ориентированной на применение предметных методов счетоводства, таких как счета, двойная запись, инвентаризация, калькуляция, баланс, оценка и др.

Требования внешней и внутренней среды обуславливают процессы реорганизации учета. В частности, связанное с переходом к рыночным отношениям увеличение групп пользователей учетной информации требует создания в организациях процессно-ориентированных учетных систем, интегрирующих различные виды учета на базе достижений современных информационных технологий. При этом происходит фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование основных и вспомогательных учетных процессов, а сама учетная система переходит на качественно новый уровень функционирования, ориентированный на принципиальное улучшение информационного сервиса, предоставляемого пользователям учетной информации. Что становится возможным благодаря современным информационным технологиям, позволяющим организовать автоматизированную форму учета.

Однако методический консерватизм не позволяет традиционному учету своевременно адаптироваться к динамично изменяющимся требованиям и ожиданиям внешних и внутренних пользователей учетной информации. Учетная система не может измениться «изнутри», имея в арсенале исключительно предметные инструменты и методы, как правило, бухгалтерского учета. В результате снижается прикладная полезность учета как основного источника данных о финансово-хозяйственной деятельности коммерческих организаций, вырастают стоимостные и временные издержки получения недостающей учетной информации, понижается уровень качества учетной системы в целом.

Таким образом, суть проблемной ситуации заключается в противоречии между требованиями к учету со стороны внешней и внутренней среды коммерческой организации и ограниченными возможностями методов традиционного учета в части его способности к самостоятельной реорганизации и обеспечению интеграции видов учета. Кроме того, существующие публикации в основном представлены в виде статей в специализированных журналах и сборниках и освещают лишь отдельные аспекты интеграции. Как правило, авторы обращают внимание на возможность интеграции учета в связи с развитием средств автоматизации в наши дни, освещая лишь отдельные аспекты организации интегрированных систем. Но открытым остается вопрос с полноценной теоретической проработкой метода интеграции, как составляющей автоматизированной формы учета. В результате, в коммерческих организациях создаются интегрированные информационные учетные системы, но соответствующей методической базы они не имеют и ориентируются исключительно на технологические и инструментальные возможности выбранной программной платформы.

Для разрешения обозначенной проблемы автор предлагает установить ключевые характеристики современной учетной системы, проявляющиеся под влиянием внешних и внутренних факторов и определяющие уровень интеграции в современных условиях. Таким образом, формируется модель «идеальной» учетной системы, включающей аспекты автоматизации и интеграции учета, а также отвечающей на вопрос «что делать». Характеристики такой модели являются стратегическими направлениями в процессах реорганизации и развития учета. Для практической же реализации программы изменений следует расширить методическое обеспечение учетных систем путем привлечения методов и инструментов со стороны смежных к учету областей знаний. В частности, информационных технологий, управления качеством, методов проектного управления и др. Привлеченные принципы и методы позволяют выделить систему императивных требований интеграции, отвечая на вопрос «как делать», как выстраивать современный интегрированный учет. Таким образом формируется система методологических элементов, задающая, в определенной степени, метод интеграции видов учета в рамках автоматизированной формы учета.

В связи с вышеизложенным, определение принципов и общих требований интеграции видов учета и расширение арсенала применяемых при этом методов и инструментов представляется актуальным и своевременным.

Степень разработанности проблемы. Вопросы развития и интеграции видов учета исследованы в трудах таких отечественных и зарубежных авторов, как А. Ф. Аксененко, X. Андерсон, В. И. Афанасьев, В. И. Бариленко, Н. Т. Белуха, Б. И. Валуев, Э. К. Гильде, В. Н. Давыдов, В. А. Ерофеева, А. П. Иванов, В. П. Ипдукаев, И. И. Каракоз, Д. Колдуэлл, М. Ю. Медведев, К. Н. Нарибаев, Б. Нидлз, С. А. Николаева, П. П. Нимчинов, JI. В. Перекрестова, Н. В. Подоляк, В. И. Подольский, Г. В. Федоров, А. А. Шапошников и др. Авторы рассматривают вопросы дифференциации и интеграции видов учета, а также обращают внимание на информационную сущность учета как системы, выделяя в ней структурные компоненты, в том числе методологическое обеспечение, присущее автоматизированным системам управления.

Автоматизированная форма учета рассмотрена такими отечественными исследователями, как В. В. Брага, Е. В. Васина, С. И. Волков, М. А. Волович, О. П. Ильина, А. А. Илюкович, К. Э. Калласс, О. В. Лаптев, Е. В. Михеева, В. Ф. Палий, С. М. Патрушева, Jl. М. Полковский, Я. В. Соколов, В. А. Терехова, Е. JI. Шуремов и др. Авторами рассмотрены теоретические и практические вопросы организации структурных компонент информационных учетных систем, функционирования комплексов учетных задач и др. Вопросы системного проектирования информационных учетных систем изложены в работах В. В. Липаева, Е. Н. Филонова, а также в отечественных и межгосударственных стандартах.

Вопросы качества иитегрированных учетных систем освещены в работах Н. В. Артемова, И. В. Афонина, А. С. Бакаева, С. М. Бычковой, А. В. Глущенко, Е. М. Дарбеки, Е. Ю. Итыгиловой, Я. В. Кожинова, С. А. Преснякова и др. Общие вопросы управления качеством отражены в трудах таких зарубежных ученых как Деминг У., Джуран Дж., Инскип Э., Исикава К., Норт К., Фейгенбаум А., Харрингтон Дж. Большой вклад в исследование проблематики качества внесли JI.E. Басовский, В. И. Гиссин, О. П. Глудкин, Н. М. Горбунов, А. И. Гуров, С. Д. Ильенкова, Н. Д. Ильенкова, Ю. А. Куликова, И. И. Мазур, В. А. Никитин, В. Ю. Огвоздин, В. Б. Протасьев, Н. К. Розова, А. Е. Хачатуров, В. Д. Шапиро и другие отечественные исследователи, которые рассмотрели общетеоретические и практические проблемы и аспекты качества, вопросы управления данной социально-экономической категорией.

Анализ работ указанных авторов показал, что проблематика интеграции видов учета может и должна иметь теоретическое и прикладное развитие. В большинстве случаев, раскрывая вопросы интеграции в учете, авторы рассматривают отдельные методы прикладной организации информационных учетных систем, совмещающих несколько видов учета. По нашему мнению подобная точка зрения на интеграцию является ограниченной, так как фокусирует внимание исключительно на возможности и инструменты информационных технологий. Однако, интеграция видов учета проистекает под воздействием многочисленных факторов и обстоятельств на всех этапах учетного процесса. Следовательно, и понятие «интеграция» может и должно применяться к ключевым структурным и функциональным компонентам учетной системы. Необходимы обоснованные рекомендации по интеграции видов учета в информационной учетной системе коммерческой организации.

Цель и задачи исследования

Цель исследования — на базе теоретического и практического материала разработать и научно обосновать рекомендации и предложения по интеграции видов учета в информационных учетных системах коммерческих организаций.

Для достижения обозначенной цели в настоящем исследовании поставлены следующие задачи:

— на основе анализа унаследованных от административной системы управления особенностей учета, а также внешних и внутренних фактов, обуславливающих его развитие, определить основные характеристики учетных систем в современных условиях;

— уточнить понятие интеграции видов учета, рассмотреть различные проявления интеграции информационных учетных систем коммерческих организаций!;

— определить основные составляющие метода интеграции, выделив систему общих принципов и правил интеграции видов учета в информационной учетной системе коммерческой организации;

— обосновать понятие качества учета, применив данную категорию не только к свойствам результирующей учетной информации, но и ко всем ключевым компонентам интегрированной учетной системы;

— определить ключевые структурные элементы и процессы жизненного цикла учетных систем, образующие прикладной инструментарий для организации интегрированных учетных систем;

— уточнить типовые документы нормативно правового характера, регулирующие основные процессы жизненного цикла интегрированных учетных систем и позволяющие выполнять их с предопределенным уровнем качества.

Объект и предмет исследованияОбъектом исследования являются учетные системы. Предметом исследования выступают методы и технологии интеграции видов учета.

Теоретической и методологической основой исследования послужили научные труды отечественных и зарубежных ученых в области интеграции видов учета, организации информационных учетных систем, управления качеством, проектного управления, системного анализа, бухгалтерского учета и аудита, налогового, управленческого, оперативно-технического и других видов учета, отечественные и международные стандарты в области учета, проектного управления, организации автоматизированных систем, законодательные и нормативные акты Правительства РФ, Министерства Финансов РФ, ряда других министерств и ведомств, а также материалы по изучаемой проблематике, опубликованные в печати и представленные в глобальной сети Интернет.

В процессе исследования различных аспектов темы диссертации применялись методы научного познания, такие как наблюдение, сравнение, логический анализ и синтез, конкретизация и абстрагирование, обобщение теоретического и практического материала.

Эмпирическую базу исследования составили сведения, накопленные автором в результате непосредственного участия в проектах по организации информационных учетных систем в крупных территориально-распределенных коммерческих организациях, в том числе на предприятиях газовой промышленности. Тема и содержание диссертации относятся к области исследований научной специальности 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта номенклатуры специальностей ВАК (экономические науки).

Научная новизна исследования состоит в теоретическом и практическом обосновании системы обеспечения качества в учете.

Элементы новизны содержат следующие результаты исследования:

— уточнена классификация групп потребителей учетной информации, классификационным признаком которой выступает композиция целей, требований пользователей, а также применяемых видов учета;

— разработана общая методическая модель учетной системы, включающая принципы, способы, приемы и другие элементы, применяемые при организации, обеспечении функционирования и развития интегрированных учетных систем;

— уточнено понятие интеграции видов учета, как метода организации информационной учетной системы.

— дано авторское определение качества учета как совокупности характеристик учетной системы, относящихся к её способности удовлетворять установленные и предполагаемые информационные потребности групп пользователей учетной информацией;

— выделены и раскрыты основные элементы метода интеграции, включающие принципы и общие требования;

— уточнены основные элементы структурной модели интегрированной учетной системы, в том числе входы и выходы учетной системы, а также подсистемы управления и ресурсного обеспечения;

— предложен расширенный жизненный цикл интегрированной учетной системы, включающий этапы проектирования, организации и функционирования;

— уточнен типовой профиль базовых стандартов, применяемых в процессах жизненного цикла интегрированных учетных систем и составляющий основу методического обеспечения учета.

Практическая значимость исследования определяется возможностью использования предложений и рекомендаций автора для организации интегрированных учетных систем коммерческих организаций.

Практический интерес для использования в составе внутренней нормативной документации организаций представляет адаптированная автором система принципов и общих требований интеграции, постулирующая основные правила организации, функционирования и развития интегрированных учетных систем. Кроме того, типовой профиль жизненного цикла интегрированной учетной системы после соответствующей адаптации к особенностям коммерческой организации может применяться во всех основных учетных процессах.

Теоретические подходы и методические разработки, представленные в диссертации, могут служить базовой информационной основой для деятельности учетных работников коммерческих организаций, а также преподавателей вузов, студентов, аспирантов, т. к. отражают достаточно широкий круг вопросов, связанных с организацией современных учетных систем.

Внедрение и апробация результатов исследования. Основные результаты диссертационной работы докладывались и получили положительную оценку на научных сессиях и межвузовских конференциях студентов и молодых ученых г. Волгограда и Волгоградской области (2004;2006 гг.), на X и IX региональной конференции молодых исследователей Волгоградской области (г.Волгоград, 2005 г., 2007 г.), на II всероссийской научно-практической конференции (г.Пенза, 2005 г.), на международной научно-практической конференции (г.Тамбов, 2005;2006 гг.) и международной научно-практической конференции «Дни науки 2005» (г.Днепропетровск, 2005 г.), на VIII международной научно-практической конференции (г.Пенза, 2008 г.).

Предлагаемые автором практические рекомендации по организации интегрированных информационных систем нашли применение в деятельности ООО «Газпром трансгаз Волгоград» (г. Волгоград) и МУП «Метроэлек-тротранс» (г. Волгоград). Выполненные научные разработки также используются в учебном процессе кафедры Учета, анализа и аудита при преподавании учебных курсов для студентов, обучающихся по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит в коммерческих организациях», а также в Волгоградском колледже газа и нефти при преподавании в системе непрерывного фирменного профессионального образования ОАО «Газпром».

ВЫХОД.

Учетная информация для потребителей J.

Техническое обеспечение.

Организационное обеспечение.

Программное обеспечение.

Информационное обеспечение.

РЕСУРСЫ Т j ъ в о X н ш т >

ШS ш ш.

Q f-о.

CZ.

РЕСУРСЫ ПРЕДПРИЯТИЯ.

Рис. 13. Структурная модель интегрированной учетной системы.

Источник: Составлено автором.

Учетная система является сложной многокомпонентной структурой, включающей процессы, первичную информацию о фактах хозяйственной деятельности, результирующую учетную информацию, потребляемую пользователями, а также факторы управления и необходимые ресурсы. Все указанные элементы учетной системы взаимосвязаны, взаимообусловлены и находятся в динамическом равновесии. Организация учетной системы и обеспечение её функционирования — задача, требующая применения системного подхода и глубокого анализа структурных составляющих учета. Усложненность учета в современных условиях требует адекватных усилий и понимания, как со стороны учетных работников, так и руководства предприятия. Далее подробно рассмотрим составляющие элементы учетной системы.

Вход учетной системы. Финансово-хозяйственные процессы составляют повседневную жизнь любого предприятия. Эти процессы представляют собой поток фактов хозяйственной деятельности, под которыми следует понимать хозяйственные операции и другие элементарные события, изменяющие или подтверждающие состав средств предприятия или их источников или средств и источников одновременно. При этом факт содержит имманентно присущие ему свойства, объективен и существует независимо от квалифицирующего, познающего, регистрирующего и анализирующего его учетного работника.

Любой факт хозяйственной жизни изначально несет в себе множество концептуальных граней и сторон. В соответствии с таким подходом Я. В. Соколов, рассматривает факт хозяйственной жизни как ядро, покрытое несколькими слоями, каждый из которых отражает определенный содержательный аспект факта:

1 слой — натурально-вещественное содержание факта;

2 слой — финансовый, в обобщающем денежном выражении;

3 слой — вещественно-правовой;

4 слой — обязательственно-правовой;

5 слой — административно-правовой;

6 слой — информационный;

7 слой — временной и т. д.1.

В целом же ученый придерживается взглядов, согласно которым дифференциация фактов хозяйственной жизни на составляющие их слои в счетоведении не имеет предела. По мнению автора, это лучшая интерпретация факта хозяйственной деятельности из встреченных им в специальной литературе, позволяющая организовать эффективный документооборот и обеспечить учетную систему необходимыми аналитическими признаками, соотнесенными с тем или иным содержательным слоем.

Факты хозяйственной деятельности описываются набором характеризующих их свойств, качественных и количественных. В учете отражаются не.

1 Основы теории бухгалтерского учета. М., 2000. С. 92. сами факты, а экономическая информация о них. Сведения об отдельных фактах преобразуется в учетной системе в информационную характеристику всего финансово-хозяйственного процесса. Учет при этом выступает в роли информационной системы, реконструирующей факты хозяйственной деятельности в целях предоставления пользователям требуемой учетной информации.

Источником возникновения информации о фактах хозяйственной деятельности, как правило, являются первичные документы, организованные в системе документооборота предприятия. Таким образом, на вход учетной системы поступают данные о фактах хозяйственной деятельности предприятия, отраженные в первичных документах. Следует отметить, что некоторые виды учета являются строго документированными. Например, в бухгалтерском учете регистрация хозяйственных операций производится только на основании документов, имеющих юридическую силу. Как подметил немецкий бухгалтер В. Швайкер (1549 г.): «нет документа, нет бухгалтерской записи"1.

В процессе организации учетной системы должны быть выявлены все первичные документы, содержащие регистрируемую в системе информацию о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Для этого необходимо определить процедуры обработки первичных документов, а также их формы и реквизиты (Таблица 3).

Заключение

.

Главная идея настоящей работы заключается в уточнении принципов и технологических приемов интеграции видов учета в информационной учетной системе коммерческой организации путем привлечения технологий смежных к учету областей знаний. Это позволяет обеспечить необходимый уровень качества на всем протяжении жизненного цикла учетной системы, от её проектирования до функционального расширения и развития.

Итоговые результаты настоящего исследования заключаются в следующем:

1. Выделены доминирующие особенности развития учетных систем в современных условиях, а именно:

— увеличение количества потребителей учетной информации, сгруппированных в диссертации по шести уровням управления: 1) уровень государственного управления, 2) уровень акционеров и контрагентов, 3) уровень управления консолидированной группой, 4) уровень стратегического управления, 5) уровень оперативного управления предприятием и 6) уровень jr функционирования и развития учетной системы;

— дифференциация и увеличение количества видов учета, применяемых на предприятии для обработки данных и предоставления необходимой информации группам потребителей, включая: 1) оперативный, 2) статистический, 3) финансовый, 4) управленческий, 5) налоговый, 6) консолидированный, 7) учет по международным стандартам учета и финансовой отчетности (МСУ (ФО));

— интеграция применяемых видов учета на базе единого технологического цикла фиксации, хранения, обработки и предоставления информации группам потребителей с целью обеспечения экономичности, эффективности и результативности учетного процесса;

— совершенствование автоматизированной формы учета, предполагающей реорганизацию всех основных компонент учетной системы: процессов проектирования, ввода в действие, эксплуатации и сопровождения системы, технологии обработки данных, переподготовку персонала, реорганизацию документооборота и др.

2. Уточнено понятие интеграции видов учета, как метода организации информационной учетной системы. Определены следующие проявления интеграции: встраивание учетной системы в корпоративную информационную систему коммерческой организации, интеграция видов учета между собой, интеграция комплексов задач, выполняемых в рамках отдельных видов учета. Выделены и раскрыты основные элементы метода интеграции, включающие общие принципы и правила, разделяемые всеми участниками учетного процесса.

Принципы задают общие условия организации интегрированных учетных систем. Основными принципами интеграции являются: 1) релевантность учетной информации, 2) применение информационных технологий, 3) однократный ввод данных и многократное их использование, 4) поддержка со стороны руководства, 5) вовлечение сотрудников и 6) постоянное развитие интегрированной учетной системы.

Правила направлены на конкретные действия и проявляются в моделировании, унификации и стандартизации учетного процесса. Правила включают: 1) определение основных структурных элементов интегрированной учетной системы, 2) определение процессов учетной системы, влияющих на технологию организации интегрированного учета, 3) документирование и стандартизацию.

3. Обосновано понятие качества в интегрированном учете, как категории, применяемой не только по отношению к учетной информации и её свойствам, но и ко всей учетной системе в целом. Выделены следующие аспекты качества в учете:

— практическое определение качества, как удовлетворение информационных запросов и ожиданий потребителей учетной системы;

— техническое определение, как совокупность реализованных в выходной учетной информации характеристик и их значений, связанных с запросами и ожиданиями потребителей;

— системное определение, как совокупность характеристик основных элементов учетной системы, принимающих участие в формировании учетной информации и влияющих на её свойства.

Таким образом, для обеспечения качества в интегрированном учете внимание должно быть уделено не только свойствам учетной информации, но и всем ключевым составляющим учетной системы.

4. Проведена структуризация интегрированной учетной системы по основным элементам методом структурного моделирования сложных систем, позволяющим рассматривать учетный процесс по четырем группам соответствующих ему элементов: вход, выход, управление и ресурсы. Вход учетной системы включает документированные данные о фактах хозяйственной деятельности предприятиявыход — учетную информацию, предоставляемую потребителямуправление регулирует порядок выполнения процессов системы и включает документы нормативно-правового характера, отнесенные к законодательному, нормативному, методическому и организационному уровнямресурсы потребляются при выполнении учетного процесса, охватывая организационное, техническое, программное и информационное обеспечение.

5. Сформулировано определение жизненного цикла интегрированной учетной системы, как совокупности этапов проектирования, организации, функционирования и развития. В соответствии с процессным подходом выделены основные процессы, выполняемые на каждом этапе жизненного цикла. Этап проектирования представлен процессами разработки проекта учетной системы или ее отдельных компонент. На этапе организации выполняются процессы по созданию (изменению) учетной системы в соответствии с ранее разработанными проектными спецификациями. На этапе функционирования выполняются учетные и вспомогательные процессы, результатом которых является учетная информация, предоставляемая потребителям. Этап развития характеризуется анализом предложений на модификацию учетной системы, подготовкой соответствующей программы изменений. Предложенная схема имеет итерационный характер, заключающийся в том, что в процессе развития этапы проектирования и организации повторяются вновь, после чего учетная система переходит на следующую качественно новую ступень функционирования. б. Сформулировано понятие базового профиля жизненного цикла интегрированной учетной системы как гармонизированной совокупности документов нормативно-правового характера, предназначенных для выполнения заданного процесса или группы учетных процессов, что позволяет выполнять их с предопределенным уровнем качества. Базовый профиль охватывает все этапы жизненного цикла учетной системы и включает внешние документы законодательного, нормативного, методического и организационного уровней. На этапе проектирования в профиле доминируют документы проектного управления, на этапе организации решающее значение приобретают стандарты организации информационных систем, на этапе функционирования применяются документы, регулирующие выполнение собственно учетных процедур. Объектами документирования при этом выступают как процессы, так и структурные компоненты учетной системы. Разработан пример базового профиля жизненного цикла интегрированной учетной системы.

Таким образом, задача интеграции видов учета, решается путем выстраивании и практической реализации системы методологических элементов интеграции, применяемых ко всем ключевым компонентам и процессам учетной системы. Практическая реализация общих требований интеграции предписывает структуризацию учетной системы, определение процессов и работ её жизненного цикла, а также применение при их выполнении соответствующих документов нормативно-правового характера базового профиля жизненного цикла учетной системы. Указанные методы и инструменты ориентируют участников учетного процесса на улучшение всех компонент учетной системы, обеспечивая тем самым, качество, как самой интегрированной учетной системы, так и учетной информации, предоставляемой заинтересованным группам потребителей.