Экономический строй любого государства может основываться только на двух организационных началах: на субъективной воле руководящего органа или на объективных экономических законах. При административно-плановой системе хозяйствования все ключевые управленческие функции являлись прерогативой вышестоящих государственных учреждений, предписывающих подчиненным структурам что, сколько и к какому сроку произвести. Основой рыночной системы хозяйствования является ценообразование как результат сопоставления спроса и предложения на рынке товаров работ и услуг, как объект конкуренции. Именно ценообразование, а не команда «свыше», должно регулировать развитие Рынка с большой буквы — гибкой, непрерывно развивающейся системы, позволяющей всем ее участникам строить хозяйственные отношения друг с другом исходя из собственных интересов. Это, однако, не означает, что государство при такой экономической системе не выполняет регулирующей функции. Напротив, оно должно обеспечивать возможность конкуренции между субъектами рынка, принимая необходимые законы, правовые и нормативные акты, учитывающие интересы всех, кто принимает участие в рынке. Рыночная экономика нуждается в сильном государстве.
Интеграция России в мировую экономику, переход к принципиально новым хозяйственным отношениям коренным образом изменили условия функционирования экономических субъектов, ибо, получив право распоряжаться всем имуществом, предприятия несут ответственность перед заинтересованными в их деятельности лицами за эффективное использование этого имущества в процессе своей деятельности. Важнейшую роль при этом приобретает управление организацией, которое в экономике сводится к такому распределению и потреблению ресурсов, при котором обеспечивается наилучший финансовый результат от хозяйственной деятельности.
Принимая управленческие решения и реализуя их, предприниматель нуждается в информации о текущем состоянии предприятия, поскольку вся предпринимательская деятельность базируется на такой информации. Какие процессы предшествуют принятию управленческих решений? Чтобы ответить на данный вопрос, можно рассмотреть ряд этапов, выполнение которых необходимо и достаточно для эффективного управления.
1. Бухгалтерская процедура — совокупность основных функций обработки информации, обеспечивающих отражение данных о кругообороте капитала и финансовых ресурсов в процессе производства. С точки зрения теории управления бухгалтерская процедура играет роль «измерительного инструмента», предоставляющего исходные данные для управленческой деятельности. Основной задачей процедуры является учет наличия, движения и использования имущества и обязательств организации в соответствии с законодательством установленными нормативами и сметами и формирование ряда сводных показателей, представляемых в бухгалтерской отчетности.
2. Аналитическая процедура — совокупность функций по преобразованию данных бухгалтерского учета и отчетности в набор показателей финансового состояния предприятия. Согласно теории управления, данная процедура обрабатывает информацию измерителя и представляет данные, по которым можно судить о положении и поведении управляемого объекта (развитии, стабильном состоянии или стагнации в некотором «пространстве финансовых состояний»). Основная задача аналитической процедуры — изучение данных бухгалтерской процедуры и прогноз развития предприятия.
3. Решающая процедура — совокупность основных функций, обеспечивающих выработку управленческого решения. Данная процедура включает в себя как функции, относящиеся к сфере внешних отношений экономического субъекта, так и к сфере внутрихозяйственной деятельности предприятия. На решающую процедуру накладывается ряд требований и ограничений, формулирующихся в политике предприятия и отражающих основные положения его стратегии на рынке. Основная задача этой процедурыпринятие управленческого решения.
4. Исполняющая процедура — совокупность функций, реализующих внедрение управленческого решения в жизнь. Исполняющая процедура включает планирование исполнения решения и его внедрение. С точки зрения теории управления, данная процедура — «исполнительный механизм». Содержание и форма данной процедуры определяются принятым решением и различаются для внутрихозяйственной сферы и внешней сферы деятельности субъекта вследствие различной степени организации.
Даже при таком кратком и достаточно общем рассмотрении процесса управления можно сделать вывод о степени важности всех перечисленных этапов, ибо неверно организованное выполнение различных функций внутри каждого из них, неточности, недочеты влекут за собой неадекватную реакцию предприятия на изменение внешних факторов на рынке и, как следствие, потерю прибыли — основного показателя эффективности хозяйственной деятельности.
Нужно отметить, что при всей значимости рассмотренных этапов, решающая процедура является основной. Именно на данном этапе разрабатывается тактика и стратегия организации, и в соответствии с ними, подготавливаются и принимаются соответствующие управленческие решения. От того, насколько продуманными и обоснованными будут данные решения, зависит экономическое состояние организации, как в ближайшем, так и в отдаленном будущем. Не зря данный этап назван «решающей процедурой». Важность управленческих решений можно проиллюстрировать популярным народным высказыванием: «Как решите, так и будет!» .
Можно полагать, что выполнение решающей процедуры является наиболее ответственным этапом управления, поскольку на основе сведений о совершенных хозяйственных операциях предприятия и данных их анализа формируются выводы о текущей деятельности организации и, в соответствии с данными выводами, намечаются пути дальнейшего развития, выраженные в управленческих решениях.
Отметим, что эффективность решающей процедуры зависит не только от квалификации руководящих органов, не только от глубокого знания той сферы рынка, в которой организация осуществляет свою деятельность и предвидения возникновения той или иной экономической ситуации. Важно также знать то, как организовать подготовку управленческих решений таким образом, чтобы решения формировались в кратчайший срок и были корректными, то есть не несли в себе просчетов и ошибок, возникших на стадии их подготовки.
Вышесказанное позволяет говорить о необходимости исследования процесса подготовки управленческих решений в экономических службах организации, так как именно в данных службах осуществляется процесс формирования документов, утверждение которых придает управленческому решению юридическую силу.
Процесс подготовки и принятия решений, четкое распределение полномочий руководителей и исполнителей занимают здесь одно из важнейших направлений.
На повестку дня все чаще выходит понятие «процесс управления». Долгое время это понятие по отношению к понятию «производственный процесс» находилось в тени, мало исследовалось на основе научных методов и использования компьютерной техники. Между тем, современному менеджеру любого уровня управления, от самого низшего до самого высшего, как никогда требуется четкие знания и понимание того, какую важную роль играет именно процесс управления, поскольку именно он позволяет ответить на вопросы, без которых эффективное управление невозможно.
• Кто принимает управленческое решение?
• Кто ответственен за подготовку?
• Какие этапы подготовки для него необходимы?
• Какие документы при этом используются?
Чтобы ответить на эти вопросы необходимо исследовать и спроектировать комплекс управленческих процедур, выполнение которых обеспечивает эффективное управление.
Отсутствие теоретических основ и методических рекомендаций в решении указанных вопросов требует проведения специальных исследований, что и обусловило выбор темы диссертации.
Процесс подготовки управленческих решений в организации находится в поле зрения российских и зарубежных ученых, авторов многих монографий, учебников и практических пособий, в частности в теоретических и методических работах В. И. Самофалова, Н. К. Моисеевой, А. П. Волгина, И. Ансоффа, 3. П. Румянцевой, С. А. Валуева, Г. Э. Слезингера, И. Н. Герчиковой. Важные стороны организационного управления как необходимого элемента успешной экономической деятельности хозяйствующих субъектов рассмотрены в исследованиях Э. А. Смирнова, А. В. Желтенкова, О. С. Виханского, А. И. Наумова, В. В. Глущенко, JI. Я. Дятченко, В. Н. Иванова, Р. Л. Кричевского, Б. 3. Мильнера и ряда других. Однако указанные авторы характеризуют процесс подготовки управленческих решений с охватом намного более широкого круга вопросов, связанных с организационным управлением, как правило, не выделяя ее роль в улучшении качества управления и, следовательно, повышении эффективности функционирования организации. Также многие из приведенных выше авторов рассматривают управленческое решение с точки зрения его оптимальности, исходя из ряда внутренних и внешних факторов, влияющих на экономический субъект, то есть того, как конкретное решение отразится на состоянии организации и на ее дальнейшем развитии. Оптимальность же самого процесса подготовки того или иного управленческого решения остается без должного внимания, в то время как именно благодаря этому, можно построить эффективную систему управления организацией и, в частности, ее экономическими службами. Поэтому выбор данного направления диссертационного исследования достаточно является актуальным.
В связи с этим, целью диссертационного исследования является разработка методических и практических рекомендаций по формированию системы современного организационного управления экономическими службами организации и подготовки управленческих решений с использованием современных компьютерных технологий.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
— определить роль, место и значение процесса подготовки управленческих решений в экономических подразделениях промышленных организаций;
— выделить основные группы организационных задач, возникающих при рассмотрении организации как системы принятия решений;
— обосновать принципы классификации управленческих решений на основе системной методологии;
— обосновать выбор и возможность использования информационной модели общего вида для построения системы подготовки управленческих решений;
— определить необходимое информационное обеспечение для подготовки решений, включающее перечень и способ использования документов в организационной структуре подразделений;
— разработать методические рекомендации по моделированию процесса подготовки управленческих решений с использованием стандартной информационной модели.
Объектом исследования является система и сложившаяся на сегодняшний день практика управления экономическими подразделениями организации. Базой исследования являются научно-производственное объединение «НПО Гидропроект» и Государственный университет управления.
Предметом исследования является система принятия управленческих решений, в частности процесса их подготовки в условиях формирования новых экономических отношений.
Научная новизна исследования характеризуется получением следующих результатов:
• установлено, что экономические службы организаций должны рассматриваться как управляемые объекты, иначе возникают сложности в достижении эффективного управления хозяйствующими субъектами;
• выявлены и сформированы группы организационных задач, такие как отсутствие четко определенного информационного обеспечения, недостаточная оперативность подготовки управленческих решений, отсутствие методического инструмента распределения полномочий и ответственности между исполнителями в подразделении;
• разработана принципиальная схема системной классификации управленческих решений в организации, учитывающая стадии жизненного цикла производства, общих функций управления, цикл принятия управленческих решений и характеристики организации как системы;
• обоснована правомерность применения стандартной информационной модели общего вида для формирования процесса подготовки управленческих решений;
• разработаны методические рекомендации по моделированию процесса подготовки управленческих решений и реализации на ЭВМ.
Практическая значимость исследования состоит в сформировании оптимальной системы подготовки управленческих решений, обеспечивающей повышение качества управления экономическими службами и организацией в целом, что будет позитивно влиять на ее дальнейшее экономическое развитие. Также, применение данных методических разработок и рекомендаций позволит повысить эффективность при создании системы управления экономическими службами.
Выход.
Продукт.
Рассмотрим первую группу управленческих решений — решения по управлению всеми видами ресурсов. В данном случае будет столько решений, сколько видов ресурсов потребуется для решений работы организации. Причем, необходимо учитывать, что по каждому виду ресурсов должно быть принято по крайне мере одно управленческое решение. Количество решений может меняться в сторону увеличения. Если же их не будет совсем, это говорит о том, что данным видом ресурса организация не управляет. Например, для начала функционирования какой-либо организация необходимо управлять следующими видами ресурсов: материальными, трудовыми, финансовыми, оборудованием, информацией. Следовательно, получим пять подгрупп управленческих решений в первой группе.
Решения по управлению:
• материальными ресурсами;
• трудовыми ресурсами;
• финансовыми ресурсами;
• оборудованием;
• информацией.
Изучая какое-либо конкретное подразделение, использующее указанные виды ресурсов, можно выявить и сформулировать полный набор управленческих решений по каждому виду ресурсов.
Вторая группа решений — это решения по управлению производственными и организационными процессами. Любая организация как сложная кибернетическая система подразделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Совершенно очевидно, что управляемая подсистема представляет собой объект управления, т. е. конкретные производственные технологии изготовления различных видов продукции.
Управляются производственные процессы также путем принятия решений. Состав и количество решений определяются спецификой производства, производственных подразделений, характером выпускаемой продукции. При этом перечень управленческих решений составляется для каждого производственного подразделения отдельно.
Говоря об управляющей подсистеме, мы имеем в виду, прежде всего состав и взаимосвязь подразделений аппарата управления. Процесс управления осуществляется и здесь, однако, речь идет не о производственных процессах, а о процессе управления, т. е. о процессе подготовки и принятия управленческих решений. Предметом изучения и анализа здесь являются отношения управления, которые складываются между людьми, взаимодействующими друг с другом в процессе преобразования ресурсов, получаемых из внешней среды, в продукт.
Однако под продуктом в данном случае мы понимаем само управленческое решение, которое поступает в объект управления и приводит во взаимодействие всю систему управления. При этом перечень управленческих решений составляется отдельно для каждого структурного подразделения.
Таким образом, в соответствии с признаком «характеристики организации как системы» мы получаем полный набор решений по управлению производственными и организационными процессами, т. е. управляемой и управляемой подсистемами,.
Третья группа решений — решения по управлению всеми видами продукта (или услуг). Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы выявить н сформулировать решения, нацеленные на выпуск конкурентной продукции или услуги. В поисках наиболее верных решений необходимо знать конъюнктуру рынка, владеть методами маркетинговых исследований, не исключать и роль интуиции менеджеров, которая довольно часто является залогом важного и правильного решения. На данном этапе важное значение приобретает оптимизация решений, как с точки зрения выбора наиболее оптимального решения. В данном случае решение рассматривается как конечный продукт системы управления.
II признак классификации — содержание процесса управления, предполагающий классификацию управленческих решений в соответствии с полным набором общих функций управления. Таким образом, получается пять групп управленческих решений.
1. Управленческие решения по планированию. В соответствии с данной функцией определяются решения по выработке целей организации, ее стратегии, учитываются все виды ограничений и изменений. Кроме того, здесь необходимо выявить и сформулировать решения по планированию всех видов ресурсов, процессов и продукта (либо услуги). Планирование должно быть организовано таким образом, чтобы выработка решений по всем его аспектам началось как можно быстрее.
2. Управленческие решения по организации. В соответствии с данной функцией определяется группа решений по выполнению задач, сформулированных на этапе планирования. Кроме того, здесь выявляются решения по организации всех видов ресурсов, процессов и продукта.
3. Управленческие решения по контролю. В соответствии с этой функцией необходимо сформулировать решения по оценке качества работы организации в любой конкретный момент времени. На основании выбранных решений можно вносить необходимые корректировки в процессе планирования и реализации продукта. Здесь также необходимо определить перечень решений по контролю всех видов ресурсов, процессов и продукта. Для эффективного контроля очень важно, чтобы этапы принятия решений в каждой процедуре обсуждались и уточнялись группой исполнителей, ответственных за подготовку данной процедуры.
4. Управленческие решения по регулированию. В соответствии с этой функцией необходимо сформулировать управленческие решения по ликвидации отклонений, возникших в ходе процесса производства и управления. Кроме того, необходимо зафиксировать решения по регулированию всех видов ресурсов, процессов и продукта.
5. Управленческие решения по учету. В соответствии с этой функцией, необходимо сформулировать управленческие решения по учету всех видов ресурсов, состояния процесса производства я продукта за определенный период времени.
Таким образом, в соответствии с указанным признаком классификации мы получаем набор управленческих решений, реализующих конкретные функции управления.
III признак классификации — стадии жизненного цикла продукта. В соответствии с этим признаком можно выделить такие группы решений, как:
— Решения по управлению НИОКР;
— Решения по управлению ТПП;
— Решения по управлению производством;
— Решения по управлению сбытом продукции.
Количество групп решений определяются характеристиками выпускаемого продукта.
IV признак классификации — направления исследования.
В соответствии с этим признаком формируются решения по управлению системой (прямые решения) и решения по оценке результата принятых решений (оценочные решения).
Таким образом, в соответствии с предложенной в табл. 4 классификацией для реализации одной цели необходимо принять шесть типов решений по управлению входом, два типа решений по управлению процессом и один тип решений по управлению продуктом, т. е. набор решений, характеризующий 1-ый признак. По Н-му признаку принимаются шесть типов решений. По Ш-му признаку, в зависимости от объекта управления, принимаются 4 типа решений и, наконец, по IV-му признаку принимается два типа решений. Общее количество типов решений равно: 9*5* 4*2 = 360.
При рассмотрении и выявлении решений по отдельным подразделениям общее количество значительно сокращается.
Подчеркивая важность управленческих решений для эффективного функционирования экономических служб, необходимо рассмотреть теоретические основы процесса подготовки и принятия решений. Такую основу представляет стандартная информационная модель (далее — СИМ), представляющая собой модифицированный вид информационной модели общего вида, описанной в монографии Черчмена и Аккоффа «Введение в исследование операций». Для разработки процесса подготовки и принятия управленческих решений целесообразно использовать два типа СИМ. Первый тип отражает подготовку управленческих решений на уровне адаптации, то есть на уровне руководителя конкретного подразделения (рис. 4). Второй тип отражает подготовку управленческих решений на уровне самоорганизации, то есть на высшем и координирующем уровне (рис. 5). В организационных системах это уровень руководителя организации, либо его заместителей.
Такое разделение объясняется назначением, функциями и взаимосвязями блоков, содержащихся в рассматриваемых типах моделей. Целесообразность выбора данных моделей обусловлена тем, что они с достаточной степенью достоверности отражают процесс подготовки и принятия управленческих решений на различных уровнях управления.
Если проектируется система подготовки управленческих решений, действующих в пределах конкретного подразделения, то применяется модель с управлением на уровне адаптации. Такая модель имеет блок «изменение цели» и может изменять цель управления в зависимости от ситуации (рис. 4). Особенностью данного типа СИМ является наличие четко фиксированных связей между блоками, однозначно указывающих последовательность этапов подготовки управленческих решений.
Если проектируется система более высокого класса значимости, то ей соответствует модель с управлением на уровне самоорганизации. Такая модель имеет блок «сознание» и может сознательно изменять цели, независимо от ситуации (рис. 5).
Отличительной особенностью типа СИМ с управлением на уровне самоорганизации является наличие множественных связей, отражающих движение документов при подготовке конкретных управленческих решений. Эти связи (назовем их видами маршрутов документов) зависят от специфики принимаемого решения. Практикой установлено три вида маршрутов документов:
1. Документ, находящийся на координирующем уровне, поступает на высший уровень управления, утверждается высшим руководителем и вновь возвращается на координирующий уровень для последующего оформления.
2. Документ, находящийся на координирующем уровне, поступает на высший уровень управления, утверждается высшим руководителем и передается на оформление.
3. Документ, находящийся у ответственного исполнителя, передается на высший уровень управления, утверждается высшим руководителем, и передается на оформление.
Рецептор Р 1 Управление ре.
Факт наличия u цептором УР входных до- * (Принятие докукументов) 1 ментов и провер
I ка их адресации).
Распознавание и выборка РВ.
Подготовка новых документов).
Память П.
Архив документов).
Эффектор Э.
Факт наличия новых документов) и.
Управление вниманием УВ.
Акт передачи документов) I.
Управление эффектором УЭ.
Оформление и выдача f новых документов.
Изменение цели ИЦ
Согласование и визирование документов).
Рис. 4. Стандартная информационная модель с управлением на уровне адаптации.
Рецептор Р.
Факт наличия входных документов).
Управление рецептором УР.
Принятие документов и проверка их адресации).
Распознавание и выборка РВ.
Подготов, а новых документов).
Эффектор Э.
Факт наличия новых документов).
Управление эффектором УЭ.
Оформление и выдача новых документов.
Управление вниманием УВ.
Акт передачи документов).
Изменение цели ИЦ
Согласование и визирование документов).
Память П.
Архив документов).
Сознание ©.
У твержде-ние документов).
Рис. 5. Стандартная информационная модель с управлением на уровне самоорганизации.
Выбор конкретного вида маршрута документов обосновывается поставленной целью, для реализации которой и необходимо принимать решение. При этом содержание целей может быть различным. Для реализации глобальных, стратегических целей, обеспечивающих долгосрочное развитие организации на рынке, применяется первый вид маршрута. Его последовательность: ИЦ > С > ИЦ > УЭ > Э. Для реализации тактических целей применяется второй вид маршрута. Его последовательность: ИЦ > С > УЭ > Э. И, наконец, для реализации краткосрочных, текущих целей применяется третий вид маршрута. Его последовательность: УВ > С > УЭ > Э. Проиллюстрируем сказанное в таблице 7.
Таким образом, в процессе подготовки решения, с учетом его специфики, выбирается одна из трех указанных последовательностей движения документов (видов маршрута).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
.
Проведенное диссертационное исследование позволяет сделать следующие выводы:
I. Установлено, что экономические службы предприятий и организаций, должны рассматриваться как управляемые объекты, в противном случае неизбежно возникают существенные препятствиям на пути к повышения качества функционирования подразделений. Также, является очевидным, что экономические субъекты в Российской Федерации испытывают существенные трудности из-за отсутствия надлежащих нормативных и методических актов и правил по организации управления экономическими службами и, как следствие, недостатка квалифицированных кадров, которые могли бы в достаточной мере разрешить данные трудности. На основании этого можно сделать вывод о том, что в настоящее время в России сформировались объективные предпосылки исследования проблемы организации функционирования экономических служб.
II. Выявлены следующие организационные задачи, решение которых позволит значительно повысить качество работы экономических служб:
• отсутствие методического инструмента определения количества управленческих решений в подразделении, необходимых и достаточных для качественного организационного управления;
• недостаточная оперативность процесса подготовки управленческих решений в подразделениях;
• отсутствие методического инструмента распределения полномочий и ответственности между исполнителями в подразделении;
• отсутствие четко определенного информационного обеспечения процесса подготовки управленческих решений.
III. Выявлена группа факторов, определивших актуальность исследования задачи управления экономическими службами организаций.
IV. Установлено что существующие классификации управленческих решений позволяют проанализировать лишь отдельные аспекты деятельности организации без учета системного подхода к формированию данных классификаций. Разработанная в диссертационном исследовании классификация управленческих решений основана на признаках наибольшим образом учитывающих все направления деятельности организации. К ним относятся:
• Характеристики организации как системы;
• Содержание процесса управления;
• Стадии жизненного цикла продукции;
• Направления исследований.
Данный подход к классификации решений позволяет получить полный набор управленческих решений по выбранному признаку и, соответственно, по характеру деятельности подразделений и исполнителей. Совокупность управленческих решений при таком подходе охватывает все характеристики организации как системы, а именно: характеристики входа, характеристики процесса и характеристики выхода. Указанная классификация позволяет определить минимальное количество управленческих решений, необходимых для управления исследуемым объектом. Результаты представлены в таблице 5.
V. Решена задача определения высшего уровня принятия управленческих решений. Решение данной задачи позволяет для каждого уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности однозначно определить перечень управленческих решений, в утверждении которых он принимает непосредственное участие. Также на основании полученных результатов производится распределение полномочий и ответственности между руководителями в подразделениях.
VI. Решена задача определения полного перечня документов, необходимых для принятия конкретных управленческих решений на основе метода экспертных оценок.
VII. Разработана схема взаимосвязи управленческих процедур, позволяющая обосновать состав решений, подготавливаемых в конкретном подразделении.
VIII.Разработана схема подготовки и принятия решений, позволяющая определить:
• Перечень всех решений, принимаемых в подразделении.
• Состав исполнителей и руководителей, задействованных в данной системе принятия решений.
• Перечень всех документов подразделения и документов компетенции каждого уровня управления.
• Действующий в данном подразделении процесс подготовки управленческих решений.
• Схему документооборота в исследуемом подразделении.
• Научно обоснованные методические подходы к расчету структуры управления подразделением.
IX. Разработана методика формирования правил работы исполнителей в конкретной управленческой процедуре и в подразделении в целом на основе стандартной информационной модели.
X. Разработаны методические рекомендации по моделированию процесса подготовки управленческих решений и реализации на ЭВМ.
В результате применения методических и практических рекомендаций, представленных в исследовании, значительно повышается эффективность при разработке системы управления экономическими службами за счет снижения затрат времени и труда вследствие применения компьютерной техники.
