Взаимоотношения специалиста по сервису и клиента в процессе осуществления сервисной деятельности

КУРСОВАЯ РАБОТА

«Сервисная деятельность»

Тема:

«Взаимоотношения специалиста по сервису и клиента в процессе осуществления сервисной деятельности»

Качество услуги во многом зависит от характера взаимодействия работника сервиса и потребителя, от профессиональной подготовки работника, его личных особенностей и сиюминутного настроения. Качество услуг является важнейшей составляющей культуры обслуживания.

В острой конкурентной борьбе на рынке услуг победит именно то предприятие, на котором созданы все необходимые условия для высокой культуры обслуживания. К примеру, культура обслуживания характеризуется и тем, что при общении работника с клиентом должна устанавливаться доверительная атмосфера. Поэтому успех обслуживания во многом зависит от характера отношений с потребителем в процессе предоставления услуг.

Данная курсовая работа стоит из двух глав. В первой главе рассмотрены составляющие взаимоотношений специалиста по сервису и клиента, такие как профессиональная этика, профессиональное поведение и культура общения работников с клиентами. Эти составляющие являются важнейшим критерием установки нормальных взаимоотношений работника и клиента.

Во второй главе рассматриваются возможные конфликтные ситуации в процессе осуществления сервисной деятельности, а также способы разрешения конфликтов.

сервис клиент конфликт этика

1. Составляющие взаимоотношений специалиста по сервису и клиента в процессе осуществления сервисной деятельности

1.1 Профессиональная этика. Сущность профессиональной этики работников сервиса

Моральная ответственность работников значительно возрастает, если их работа связана с людьми. При этом от их труда во многом зависит самочувствие, настроение и здоровье общающихся с ними людей. Труд таких работников не может быть строго формализован. От них требуется не только высокая квалификация, но и глубокое осознание своего морального долга перед людьми. Здесь долг превращается в нравственную потребность.

В процессиях типа «человек-человек» помимо общих требований морали действуют специфические требования и нормы нравственности.

Профессиональная этика работников сервиса выражает практику сложившейся морали в сервисной деятельности. В чем ее сущность? Профессиональная этика — это совокупность специфических требований и норм нравственности, реализующихся при выполнении ими профессиональных обязанностей по обслуживанию клиента. Она основывается на психологии сервиса.

Профессиональная этика преследует своей целью сформировать у работников понятие своего профессионального долга и чести, привить навыки культуры общения как с клиентами, так и со своими коллегами и т. п. Она призывает работников ориентироваться в своей деятельности на образцы нравственности. Радушие и доброжелательность считаются образцовыми качествами для работников контактной зоны. Каждый работник должен стремиться при обслуживании клиентов к этому образцовому набору.

Чтобы выработать у себя привычку соблюдать требования профессиональной этики, работник должен на первых порах контролировать каждый свой шаг. Работник должен уметь владеть своим настроением, не поддаваться минутному порыву раздражения. Плохое настроение не должно отражаться на отношении к посетителям и коллегам на работе.

Работник контактной зоны должен быть способен правильно оценивать собственное поведение, быть самокритичным. Только такой сотрудник может поддержать престиж своей профессии и фирмы на высоком уровне.

В настоящем профессионализме обязательно содержится этическое начало. Если работники нарушают свою профессиональную этику, преступают нравственность, забывают о своих профессиональных нормах — в результате все начинает «ползти» в их деятельности. Невыполнение профессионального долга переходит в несоблюдение долга человеческого.

Утрата многими людьми ценностных ориентиров может быть восстановлена посредством формирования нового отношения людей к хозяйственной деятельности, широкого участия в преобразованиях общественной жизни. Без возрождения духовности невозможен выход из экономического кризиса и развитие России как великой державы. Отсюда требование — не допустить окончательного разрушения духовных ориентиров, нравственного здоровья населения, в том числе и работников сервиса, сохранить у них национальные корни. Для этого необходимо разработать программу приобщения работников сервиса к высшим духовным истинам и знаниям.

Кодекс профессиональной этики Требования профессиональной этики работников обслуживания фиксируется в специальном документе (кодексе). Приведем пример такого кодекса. [1]

— Каждый клиент должен чувствовать, что ему искренне рады.

— Каждый посетитель — потенциальный клиент.

— Приветливый взгляд, добрая улыбка в сочетании с деловым поведением создают дружеский контакт и облегчают обслуживание.

— Принимайте клиента таким, какой он есть. Не старайтесь его переделать за несколько минут общения с ним. Будьте тактичны, вежливы и радушны, но вежливость не должна переходить в угодливость. Вежливость — самое надежное средство в общении с людьми различного возраста, характера и темперамента.

— Внимательность работника — одно из основных условий благоприятного морально-психологического климата на предприятии. Невнимательность — наибольшее зло во взаимоотношениях с заказчиком.

— Ничто так не травмирует психику, не удручает и не ожесточает, как равнодушие, пренебрежительное отношение к человеку.

— Умейте владеть собой, проявлять выдержку и терпение. Берегите себя, не позволяйте себе чрезмерно раздражаться.

— Отвечайте на грубость выдержкой и вежливостью.

— Никогда не оставляйте без внимания претензии и возражения клиентов.

— Искренне и своевременно извиниться — это не унижение, а достойное признание определенной вины; это и признак культуры.

— Каждый поступок работника должен быть мотивирован и не вызывать у клиента сомнения в его справедливости.

— Придерживайтесь согласованного с заказчиком времени его прихода.

— Держитесь прямо, не опускайте голову вниз, когда вы на виду, а тем более разговариваете с клиентом.

— Старайтесь равномерно распределять свои физические и психические нагрузки, не забывайте о часах основного потока посетителей.

— Берегите честь предприятия и своих товарищей.

Работнику сервиса недостаточно только выучить положения этого нравственного кодекса. Эти положения должны прочно перейти в его убеждения, стать его «второй натурой», не оставаться на бумаге. Однако некоторые работники контактной зоны, к сожалению, не соблюдают требований профессиональной этики. Клиентам еще приходится встречаться с черствостью, бездушием, высокомерным к себе отношением. Конечно, со всеми этими отклонениями следует вести борьбу как административными, так и воспитательными методами.

1.2 Профессиональное поведение

Общие сведения о поведении.

Поведение человека — это совокупность поступков, совершаемых им при взаимодействии с социальной средой (обществом). [11]

Поведение человека характеризует его потребности, вкусы, взгляды, особенности темперамента характера, личность в целом. На поведение человека накладывает отпечаток не только тип его нервной деятельности, но и сиюминутное состояние. Бывает, что спокойный и уравновешенный флегматик иногда впадает в состояние аффекта и ведет себя весьма агрессивно. В некоторых случаях активный и энергичный холерик становится неуверенным и подавленным. Большое значение в регулировании поведения играют эмоции и чувства. В основном поведение человека определяется общественными условиями жизни, спецификой профессионального труда.

Поведение можно считать нравственным, если нравственны все составляющие его поступки. Можно сказать, что поступки — это зеркало поведения человека. Именно в делах, поступках человека спрессованы его мысли, чувства и желания. Таким образом, поведение человека служит объективным критерием его нравственного облика. Мотивы поступков человека в конечном счете проявляются не в его словах, а в его делах. Только по поступкам можно судить о морали человека.

Поведение человека, как сложное, многогранное явление, включает в себя оценку ситуации общения, прогноз ее развития и выработку ответного действия. Так, взаимодействуя с клиентом, работник контактной зоны решает ряд профессионально-этических задач, например: [7]

— оценку своей осведомленности о запросах клиента;

— выбор способа подхода к нему (установление контакта);

— определение своей линии поведения в целом.

Именно в линии поведения четко прослеживается нравственная ценность отдельных поступков.

Работнику надо так строить свою линию поведения, чтобы завоевать доверие, расположить к себе клиента. Особенно тщательно следует выбирать линию поведения при обслуживании малокультурного посетителя, поскольку при взаимодействии с ним не исключены неожиданные осложнения.

На поведение человека большое влияние оказывают исполняемые им в жизни те или иные социальные роли. [14]

Социальная роль — это соответствующий принятым нормам способ поведения личности в зависимости от ее позиции (статуса) в системе межличностных отношений. Социальная роль работника контактной зоны — это набор определенных правил поведения, принятых на том или ином предприятии сервиса.

При исполнении какой-либо социальной роли человек действует по вполне определенной программе, которая может или содержатся в официальных документах, или закрепляться традициями, обычаями. Человек может исполнять свою роль как сознательно, так и неосознанно. Исполнение роли строго контролируется окружающими.

Человек должен хорошо знать, что от него ожидают окружающие, когда он выступает исполнителем той или иной роли. В ожидании отражаются те надежды, которые люди связывают с поступками конкретного человека. Исполнение определенной роли человеком несет определенную индивидуальную окраску. Эта индивидуализация зависит во многом от знаний человека и его умения находиться в данной роли, значимости ее для него.

Работник контактной зоны и заказчик — это социальные роли. Грамотное выполнение каждой стороной своих ролей способствует культуре взаимоотношений в процессе обслуживания. Так, по данным социологического исследования, проведенного сотрудниками Института психологии РАН, обслуживающий персонал и клиенты ожидают друг от друга определенного поведения и предполагают друг у друга наличие определенных качеств. [1]

Так, клиент, собираясь посетить предприятие сервиса, предполагает, что его встретят квалифицированные работники, которые смогут быстро и с высоким качеством предоставить услугу.

Конечно, зная о такой убежденности клиентов, обслуживающему персоналу не следует демонстрировать свое превосходство над ними.

Со своей стороны, работники контактной зоны ожидают, что посетитель сможет четко и ясно изложить свои пожелания. Однако не все клиенты это могут. Поэтому клиентам, испытывающим затруднения в общении, должна быть оказана необходимая помощь.

К сожалению, нередки случаи, когда работник не может исполнить свою роль профессионального обслуживания, о есть когда ожидания клиента получить высококачественную услугу не сбываются. Таким образом, важнейшим залогом успешной деятельности и показателем мастерства работника сферы услуг служит умелое исполнение им своей социальной роли, воплощающейся в его профессиональном поведении.

Профессиональное поведение работника контактной зоны Профессиональное поведение должно не только выделять работника контактной зоны среди посетителей, но и выполнять также защитную функцию, оберегая его нервную систему от чрезмерных перегрузок. Ему следует выработать линию профессионального поведения с учетом своих индивидуально-психологических особенностей. К примеру, сангвинику следует развивать у себя большую ответственность в работе, холерику — сдержанность, флегматику — активность, меланхолику — эмоциональную устойчивость.

Работник должен правильно взаимодействовать и с так называемыми трудными клиентами. При их обслуживании работник должен быть дипломатичен, не поддаваться эмоциям. К примеру, некоторые клиенты начинают отыскивать недостатки в предлагаемой услуги. В этом случае ему следует предложить другую услугу.

Не рекомендуется говорить о качестве услуги в превосходных степенях и долго рассказывать о ее преимуществах. Работнику важно внимательно выслушать запросы посетителя и только потом грамотно проинформировать его.

Не следует злоупотреблять профессионального выражениями, поскольку для большинства клиентов они мало что значат. В разговоре с клиентом следует избегать негативных высказываний. К примеру, вместо: «Вы меня не так поняли», лучше сказать: «Я неточно выразился».

Не следует навязывать клиенту услугу. Нужно помнить, что клиент — «король положения» и он сам должен решать, что ему приобрести. Конечно, при этом допустимо отметить определенные преимущества услуги.

Можно ли сделать так, чтобы клиент не ушел с пустыми руками? Здесь, помимо деловой компетентности, надо уметь производить на посетителя приятное впечатление. Это, как утверждают психологи, во многом достигается умелым контактом взгляда. Если на лице работника безразличие и скука, то клиент понимает, что он здесь лишний. Поэтому работник всегда должен выглядеть доброжелательным, с приветливой улыбкой на лице. Уметь выслушать клиента — это большое искусство, которое дано, к сожалению, не каждому.

Профессиональное поведение работника контактной зоны должно отвечать следующим требованиям: [1]

Доброжелательность и радушие Чтобы вызвать расположение клиента, надо показать ему искреннюю заинтересованность в его заботах и пожеланиях. С первых минут пребывания на предприятии сервиса клиент должен почувствовать, что он здесь желанный гость. Об этом должен свидетельствовать даже тон вопроса, с которым обращается к нему работник. Поведение работников контактной зоны во многом схоже с поведением актеров на сцене. Для овладения актерским искусством обслуживающему персоналу необходима длительная тренировка в постановке голоса, отработке тестов и т. д.

Доброжелательность работника во многом определяется и тем, в какой форме ведется разговор с клиентом. Для облегчения контакта с клиентом следует умело использовать различные средства общения: жесты, мимику.

Радушное обхождение доставляет клиент радость, повышает его жизненный тонус. Вступая в общение с клиентом, работник контактной зоны обязан помнить, что он не просто предоставляет услугу, а от него во многом зависит и настроение клиента.

Приветливость, вежливость Приветливость работника вызывает у клиента чувство симпатии к нему. Обслуживающему персоналу необходимо ко всем клиентам относиться вежливо, но с каждым общаться по-разному, учитывая его индивидуальность.

Вежливость — это норма общения с посетителем, показатель внимания к нему. Вежливость — это своего рода амортизатор между несхожими характерами, привычками, взглядами.

Конечно, легко быть вежливым с клиентами, которые умеют ценить хорошее к себе отношение. Но, как поступить, если клиент ведет себя вызывающе грубо, игнорирует общепринятые нормы поведения. К сожалению, многие работники контактной зоны в таких ситуациях отвечают также грубостью, не слишком задумываясь о недопустимости такого поведения.

Безусловно, грубость в ответ на грубость — далеко не лучший вид диалога. Вряд ли после этого клиент получит удовлетворение от посещения предприятия сервиса. Но грубый стиль общения воспринимается многими как обычное явление на предприятиях сферы обслуживания.

В напряженных ситуациях неоценимую услугу окажут работнику его вежливость и спокойствие. Если малокультурному клиенту не удается вывести работника из себя, грубиян оказывается нейтрализованным. Сохраняя спокойствие, работник лишает грубияна «удовольствия» видеть привычный результат своего хамства. Поэтому от обслуживающего персонала требуется умение бороться с бескультурьем вежливостью.

Обходительность, любезность Под обходительностью понимается такой уровень нравственного поведения, который поддерживается без контроля сознания, в силу привычки. У обходительного работника органично сочетается богатое внутреннее содержание (внутренняя культура) с хорошими манерами, достойным внешним обликом (внешняя культура). Обходительность работника — это умение сопереживать клиенту. Она несовместима с навязчивостью и назойливостью, противостоит черствости и формализму в общении. Обращаясь к клиенту, работник обязан сохранять зрительный контакт, смотреть на него, а не в сторону, не заниматься посторонними делами и т. д.

Любезность проявляется в готовности работника сделать больше, чем он обязан в соответствии с должностными инструкциями.

Обходительность и любезность не позволяют работнику вступать в пререкания с клиентами. Из этого не следует, конечно, что работник должен идти на поводу у клиентов, даже если они не правы. В таких ситуациях посетителям нужно помочь осознать их заблуждения.

Сдержанность, тактичность Сдержанность — это умение контролировать свое настроение и чувства. Работникам никогда не следует принимать на свой счет неприветливость клиентов. Ведь клиент, прежде чем прийти на предприятие сервиса, мог пережить что-то личное, что вывело его из душевного равновесия. Надо также помнить, что есть люди, обладающие такими чертами, как сварливость, недоверчивость и т. п. Бывают клиенты, которые ведут себя агрессивно, несдержанно. Общаясь с подобными клиентами, работник должен оставаться невозмутимым, сохранять бодрое расположение духа. Это и будет его эмоциональной защитой о выпадов малокультурных клиентов.

Тактичность — это мера уважения и к другим людям, и к себе. Тактичный работник сможет оказать услугу клиенту, не подчеркивая его промахов. Он заботится не только о справедливости тех или иных высказываний, но и об их форме. Такой работник умеет почувствовать настроение посетителя, особенности его личности и выбрать наилучшую тактику обслуживания.

Мастерство Профессиональное мастерство позволяет работнику подходить к труду творчески, быть не просто исполнителем, а виртуозом своего дела. Настоящий специалист сразу поймет, чего хочет клиент, даже если тот не совсем ясно и точно излагает свои пожелания.

Эрудированность Работник контактной зоны — «визитная карточка» предприятия сервиса. Его профессиональные знания, широта кругозора во многом определяют репутацию не только предприятия, но иногда и всей сферы сервиса в целом. Ведь о работе того или иного предприятия клиент нередко судит, основываясь лишь на впечатлении о знаниях и умениях работника контактной зоны.

Если работник безграмотно ответил на его вопросы, он считает, что культура обслуживания здесь не на высоте. Вряд ли клиент придет сюда еще раз. Более того, отправляясь на другое предприятие, он будет думать: «Не такие ли некомпетентные работники и здесь?»

И наоборот, подробный, исчерпывающий ответ работника вызовет у клиента чувство признательности.

Забота о чести своего предприятия Бывают случаи, когда работник лично не виноват в ошибочных действиях своих коллег и не желает брать на себя эту ошибку. Начинается обсуждение чьих-то неправильных действий. Но ошибка налицо, и взаимные упреки не будут способствовать прояснению ситуации.

Как в этом случае вести себя работнику? Безусловно, ему следует принести извинения от лица своего предприятия Работник контактной зоны должен чувствовать себя полномочным представителем своего предприятия, беречь его честь.

Владение навыками воспитательной работы В воспитательной работе с малокультурными клиентами следует избегать прямого осуждения их поступков. Здесь работник должен воздействовать лишь личным примером тактичного и деликатного поведения. Наблюдая работу высококвалифицированного обслуживающего персонала, посетители зачастую подсознательно овладевают хорошими манерами, учатся науке «как надо себя вести».

Пути овладения профессиональным поведением Рассмотренные требования профессионального поведения выполняют роль ориентиров в различных ситуациях обслуживания. Для того, чтобы эти требования стали «второй натурой» работника контактной зоны, недостаточно «голого» знания этих требований и даже желания следовать им. Нельзя постигнуть секреты профессионального поведения без выполнения соответствующих упражнений. Цель этих упражнений — выработать определенное представление об образе (имидже) идеального работника контактной зоны.

По мере профессионального развития работник должен приближаться к этому образцу. В качестве эталона может служить работник, который в своей деятельности выполняет все положения кодекса предприятий контактной зоны. Сравнивая свою деятельность с деятельностью идеального работника, необходимо как можно быстрее устранять выявленное несоответствие.

Большую помощь работнику в овладении профессиональным поведением окажет методика обслуживающей деятельности. Под этой методикой понимается совокупность определенных приемов, обеспечивающих наибольшую эффективность в донесении до клиентов сути предоставляемых услуг. Методика представляет собой определенный способ обслуживающего мышления работника и охватывает такие вопросы, как умение рассказать об услуге и продемонстрировать ее.

Другими словами, методика включает в свой состав убедительные и доходчивые приемы рассказа и показа. Назначение методических приемов состоит в обеспечении наибольшей действенности в донесении до заказчиков всех необходимых сведений о предоставляемой слуге. Работник, владеющий методикой обслуживающей деятельности, может без особого труда дать клиенту необходимые пояснения.

Понятие о стиле обслуживания Вопрос о стиле обслуживания — это в значительной степени и вопрос о культуре обслуживания. Потребность в выработке оптимального стиля обслуживания, соответствующего современным требованиям потребителей, усилилась в связи с ускорением темпов развития сервиса населения.

Под стилем обслуживания клиентов следует понимать устойчивую общность приемов обслуживающей деятельности персонала предприятия сервиса. Результаты этой деятельности (услуги) направлены на удовлетворение тех или иных потребностей населения, причем эти результаты несут в себе особенности личностей работников и в целом коллектива предприятия.

Стиль как выражение общности (синтеза) означает, что соответствующие ему практические приемы свойственны не только отдельному работнику, но и всему коллективу предприятия сервиса. В этом смысле можно говорить о множественности стилевых решений в обслуживании клиентов, то есть о создании различных школ (направлений) в обслуживании на различных предприятиях.

Отсутствие определенного стиля может привести к господству каприза при обслуживании клиентов. Выработка оптимального индивидуального стиля имеет глубокий нравственный смысл, поскольку он непосредственно соотносится с потребностями (интересами) клиентов, интересами всей сферы обслуживания.

Сущность школы обслуживания заключается в том, что характерный для нее единый стиль в работе есть совокупность общих черт в обслуживающей деятельности, свойственных всем членам данного трудового коллектива предприятия сервиса. Эта совокупность характеризует особенности обслуживающей деятельности этого коллектива. Детализация стиля обслуживания находит свое выражение в разработке сценария обслуживания. Под сценарием обслуживания следует понимать сюжетную схему, по которой происходит обслуживании клиента в процессе предоставления ему тех или иных услуг.

Работник контактной зоны, как режиссер, организовывает все элементы процесса обслуживания, согласовывает их между собой, в частности свои действия с действиями других работников и клиентов. Работник должен уметь представить процесс обслуживания как небольшой спектакль, приносящий удовольствие и удовлетворение как клиенту, так и ему самому.

1.3 Культура общения работников с клиентами

Понятие об общении Общение — процесс взаимодействия конкретных людей, основанный на обмене мыслями и чувствами посредством слов и выразительных движений. [11]

Любое общение — способ выражения человеком своего отношения к другим людям и к окружающей действительности. [4]

Формой общения является обращение человека к человеку, например работника к клиенту. Следует отметить, что от самого работника контактной зоны во многом зависит, как к нему обращаются клиенты. Секрет грамотного общения состоит в уважительном отношении к личности посетителя, в умении культурно взаимодействовать с ним. В процессе общения проявляются все достоинства и недостатки человека.

Общение начинается с взаимного изучения собеседниками друг друга, выбора наилучшей линии поведения. При этом у каждого складывается первое впечатление о партнере, которое во многом определяет дальнейший ход отношений. В процессе общения это первое впечатление уточняется, а собеседники корректируют свое поведение, приспосабливаются к меняющимся обстоятельствам. Результатом общения может быть либо достижение каждый партнером своих целей, либо решение промежуточных задач. Не исключено также, что собеседники не придут к согласию, взаимопониманию. Психологически умелое общение позволяет достичь взаимопонимания даже с недоброжелательно настроенными посетителями.

Продуктивное общение возможно только при наличии у собеседников чувства взаимоуважения. Чтобы у клиента возникло чувство уважения, работник должен быть вежлив, тактичен, уметь понять его запросы. Чувство уважения проявляется как неосознанная симпатия посетителя к работнику контактной зоны. Взаимоуважение между работником и клиентом способствует созданию высоконравственного стиля общения на предприятиях сервиса.

Под стилем общения на предприятиях сервиса понимаются особенности речевых приемов работника контактной зоны в ситуации обслуживания. Работник должен быть инициатором общения. После общения с работником клиент должен уйти, сделав заказ и с хорошим настроением. Стиль общения работника тесно связан с использованием им своей социальной роли на предприятиях сервиса.

Конечно, готовых рецептов на все ситуации общения на предприятиях сервиса не существует. Поэтому работнику контактной зоны следует овладевать наукой и искусством общения. В этом ему поможет самовоспитание и самосовершенствование во взаимоотношениях с людьми.

Понятие о культуре общения Культура общения работника контактной зоны с клиентом проявляется в умении сформулировать свои мысли и выслушать посетителя, в отзывчивости и сопереживании клиенту. Культура общения начинается с создания спокойной, деловой обстановки. Как известно, профессиональная этика работников сервиса содержит нравственные требования к их поведению. Конечно, нравственные требования полностью соблюдаются только в обществе с высоким уровнем культуры населения. Нравственность и культура общения работников сервиса рассматриваются как их важнейшее профессиональное качество. Эти работники должны быть морально и психологически готовы к грамотным действиям, даже в условиях конфликтных ситуаций общения с клиентами.

На культуру общения также влияет расстояние между работником и посетителем. Установлено, что работнику следует находиться от клиента на расстоянии 70−80 см. Надо также иметь в виду, что общение облегчается, если собеседники обращены друг к другу лицом, чтобы имел место зрительный контакт.

Культура общения зависит и от умения работника пользоваться экспрессивными (несловесными) способами взаимодействия с клиентами (мимикой, жестами).

Культура общения зависит от того, проявит ли клиент заинтересованность к предложениям работника. Впечатление о нем у клиента создается в первые минуты общения. Поэтому при встрече посетителя первые фразы работника должны привлечь внимание посетителя и вызвать у него желание объяснить свои пожелания.

Очень важно создать комфортную обстановку во время разговора с посетителем. Все, что происходит во время обслуживания, оказывает то или иное влияние на клиента. Отсюда и формируется у него соответствующее впечатление о работнике, выражающееся в доверии или подозрительности. работник долен помнить, что в культуре общения нет мелочей, важно все: выражение лица, жесты, мимика, интонация, тембр голоса, опрятность в одежде и т. д. Для установления доброжелательного контакта с клиентом следует положительно настроиться на восприятие посетителя. Приветствие следует сопровождать дружелюбным выражением лица, улыбкой, не терять с клиентом зрительного контакта. Желательно свои высказывания облекать в форму вопроса и не быть при этом категоричным. Целесообразно начинать беседу с закрытых вопросов, на первые три из которых клиент должен дать положительный ответ. С помощью открытых вопросов работник может прояснить для себя потребности и нужды клиента. Клиенты покупают не услуги, а пользу от них. Возражения клиента показывают, где в своих аргументах работник допустил пробел. Возражения следует рассматривать как указатель направления, по которому следует приводить дополнительны доводы. Необходимо помнить, что тот, кто задает вопросы, направляет общение в нужную для себя сторону.

Следует избегать слов — раздражителей («неправильно», «ошибка» и т. д.) по отношению к клиенту. Слова — раздражители могут завести общение в тупик. Наоборот, надо подбирать такие термины, которые вызовут заинтересованность потребителя в приобретении услуги.

Важным аспектом взаимоотношений работника сервиса и клиента является умение внимательно слушать клиента, полностью сосредоточившись на его словах. Работнику следует меньше говорить, а больше слушать клиента. Если работник много говорит, то вряд ли он узнает все нужды посетителя.

Вступая в общение, работник, владеющий культурой общения, должен уметь мотивировать клиентов на получение той или иной услуги, воодушевлять клиентов на покупку. Но для этого он сам должен быть воодушевлен предложением услуги.

Работник должен настраивать себя на результат, при котором не было бы ни выигравших, ни проигравших, то есть в выигрыше был бы и клиент, и предприятие сервиса. Такое возможно при проявлении работником большой гибкости, способности идти на компромисс, Сосредоточившись на потребностях клиента, вообразив конечное стояние обслуживания, работник должен сделать все необходимое, чтобы достигнуть этого состояния.

Культура речи работника Культура речи — важный компонент культуры общения. Под культурой речи следует понимать нормативность речи, ее правильность, соответствие требованиям современного языка. Отступление от норм литературного языка, неряшливость пояснительных сведений снижают результативность воздействия на клиента.

Рассмотрим основные требования к речи работника контактной зоны: [1]

Содержательность Речь работника должна свидетельствовать о том, что он всесторонне знает предоставляемые услуги. В противном случае он не сможет доходчиво и убедительно рассказать заказчикам о достоинствах услуг, их особенностях.

Ясность, доходчивость, понятность Ясное и доходчивое информирование об услугах предполагает их хорошее знание.

В речи обслуживающего персонала нет места пустословию, повторениям, вычурным выражениям, нарочитой цветистости.

Работник контактной зоны должен обладать хорошо развитой дикцией. Хорошая дикция обеспечивает доходчивость речи.

Грамотность Работник контактной зоны должен хорошо знать правила произношения и правописания слов. Необходимо правильно произносить такие слова как «документ», «договор», «процент», «средства».

Выразительность Речь нужно сопровождать красивыми жестами, приятной мимикой и соответствующей интонацией. Мимика и жесты должны быть сдержанными, четкими, гармонировать с содержанием речи. Темп речи делового разговора должен быть неторопливым. Нельзя говорить скороговоркой. Быстро произнесена фраза зачастую воспринимается посетителем не полностью, и он просит ее повторить.

Необходимо следить за тем, как говорит клиент, и стремиться подстроиться к его интонации. Грамотный работник показывает свой неподдельный интерес к словам клиента. Следует делать упор на ту пользу, которую получит клиент при приобретении услуги. Когда клиент говорит долго, нужно показать, что его внимательно слушают, и изредка вставлять реплики, показывающие интерес к его словам.

2. Конфликты с клиентами. Понятие о конфликте

Конфликт — это взаимодействие людей, имеющих несовместимые цели или способы достижения этих целей. В переводе с латинского «конфликт» означает «противоречие». Конфликт характеризуется тем, что в нем люди противодействуют друг другу. Число участников конфликта может быть различным. Таким образом, конфликт — это противоречие, возникающее между людьми в решении тех или иных вопросов.

Конфликт вызывается только такими противоречиями, которые глубоко затрагивают потребности клиентов, их человеческое достоинство, престиж и т. д.

Причины конфликтов. Обычно конфликт между людьми не возникает произвольно. Для конфликтов между работниками сервиса и клиентами характерны следующие причины:

— производственные — неудобный режим работы предприятий, малый ассортимент услуг, длительное время ожидания обслуживания, низкое качество услуг и т. д.;

— личностные, среди которых можно особо выделить приписывание работником посетителю позиции, направленной против собственной личности. К примеру, клиент неправильно понял работника и обиделся. В ответ он произносит фразу, содержащую бестактность в адрес работника. Работник, болезненно прореагировав на нее, отвечает неприкрытой грубостью, считая, что в противном случае потеряет уважение в глазах присутствующих. Поэтому «оскорбленный» работник и «восстанавливает» свое достоинство за счет ответного унижения клиента. Теперь уже оскорбленным становится клиент, который также не остается в долгу. Напряжение ситуации разрастается;

— психологическая непереносимость (несовместимость) — она вызывается предубежденным отношением к личностным особенностям другого человека. Суть такого предвзятого отношения состоит в приписывании определенных недостатков всем представителям той или иной профессии, возраста и т. д.

Виды конфликтов. По направленности выделяют односторонний (претензии к работнику предъявляет клиент либо наоборот) и двусторонний (претензии одновременно предъявляют друг другу работник и клиент) конфликты.

По содержанию конфликты бывают:

— истинные, при которых имеет место взаимное ущемление интересов сторон;

— происходящие при взаимной ошибке, по недоразумению; такие ситуации нередко встречаются при денежных расчетах.

Модели развития конфликтов [5]

— относительно медленное (поступательное).

Конфликтующие как бы по очереди делают ходы. В такой манере обычно происходят конфликты при замене того или иного товара. Покупатель предъявляет претензии к товару из-за обнаруженного дефекта, а работник старается найти предлог, чтобы отклонить его претензии.

— быстрое (лавинообразное).

Действия конфликтующих носят прямолинейный, стремительный характер. Конфликт резко набирает силу, нередко теряет связь с вызвавшей его причиной, становится неуправляемым. При этом участники конфликта зачастую переходят к взаимным оскорблениям. Так, клиент, тщетно пытаясь дождаться прекращения разговора работников контактной зоны между собой, разряжается потоком оскорбительных выражений в их адрес.

Между этими двумя крайними случаями развития конфликтов имеется большое количество промежуточных вариантов.

Исходы конфликтов [5]

— Полное разрешение конфликта. В этом случае спор полностью выигрывает один из участников.

— Частичное разрешение конфликта. Имеет место при достижении компромисса между противодействующими сторонами.

— Возврат к исходному состоянию. К примеру, какое-то событие на некоторое время прекращает начавшийся конфликт, но это ничего не меняет во взаимоотношениях оппонентов. При первом же удобном случае конфликт возобновляется

Способы разрешения конфликтов

Возникающие конфликты на предприятиях сервиса необходимо оперативно и умело разрешать, пресекать их в самом начале. Для этого следует прежде всего устранить психологический барьер с конфликтующим клиентом и тем самым достичь взаимопонимания. При разрешении конфликтной ситуации работнику следует проявлять гибкость в поведении и учитывать сиюминутное состояние клиента. Как правило, в конфликте человек обычно находится в эмоциональном возбуждении, что вызывает однобокое восприятие ситуации. Клиент перестает замечать что-либо хорошее в обслуживании, считая себя правым и оскорбленным. В разговоре с таким клиентом работнику необходимо быть сдержанным и тактичным, чтобы не усугублять ситуацию.

Тактичность работника в конфликтной ситуации проявляется в том, что он не допускает заносчивых выражений. В его речи не должно быть фраз: «Вы ничего не понимаете!», «Вы сильно ошибаетесь!», «Я не хочу с вами разговаривать!» и т. д. Вместо этих выражений нужно подбирать слова, не унижающие человеческого достоинства посетителя и не демонстрирующие превосходство над ним. Здесь следует употреблять такие компромиссные выражения, как: «Возможно, я ошибаюсь, давайте спокойно разберемся», «На этот счет есть и иная точка зрения».

Выбор способа разрешения конфликта во многом определяется профессиональным мастерством и требовательностью к себе работника. Он обязан не допустить разрастания конфликта, уметь погасить его в самом начале, не вступать с клиентом в перебранку. Работнику не следует недостаток доводов восполнять силой голосовых связок. Нужно, чтобы в споре слова были мягкие, а доводы, факты — твердые.

Способы устранения конфликтов

Использование нейтрализующей фразы.

Каждому работнику контактной зоны следует иметь в своем арсенале нейтрализующую фразу. Эта фраза говорит о том, что нет особых причин для конфликта. Ведь в начавшейся ссоре очень трудно что-то придумать, подыскать подходящие слова. Дело в том, что в конфликтной ситуации и работник, и клиент, как правило, выходят из состояния душевного равновесия, при котором мышление бывает очень скованным.

Примером может служить такой случай. Клиент, выражая недовольство обслуживанием, начинает повышать голос, допускать бестактные высказывания. Работник может поставить его на место, дружески произнеся нейтрализующую фразу: «Вот вы не замечаете, что незаслуженно обижаете мня». При таком ответе клиент зачастую успокаивается и даже может принести извинения за свою горячность. Назревший конфликт гаснет в самом начале.

Спокойствие и самообладание Этот способ позволяет успешно устранять напряженность при одностороннем или взаимном заблуждении. Иногда клиенты сразу же начинают проявлять нервозность спешку. По малейшему поводу они в резкой форме высказывают возмущение, вызывают администратора. Ни в коем случае нельзя отвечать резкостью на грубость таких клиентов. Лучше не принимать их бестактные высказывания на свой счет. Лишь безупречная вежливость хладнокровие позволят работнику избежать конфликта. Рекомендуется к усталому клиенту относиться терпеливо, к раздраженному — любезно, с навязчивым — обходиться тактично, с грубым — хладнокровно, сдержано. Резкий тон разговора с клиентами, как правило, провоцирует их на придирчивость и предвзятость не только по отношению к работнику, но и ко всему коллективу предприятия сервиса.

Посредничество третьего лица Если конфликтующие стороны не могут договориться между собой, вмешательств третьего лица зачастую может устранить возникшие трения. Успех деятельности арбитра (администратора) будет во многом зависеть от того, насколько он сумеет завоевать доверие клиента, чтобы контролировать протекание конфликта. При неправильны действиях администратор в глазах посетителя тут же становится рядовым участником спора, а конфликтные отношения становятся еще более напряженными. Поэтому арбитру не следует безоговорочно защищать работника, даже если он во многом прав. Работник должен понимать такое поведение администратора и не обижаться на него, если он встанет на сторону клиента. В этом случае администратору легче достичь взаимопонимания с клиентом, быстро устранить конфликт.

Разъединение конфликтующих Этот способ действенен при разрешении спора между двумя клиентами. Но его применение требует участия двух работников предприятия. Каждый из них начинает беседовать с одним из конфликтующих клиентов, для того чтобы разъединить, успокоить их и быстро обслужить. По возможности следует сделать все необходимое, чтобы хотя бы один из конфликтующих поскорее ушел. При конфликте работника с клиентом необходимо этого работника заменить другим. Новому сотруднику следует некоторое время понаблюдать за столкновением со стороны чтобы выработать четкую программу действий. Кроме того, нужно выбрать подходящий момент для замены.

Затем новый работник должен начать обслуживание быстро, корректно и как бы невзначай. Конечно, эти действия необходимо заранее отработать. Подменяющий отсылает под каким-нибудь благовидным предлогом «провалившегося» работника, а сам встает на его место. При этом не следует заострять внимание клиента на том, что его претензии относятся к другому работнику. Напротив, если клиент сам об это заговорит, нужно ответить, что важен не конкретный работник, а сущность вопроса, поскольку все работники отвечают друг за друга.

Способствование свободному развитию конфликта.

Работник дает клиенту возможность полностью выговориться, спокойно выслушивая даже несправедливые упреки. Клиента не следует перебивать, даже если суть его претензий давно стала ясной. Как бы ни дорожил своим временем работник, но он должен уделить несколько минут на выслушивание даже повторений. Заметив такое внимательное, заинтересованное отношение к себе, клиент обычно быстро успокаивается. А в таком состоянии с ним значительно легче наладить продуктивный контакт.

И, наоборот, стремясь во что бы то ни стало доказать возбужденному клиенту свою правоту, работник вызывает у него лишь усиление отрицательных эмоций. А это не может не затруднить взаимоотношения с ним. Работник должен выступать здесь, в основном, в роли слушателя. Он лишь изредка задает клиенту уточняющие вопросы. Эти вопросы переключают внимание клиента на частности, снижая его эмоциональную напряженность. В такое общение не рекомендуется вмешиваться другим сотрудникам, поскольку такая «помощь» нередко приводит к дальнейшим осложнениям.

Оперативное пресечение конфликта Позволять клиенту свободно выражать свое недовольство можно лишь до определенного предела — до тех пор, пока его поведение не противоречит правилам общественного порядка и не нарушает нормальную работу предприятия сервиса. В противном случае необходимо прибегнуть к оперативному устранению конфликта. Использование этого способа требует от обслуживающего персонал организованности и выдержки.

Действия работников должны быть спокойными и в то же время решительными и твердыми. Свои поступки нужно обосновывать не личными соображениями, а установленными предписаниями и инструкциями. Если все же успокоить клиента не удается, следует привлечь на свою сторону других посетителей или вызвать представителей охраны общественного порядка.

Успешно разрешив конфликт, целесообразнее продолжать разговор в дружеском тоне. После каждой конфликтной ситуации работнику нужно мысленно проиграть это столкновение. Это будет способствовать отработке возможных вариантов своих действий в будущем, если аналогичный случай повторится. Тогда для работника не будет неожиданных ситуаций в обслуживании, и в дальнейшем появится привычка вообще не допускать конфликтов.

Заключение

В данной курсовой работе раскрыты следующие вопросы:

— как нужно грамотно настроиться на общение с тем или иным клиентом

— как нужно отвечать на возражения клиента

— как научиться принимать клиента таким, каков он есть, и к каждому клиенту найти индивидуальный подход

— как справиться с трудными и непредвиденными ситуациями во взаимодействии с клиентами.

Сервисная деятельность зависит от морального, профессионального, культурного облика субъектов деловых отношений. Сущность взаимодействия в области сервиса сводится к тому, что одна сторона выгодным для себя образом предлагает услугу причем услуга должна быть качественной, а ее получение — комфортным. То есть возникает ситуация «продавец» (субъект) — «покупатель» (объект деловых отношений). Причем «покупатель» находится в лучшем положении сточки зрения достижения коечного результата, так как он имеет возможность выбирать «продавца» в зависимости от своих личных симпатий и уровня притязаний. Задача же субъекта деловых отношений — привлечь и удержать объект. Именно поэтому следование законам профессиональной этики, культуре общения и поведения очень важно в сервисной деятельности.

1. Федцов В. Г. Культура сервиса: Учебно-практическое пособие. — М.: «Издательство ПРИОР», 2008. — 208 с.

2. Сервисная деятельность: Учебное пособие / С. И. Коробкова, В. И. Кравченко, С. В. Орлов, И. П. Павлова. Под общ. ред. В. К. Романович. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2005. — 156 с.: ил.

3. Тимченко И. М. Искусство делового общения. Ч.I. — Х.: РИП «Оригинал», 2009. — 175 с.

4. Шмидт Р. Искусство общения: Пер. с нем. — М.: СП «Интерэксперт», 1992. — 79 с.

5. Скотт Джини Грехем. Конфликты, пути их преодоления: Пер. с англ. — Киев: Внеторгиздат, 1991. — 192 с.

6. Ефремова М. В. Основы технологии туристического бизнеса. — М.: ОСЬ-89, 2007. — 192 с.

7. Федцов В. Г. Культура сервиса: Учебно-методическое пособие. — М.: ПРИР, 2000. — 208 с.

8. Александр Майоров. Узнайте правду у клиента // Ресторан и гостиница — 2008. — № 1. — С. 24−25.

9. Сколько стоит испорченное настроение // Ресторан и гостиница. — 2008. — № 1. — С. 26−27.

10. Шендрикова Н. И. Конфликт турфирмы с потребителем и способы его разрешения // Туризм — 2003. — № 3. — С. 10−15.

11. Общая психология. Учебник для ВУЗов. Столяренко Д. И. — М.: Новое знание, 2009.

12. Кобзева В. В. Этикет. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2002. — 288 с.: ил.

13. Данкел Ж. Деловой этикет. Ростов н/Д: «Феникс», 2007. — 320 с.