Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО «Валга»)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес — процессов ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий

(на примере строительной компании ООО «Валга»)

Специальность 32 001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления Студентка Блинова Анна Дмитриевна Руководитель, канд. физ-матем. наук, доцент А. П. Савченко Краснодар — 2014

РЕФЕРАТ Выпускная квалификационная работа 95 страниц, 4 рисунков, 8 таблиц, 36 источников.

ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, СИСТЕМА, АВТОМАТИЗАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.

Цель выпускной квалификационной работы — повышение эффективности управления в ООО «Валга» за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

Объектом исследования — выступает документационное обеспечение управленческой деятельности в ООО «Валга «.

Предметом исследования — является процесс информатизация системы документационного обеспечения управления в ООО «Валга».

В процессе работы проанализирована практика работы системы управления документооборотом ООО «Валга», определены особенности документооборота в организации, выявлены проблемы в информационном обеспечении менеджмента, выявлены требования к СЭД для компании ООО «Валга», произведен сравнительный анализ систем сэд. На основе исследования разработаны мероприятия по повышению эффективности документационного сопровождения деятельности менеджера в ООО «Валга «.

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Теория организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании

1.1 Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

1.2 Структура системы ИДОУ в организации

1.3 Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления компании

1.4 Особенности документооборота в строительных организациях

2. Анализ системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга»

2.1 Общая характеристика деятельности компании

2.2 Структура документооборота в компании

2.3 Анализ информационных потребностей и информационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга»

2.4 Недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга»

3. Проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга»

3.1 Формирование требований к информационно — документационному обеспечению менеджмента в ООО «Валга»

3.2 Выбор программного продукта для внедрения в ООО «Валга»

3.3 Этапы информатизации в ООО «Валга» (основные мероприятия, ресурсы и исполнители)

3.4 Методические рекомендации по совершенствованию системы ИДОУ

3.5 Ожидаемые выгоды от реализации проекта

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

электронный документооборот менеджер Информационно-документационное обеспечение управления — это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Задача ДОУ является максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме.

ДОУ — это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально — техничеcкое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии. Информационная технология — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на бае программно — аппаратного обеспечения для решения управленческих задач.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена внедрением информационной системы. Автоматизация документооборота нужна любой организации любого размера и типа собственности. Автоматизация документооборота дает любой организации новые возможности по ускорению работы и позволяет опередить конкурентов в принятии оперативных и стратегических решений.

Практическая значимость исследования состоит в разработке мер по усовершенствованию информационно — документационного обеспечение управления.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема в разработке рекомендаций по усовершенствованию информационно — документационного обеспечение управления.

Данный вопрос нашел свое отражение в трудах таких исследователей, как Фатхутдинов Р. А. 2, Галахов В. В. 2, Кузнецов С. Л. [3], Абросимова М. А. 5, Зырянов М. И 6, Янковая В. Ф. 8, Дубровский В. И. 9, Кузнецова Т. В. 10, Макович Г. В. 11.

В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:

— функции информационно-документационного обеспечения управления;

— анализ системы документационного обеспечения менеджмента;

— недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера.

Проблемы, освещенные в трудах ученых, помогли сформировать объект и предмет, а также цель и задачи исследования.

Объектом исследования — выступает документационное обеспечение управленческой деятельности в ООО «Валга «.

Предметом исследования — проект информатизация системы документационного обеспечения управления в ООО «Валга».

Цель выпускной квалификационной работы — повышение эффективности управления в ООО «Валга» за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач:

исследование системы документооборота в компании ООО «Валга»;

выявление недостатков документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга»;

анализ требований к СЭД для компании ООО «Валга»;

сравнительный анализ систем сэд;

разработка проекта внедрения программного продукта в ООО «Валга».

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме информационно-документационного обеспечения менеджмента.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы в ООО «Валга».

Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первом разделе рассматриваются основы организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании.

Второй раздел посвящен анализу системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга».

В третьем разделе разработан проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга».

В заключении приведены основные результаты выпускной квалификационной работы.

1. ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ Документационное обеспечение управления — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Такое определение документационному обеспечению управления дает ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Термин «документационное обеспечение управления» — относительно новое, он возник в конце 1970; начале 1980; гг, когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение его для обработки управленческой документационной информации.

Задача ДОУ — максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме.

ДОУ — это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально — техничеcкое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно — правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной cиcтемы делопроизводства организация не может работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится — к руководителям, специалистам, техническим исполнителям, — связан с документами. Различие заключается лишь в характере работы с документами:

— руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу;

— технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов [2, с. 56].

Весь процесс управления поcтроен на информации, являющейся основой все управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления информации зависит качество принимаемы решений и в конечном счете эффективность работы организации в целом.

Информационно — документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией аппарата управления и должно выполняться специализированным подразделением, самостоятельно обособленной службой: службой ДОУ. Служба ДОУ в зависимости от масштабов организации может быть департаментом, управлением, отделом, сектором. Называться эта служба может по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат. В маленькой организации с небольшим количеством документов обязанности делопроизводственной службы возлагаются на секретаря или секретаря — референта. Но в любом случае по сути эта служба остается делопроизводственной службой или службой ДОУ.

Использование компьютеров в делопроизводстве создает новые качественные возможности для документационного обеспечения управленческой деятельности, позволяет поставить информационно — документационное обслуживание на современный уровень научно — технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь процесс работы с документами — от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движение документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

Документационное обеспечение управления — важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ, организующей информационно — документационное обслуживание управленческого аппарата [3, с. 5].

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Две составные части делопроизводства:

— документирование деятельности;

— организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

1.1 Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления Информационно — документационное обеспечение управления — это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология — совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

— технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

— технологии передачи документной информации пользователю;

— технологии введения документов в информационную базу данных организации;

— технологии обработки документной информации;

— технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов — самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами — подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

— проверка правильности доставки документов;

— целостности и комплектности документов;

— фиксация факта получения или отправки документов;

— подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

2) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага — является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

— основные;

— рабочие;

— промежуточные;

— служебные;

— архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

4) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются [4, c. 173].

Хранение документов в электронной форме — это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.

Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

1.2 Структура системы ИДОУ в строительной организации

Весь процесс управления поcтроен на информации, являющейся основой все управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления информации зависит качество принимаемы решений и в конечном счете эффективность работы организации в целом.

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название).

Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) — достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время серьезные изменения происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

— изменение законодательства в сфере информации и документации;

— изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);

— изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами — как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

В одних организациях эти изменения более ощутимы, в других — менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются прежде всего в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы ДОУ, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному персоналу.

ДОУ — это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной cиcтемы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится — к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается лишь в характере работы с документами:

— руководители и специалиcты осуществляют преимущественно творческую работу;

— технические иcполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов [3, c. 73].

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ. Инструкция по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы.

Для оценки эффективности потоков информации необходимо выявить соответствие фактических сроков оформления документов срокам, утвержденным графиком, а также наличие задержек в движении документов, связанных с их неоправданным повторным изучением, согласованием.

Важной характеристикой информационных потоков является плотность. Она имеет принципиальное значение для определения средств механизации и автоматизации обработки документов.

В процессе анализа целесообразно определить общую протяженность маршрутов движения документов в аппарате. Для этого на поэтажный план помещения, где отмечены служебные кабинеты и оборудование рабочих мест, наносятся потоки документов и операций с ними. Это позволяет определить общую направленность маршрутов движения основных документов, выявить встречные потоки, способы передачи документов, а также установить рациональность расположения служебных помещений и рабочих мест.

Нередко от формы документа зависит трудоемкость работы с ним. Поэтому в процессе анализа важно изучить формы документов и определить их информативность. Для них целей наиболее удобна документограмма, использование которой дает возможность выявить ненужные показатели в документах, повторяемость реквизитов и т. п.

Комплексный анализ системы информации, осуществленный по приведенной схеме, позволяет определить соответствие системы документооборота задачам аппарата управления, степень использования обращающихся в системе управления документов, направления автоматизации обработки информации, обеспеченность и потребность в соответствующих технических средствах.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, канцелярией, копировально-множительной службой, архивом. В этом случае секретарь руководителя является важнейшим звеном, регулирующим и организующим порядок прохождения документов через «своего патрона».

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, не без помощи секретаря, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

Так что в начале пути — это путь отправляемых документов, а продолжение — путь получаемых документов, поток поступающей информации представлен на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1- Потоки поступающей информации [2, c. 137]

Как видно на рисунке 1.1, четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота и входят в состав функций, выполняемых секретарем.

В целя организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделения — канцелярия, на небольших предприятия функции службы ДОУ выполняет секретарь. В небольших организациях при маленькой штатной чиcленноcти работников функции делопроизводственной службы моет выполнять один работник — секретарь.

Прием, отправка, первичная обработка документов, регистрация, контроль, проводятся обычно централизованно, а текущие документы и подготовка к сдаче их в ярив, в структурных подразделениях. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в те отдела, где они создаются.

Таким образом, массовое внедрение компьютерных технологий позволяет существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то время имея централизованную базу даны о все документа организации.

1.3 Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления компании Информационная система — комплекс, включающий в себя вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Электронный документооборот — наиболее формализованный способ общения пользователей меду собой, базирующиеся, в том числе, на технологиях электронной почты. Но это новые средства обработки полнотекстовой информации, основание на лингвистическом анализе текста и включающие в себя элементы искусственного интеллекта.

Документ является основным способом представления информации в любой современной организации и одним и видов информационного обеспечения информационной системы [6, c. 232].

Руководитель 50−90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

— отправитель;

— сообщение;

— канал;

— получатель.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этаны следующие:

— зарождение идей;

— кодирование им выбор канала;

— передача;

— декодирование.

Классификация информации:

1) по объектам — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно — технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности и подсистеме менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи — вербальная информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени;

5) по способу передачи;

6) по режиму передачи;

7) по назначению;

8) по стадии жизненного цикла;

9) по отношению объекта управления к субъекту.

Для того чтобы рассматривать информационные технологии в качестве объекта развития, необходимо в первую очередь совершенно ясно понять смысл и содержание той сущности, явленной в современном обществе объективной реальностью, которая именуется информационными технологиями. Современное е представление об информационных технологиях, слоившееся в обществе, весьма многообразно и разнообразно в зависимости от слоев населения, в котором это представление формируется. Для предпринимателей и топ — менеджеров «ключевым, пожалуй, вопросом при выборе ИТ становится способность данного набора технологий решить вполне определенные проблемы конкретного бизнеса».

Информационная технология — это технология нового вида деятельности, в иcторическом ходе развития аппаратных, программных и инструментальных средств компьютерной техники.

Информационные системы выполняют следующие функции:

— передача последовательных операций при рутинной работе с данными;

— передача информации о состоянии управляемой системы;

— управление организационными изменениями.

В настоящее время больше распространён документационный метод управления, поэтому в обеспечении качественного управления всё большую роль начинают играть системы электронного документооборота (СЭД). Именно СЭД может взять на себя большую часть перечисленных функции [8, c 343].

Система электронного документооборота выполняет все функции оперативного управления: передачу информации по прямому и обратному каналам, передачу документов в процессе основной деятельности, передачу информации о результатах деятельности для анализа.

На предприятиях большого и малого бизнеса электронный документооборот сохраняет все функции бумажного. То есть, документ проходит те же стадии оформления: создание, регистрацию, визирование, согласование и резолюцию. Отличием является ведение делопроизводства в электронном виде, что существенно ускоряет рабочий процесс.

Электронный документооборот в организации обеспечивает несколько привычных рабочих процедур:

— регистрацию документов;

— пересылку между сотрудниками предприятия;

— рассмотрение, обсуждение и согласование;

— контроль перемещения документа по цепочке исполнителей;

— систематизация и «подшивка»;

— быстрый поиск по исполнителю, подразделению, реквизитам;

— защита с использованием метода шифрования;

— присвоение юридического статуса при помощи электронно-цифровой подписи.

Часто электронный документооборот на предприятиях подразумевает перемещение документов между исполнителями, выполнение связанного с ними плана необходимых работ, процедуру согласования и отчетность по выполненным задачам.

Таким образом организуется несколько потоков движения информации: внутренний документооборот, исходящий и входящий.

На каждый полученный документ оформляется электронная карточка. Отображаемые в ней данные обеспечивают удобство отбора, а так же поиска по заданным критериям, как при работе с бумажными архивами. В ней указываются регистрационный номер, дата создания и регистрации, направление: входящий или исходящий, для внутреннего пользования. К карточке также могут быть прикреплены необходимые файлы.

Когда процессом подготовки документов занимаются большое количество человек, это занимает больше времени. Система электронного документооборота значительно сокращает время на передачу документа между сотрудниками и позволяет сохранять промежуточные версии, чтобы при необходимости можно было восстановить ход подготовки.

Система электронного документооборота — это автоматизированная многопользовательская система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работа с ними.

Система электронного документооборота просто необходима в следующих случаях:

— в организации существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, распространение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ;

— оперативность принятия решений низкая и постоянно снижается;

— количество форм для отчетности растет;

— существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны;

— совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.

В любой компании скапливается большое количество нормативно-справочной информации, которая постоянно обновляется. Хранить всю документацию очень неудобно, потому что, как правило, за обновлением документов следит один человек, которые обычно её и хранит, а все остальные сотрудники пользуются только лишь копиями, и никогда нельзя быть уверенным в том, что данная копия — действующая.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Электронные библиотеки документов решают проблему централизованного хранения всех важных документов и обеспечивают простой доступ к информации, важно заметить также, что каждый сотрудник видит только те документы, которые необходимы именно ему для работы.

Хранение в СЭД всех регламентов и инструкции делает работу с ними очень удобной и быстрой и в то же время обеспечивает соответствие рабочего процесса каждого сотрудника существующим правилам и нормам, регламентам и законам.

СЭД или система электронного документооборота — это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Основные задачи системы электронного документооборота:

— весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов;

— корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе;

— документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов;

— исключается возможность дублирования документов;

— СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа;

— поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные возможности СЭД:

— автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов;

— внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы;

— автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов;

— поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами;

— интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Главный эффект автоматизации — это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным.

Так как все сотрудники (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.

Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.

Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных. Как правило, системы электронного документооборота окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.

Как и внедрение любых других систем автоматизации, внедрение СЭД может вызвать противодействие со стороны сотрудников компании. Сотрудники привыкли работать по-старому, и переходить на новую систему — это стресс, который можно преодолеть разъяснением того эффекта автоматизации, который получат непосредственно сами сотрудники (будет легче обрабатывать документы, находить и регистрировать данные).

Кроме того, противодействие вызвано тем, что автоматизация позволяет вести учет рабочего времени, контролировать, чем занимаются подчиненные. Начинать внедрение необходимо с выяснения четкой цели, результатов, которых руководство хочет добиться. Постепенное внедрение сокращает противодействие сотрудников.

Итак, современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, так же являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

1.4 Особенности документооборота в строительных организациях Документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение. В течение многих лет ведение архива любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, которые обеспечивали чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. Работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии.

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение — часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т. п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т. д.

Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову — искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности.

Автоматизируем документооборот в строительстве: на первом плане — решение бизнес-задач.

В строительстве практически невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность, и предприятия отрасли при выборе программных продуктов предъявляют особые требования к функционалу предлагаемых решений.

Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — сделали»), то, никакого документооборота в ней нет Переходя на электронный документооборот руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота.

Эффективность = Результат/Затраты Основные задачи, решаемые системами документооборота:

— обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

— поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

— поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

— протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

— оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

— исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;

— исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Таким образом, в строительстве невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность. При выборе программных продуктов предъявляются особые требования к функционалу предлагаемых решений. Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА В ООО «ВАЛГА»

2.1 Общая характеристика деятельности компании ООО «ВАЛГА»

ООО «Валга» является юридическим лицом, действующим в соответствии с «Уставом», зарегистрированным: Инспекцией по налогам и сборам России по г. Краснодару.

Основной вид деятельности общества является: Строительство зданий и сооружений.

На данном предприятии действует гибкая система скидок и тем самым привлекает к себе большое количество покупателей различной категории. На сегодняшний день предприятие ООО «Валга» самое известное в сфере данной деятельности на Юге России. Как прописано в Уставе, ООО «Валга» может заниматься более чем 10 видами деятельности.

Основной вид деятельности — выпуск строительных материалов, реконструкция предприятий, разработка проектно — сметной документации, производство товаров народного потребления, проектирование и строительство для населения, коммерческая деятельность.

Для управления текущей деятельностью назначен генеральный директор. Общая численность работающих в организации 58 человек, что по нормам предполагает отнесение ее к разряду малых строительных предприятий.

Структура предприятия ООО «Валга» — это деление организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности, т. е. модель, предусматривает деление персонала на группы, в зависимости от конкретных задач, которые выполняют сотрудники.

Общая численность работников, занимающихся информационно — документационным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы ДОУ и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.

Во главе ООО «Валга» стоит директор, которому подчиняются все работники.

Обязанности директора:

— руководить в соответствии с действующим законодательством;

— нести ответственность за последствия принимаемых решений;

— нести ответственность за финансово — хозяйственные результаты его деятельности;

— организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений;

— поручать ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам;

— организовывать и координировать работы по охране труда на предприятии;

— представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления;

— распоряжаться имуществом и средствами предприятия.

Все вопросы оперативной деятельности решаются директором, руководителями подразделений аппарата управления.

Подразделения и работники предприятия, выполняющие определенные функции управления, образуют функциональную подсистему управления. Функции управления деятельности предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Описание обязанностей сотрудников в организации ООО «Валга» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Должностные обязанности сотрудников в организации ООО «Валга»