Условия хранения архивных документов. Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации. На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко-архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:
Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
изолированность;
пожарная безопасность;
возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима. Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом. Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях. Температура архивохранилищ:
для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха — 50%;для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность — 40%;для цветных документов — 5 градусов, влажность — 40%;для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность — не более 40% .Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса. Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива.
Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна. Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами. Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями. Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица. Хранение электронных документов в архиве.
Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна. Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.).Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
ГОСТ 28 388–89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
ГОСТ 24.402−80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
РД 50−524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
ГОСТ 2 501−88. ЕСКД. Правила учета и хранения. Размещение документов в архиве.
При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению. Прежде всего, необходимо отделить от основной массы документы с грифами «конфиденциально», «коммерческая, банковская тайна» и обеспечить им отдельный режим хранения, вплоть до создания, если это возможно, отдельного хранилища или выгородки в основном хранилище отдельного отсека для их хранения. Все эти вопросы должны решаться в тесном рабочем контакте с руководством юридического лица и руководителем службы режима (безопасности).Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных). Также нужно обеспечить к ним облегченный доступ сотрудников подразделений, в которых образуются эти виды документов. В случае с коммерческим банком, документальные комплексы этих подразделений, передающиеся в архив на оперативное хранение, должны размещаться по группам стеллажей, специально выделенных для данного подразделения, с соответствующими топографическими указателями, например «отдел вкладов физических лиц, документы дня за 2003 год».Это также нужно учитывать при организации архивохранилищ страховых компаний, учреждений юстиции по регистрации прав на имущество и других юридических лиц, в деятельности которых образуется массовая документация, имеющая долговременное правовое или практическое применение. Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности.
Заключение
.
По результатам исследования можно сделать такие выводы:
1. Состав и характер документов определяются потребностями управления и зависят от характера производственно-хозяйственной деятельности организации, а также от установленной системы государственного планирования, учета и отчетности.
2. Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов — это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия. Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.
3. Ценность содержащейся в документах информации различна. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации документы теряют свое значение и дальнейшее хранение становится нецелесообразным. Есть документы, хранение которых осуществляется постоянно, так как они представляют собой государственную ценность и являются национальным достоянием.
4. Деятельность службы по делам архивов по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории РФ регламентирована 24 нормативными правовыми актами.
5. Организация хранения документов — это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования. Список использованной литературы1. Документирование в управленческой деятельности: учеб.
пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т.
А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. — СПб., 2009.
2. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций/ Л. Р. Фионова. Пенза, 2005.
3. Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. — М.: ИКЦ «Мар
Т", Ростов н/Д: Издательский центр «Мар
Т", 2005. — 320 с. (Серия «Безупречные документы»).
4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспече-ние управления: учеб. пособие / М.
В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 6-е изд., испр. и доп. -.
М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. — 364 с. (Высшее образование).
5. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Орга-низация и технология работы. — М.: ООО «ТК Велби», 2003.
6. Андреева В. И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа „Интел-Синтез“», 2002. — 192 с.
7. Колесник Е. Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. — Кн. 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург, 2002. — 176 с.
8. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству и архивному делу и основам работы на компьютере. — СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. — С. 12−13.
9. Артизов А. Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы /Из выступления на Круглом столе «Архивное право: история, современность, перспективы» (декабрь 2001 г.) //Вестник архивиста№ 2 (68).
10. ГОСТ Р 7.
0.8−2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
