На взгляд автора данное разделение информации в Инструкции удобно для организации тем, что описываемый отдельно элемент документа, а затем процесс оформления одного вида документов дает возможность быстрого поиска нужной информации. В то время как размещение отдельных видов документов по главам и разделам не даст общей картины действия документа и поэтапного прохождения его в делопроизводстве.
Механизация и автоматизация делопроизводственных процессов является обязательным условием рациональной организации делопроизводства, способом повышения производительности и удешевления управленческого труда. Для достижения управленческих целей и задач организации на производстве внедряется комплекс технических средств для сбора и передачи информации, это прописывается в последней главе Индивидуальной инструкции.
После текста инструкции проставляется должность, фамилия и инициалы составителя. Далее располагают список должностных лиц, с которыми согласована инструкция.
Вторая часть Индивидуальной инструкции по делопроизводству состоит из приложений ко всем разделам.
На взгляд автора данное разделение информации в Инструкции удобно для организации тем, что описываемый отдельно элемент документа, а затем процесс оформления одного вида документов дает возможность быстрого поиска нужной информации. В то время как размещение отдельных видов документов по главам и разделам не даст общей картины действия документа и поэтапного прохождения его в делопроизводстве.
Третья глава («Бланки документов») может определять порядок приема и первичной обработки документов, с указанием конкретных должностей. Следует определить последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции, а так же утвердить перечень документов необходимых к предварительному рассмотрению.
Документооборот непосредственно связан с организацией управленческого процесса в МАОУ СОШ № 9, одновременно с тем придерживаясь свойственной ему системы управления.
Рационализация документооборота учреждения положительно влияет на повышение эффективности работы управленческого аппарата, вместе с тем формы и методы организации управленческой деятельности обуславливают четкость и оперативность документооборота.
На основании изучения документов по всем вопросам деятельности МАОУ СОШ № 9 составляется сводная номенклатура дел, которая включает номенклатуры структурных подразделений.
Составить номенклатуру кадрового направления деятельности, по мнению автора, следует с учетом таких рекомендаций:
1. Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно соответствовать степени важности вопросов, которые решаются, с учетом взаимосвязи документов включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, решения), планово-отчетная документация и переписка. В разделе переписки первыми размещаются дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня.
Т.е. в первую очередь поместить- Руководящие документы, затем — Приказы по личному составу.
2. Объединить комплекс планово-отчетной документации. Например, после — План работы ОК, разместить- Отчеты по кадровой работе.
В заголовках дел, которые содержат планово-отчетную документацию, отдельно выделять период с указанием срока хранения документов. Например, — Отчеты по кадровой работе.
— годовые пост.
— квартальные 3 года.
— месячные 3 года.
3. Затем разместить протоколы собраний и документы к ним:
— Планерка, протоколы.
— Совет по профессиональному обучению.
— Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.
4. В разделе переписка первыми разместить дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня (.
5. Указать правильно заголовок дела — Документы профсоюзного комитета (решения, по вопросам сокращений).
5. В следующий блок внести такие документы по организации труда на предприятии: Коллективный договор и приложения к нему, Должностные инструкции, Трудовые договоры.
6. Слово «копия» указывать после названия дела (Договоры с учебными заведениями (копии).
7. Далее разместить личные дела, личные карточки сотрудников, документы, не вошедшие в личные дела.
8. В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, использовать термин «документы», а после него в скобках указывать основные виды документов в деле (Документы о медосмотре работников (а не материалы).
9. Составлять заголовки дел строго в соответствии с правилами: название документа, наименование структурного подразделения, короткое содержание документов дела (Списки сотрудников, на получение материальной помощи в).
Все заголовки дел в номенклатуре должны конкретно отображать состав и содержание документов, которые предусматривается группировать в этих делах.
Автор предлагает в МАОУ СОШ № 9 создать Экспертную комиссию (далее — ЭК) в составе не менее 5 человек — начальников структурных подразделений для согласования сводной номенклатуры дел и сроков хранения документов.
Таким образом, выбор той или иной системы зависит от заданий, которые предстоит решать в организации с помощью данной системы, типа управленческой структуры, масштабов деятельности учреждения, ее технических и финансовых возможностей.
Данные рекомендации по совершенствованию системы управления нормативно-методического обеспечения кадровой службы направлены на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильное формирование дел, обеспечение сохранности документов и информации, усовершенствование управленческими информационными ресурсами.
Улучшение системы документооборота является способом реализации действующего законодательства в области кадрового и делопроизводственного обеспечения.
Устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:
— проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;
— обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;
— внедрять на предприятии комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу отдела и каждого его сотрудника;
— обеспечивать совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами на МАОУ СОШ № 9;
— использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов.
Заключение
В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры формирования и хранения личных дел сотрудников организации на примере МАОУ СОШ № 9 г. Пермь.
На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения документирования кадровой работы МАОУ СОШ № 9, можно сделать вывод, что документирование кадровой деятельности в школе заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т. е. создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации, обеспечения социальных прав граждан — сотрудников школы, на протяжении деятельности учреждения.
Необходимость научно-технической обработки кадровой документации при подготовке на архивное хранение обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, сохранить информацию.
В качестве рекомендаций предложенные примерный перечень кадровых документов. Дан образец описи документов. Примеры, приведенные в образцах (названия должностей, структурных подразделений, документов), соответствуют действующим на данный момент организационно-распорядительным документам в МАОУ СОШ № 9.
Взятые за основу Методические рекомендации и ГОСТы не могут в полной мере отобразить работу кадрового делопроизводства в школе.
Основной задачей подготовки документов к архивному хранению является установление единого порядка документирования и работы с документами на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечения максимального сокращения количества документов.
В течение всего года ответственному за ведение кадров школы следует постоянно обрабатывать и обобщать информацию по личному составу. В самые короткие сроки необходимо разработать пакет документов, сопровождающих деятельность кадров.
Усовершенствование системы делопроизводства в МАОУ СОШ № 9 приведет к таким экономически выгодным положениям, которые превысят расходы и увеличат положительный результат работы учреждения в следующем году:
Оптимизация согласованных действий сотрудников, основанных на нормативно-методической документации, приведут к целесообразности процессов управления персоналом, позволит избежать повторных действий в различных структурных подразделениях.
Установленное количество и состав кадровой документации позволит использовать шаблоны и типовые формы документов, что оптимизирует процесс обработки информции.
Формирование дел и их оформление в строгом соответствии с утвержденным правилами позволит достигнуть повышения оперативного поиска документов, обеспечения сохранности документов.
Построенные на фактических документах предположения эффективности позволили сделать вывод, что обеспечение своевременного планирования мер и надлежащая подготовка документов; четкая регистрация; ежегодное согласование новых редакций организационно-руководящих документов; обработка и анализ данных за прошлые годы позволит улучшить социальное положение его работников.
Список источников и литературы.
1. Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.
03.2005 № 3-П, определениями Конституционного Суда РФ от 11.
07.2006 № 213-О, от 03.
11.2009 N 1369-О-П).
2. Федеральный закон от 01 января 2014 № 1-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Федеральный закон от 27.
07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
4. Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. Федеральный Закон РФ от 29.
12.2012 № 273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.
12.2012, одобрен Советом Федерации 26.
12.2012 — ст.
49.
6. Указ Президента РФ от 01.
06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц. Замещающих государственные должности РФ в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».
7. Приказ Федерального архивного агентства от 23.
12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.
06.2009 № 477.
9. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
10. ГОСТ Р 7.
0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях российской академии наук, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.
01.2007 № 19.
12. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.
03.2015 № 526.
13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 № 558, зарегистрирован Минюстом России 08.
09.2010 № 18 380.
14. Федеральный Закон РФ от 29.
12.2012 № 273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.
12.2012.
15. Брюхова О. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: конспект лекций. Екатеринбург: УрГУПС, 2012. — С.
34.
16. Диденко А. Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. — С. 3.
17. Егоршин А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов. 4-е изд. Н. Новгород: НИМБ. 2003. — 720 с.
18. Иванова Н. А., Жулина Е. Г. Экономика соціологія труда. Шпаргалка. Электронная библиотека Лит.
Мир. Электронный ресурс URL:
http://www.litmir.net/br/?b=132 160.
19. Ларин М. В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. № 1. — С. 34.
20. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: учебник. М: ИНФРА-М 2005 — 638 с.
21. Кирсанова М. В., Анодина Н. Н., Аксенов Ю. М. Деловая переписка: Учебное пособие. — М.: ИНФА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. — Серия «Высшее образование».
22. Управление персоналом // Центр управления финансами. 06.
09.2012.
Электронный ресурс URL:
http://center-yf.ru/data/ip/Upravlenie-personalom.php.
23. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ. 2007. — 560 с.
Приложение 1.
УТВЕРЖДАЮ.
директор МАОУ СОШ № 9.
______________ Н.С. К.
«___"____________2016 г.
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ.
заведующего по воспитательной работе.
г. Пермь.
Настоящий должностной регламент разработан в соответствии с Федеральными Законами Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом города Севастополя, на основании нормативных правовых актов и иных нормативных актов.
Общие положения.
1.
1.В своей деятельности Ведущего специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.
1.
2.Заведующий по воспитательной работе подчиняется директору МАОУ СОШ № 9.
Квалификационные требования.
2.
1. Заведующий должен иметь высшее профессиональное образование по профилю деятельности замещаемой должности. Требования к стажу (опыту) работы по специальности — не предъявляются.
2.
2. Заведующий должен знать:
— Конституцию Российской Федерации, Федеральные конституционные законы и законы города применительно к своим должностным обязанностям, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты, законодательство Российской Федерации.
— регламент и служебный распорядок;
— правила документооборота и работы со служебной информацией;
— инструкцию по делопроизводству;
— формы и методы работы с применением автоматизированных систем и средств управления;
— правила и нормы делового общения;
— правила охраны труда и противопожарной защиты;
— документы, определяющие направления развития Российской Федерации по профилю деятельности;
— основы государственного и муниципального управления;
— порядок подготовки, согласования и принятия нормативных правовых актов;
— основы управления персоналом;
— правила делового этикета.
Должностные обязанности Исходя из задач и функций заведующий выполняет следующие обязанности:
3.
1.Принимает участие в работе школы.
3.
2.Составляет личный план и отчет по его выполнению.
Права Исходя из установленных полномочий, Главный специалист имеет право на: 4.
1. Реализацию установленных федеральным законами и законами города Севастополя, трудовым законодательством основных прав служащего.
4.
2. Участие в совещаниях по вопросам, относящихся по профилю своей деятельности.
5. Ответственность.
5.
1. Несет установленную законодательством ответственность за нарушение и несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств установленных федеральными законами и законами города, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества, которое было предоставлено ему для исполнения должностных обязанностей.
6. Перечень вопросов, по которым Ведущий специалист вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения В соответствии с замещаемой должностью и в пределах функциональной компетенции Заведующий вправе:
6.
1. Давать консультации в пределах своей компетенции представителям органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.
7. Перечень вопросов, по которым Ведущий специалист вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений В пределах функциональной компетенции Заведующий принимает участие:
7.
1. В подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности МАОУ СОШ № 9 в рамках его полномочий в соответствии с Положением о воспитательной работе в МАОУ СОШ.
7.
2. В решении иных вопросов в пределах своей компетенции и в соответствии с действующим законодательством.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования и принятия решений нормативных правовых актов и (или) иных решений.
Общие сроки и процедуры подготовки документов регулируются Инструкцией по делопроизводству.
9. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей.
С целью выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав Заведующий в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с органами государственной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями.
10. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.
Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности Заведующего устанавливаются в зависимости от обобщенных показателей эффективности и результативности деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, принятия и исполнения управленческих и иных решений, а также правового, организационного и документационного обеспечения исполнения указанных решений, общие для государственных органов и муниципальных служащих, утвержденных Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации.
При оценке деятельности Заведующего должны учитываться следующие показатели:
10.
1. Своевременное и качественное исполнение должностных обязанностей.
10.
2. Подготовка, организация и участие в значимых проектах в установленной сфере деятельности.
Ознакомлен.
Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: учебник. М: ИНФРА-М 2005 — 638 с.
Иванова Н.А., Жулина Е. Г. Экономика соціологія труда. Шпаргалка. Электронная библиотека Лит.
Мир. Электронный ресурс URL:
http://www.litmir.net/br/?b=132 160.
Управление персоналом // Центр управления финансами. 06.
09.2012.
Электронный ресурс URL:
http://center-yf.ru/data/ip/Upravlenie-personalom.php.
Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — 2-е изд., перераб. и доп.
Егоршин А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов. 4-е изд. Н. Новгород: НИМБ. 2003. — 720 с.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.
06.2009 № 477.
Федеральный закон от 10.
01.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с изменениями от 06.
04.2011г.
Федеральный закон от 27.
07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».
ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 7.
0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Приказ Федерального архивного агентства от 23.
12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.
10.2004 № 125-ФЗ.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях российской академии наук, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.
01.2007 № 19.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.
03.2015 № 526.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 № 558, зарегистрирован Минюстом России 08.
09.2010 № 18 380.
Типовая форма штатного расписания для бюджетных организаций, утвержденная Государственным комитетом статистики России от 06.
04.2001 № 26.
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213. По состоянию на 25 сентября 2006 года.
Кирсанова М.В., Анодина Н. Н., Аксенов Ю. М. Деловая переписка: Учебное пособие. — М.: ИНФА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. — Серия «Высшее образование».
Ларин М. В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. № 1. — С. 34.
Диденко А. Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. — С. 3.
Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.
03.2005 № 3-П, определениями Конституционного Суда РФ от 11.
07.2006 № 213-О, от 03.
11.2009 N 1369-О-П).
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.
02.1995 № 24-ФЗ, ст. 11.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 № 558, зарегистрирован Минюстом России 08.
09.2010 № 18 380.
Там же.
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Брюхова О. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: конспект лекций. Екатеринбург: УрГУПС, 2012. — С.
34.
Кодекс законов о труде РФ, введен в действие Законом РФ от 25.
09.1992 № 3543−1 «О внесении изменений и дополнений в Кодекс законов о труде РСФСР». — ст. 118 КЗоТ РФ.
Федеральный Закон РФ от 29.
12.2012 № 273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.
12.2012, одобрен Советом Федерации 26.
12.2012 — ст.
49.
