Виды документов. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

В истории науки было множество попыток исследования многообразия документов с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.

Любой документ обладает множеством свойств, присущих его форме и содержанию. Наличие идентичных свойств у других документов позволяет объединить их в группу, вид. В подобной группе эти свойства выходят па первый план, в связи с чем возможно их изучение и использование в практической деятельности.

К одному виду относятся такие группы источников, которые имеют устойчивые признаки, возникающие и закрепляющиеся в силу общности функций данных источников в жизни общества.

Определяющими видообразующими моментами являются:

• — социально-функциональное назначение документа, обусловившее факт его возникновения (учеба, совершенствование производства, развитие науки, эстетическое наслаждение, наведение справок, информация о документах и т. д.);
• — материальная конструкция;
• — читательский адрес;
• — знаковая природа информации;

связанность (не связанность) с другими изданиями;

— временные особенности выпуска.

Поскольку свойств в документе бесчисленное множество, это предопределяет возможность его многомерного исследования, при котором документ может одновременно рассматриваться с точки зрения разных свойств, причисляться к разным видам, входить в разные группы (табл. 2.1).

Виды документов.

Таблица 2.1

Виды документов с точки зрения их конструктивной формы. Конструктивная форма документа весьма разнообразна.

С этой точки зрения различаются листовые документы (в виде одного или нескольких листов, стоповые (несколько листов, не скрепленных между собой, представляющих в совокупности один документ), кодексы (листы, скрепленные в тетрадь, брошюру, книгу), ленточные (фото-, кино-, видеопленки, магнитофонные ленты), дисковые (грампластинки, оптические компактные диски).

Виды документов с точки зрения знаковой природы информации. Знаковая природа информации — еще один признак, участвующий в видообразовании документов. Она определяется как форма знаков, посредством которых фиксируется и передается основной материал издания: буквы алфавита, цифры и знаки препинания (для произведений письменности), нотные знаки (для музыкальных произведений), изображения графические, художественные и картографические.

По знаковой природе информации выделяются:

• — письменные документы, содержащие информацию в виде письменного текста (словесного, цифрового, иероглифического, формульного или смешанного);
• — нотные документы, большую часть объема которых занимает нотная запись музыкального произведения;
• — картографические документы (карты, атласы, глобусы);
• — изобразительные документы, большую часть объема которых занимают изображения. Под изображением понимается воспроизведение живописного, графического, скульптурного произведения, специальной или художественной фотографии и других графических работ;
• — аудиальные и аудиовизуальные документы, содержащие запись звука и движущегося изображения (магнитофонные записи, кинофильмы, видеофильмы, оптические компактные диски).

Письменные документы подразделяются на опубликованные, которые доводятся до всеобщего сведения посредством тиражирования и после публикации получают название «издание», и неопубликованные, не рассчитанные на широкое распространение.

Опубликованные документы принято называть изданиями. Их разновидности определены ГОСТ 7.60—2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения» (введен в действие с 01.07.2004). Последний устанавливает термины и определения основных понятий, употребляемых для обозначения видов изданий.

ГОСТ определяет виды документов по их периодичности. С точки зрения периодичности выхода в свет все издания подразделяются на непериодические, выпущенные однократно, не имеющие продолжения (чаще всего — книги), и сериальные.

Непериодические издания по целевому назначению подразделяются на следующие виды:

• — научное издание',
• — производственно-практическое издание;
• — нормативное производственно-практическое издание',
• — учебное издание;
• — справочное издание.

Периодические и продолжающиеся издания делятся:

• — на газеты;
• — журналы;
• — другие издания.

Более подробно особенности непериодических и периодических изданий рассмотрим далее.

По читательскому адресу издания делятся на следующие виды (рис. 2.6):

• — издания для служебного пользования: издание, предназначенное для использования строго определенным кругом лиц или учреждений и помеченное соответствующих грифом на обложке и (или) титульном листе;
• — монография: научное или научно-популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам;
• — сборник научных трудов: сборник, содержащий исследовательские материалы научных учреждений, учебных заведений или обществ;
• — материалы конференции (съезда, симпозиума): непериодический сборник, содержащий итоги конференции в виде докладов, рекомендаций, решений;
• — тезисы докладов/сообщений научной конференции (съезда, симпозиума): научный непериодический сборник, содержащий опубликованные до начала конференции материалы предварительного характера (аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений);
• — автореферат диссертации: научное издание в виде брошюры, содержащее составленный автором реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание ученой степени.

Рис. 2.6. Классификация изданий по читательскому адресу

По характеру аналитико-синтетической переработки информации среди изданий выделяются реферативные издания: информационное издание, содержащее упорядоченную совокупность библиографических записей, включающих рефераты.

По признаку оригинальности содержания издания выделяют следующие виды изданий:

— оригинальные издания: издание, содержащее оригинальное произведение и вышедшее на языке оригинала (под «оригинальным произведением»

понимается произведение, являющееся продуктом самостоятельного творчества автора);

— переводные издания, издание, содержащее произведение, переведенное с какого-либо иностранного языка на язык национальности, которой адресуется издание.

По признаку объема издания делятся на несколько категорий:

• — книга: книжное издание объемом свыше 48 страниц;
• — брошюра', книжное издание объемом свыше четырех, но не более 48 страниц;
• — листовка (листок; лист): листовое издание объемом от одной до четырех страниц.

По признаку повторности выпуска выделяют:

• — первое издание', издание произведения, которое выпускается впервые;
• — первое отдельное издание: издание произведения, которое выпускается впервые в виде отдельной книги или брошюры, но ранее уже было опубликовано;
• — переиздание', вновь выпущенное издание произведения с изменениями или без них;
• — новое издание: издание произведения, выпускаемое данным издателем впервые, а также с нового набора либо в новой редакции, либо в новом художественно-техническом оформлении и полиграфическом исполнении;
• — дополненное издание: переиздание, которое содержит добавления в виде отдельных глав, разделов, параграфов, абзацев, иллюстраций;

исправленное издание', переиздание, в котором автором устранены ранее допущенные неточности, исправлены фактические ошибки без коренной переделки текста произведения;

• — переработанное издание: переиздание, в котором текст целиком или его значительная часть изменены по сравнению с предшествующим изданием;
• — пересмотренное издание: переиздание, текст которого содержит исправления редакционного характера в виде уточнения, изменения формулировок, замены устаревшего материала новым;
• — расширенное издание/, переиздание, текст которого тематически расширен по сравнению с предыдущим изданием;
• — повторное издание: стереотипное издание, осуществленное сразу за предшествующим;
• — перепечатка', переиздание без изменений текста издания (или его части), выпущенное другим издателем с нового набора (примечание: обычно перепечатка содержит указание на источник, с которого она воспроизведена).

По материальной конструкции издания делятся на два вида:

• — буклет (брошюра)', издание в виде одного листа печатного материала, сфальцованного любым способом в два или более сгиба;
• — газетное издание', листовое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, издательски приспособленное к специфике данного периодического издания (примечание: в отдельных случаях применяется скрепление листов печатного материала, при этом используется термин «газетно-журнальное издание»).

Рассмотрим существенные стороны материальной конструкции издания на примере материальной конструкции книги. Основу книги составляет книжный блок — комплект скрепленных тетрадей или листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания, предназначенный для вставки в переплетную крышку.

Книжная тетрадь представляет собой отпечатанный и сфальцованный (сложенный в несколько листов) печатный лист. Тетради в книжный блок скрепляются капталом. Каптал — это тесьма с утолщенным краем. Она наклеивается на верхний и нижний края корешка обрезанного книжного блока. Служит для его упрочения, а также одним из элементов оформления книги.

Чтобы тетради в процессе подготовки книжного издания не путались, на каждой из них проставляется сигнатура — порядковый номер печатного листа, помещаемый в нижнем поле первой полосы тетради книжного блока перед нормой. Норма — это краткое, часто сокращенно название издания, Ф.И.О. автора или номер типографского заказа, помещаемые в нижнем поле первой страницы каждой тетради книжного блока (обычно па каждой 17-й (или) 33-й странице) для контроля над комплектованием тетрадей в экземпляры издания.

Книжный блок кроется переплетом — прочным покрытием из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, бумагой, целлофаном. Он служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, для первоначальной информации об издании, а также в качестве элемента художественного оформления книги. Сам переплет состоит из передней и задней сторонок, соединенных корешком. Корешок — это боковая сторона книжного блока, место скрепления тетрадей или листов блока, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной крышки. Переплет соединяется с книжным блоком посредством форзацев. Форзац — сложенный пополам лист бумаги (или конструкция из двух листов, соединенных полоской ткани), скрепляющий первую тетрадь книжного блока с передней сторонкой переплета и последнюю тетрадь с задней сторонкой переплета.

Книжный блок начинается с титульного листа. Это заглавный лист издания, содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличить его от любого другого. Занимаемая первая страница носит название основного титульного листа и содержит все наиболее существенные для издания или его части выходные сведения. Вторая страница — оборот титульного листа, иногда он тоже содержит выходные сведения.

Нередко титульный лист занимает не две, а четыре страницы, в таком случае он считается сложным титульным листом. Каждая страница носит свое название. Первая страница называется авантитул (или фортитул), она предшествует титульному развороту и имеет декоративно-композиционное назначение (может содержать издательскую марку, название серии, эпиграф и т. д.). Вторая страница — контртитул. Третья и четвертая страница — соответственно — основной титульный лист и оборот титульного листа.

В зависимости от того, как располагаются выходные сведения, в сложном титульном листе различают разворотный, распашной и параллельный титульные листы (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Сложный титульный лист.

Иногда титульный лист предваряет не только все издание в целом, но и отдельные его структурные части. Такой отдельный лист или страница с заголовком части, главы издания, заглавия произведения без основного текста публикуемого произведения называется шмуцтитулом. В старопечатных книгах шмуцтитулом считали добавочный титул, помещаемый перед титульным листом для предохранения его от загрязнения.

Завершают книгу выпускные данные — часть выходных сведений, включающих дату сдачи издательского оригинала в набор, дату подписания издания в печать, формат бумаги, долю листа и другие производственные и технико-экономические данные.

Формат издания — это размеры (длина и ширина) страницы после обрезки книжного блока, указываемые в миллиметрах или в виде формата бумажного листа в сантиметрах, и доли, которую страница составляет от бумажного листа.

Элементы художественного оформления книги многообразны.

Прежде всего, это:

• — виньетки — украшения в виде небольшого орнаментально-декоративного или орнаментально-сюжетного рисунка, помещаемые на переплете, обложке, в начале или конце глав;
• — инициалы (буквицы) — украшение заглавных букв укрупненного размера, помещаемые в начале текста книги, главы или другого подраздела издания;
• — заставки и концовки — рисунки, помещаемые в начале и конце книги в целом, отдельных ее глав или других структурных подразделах;
• — фронтиспис — иллюстрация (портрет автора), помещенная на левой стороне титульного разворота.

Характеристика сериальных изданий. Сериальные — это издания, выходящие в течение времени, как правило, изолированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

Первая группа сериальных изданий называется периодическими (рис. 2.8) — выходящими через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров, однотипно оформленными, нумерованными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

Рис. 2.8. Периодические издания.

К их числу относятся журналы, газеты, бюллетени, календари.

Журналы — периодические издания, имеющие постоянную рубрикацию, официально утвержденные в качестве данного вида издания. Они содержат статьи и рефераты по различным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам, литературно-художественные произведения.

Журналы бывают:

• — общественно-политические, содержащие статьи и материалы актуальной общественно-политической тематики, предназначенные для широких кругов читателей;
• — научные, содержащие статьи и материалы о теории исследований, а также статьи и материалы прикладного характера, предназначенные научным работникам;
• — научно-популярные, содержащие статьи и материалы об основах наук, о теоретических и экспериментальных исследованиях в области науки, культуры и практической деятельности, служащие распространению знаний и самообразованию;
• — производственно-практические, содержащие статьи и материалы по технике, технологии, экономике, организации производства или практической деятельности, методические разработки и другие материалы, предназначенные работникам определенной отрасли;
• — популярные, содержащие статьи и материалы по вопросам культуры, быта, спорта, моды и т. д., предназначенные широкому кругу читателей;
• — литературно-художественные, содержащие произведения художественной литературы, а также публицистические и критические статьи и материалы;
• — реферативные, официально утвержденные в качестве журнала, содержащие рефераты книг, статей и других разновидностей документов.

Газета — периодическое издание, выходящее через краткие промежутки времени, содержащее официальные материалы, оперативную информацию и статьи по актуальным общественно-политическим, научным и другим вопросам, а также литературные произведения и рекламу.

Среди газет выделяются;

• — общеполитические, систематически освещающие вопросы внутренней и внешней политики страны, а также международной жизни;
• — специализированные, систематически освещающие отдельные проблемы общественной жизни, науки, техники, культуры и других областей деятельности и адресованные определенной категории читателей;
• — специальный газетный выпуск — издание, подготовленное выездной или общественной редакцией основной газеты для оперативного доведения информации до читателей, имеющее текущий и валовый номера, год, дату издания, выходящее в течение ограниченного срока.

Различают общероссийские, республиканские, краевые, областные, городские, районные, многотиражные газеты.

Периодическими изданиями считаются также календари — периодические справочные издания, содержащие последовательный перечень дней, недель, месяцев данного года, а также другие сведения различного характера. Различают: табель-календарь, представляющий собой календарь-ежегодник в виде листового издания, содержащего перечень дней года, расположенных по месяцам в форме таблицы, а также отрывной/перекидной календарь, календарь книжного типа, календарь знаменательных дат и т. д.

К сериальным изданиям относятся также так называемые продолжающиеся издания — выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала, однотипно оформленными, нумерованными выпусками, имеющими общее заглавие. Это, как правило, сборники трудов, выпускаемые научно-исследовательскими учреждениями и высшими учебными заведениями под общим заглавием. Например, «Труды», «Ученые записки», «Вестник», «Известия» и т. д.

Еще одна разновидность изданий — бюллетени — бывают как периодическими, так и продолжающимися. Это издания, выпускаемые оперативно, содержащие краткие официальные материалы по вопросам, входящим в круг ведения выпускающей его организации.

Различают:

• — нормативный бюллетень, содержащий материалы нормативного, директивного или инструктивного характера, издаваемый, как правило, каким-либо государственным органом;
• — справочный бюллетень, содержащий какие-либо справочные материалы, расположенные в порядке, удобном для их разыскания;
• — рекламный бюллетень, содержащий изложенные в привлекающей внимание форме сведения об изделиях, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них;
• — бюллетень-хроника, содержащий сообщения, отражающие деятельность издающей его организации;
• — бюллетень-таблица, содержащий фактические данные цифрового или иного характера, расположенные в форме таблицы;
• — статистический бюллетень, содержащий оперативные статистические данные, характеризующие определенную область жизни и деятельности общества.

Неопубликованные документы. К неопубликованным документам, собираемым и хранящимся в фондах научно-технических библиотек и органов НТИ, относятся материалы, которые создаются в процессе работы различных организаций, научно-исследовательских учреждений и остаются в рукописи, либо тиражируются в небольшом количестве экземпляров. Особая ценность неопубликованных документов обусловлена их достоверностью, точностью и полнотой содержащихся в них сведений, актуальностью и оперативностью.

К ним относятся: научно-технические отчеты (отчеты о результатах научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (отчеты о результатах НИР и ОКР), о работе научных экспедиций, о работе научнотехнических советов, о командировках), переводы, диссертации и авторефераты к ним, описание алгоритмов и программ, проекты и сметы, депонированные рукописи, чертежно-конструкторская документация, материалы конференций, совещаний, семинаров, информационные карты, аналитические обзоры, акты государственных испытаний, описания рацпредложений, паспорта изделий, материалы выставок, протоколы экспериментов, изыскательская документация, лабораторные журналы, маршрутные карты, заявки на изобретения, промышленные образцы и товарные знаки, лицензионные договоры, карты технического уровня и качества и т. д.

Эти материалы существуют, как правило, в единичных экземплярах, подготовленных в виде отдельных листков, сброшюрованных материалов, а также подборок неопубликованных материалов, хранящихся в папках.

Резкой границы между опубликованными и неопубликованными документами нет. Это позволило ввести в научный оборот термин «промежуточные формы публикации». К ним относится, к примеру, препринт — опережающий выпуск оттисков статей и других печатных материалов для рассылки авторам и другим заинтересованным лицам, обычно небольшим тиражом, до официального выхода в свет.

Дискуссионным является использование термина «непубликуемые документы». От изданий их отличает ограниченная сфера использования. Это группа документов, которые принципиально не подлежат тиражированию в силу их функционального предназначения. Они необходимы для принятия конкретных управленческих решений, содержат исходные фактические сведения, показатели, параметры, предназначенные для составления новых обобщенных документов управления (административно-хозяйственная, организационно-распорядительная, планово-экономическая, финансовобухгалтерская, технологическая и другая документация).

Сторонники выделения этого термина опираются на тот факт, что большинство неопубликованных документов хоть небольшим тиражом, но всетаки тиражируются.

Виды документов с точки зрения характера текста. По характеру текста документы подразделяются на индивидуальные, отражающие авторский взгляд на проблему, типовые, стремящиеся к стандартной форме текста, и трафаретные, представляющие собой типографские бланки с пустыми графами, заполняемыми от руки.

Четкой границы между ними все-таки нет, потому что устоявшаяся форма текста характерна и для первой группы документов. Очень редко появляется по-настоящему оригинальный по форме и содержанию текст. Чаще используется некоторое «клише», «закостеневшие формы», стандартные словосочетания, что вписывается в рамки определенного жанра текста. Но, тем не менее, огромное количество документов, сложность их обработки, применение машинных методов требует их унификации.

Унификация — это один из методов стандартизации, позволяющий привести различные варианты написания документов к единой форме. Унификация применяется в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их формы, снижения затрат на подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных.

Аудиовизуальные документы. Аудиовизуальный документ — это документ, содержащий текстовую, изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

Эта группа документов включает (рис. 2.9):

• — фонодокумент — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию;
• — видеодокумент — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную па нем п осредством видеозап и с и;
• — кинодокумент — аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом фильме — также звуковую информацию);
• — фотодокумент — аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений. Разновидностью фотодокумента считается документ на микроформе — на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

Рис. 2.9. Виды аудиовизуальных документов

Виды документов с точки зрения целевого назначения. Целевое назначение — это характеристика издания с точки зрения выполняемой им общественной функции. В зависимости от целевого назначения, обслуживаемой сферы деятельности документы подразделяются на научные, научно-популярные, учебные, справочные, производственные, официальные, патентные, литературно-художественные и т. д.

Далее рассмотрим особенности некоторых из указанных категорий документов.

Научные документы содержат результаты теоретических или экспериментальных исследований, раскрывают пути и характер научных изысканий, описывают методику и ход ведения исследований, прослеживают историю важнейших открытий, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы. Для них характерно наличие описательного фактического материала, полученного из научных наблюдений и экспериментов; теоретического материала, включающего гипотезы, научные теории и законы, а также мировоззренческое истолкование научных законов и теорий.

Ориентированы такие документы на ученых, специалистов данной отрасли. Поэтому их текст наиболее сложен для восприятия. Для него характерно использование многочисленных научных терминов без пояснений объема их понятия. Порядок изложения материала в подобных документах диктуется логикой самого научного исследования.

Большая часть научных документов являются опубликованными, т. е. изданиями. Среди них выделяются:

• — полные собрания сочинений классиков науки и техники;
• — избранные труды выдающихся ученых;
• — монографии — научные издания, содержащие полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащие одному или нескольким авторам;
• — тематические сборники, состоящие из статей различных авторов и посвященных изложению нескольких вопросов определенной темы. В отличие от монографии, такие издания не освещают темы в целом, а подробно рассматривают отдельные ее стороны, являющиеся наиболее актуальными или особо значимыми;
• — материалы съездов, конференций, симпозиумов, содержащие опубликованные до начала научных форумов материалы предварительного характера (аннотации, рефераты, доклады, тезисы, сообщения), а также подводящие их итоги (рекомендации, решения).

Большое число научных документов относится и к группе неопубликованных. Среди них диссертации, авторефераты к ним, депонированные рукописи, препринты, отчеты о результатах НИР и ОКР, а также переводы научно-технической литературы.

Диссертация представляет собой квалификационную научную работу в определенной области науки, имеющую внутреннее единство, содержащую совокупность научных результатов, научных положений, выдвигаемых автором для публичной защиты и свидетельствующих о личном вкладе автора в науку и его качествах как ученого.

К диссертациям предъявляются особые требования. Она должна быть фундаментальным научным трудом, завершенным научным исследованием, содержащим новые знания, сформулированные и обоснованные научные концепции. Диссертации должны содержать критический обзор по исследуемой теме, обобщающий опыт других, предыдущих научных исследований, дающий представление о степени изученности научной проблемы.

Это научное исследование представляют в диссертационный совет на соискание ученой степени доктора или кандидата наук, где диссертацию подвергают экспертизе и многоступенчатой проверке. Диссертации печатаются в единичных экземплярах, но изложенные в них идеи и факты считаются официально введенными в научный оборот. Процедура их публичной защиты предполагает предварительное ознакомление с научным вкладом диссертанта широкой научной общественности.

Для этой цели служит автореферат — изложение основных положений диссертации, составленное самим автором, который публикуется ограниченным тиражом (100—150 экземпляров). В автореферате излагаются основные идеи и выводы диссертанта, показывается вклад автора в проведенное исследование, степень новизны и практическая значимость результатов. Он обладает всеми правами издания, хотя на его обложке помещается гриф «На правах рукописи».

Депонированные рукописи. Суть депонирования заключается в передаче на хранение рекомендованных научным советом учреждений и организаций рукописей в специальные информационные органы, на которые возложены функции хранения подобных материалов, но отрасли. Это — рассчитанные на узкий круг специалистов законченные научные работы, публикация которых в виде журнальных статей или монографий по тем или иным причинам нецелесообразна. Информация о содержании рукописей широко распространяется посредством публикации реферативной информации о них. При необходимости любой потребитель может получить копию нужной рукописи. Депонированные рукописи обладают всеми правами опубликованных работ и защищены авторским правом.

Препринты — научные издания, содержащие материалы предварительного характера, опубликованные до выхода в свет издания, в котором они могут быть помещены.

Отчеты о результатах НИР и ОКР служат важным источником научнотехнической информации. По содержанию они должны включать оценку современного состояния решаемой проблемы, обоснование выбора принятого направления исследования, методы решения, анализ и обобщение существующих результатов, характер и содержание выполненных теоретических исследований, оценку полноты решения поставленной задачи, достоверности полученных результатов, их сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных работ.

В силу высокой стратегической и коммерческой ценности, заключающейся в отчетах о результатах НИР и ОКР информации, они имеют хождение среди ограниченного круга лиц и учреждений. Возможности ознакомления с ними крайне ограничены, что порождает дублирование в научных исследованиях. Некоторые из них размножаются типографским способом, хотя и не считаются публикациями в полном смысле слова.

Основным учреждением, занимающимся учетом, регистрацией, хранением отчетов является ВНТИЦентр. Этот орган ведет государственный реестр — систематизированный перечень проводимых в стране НИР и ОКР, формирует общегосударственный фонд отчетов. Разработан и определенный регламент всех НИР и ОКР. В самом начале разработки организация-исполнитель направляет во ВНТИ Центр регистрационную карту установленного образца, содержащую краткие сведения о начатой работе. По законченной работе или ее самостоятельному этапу направляется отчет с информационной картой, важнейшей частью которой является реферат.

Значительная часть переводов научно-технической литературы оформляется в виде рукописей или печатается небольшим тиражом. Авторское право при переводе принадлежит переводчику.

В 1973 г. СССР вступил во Всемирную конвенцию об охране авторских прав (заключена 24 июля 1971 г. в г. Париже). С тех пор перевод и издание па русском языке произведений зарубежных авторов, их публикация в изданиях органов НТИ без согласия авторов или правообладателей и, соответственно, платы за их использование, стали невозможны. В сложившейся ситуации необходимо было создание единого центра, которым стал Всероссийский центр переводов (ВЦП), собирающий фонд выполненных переводов и выпускающий бюллетени, информирующие о них специалистов. Россия в соответствии с постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1224 присоединилась к Конвенции и Дополнительным протоколам 1 и 2 в 1994 г., документ о присоединении сдан на хранение Генеральному директору ЮНЕСКО 09.12.1994.

Научно-популярные документы. К научно-популярным документам в широком смысле этого слова может быть причислен довольно обширный круг произведений печати. В узком смысле слова — это совокупность произведений печати, в которых популяризируются научные знания, теории, законы. Но текст этих документов содержит, как правило, лишь основные элементарные вопросы теории.

По своему целевому назначению научно-популярные документы предназначены для читателей, не являющихся специалистами в данной области. Поэтому изложение материала в них ведется ясным и доступным языком, избегая сложных терминов и теоретических конструкций, с большим количеством пояснительно-иллюстративного материала.

Порядок изложения материала зависит от того, для каких целей и каким категориям читателей этот материал предназначен. В изданиях для первоначального самообразования, для лиц, имеющих самое поверхностное представление о раскрываемом круге вопросов, материал располагается в логической последовательности — от простого к сложному. В изданиях для углубленного изучения, для расширения теоретических представлений читателей материал располагается в иной логической последовательности — от общего к частному.

Учебные документы. Эти документы обслуживают такие области общественной практики, как образование и воспитание. К ним относятся те издания, которые по своему содержанию и изложению отвечают потребностям в образовании и приспособлены для целей обучения в различных учебных заведениях.

Текст учебных документов, как правило, включает: основные теоретические положения той или иной отрасли знания и их доказательства; необходимый фактический материал, пояснительно-иллюстративный материал, практические указания разной степени детальности и обоснованности, в зависимости от категории учащихся.

Характер построения текста в учебных документах основывается на положениях дидактики. Так, например, новые фактические сведения включаются в излагаемый материал постепенно, в органической связи с предшествующим теоретическим материалом. Язык учебного издания включает необходимые профессиональные термины с пояснением их значения и должен быть рассчитан на возможности понимания определенной категорией учащихся. Раскрытие материала должно быть полным и структурированным соразмерно, с одинаковой полнотой погружения. Объем материала должен соответствовать современному уровню научного видения изучаемого предмета. Располагается материал, как правило, в систематизированном порядке, в предполагаемой последовательности его изучения, определяемой программой предмета.

Основными группами учебных изданий являются учебники и учебные пособия.

Учебник — издание, содержащее систематизированное изложение учебной дисциплины (се раздела, части), соответствующее учебной программе, и официально утвержденное в качестве данного вида издания.

Учебное пособие — издание, дополняющее или частично (полностью) заменяющее учебник, официально утвержденное в качестве данного вида издания. Учебное пособие излагает материал в методически обоснованной системе и последовательности, но в отличие от учебника, оно не обязательно соответствует программе, часто освещая только некоторые темы или, наоборот, значительно выходя за ее рамки.

Особая разновидность учебных изданий — сборники задач (упражнений). Они не излагают курса систематически, а служат средством более сознательного и прочного закрепления уже известного знания учащимися.

В данную группу входят также:

• — наглядные пособия, содержание в которых передается в основном при помощи изображения;
• — хрестоматии, содержащие литературно-художественные, исторические и иные произведения или отрывки из них, составляющие объект изучения учебной дисциплины;
• — практикумы, содержащие практические задания и упражнения, способствующие усвоению пройденного;
• — практические руководства, рассчитанные на самостоятельное овладение какими-либо навыками.

Ряд учебных документов предназначен не только для обучающихся, но и для преподавателей. Прежде всего, это учебная программа — документ, определяющий содержание, объем, а также порядок изучения и преподавания какой-либо учебной дисциплины (ее раздела, части). К этой же категории относятся учебно-методические пособия, которые содержат материалы по методике преподавания дисциплины (ее раздела, части) или методике воспитания.

Справочные документы. Справочные документы предназначены для получения кратких (но достаточных для той или иной цели) фактических данных по определенному вопросу. Справочные документы, как правило, существуют в виде типографских изданий, но в последние годы они выпускаются в виде электронных документов, что предполагает их компьютерное использование.

Справочные документы аккумулируют сведения по определенной системе. С точки зрения порядка расположения материала все справочные документы делятся на словари и справочники. Для словаря характерен алфавитный способ расположения материала, а для справочника — систематический (тематический). Основные требования, которые к ним предъявляются: полнота собранного фактического материала, особая конструкция, позволяющая быстрое разыскание требуемых данных. Язык справочных документов отличается некоторой сухостью, сжатостью, «телеграфностыо» изложения, вызванной необходимостью поместить большой фактический материал в ограниченном объеме.

Различают следующие группы справочных документов:

• — универсальные и отраслевые энциклопедии — издания, содержащие в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде кратких статей, расположенные в алфавитном или систематическом порядке;
• — производственно-технические справочники — издания, носящие прикладной, практический характер, имеющие систематическую структуру или построенные по алфавиту заглавий статей;
• — толковые словари — языковые словари, разъясняющие значение слов какого-либо языка, дающие их грамматическую и стилистическую характеристику, примеры употребления и другие сведения;
• — терминологические словари — издания, содержащие термины какойлибо области знания или темы и их определения;
• — двуязычные и многоязычные словари — словари, содержащие перечень языковых единиц с их характеристиками или переводом на другой язык;
• — нормативные справочники — издания, содержащие комплекс норм, правил, требований к объектам промышленного производства;
• — статические справочники — издания, содержащие систематизированный перечень статистических материалов;
• — биографические справочники — издания, содержащие сведения о жизни и деятельности каких-либо лиц;
• — биобиблиографические справочники — издания, содержащие биографические сведения о каких-либо лицах, списки их трудов и литературы, освещающей их жизнь и деятельность;
• — путеводители — издания, содержащие сведения о каком-либо географическом пункте или культурно-просветительном учреждении, расположенные в удобном для следования или осмотра порядке;
• — справочники, рассчитанные на отдельные группы потребителей, и г. д.

Производственные и нормативно-производственные документы. Производственные документы отличает сугубо прикладной характер содержания, для которого характерно сочетание инструктивно-нормативных и справочных данных. Документы этого вида весьма разнообразны по составу, целевому предназначению, сферам использования.

Основу этой видовой совокупности документов составляют издания в помощь овладению профессией, профессиональному совершенствованию и обмену передовым опытом, а также производственно-практические издания, содержащие сведения по технологии и организации производства. Это издания, разъясняющие сущность производственных процессов, содержат описание принципов действия, устройства, особенности обслуживания и ремонта машин и механизмов, а также изложение методов обработки сырья и изготовления продукции.

Выделяется группа документов, регламентирующих производственные процессы. Разработанный технологический процесс (изготовления, обработки, сборки, контроля изделий, методов и приемов) оформляется комплексом технологических документов, раскрывающих методы, средства и порядок осуществления технологического процесса в целом.

В состав технологической документации в полном объеме входят технологические спецификации, маршрутные и операционные карты, карты эскизов и схем, карты раскроя материалов, технологические инструкции, ведомости стандартного оборудования, ведомости нестандартного оборудования и ведомости нормализованного инструмента.

Они содержат описание технологических процессов изготовления и ремонта изделия, рекомендуют деление технологического процесса на операции. Сюда же примыкает эксплуатационная документация, регламентирующая режимы эксплуатации оборудования (порядок использования, технику безопасности, контроль над процессом).

Еще одну группу производственных документов составляет документация на материальные ресурсы, средства труда и оборудования. Инвентаризация природных ресурсов осуществляется в так называемых кадастрах (ведутся водный, ветровой, земельный кадастры). Сюда же примыкает документация на месторождения полезных ископаемых.

В промышленности важной формой документации на средства труда и оборудование являются паспорта, дающие характеристику заводов, цехов, отдельных машин, оборудования и выпускаемой продукции. Они содержат описания системы устройства, принципа действия и перечень деталей машин, приборов, оборудования и имеют характер предписания по монтажу, хранению, транспортированию, эксплуатации.

Документация на оборудование носит характер чертежно-конструкторских материалов. Важной группой документов являются типовые строительные проекты, ведомости технической оснастки.

Промышленные каталоги — это перечни изделий, выпускаемых промышленными предприятиями или продаваемых торговыми организациями. Они содержат, как правило, технические характеристики (размеры, производительность, потребляемая мощность и г. д.) изделия или группы изделий, изображения их и указания по эксплуатации. Промышленные каталоги широко используются при выборе оборудования для предприятий, цехов, лабораторий, при проверке технических характеристик готовой продукции, проектировании и конструировании образцов промышленных изделий.

Промышленные каталоги обычно не содержат цен на промышленные изделия. Эти сведения помещаются в изданиях, к ним примыкающим, — в прейскурантах (прайс-листах), представляющих собой перечень предлагаемых к продаже изделий, материалов и оборудования, а также бытовых услуг с указанием цен. Их отличительная черта — оперативность и недолговечность. С изменением цен прейскуранты заменяются новыми.

Большую группу составляют так называемые нормативно-производственные издания. Это издания, устанавливающие нормы и требования к изделиям, технологическим процессам, системам управления и г. д. Они имеют обязательный или рекомендательный характер для регулирования производственной деятельности в пределах страны, конкретного ведомства, отрасли, отдельного предприятия.

Прежде всего, в эту группу входят стандарты.

Стандартизация — объективная закономерность, свойственная человеку, живой и неживой природе, один из признаков цивилизации. Однако не все аспекты человеческой деятельности отражаются в стандартах. Не относятся к стандартам, в частности, письменность, календарь, система счета; нормы поведения, регулирующие взаимоотношения людей в процессе общения на основе понятий нравственности (заповеди, кодексы чести и т. д.), гак же как и на основе понятий нрава (законы).

Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик, как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм. Объектом стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, правила, параметры и т. п.

В результате собственно стандартизацией стала называться только деятельность по установлению определенного порядка в области производства и потребления материальных объектов.

Появление первых стандартов относится к далекому прошлому. Так, самой древней единицей длины считается двойной локоть (990—996 мм) вавилонского царя Гудеа (XXII в. до н.э.). В Древнем Риме был установлен единый диаметр труб для городского водопровода (в пять пальцев, или примерно 95 мм).

В России первые шаги по стандартизации были сделаны в годы правления Ивана IV Грозного в середине XVI в.

В СССР решение задач стандартизации было возведено в ранг государственной политики. Первым советским государственным актом такого рода был Декрет СНК РСФСР от 14.09.1918 «О введении международной метрической системы мер и весов». В 1923 г. был создан Комитет эталонов и стандартов при Главной палате мер и весов. После многочисленных преобразований в 1940 г. был организован Всесоюзный комитет стандартов при Совете народных комиссаров СССР. С этого времени общесоюзные стандарты стали называться государственными стандартами и обозначаться индексом ГОСТ с добавлением порядкового номера и года утверждения.

По мере своего развития стандартизация стала выходить за национальные, государственные рамки. В 1875 г. появилась Международная комиссия мер и весов, в 1906 г. — Международная электротехническая комиссия (МЭК). В 1926 г. была создана Международная ассоциация национальных организаций по стандартизации (ИСА), в которую вошли 20 стран. В настоящее время международная стандартизация осуществляется Международной организацией по стандартизации (ИСО — ISO — International Organisation for Standartisation), которая была основана в 1946 г. и находится в ведении ООН. Ее членами являются 146 стран мира, в том числе и Российская Федерация.

Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем. В составе ИСО действует, в частности, специальный технический комитет ТС 46 «Информация и документация» (всего же в ИСО насчитывается 188 технических комитетов и 546 подкомитетов).

Стандарт — это нормативный документ, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарты содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может при необходимости сочетаться с таблицами, графи ч ес к и м материал о м.

Процесс разработки стандарта представлен в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Процесс разработки стандарта.

По крайней мере раз в пять лет каждый стандарт пересматривается, чтобы установить, подлежит ли он доработке, отмене или утверждению для использования следующие пять лет. Эта мера обеспечивает постоянное обновление стандартов.

Стандарт может содержать следующие структурные элементы:

• — титульный лист;
• — предисловие;
• — содержание;
• — введение;
• — наименование;
• — область применения;
• — нормативные ссылки;
• — определения;
• — обозначения и сокращения;
• — требования;
• — приложения;
• — библиографические данные.

Титульный лист, предисловие, наименование и требования являются обязательными элементами, все прочие — факультативны. Обозначение государственного стандарта состоит из индекса (ГОСТ или ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр года его утверждения.

Совокупность стандартов дифференцируется по разным основаниям.

В зависимости от объекта стандартизации выделяются:

• — основополагающие стандарты, которые разрабатываются с целью содействия взаимопониманию, техническому единству и взаимосвязи деятельности в различных областях науки, техники и производства. Этот вид документов устанавливает такие организационные принципы и положения, требования, правила и нормы, которые рассматриваются как общие для этих сфер и должны способствовать выполнению целей, общих как для науки, так и для производства. В целом они обеспечивают их взаимодействие при разработке, созданию и эксплуатации продукта (услуги) таким образом, чтобы выполнялись требования по охране окружающей среды, безопасности продукта или процесса для жизни, здоровья и имущества человека;
• — стандарты на продукцию (услуги), которые устанавливают требования либо к конкретному виду продукции (услуге), либо к группам однородной продукции (услуги);
• — стандарты на работы (процессы), которые устанавливают требования к конкретным видам работ, осуществляемым на разных стадиях жизненного цикла продукции: разработки, производства, эксплуатации, хранения, транспортировки, ремонта, утилизации;
• — стандарты на методы контроля (испытаний, измерений, анализа), рекомендующие применять методики, в наибольшей степени обеспечивающие объективность оценки.

Виды стандартов представлены на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Виды стандартов.

Международные стандарты разрабатываются и принимаются Международной организацией по стандартизации. В целом фонд международных стандартов ISO насчитывает свыше 14 тыс. единиц.

Стандарты ISO регламентируют, в частности:

• — терминологию в области документации (ISO 5127—2001 «Документация и информация. Словарь терминов»);
• — форматы бумаги для документов (ISO 216—1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов, А и В»);
• — написание дат и адресов (ISO 8601—2000 «Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени»);
• — основные требования к бланкам документов (ISO 8439—1990 «Бланки. Основная схема составления») и др.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов.

Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации.

Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом, но стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске.

Национальные стандарты — для России это Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 гыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем около 40%, что соответствует показателям развитых стран.

Кроме государственных существуют:

• — отраслевые стандарты,
• — стандарты научно-технических и инженерных обществ;
• — стандарты предприятия;
• — ТУ.

Ряд взаимосвязанных стандартов, относящихся к одной отрасли, может составить соответствующий комплекс (систему) стандартов. Так, в СССР в 1978 г. была создана «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), продолжающая действовать и в настоящее время на территории России. В нее входят свыше 50 ГОСТ, основными объектами которых являются:

• — организационные аспекты деятельности органов научно-технической информации, библиотек, издательств, архивов;
• — научно-технические термины и определения;
• — представление документальных источников информации (их частей);
• — информационно-библиотечная технология.

В настоящее время в рамках СИБИД действуют ГОСТ:

• — на ряд систем документации (например, ГОСТ Р 7.0.97—2016);
• — терминологические стандарты (в частности, ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»),
• — аналогичные стандарты, унифицирующие общие понятия и определения в области библиотечно-информационной и издательской деятельности (ГОСТ 7.0—99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»; ГОСТ 7.69—95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» и др.);
• — стандарты, содержащие общие требования к издательскому оформлению отдельных разновидностей документов (ГОСТ 7.23—96 «Издания информационные. Структура и оформление»; ГОСТ 7.5—98 «Журналы, сборники, информационные издания. Издательское оформление публикуемых материалов»; ГОСТ 7.83—2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» и др.);
• — технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами (ГОСТ 7.1—2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления»);
• — стандарты на материальные носители информации (ГОСТ 18 510— 87Е «Бумага писчая, Технические условия»; ГОСТ 9327–60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и др.);
• — стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизированными комплексами.

Кроме стандартов, нормативными документами являются также ПР, Р и ТУ.

ПР и Р по стандартизации, но своему характеру соответствуют нормативным документам методического содержания. Они могут касаться порядка согласования нормативных документов, представления информации о принятых стандартах отраслей в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, создания службы по стандартизации на предприятии и других вопросов. Технические условия разрабатывают предприятия и другие субъекты хозяйственной деятельности в том случае, когда стандарт создавать нецелесообразно.

Объектом ТУ может быть продукция разовой поставки, выпускаемая малыми партиями. Особое требование предъявляется к нормативным документам на продукцию, которая согласно российскому законодательству подлежит обязательной сертификации. В них должны быть указаны те требования к продукции, которые подтверждаются посредством сертификации, а также методы контроля (испытаний), которые следует применять для установления соответствия, правила маркировки такой продукции и виды сопроводительной документации.

Официальные документы. Это издания, публикуемые от имени государственных или общественных организаций, ведомств, учреждений и предприятий.

С точки зрения сферы своего действия официальные документы делятся:

• — на документы, действующие на федеральном уровне;
• — документы, действующие на уровне субъектов РФ — республик, краев, областей, городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
• — документы, действующие в пределах отрасли;
• — документы, действующие в пределах отдельной организации.

Среди официальных изданий особое место принадлежит правовым документам, регулирующим жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами и институтами, а также населением страны.

К ним относятся Конституция; федеральные конституционные законы, принимаемые по предметам и направлениям ведения Российской Федерации, которые закреплены в Конституции; федеральные законы, законы, принимаемые совместно с субъектами РФ, а также законы отдельных субъектов РФ. На основе законов подготавливаются отдельные соответствующие их статьям подзаконные акты, среди которых значительная роль принадлежит указам. Также к категории подзаконных правовых актов относятся постановления, распоряжения, положения, обращения, заявления, приказы, разъяснения, инструкции и инструктивные письма, указания и т. д., международные и федеративные договоры, заключаемые между РФ, другими государствами и субъектами РФ.

Важной разновидностью официальных документов являются партийные документы — программы, уставы, манифесты, декларации и г. д. различных политических партий и общественных организаций, направляющие и регулиру-ющие их деятельность и обязательные для исполнения в рамках данных общественных структур.

На уровне отдельного учреждения, организации, предприятия выпускаются организационно-распорядительные документы. Они содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т. д. Организационно-распорядительные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

К организационно-распорядительным документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, приказы, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и т. д.