Внутренний аудит учета материально-производственных запасов

Курсовая работа по учебной дисциплине

«Внутренний аудит»

Тема «Внутренний аудит учета материально-производственных запасов»

• Содержание
• Введение

І. Теоретические аспекты и правовое регулирование аудита материалов

1. Документы, необходимые для проведения аудита

2. Аудиторские процедуры

3. Методики проведения аудита Системы организации учета и сохранности материалов Документальное оформление и учет операций по поступлению материалов Документальное оформление и учет операций по выбытию материалов Учет материалов на складах и в бухгалтерии

II. Действующая практика внутреннего аудита в ООО «PT»

1. Краткая характеристика предприятия

2. Организационная структура ООО «РТ»

3. Центры ответственности

4. Учетная политика и рабочий план счетов

5. Действующая практика внутреннего аудита

ІІІ. Рекомендации по совершенствованию учета и аудита материалов Заключение Список использованного материала

Аудит материального учета — один из наиболее сложных участков учетной работы. На промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований, а информация по учету производственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля над движением, сохранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Большое значение имеет автоматизация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности. Неотъемлемой частью учета и контроля материальных ценностей является экономический анализ их использования, который углубляет поиски резервов повышения эффективности производства.

Таким образом, из вышесказанного вытекает, что выбранная нами тема весьма актуальна. Целью курсовой работы является изучение путей совершенствования методики бухгалтерского учета и аудита сохранности и использования материальных ценностей организации.

Задачи курсовой работы:

— дать производственную и финансово-экономическую характеристику предприятия;

— изучить методику поступления материальных ценностей на предприятии;

— отразить учет расходования материальных ценностей, и их реализацию на предприятии;

— рассмотреть этапы аудита материальных ценностей на предприятии;

— отразить автоматизацию учета и аудита материальных ценностей.

Объектом исследования в курсовой работе является Общество с Ограниченной Ответственностью «РT».

І. Теоретические аспекты и правовое регулирование аудита материалов

Материалы составляют значительную часть стоимости имущества организации, поэтому цель аудиторской проверки учета материалов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

К документам, регулирующим учет материально-производственных запасов, относятся следующие:

1. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г., 26 марта 2007 г.)

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ № 5/01).

3. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94-н от 31 ноября 2000 г.)

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.)

5. Налоговый кодекс РФ (чч. 1 и 2).

6. Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с изм. и доп. от 23 апреля 2002 г.)

7. Федеральный закон от 07.08.2001 N 119-ФЗ (ред. от 03.11.2006)" ОБ АУДИТОРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ" (принят ГД ФС РФ 13.07.2001)

8. Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности, утв. Минфином РФ 23 апреля 2004 г. (одобрено Советом по аудиторской деятельности при Минфине РФ, протокол N 25 от 22 апреля 2004 г.)

В методике проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов, прежде всего, необходимо проверить положения учетной политики по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то:

· как учитываются материальные ценности — по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам;

· какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;

· какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе.

1. Документы, необходимые для проведения аудита

Приказ по учетной политике; приказ о назначении материально-ответственных лиц; письменные договора о материальной ответственности; приказы на увольнение и перемещение материально — ответственных лиц; список лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материалов; образцы подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материалов; материалы инвентаризации; сличительные ведомости по инвентаризации материалов; унифицированные первичные документы по учету материалов; регистры бухгалтерского и налогового учета; договора купли-продажи, мены, и т. п.; накладные и счета поставщиков; первичные учетные документы по учету материалов; регистры бухгалтерского и налогового учета; декларации по НДС, налогу на прибыль; бухгалтерский баланс и пояснительная записка; иные документы необходимые для проведения аудита.

2. Аудиторские процедуры

Инспектирование (проверка записей, документов); пересчет (проверка точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов); наблюдение (отслеживание аудитором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами); инвентаризация (проверка сохранности материалов).

3. Методики проведения аудита

Системы организации учета и сохранности материалов

Цель аудита материалов — составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о материалах, отраженных в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Для достижения цели аудитору необходимо:

— оценить систему внутреннего контроля аудируемого лица;

— определить методы проверки;

— разработать программу аудиторских процедур по существу.

Для разработки эффективного подхода к аудиту материалов на стадии планирования проводится предварительная оценка системы внутреннего контроля, которая подтверждается или корректируется в ходе аудита.

Практика показывает, что далеко не всегда аудиторские проверки материалов сопровождаются оценкой систему внутреннего контроля, что заведомо снижает их результативность. Это приводит, в частности, к увеличению затрат времени, так как своевременно не созданные предпосылки для обоснования выборочного способа проверки повышают вероятность искажений в оценке аудиторского риска. Адекватная оценка системы внутреннего контроля позволяет качественно и более доказательно сформировать выводы аудитора в Письменной информации аудитора руководству экономического субъекта и в аналитической части аудиторского заключения.

При оценке системы внутреннего контроля аудитор должен проверить наличие и действие распорядительных документов, закрепляющих способы ведения учета операций, связанных с движением материалов, осуществить экспертизу порядка документального оформления фактов хозяйственной деятельности, изучить утвержденные графики и схемы документооборота, провести экспертизу применяемой формы учета, проверить наличие регистров бухгалтерского и налогового учета, установить, соблюдается ли установленный порядок подготовки и представления внутренней бухгалтерской отчетности, обобщить информацию о составе, масштабах и характере операций в проверяемом периоде.

Оценив систему внутреннего контроля, аудитор должен спланировать характер, масштабы и сроки проведения аудиторских процедур в отношении основных средств.

С помощью аудиторских процедур осуществляется проверка достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. При обнаружении нарушений аудитор определяет их характер и суть, а также уровень существенности.

При этом аудитор описывает аудиторские процедуры или методы обнаружения нарушений, порядок построения аудиторской выборки при ее применении, т. е. обосновывает достаточность аудиторских доказательств.

По результатам проведенных аудиторских процедур аудитор может разработать рекомендации по устранению ошибок в бухгалтерском учете и совершенствованию системы бухгалтерского учета.

Если аудитор осуществляет аудиторскую проверку организации впервые, то он должен получить доказательства того, что:

— начальные сальдо по счетам учета материалов не содержат искажений, которые могут существенно повлиять на финансовую отчетность проверяемого периода;

— остатки по счетам учета материалов на начало текущего периода правильно перенесены из предыдущего периода (за исключением случаев изменения начального сальдо в результате переоценки);

— учетная политика организации в отношении оценки материалов применялась последовательно от периода к периоду.

Если это не первая аудиторская проверка организации данным аудитором, ему необходимо убедиться в том, что остатки по счетам учета материалов на начало отчетного периода соответствуют остаткам, подтвержденным в составе финансовой отчетности на конец отчетного периода.

Если организация провела переоценку материалов и их балансовая стоимость на начало отчетного периода изменена, аудитору необходимо убедиться в правильности отражения в отчетности переоцененной стоимости материалов.

Объем выборки для проверки сальдо по счету учета материалов и операций с ними определяют на основе оценки аудиторских рисков, проведенной на стадии планирования аудита. В ходе проверки при уточнении оценки системы внутреннего контроля и аудиторского риска объем выборки может быть изменен.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

— наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

— размещение запасов по секциям складов, а внутри них по отдельным группам и типо-сорто-размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

— оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

— применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

— организация, там, где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

— определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

— установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

— установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

— определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

— определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

— наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

Также необходимо проверить выполняются ли основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:

— сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;

— учет количества и оценка запасов;

— оперативность (своевременность) учета запасов;

— достоверность;

— соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

— соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

Основное внимание аудитор уделяет качеству проведения и оформлению результатов инвентаризаций материалов, для чего проверяет соблюдение сроков подведения их итогов, оценивает качество подготовки инвентаризационных описей.

Аудитор должен изучить решения, принятые по результатам инвентаризации, и проверить правильность отражения этих результатов в учете.

При этом необходимо убедиться в соблюдении положений по бухгалтерскому учету, регулирующих порядок и сроки проведения инвентаризаций.

Аудитору также необходимо выяснить, анализируются ли результаты инвентаризации руководством, принимаются ли соответствующие меры, если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостачи.

В ходе аудиторской проверки аудитор может наблюдать за процессом проведения инвентаризации (если период проведения аудита совпал с фактическими сроками проведения инвентаризации).

В ходе аудиторской проверки аудитор может провести выборочный контрольный осмотр материалов, изучить, имеются ли в наличии материалы, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также длительно не используемое имущество.

При проведении аудита, с целью получения аудиторских доказательств о сохранности материалов, аудитор может случайным образом выбрать определенное количество материалов и затем проверить, отражены ли они в бухгалтерском учете организации. Необходима также обратная процедура: выбрать по данным бухгалтерского учета определенное количество материалов и удостовериться в том, что они имеются в наличии.

Если инвентаризация материалов в организации не проводилась в течение последних нескольких лет, аудитор может потребовать ее проведения с целью снижения аудиторского риска. В случае, если аудируемое лицо не проведет инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, аудитор может подготовить аудиторское заключение отличающееся от безусловно положительного.

При проверке результатов инвентаризации материалов необходимо иметь ввиду, что проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

— при смене материально-ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т. д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Бухгалтерская служба организации обязана:

— осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

— требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

— следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

— отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Документальное оформление и учет операций по поступлению материалов

При аудите данных операций серьезное внимание должно быть уделено экспертизе договоров, которыми оформлено приобретение права собственности на материалы.

От результатов выполнения перечисленных процедур зависит порядок формирования первоначальной стоимости и отражения операций в бухгалтерском учете.

В ходе проверки аудитор должен убедиться в правильности оформления документов, подтверждающих рыночную стоимость принимаемых к учету материалов, таких, как экспертные заключения, справки организаций-изготовителей и др.

При этом необходимо обратить внимание на соответствие периода получения документа и даты принятия материалов к учету. Если по договору дарения получены материалы, не имеющее аналогов, то рыночная стоимость может быть определена только по результатам экспертизы, проведенной независимым оценщиком. При этом необходимо проверить копии документов, подтверждающих уровень квалификации и независимость оценщика.

В ходе аудиторских процедур может обнаружиться, что в отчетности организации отражены материалы, право собственности на которые не подтверждено должным образом. В этой ситуации аудитор должен рассмотреть вопрос о правомерности включения данных о таких материалах в отчетность, оценить масштабы выявленных нарушений и определить, каким образом они влияют на достоверность финансовой отчетности организации и аудиторское заключение.

Ограничения прав распоряжения материалами возникают в большинстве случаев в связи с договорами залога и выявляются аудитором обычно в ходе аудиторской проверки задолженности по кредитам и займам (перекрестные аудиторские процедуры).

Определенные ограничения на такие права могут содержаться и в договорах покупки материалов с отсрочкой платежа и выявляются в процессе анализа условий соответствующих договоров при выборочной проверке операций по поступлению материалов за отчетный период.

Установив существование ограничений прав собственности организации на материалы, аудитор должен также убедиться в том, что существенная информация о таких ограничениях раскрыта в финансовой отчетности.

Оценку материалов аудитор проверяет посредством анализа первичных документов, подтверждающих стоимость материалов при их приобретении или создании (накладных и счетов-фактур поставщиков, других документов, подтверждающих расходы по приобретению материалов).

Анализируя правильность оценки поступивших материалов, аудитор одновременно проверяет полноту отражения в бухгалтерском учете кредиторской задолженности за приобретенные материалы (перекрестная аудиторская процедура).

При аудите данных операций необходимо обратить особое внимание правильности формирования первоначальной стоимости материалов, в частности правильность включения в первоначальную стоимость: затрат на приобретение и изготовление материалов; суммовых разниц для целей бухгалтерского учета и налогообложения; сумм НДС уплаченных при их приобретении; процентов за пользование заемными средствами для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

При проверке бухгалтерского и налогового учета операций по приобретению материалов, стоимость которых согласно условиям договора с поставщиком выражена в условных единицах, необходимо обратить внимание на правильность установления даты, на которую применяется курс условной денежной единицы и правильность пересчета иностранной валюты в рубли.

При проверке бухгалтерского и налогового учета операций по приобретению материалов за счет полученных займов и кредитов, необходимо обратить внимание на правильность формирования первоначальной стоимости материалов для целей бухгалтерского и налогового учета.

При проверке бухгалтерского и налогового учета операций по приобретению материалов по импорту необходимо обратить внимание на правильность: формирования первоначальной стоимости приобретенных материалов; пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операций в иностранной валюте.

Документальное оформление и учет операций по выбытию материалов

Методика отражения операций выбытия материалов в бухгалтерском учете зависит от вида выбытия.

При продаже организацией материалов физическим и юридическим лицам, цена продажи определяется по соглашению сторон (продавца и покупателя). Материалы, как правило, должны продаваться по рыночным ценам с учетом их физического состояния. Исчисление и уплата налогов к цене продаваемых (передаваемых) материалов осуществляется организацией в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

При продаже материалов, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет счета 91 Кредит счета 10 — списана стоимость проданных материалов;

Дебет счета 62 Кредит счета 91 — отражена сумма выручки от продажи материалов;

Дебет счета 91 Кредит счета 68 — на сумму НДС и налога с продаж;

Дебет счета 51 Кредит счета 62 — поступила выручка от продажи материалов.

По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.

При этом оформляются бухгалтерские проводки:

Дебет счета 20 Кредит счета 10 — на сумму стоимости материалов, отпущенных в основное производство;

Дебет счета 23 Кредит счета 10 — на сумму стоимости материалов, отпущенных во вспомогательные производства;

Дебет счета 25 Кредит счета 10 — на сумму стоимости материалов, использованных при осуществлении общехозяйственных (цеховых) расходов;

Дебет счета 26 Кредит счета 10 — на сумму стоимости материалов, отпущенных для управленческих нужд.

При безвозмездной передаче материалов, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет счета 91 Кредит счета 10 — списана стоимость переданных материалов;

Дебет счета 91 Кредит счета 68 — на сумму НДС по переданным материалам;

Дебет счета 99 Кредит счета 91 — отражен убыток от передачи материалов.

В бухгалтерском учете сумму убытка отражают как операционный расход.

Стоимость безвозмездно переданного имущества и расходов, связанных с такой передачей не учитываются для целей налогообложения прибыли.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, информация о наличии и движении инвестиций в уставные капиталы других организаций должна отражаться на счете 58 «Финансовые вложения» .

Если стоимость материалов, согласованная учредителями, больше его остаточной стоимости, то в бухгалтерском учете сумму превышения отражают в составе операционных доходов. В налоговом учете эту сумму в состав доходов не включают (п. 1 ст.277 НК РФ).

Если стоимость материалов, согласованная учредителями, меньше его остаточной стоимости, то в бухгалтерском учете сумму убытка отражают в составе операционных расходов.

Налогооблагаемую прибыль такой убыток не уменьшает.

Обратите внимание: передача имущества в уставный капитал другой фирмы не является реализацией и, следовательно, НДС не облагается.

При выбытии материалов, внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет счета 58 субсчет 1 «Паи и акции» Кредит счета 91 — договорная стоимость переданных материалов;

Дебет счета 91 Кредит счета 10 — на фактическую стоимость переданных материалов.

Согласно п. 125 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется Комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссией осуществляются следующие функции:

а) непосредственный осмотр материалов;

б) установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т. д.);

в) выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

г) определение возможности использования материалов на другие цели или их продажи;

д) составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);

е) представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

ж) проведение совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств (других случаев оценки, например, моральный износ материалов, изменение рыночной цены) и определение стоимости отходов (утиля, лома и т. п.);

з) осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.

При списании материалов их фактическая себестоимость (сумма стоимости материалов по учетным ценам и доля отклонений или ТЗР, связанная с их приобретением) относится в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Недостача запасов и их порча списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Остающиеся от списания материальных ценностей отходы оцениваются по сложившейся на дату списания стоимости исходя из цены возможного использования и зачисляются по указанной стоимости на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие (кладовщики) складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).

Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов). В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т. е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

Кроме сводной ведомости движения материалов, организация может составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществляется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы. В ведомости распределения (расхода) материалов отражаются транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета «Заготовление и приобретение материалов»).

II. Действующая практика внутреннего аудита в ООО «PT»

1. Краткая характеристика предприятия

Рассмотрим деятельность компании — ООО «РТ», оказывающей телекоммуникационные услуги компаниям, ориентированным на предоставление информации в сети Интернет.

Отрасль телекоммуникаций — совокупность факторов производства (материальных объектов природного и антропогенного происхождения, занятого персонала), знаний и информации, правил и процедур (включая законодательные), экономических субъектов (юридических и физических лиц), оказывающих услуги по передаче и получению информации в электронном виде.

Это определение позволяет провести границу между телекоммуникационной отраслью и транспортом, который имеет дело с перемещением в пространстве не информации, а материальных объектов; передачей электроэнергии; а также печатью и почтовой связи, которые распространяют информацию на материальных носителях.

Телекоммуникационная отрасль объединяет подотрасли, оказывающие конечным пользователям различные услуги: мобильную телефонную связь, фиксированную телефонную связь, телематические услуги, радиосвязь и спутниковую связь, теле — и радиовещание, а также услуги доступа в Internet.

В настоящее время в сети Internet используются практически все известные линии связи от низкоскоростных телефонных линий до высокоскоростных цифровых спутниковых каналов. Операционные системы, используемые в сети Internet, также отличаются разнообразием. Большинство компьютеров сети Internet работают под ОС Unix или VMS. Широко представлены также специальные маршрутизаторы сети типа NetBlazer или Cisco, чья ОС напоминает ОС Unix.

Фактически Internet состоит из множества локальных и глобальных сетей, принадлежащих различным компаниям и предприятиям, связанных между собой различными линиями связи. Internet можно представить себе в виде мозаики сложенной из небольших сетей разной величины, которые активно взаимодействуют одна с другой, пересылая файлы, сообщения и т. п.

Конечные пользователи, таким образом, оплачивают услуги доступа к сети Internet компаниям (провайдерам), которые занимаются продажей сетевого трафика — объема полученной или переданной информации. Провайдеры в свою очередь покупают трафик у других, более крупных телекоммуникационных компаний.

ООО «РТ» создано в 2001 году. Основная задача — оказывать телекоммуникационные услуги компаниям, ориентированным на предоставление информации в сети Интернет. В феврале 2002 года RT получил от Министерства Российской Федерации по Связи и Информатизации лицензии на: оказание услуг передачи данных (лицензия N 20 914) и телематических служб (лицензия N 20 956). RT является зарегистрированной Локальной регистратурой Internet (LIR), располагает собственным адресным пространством (71.19.64/20) и представлен автономной системой AS24638.

В настоящее время ООО «РТ» обладает серверным помещением, имеющим два независимых фидера электропитания с автоматическим переключением, общий источник бесперебойного электропитания, систему вентиляции, кондиционирования и газового пожаротушения. ООО «РТ» осуществляет круглосуточное обслуживание серверов и собственных Интернет проектов.

Организационная структура ООО «РТ»

аудит учет ответственность

3. Центры ответственности

1) Генеральный директор: принятии решений, заключение контрактов.

2) Коммерческий директор: заключение договоров с инвесторами, вкладчиками, контроль за клиентским отделом.

3) Административный отдел, секретарь: подбор кадров, организация и проведение досуговых мероприятий, оформление трудовых договоров, контроль за посещением и отработанным временем, составление графиков отпусков, отправка и получение почты и т. п.

4) Бухгалтерия: банковские и финансовые операции, сдача отчетности, анализ результатов, ведение договоров и другая деятельность, связанная с финансовой документацией.

5) Клиентский отдел: маркетинговые исследования, анализ рынка цен, анализ рентабельности проектов, взаимодействие с клиентами (заказчиками, покупателями), заключение и ведение договоров, анализ рисков.

6) Служба телематических услуг (служба техподдержки): консультации клиентов по техническим вопросам, контроль за бесперебойным доступом в Интернет, поддержка информационных ресурсов предприятия.

7) Отдел управления сетями: монтаж оборудования, настройки, подключение, выполнение технических работ.

4. Учетная политика и рабочий план счетов

На основании учетной политики Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской федерации» Положениями по бухгалтерскому учету, Планом счетов финансовохозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н и другими нормативными актами, входящими в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.

В целях соблюдения единой методики отражения в бухгалтерскомь учете хозяйственных операций и оценки имущества учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н.

Информация об ОС формируется в бухгалтерском учете организации в соответствии с ПБУ 6/01. В п. 4 указанного Положения перечислены четыре условия, при одновременном выполнении которых актив принимается к бухгалтерскому учету в качестве объекта ОС. Однако даже при соблюдении этих требований некоторые активы можно не включать в состав ОС, а отражать их как МПЗ. Это возможно в отношении активов, стоимость которых не превышает лимита, закрепленного в учетной политике. Лимит устанавливается в размере, не превышающем 20 000 руб. за единицу. Способ начисления амортизации — линейный.

Срок полезного использования определяется на основание Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1.

Особенности формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах (МПЗ) установлены ПБУ 5/01. Оценка МПЗ при их выбытии производится по средней себестоимости

Расходы будущих периодов списываются в течение периода, к которому относятся — равномерно.

5. Действующая практика внутреннего аудита

Отдел внутреннего аудита ООО «РТ», является неотъемлемой частью системы холдинга и призван содействовать достижению целей компании, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления.

Внутренний аудит организован в форме специального внутреннего контрольно-аналитического отдела, подотчетного непосредственно генеральному директору ООО «РТ». На отдел внутреннего аудита ООО «РТ» возложены выполнение следующих функций:

Отделом внутреннего аудита ООО «РТ» в основном проводится аудит на выборочной основе, так как комплексный аудит проводит, стороння организация, с которой заключен договор на обслуживание.

В процессе работы отдел внутреннего аудита анализирует протекающие процессы связанные бухгалтерским и налоговым учетом используя возможности единого информационного пространства.

На современном этапе развития предприятия особое место отводится такой функции отдела внутреннего аудита ООО «РТ», как налоговое планирование и снижения расхождений между налоговой и бухгалтерской политикой учета предприятия.

Разработанные варианты оптимизации налогооблагаемых баз далее представляются руководству ООО «РТ» для принятия решений.

Следующей по значимости функцией отдела внутреннего аудита ООО «РТ» является контроль за эффективностью систем бухгалтерского и налогового учета.

Проверка учета материалов на подразделениях состоит из следующих этапов:

Сверка информации, полученной по данным соответствующих строк бухгалтерского баланса подразделения с данными по субсчетам, входящим в каждую строку, полученными из Главной книги подразделения.

В случае отсутствия расхождений по первому пункту следующим этапом является анализ помесячного движения по самому материальному субсчету.

Если в ходе анализа не было выявлено каких-либо ошибок или необычных колебаний, то далее выборочно проверяются несколько первичных документов на предмет их правильного отражения в бухгалтерском учете. Если же в ходе анализа выявляются ошибки, то производится их анализ и более тщательная проверка первичной документации.

Параллельно с этим осуществляется проверка корреспонденции счетов на предмет выявления необычных проводок. В случае наличия таковых, производится их анализ.

Следующим этапом проверки является анализ своевременности отражения в бухгалтерском учете поступления материалов. С этой целью анализируются первичные документы С предыдущими этапами проверки неразрывно связана информация, полученная из годовой инвентаризации. Так, наличие существенных недостач или излишков может свидетельствовать о слабости системы учета и контроля материалов, а абсолютное отсутствие недостач на больших складах — о недостаточном качестве инвентаризации.

При осуществлении ревизии собственными силами предприятие может решить все связанные с этой работой проблемы быстро и оперативно. Кроме того, внутренний аудит оказывается значительно дешевле, чем внешний. Для ревизоров — сотрудников предприятия доступна вся без ограничения служебная информация, в том числе конфиденциального характера. Внутренним ревизорам нет необходимости вникать в специфические вопросы организации производства и реализации продукции предприятия — они профессионально осведомлены в этих вопросах.

В ходе проведенного анализа мы изучили существующие методы оценки эффективности отдела аудита, основанные на показателях экономической выгоды от реализации функций данного отдела и существующие недостатки:

Как показал анализ работы отдела внутреннего аудита ООО «РТ» основным недостатком существующей системы внутреннего аудита является отсутствие системности в подходе и недостаточный уровень автоматизации контрольных операций.

Все мероприятия проводимые отделом внутреннего аудита ООО «РТ» осуществляются по плану, в связи, с чем выявленные пробелы в учете констатируются уже по факту. Однако на данном этапе развития экономики, когда решение задач необходимо на оперативном уровне, недостатки в области учета нужно уметь прогнозировать и регулировать на уровне их возникновения.

Зачастую проблемы в области учета выясняются, после того как, проводится проверка налоговых органов, что вызывает штрафные санкции.

При анализе первичных документов и регистров бухгалтерского учета было выявлено, что отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

При проведении аудита материалов на складе были выявлены следующие недостатки в области ведения складского учета:

Несвоевременность отражения поступивших на склад материалов в инвентарных карточках. Данная проблема имеет объективные и субъективные причины. К объективным можно отнести тот факт, что в момент проведения проверки поступало существенное количество материалов, как от сторонних организаций, так и от других подразделения компании. К субъективным же относится то обстоятельство, что сверка складских и бухгалтерских данных происходит только в момент закрытия квартала или к моменту проведения инвентаризации, в прочее же время внесение данных о поступивших материалах в инвентарные карточки существенно отстает от фактического оприходования материалов на склад.

К наиболее характерным ошибкам по учету ТМЦ можно отнести следующие:

не заключены договоры о материальной ответственности с кладовщиками (материально-ответственными лицами);

неправильно оформляются документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей;

не ведется аналитический учет движения ТМЦ в бухгалтерии;

нерегулярно проводится сверка данных по движению материальных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия;

не проводится ежегодная инвентаризация ТМЦ;

на складах хранится большое количество неиспользуемых ТМЦ;

неправильно производится списание ТМЦ по видам расходов (на основное производство, косвенные расходы и др.);

неверно ведется учет НДС по поступившим ТМЦ.

Недостаток внутреннего аудита в том, что далеко не во всех случаях возможна объективная и беспристрастная оценка положения дел на предприятии. Сотрудники адаптированы к внутренней среде и могут не обратить внимания на отдельные, даже существенные, недостатки в маркетинговой деятельности (эффект так называемой «заводской слепоты»).

ІІІ. Рекомендации по совершенствованию учета и аудита материалов

Решением в данной ситуации могло бы стать использование процессного подхода к организации систем управления всего холдинга.

Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности контроля, которое он обеспечивает на стыке между отдельными процессами в рамках системы процессов, а также при их комбинации и взаимодействии.

Применение процессного подхода при проведении аудита и в целом при управлении предприятием позволяет устранить фрагментарность в работе, организационные и информационные разрывы, дублирование функций, нерациональное использование материальных и людских ресурсов, а также значительно сократить операционные издержки.

В целом по предприятию применение процессного подхода позволяет исключить любые возможности хищений или махинаций.

Кроме того, предприятию необходимо провести реорганизацию автоматизированной системы аудита, т.к. существующая ведет к повышению риска контроля. Соответственно устранив данный недостаток, предприятие сможет снизить уровень риска и повысить качество аудита.

В целях получения более объективной информации о состоянии складского учета на предприятии в ходе проведения аудита складов рекомендуется получать информацию о состоянии складского учета не у сотрудников бухгалтерии, а у заведующих складами и кладовщиков. Таким образом, можно, например, получить информацию о наличии непригодных к употреблению, залежалых, устаревших материалах, выявить недостатки взаимосвязи между складским и бухгалтерским учетом и т. д. Зачастую полученная подобным образом информация носит более объективный характер, нежели сведения, полученные в бухгалтерии.