Управление дебиторской задолженностью ооо

Дополнительную ценность имеют расчеты изменения суммы каждого из видов дебиторской задолженности в сравнении с темпами изменения объема реализации и производства продукции. Структуру дебиторской задолженности можно выразить в процентах каждого вида в их обшей сумме. На основе данного показателя выявляется доля каждого вида дебиторскойзадолженности в их общей сумме, которая зависит от расчетно-платежной дисциплины предприятия и уровня выполнения договорных обязательств каждой стороной. Необходимо отметить, что рост просроченной дебиторской задолженность указывает на ухудшение финансового состояния предприятия. Для этого необходимо рассчитать коэффициент просроченной дебиторской задолженности, который показывает долю просроченной дебиторской задолженности в обшей сумме дебиторскойзадолженности. Рост данного коэффициента указывает на недостатки по взысканию задолженности, ухудшение финансового состояния, снижение расчетно-платежной дисциплины со стороны покупателей, заказчиков и др. На третьем этапе анализируется иммобилизация средств на дебиторскую задолженность. Другими словами, определяется, какие суммы иммобилизуются (отвлекаются) в дебиторскую задолженность с привязкой с другими важнейшими показателями развития предприятия.

Этот процесс характеризуют ряд показателей. Коэффициент иммобилизации капитала показывает долю дебиторской задолженности в общей сумме хозяйственных средств. Чем выше данный коэффициент, тем больше средств отвлечено из общей суммы капитала в дебиторскую задолженность, то есть фактически тем больше средств компании находится у других физических и юридических лиц. Коэффициент иммобилизации оборотных средств отражает долю дебиторской задолженности в оборотных средствах. Чем выше данный коэффициент, тем больше оборотных средств отвлечено из оборота в дебиторскую задолженность и находится у других юридических и физических лиц. При рассмотрении оборачиваемости дебиторской задолженности следует сопоставлять этот показатель с оборачиваемостью кредиторской задолженности. Традиционный подход к вопросам соотнесения дебиторской и кредиторской задолженности указывает на то, что суммы дебиторской задолженности должны превышать суммы кредиторской задолженности. Это фактически означает, что запланированных поступлений средств (от инкассации дебиторской задолженности) должно быть больше, чем сумм, подлежащих погашению кредиторам. Однако существует и другой подход, согласно которому превышение сумм кредиторской задолженности над дебиторской является целесообразным и обоснованным при соблюдении следующего условия: коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности больше коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности. Фактически это означает, что контрагенты предприятия расплачиваются с ним быстрее, чем предприятие расплачивается с его кредиторами. В такой ситуации выгодно использовать заемные средства, поскольку суммы кредиторской задолженности зачастую представляют собой бесплатный источник капитала. Этот же процесс характеризуется коэффициентом соотношений кредиторской и дебиторской задолженностей. Если коэффициент больше 1,0, — это свидетельствует о превышении кредиторской задолженности над дебиторской, т. е. привлеченные средства в общей сумме хозяйственных средств превышают средства, находящиеся у других физических и юридических лиц, и, наоборот: если этот коэффициент меньше 1,0 — то средства, переданные в пользование другим юридическим и физическим лицам, превышают привлеченные средства."Лэнд" - крупнейшая в Санкт-Петербурге сеть супермаркетов премиум-класса.

Первый супермаркет сети был открыт в 1998 году. На 15 мая 2018 года сеть состоит из 10 супермаркетов. Ассортимент насчитывает от 12 000 до 22 000 наименований в зависимости от площади магазина (от 500 до 1500 кв. м). Доля импортных товаров — 13%. Количество чеков — от 1000 до 4000 в день, средний чек — 500−1500 руб. По мнению экспертов, емкость премиального рынка в Санкт-Петербурге оценивается на уровне 10%. Доля сети супермаркетов «Лэнд», по данным компании, составляет 50−54%. Проведен финансовый анализ деятельности.

ООО «Лэнд».Среднегодовая стоимость активов компании выросла на 20,7% в 2016 г. и на 20,7% в 2017 г. Рост выручки и прибыли ниже роста активов компании, что является отрицательным фактором. Внеоборотные активы составляют 3,6% активов. На конец 2017 г наибольший удельный вес в структуре оборотных активов занимают материальные оборотные активы — 56,8% валюты баланса, дебиторская задолженность — 35,3%, доля денежных средств составляла 6,1%.Капитал и резервы в структуре источников активов составляют 12,4%, кредиторская задолженность 51,2%.В анализируемом периоде условия ликвидности баланса не выполняются. Наблюдается недостаток наиболее ликвидных активов. По критерию обеспеченности запасов и затрат источниками их формирования организация находится в кризисном финансовом состоянии. Коэффициенты, характеризующие платежеспособность, ниже рекомендуемых значений и имеет тенденцию к снижению. Практически все коэффициенты финансовой устойчивости ниже рекомендуемых значений. По модели комплексной балльной оценки финансового состоянияпредприятие относится к 4-му классу.

это предприятия с неустойчивым финансовым состоянием. Сумма баллов — 10−34, предприятия с высоким риском банкротства даже после принятия мер по финансовому оздоровлению (граница зон критического и катастрофического рисков).Финансовое состояние предприятия в соответствии с методикой Жарковской Е. П. Бродского Б. Е близкое к банкротству. По пятифакторной модели Э. Альтмана вероятность банкротства очень мала. Риск банкротства предприятия на основе пятифакторной модели Сайфулина-Кадыкова в конце анализируемого периода большой. Коэффициент оборачиваемости общих активов в 2017 г. повысился на 0,098.

Следовательно, скорость оборота всех активов ООО «Лэнд» стала больше. Коэффициент оборачиваемости оборотных активов повысился с 3,43 до 3,57. Значит, уровень оборачиваемости оборотных средств повысился в 2017 г. Оборачиваемости запасов повысилась. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности снизился. Средний срок оборота дебиторской задолженности (в днях) повысился на 1,9 дня. Это отрицательная тенденция, т. е. средний срок погашения дебиторской задолженности, стал больше.

Срок погашения кредиторской задолженности снизился на 4,2 дня. Анализ структуры прибыли, показывает, что прибыль до налогообложения формируется за счет прибыли от прочей деятельности. Предприятие имеет очень низкие показатели рентабельности продаж, реализованной продукции, чистой рентабельности. В 2017 г все показатели рентабельности выросли, вследствие роста прибыли. Проведен факторный анализ рентабельности.

Увеличение рентабельности обусловлено в основном повышением рентабельности продаж. За 2017 год величина дебиторской задолженности повысилась на 124,5%. Основную величину дебиторской задолженности составляют покупатели и заказчики — 80,3% на конец периода. Средний срок оборота дебиторской задолженности повысился на 1,9 дня. Дополнительно привлечено в оборот средств, в связи с замедлением оборачиваемости 23 022 тыс. руб.

Относительное увеличение составило 6,21%.Средний срок оборота дебиторской задолженности покупателей и заказчиков вырос на 1,9 дня. Дополнительно привлечено в оборот средств, в связи с замедлением оборачиваемости 24 181 тыс. руб. Относительное увеличение составило 8,1%.Возросла доля дебиторской задолженности сроком до 30 дней, при снижении доли дебиторской задолженности сроком 60−90 дней. Из-за просроченной дебиторской задолженности средний реальный срок оплаты счетов дебиторами больше установленного на13,9дня.Сделанные оценки показывают, что ООО «Лэнд» не получит 8925 тыс. руб. или 2,17% от общей суммы дебиторской задолженности покупателей и заказчиков. На эту сумму должен быть сформирован резерв по сомнительным долгам. Дебиторская задолженность на конец года составила 56 710 тыс. руб., кредиторская задолженность.

784 038 тыс. руб. Таким образом, превышение кредиторской задолженности над дебиторской составило 270 938 тыс. руб. Оборачиваемость кредиторской задолженности ниже оборачиваемости дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков на конец года составляла 412 019 тыс. руб., кредиторская задолженность поставщикам.

622 526 тыс. руб. Таким образом, превышение кредиторской задолженности поставщикам над дебиторской задолженностью покупателей и заказчиков составило 210 507 тыс. руб. Оборачиваемость кредиторской задолженности ниже оборачиваемости дебиторской задолженности. Из представленных данных видно, что ООО «Лэнд» в большей степени пользовалось товарным кредитом своих поставщиков, чем само кредитовало покупателей и заказчиков. Составлен реестрстарения счетов дебиторов. Проведен структурный анализ реестра старения счетов дебиторов. Средняя доля просроченной дебиторской задолженности составляет 6,1%.Рассмотрены варианты заключения договора факторинга с банком. Оценена возможность предоставления скидокпри досрочной оплате. Повышение эффективности управления краткосрочными обязательствами предприятия заключается в выборе поставщиков, формировании выгодных коммерческих условий поставки, контролем состояния кредиторской задолженности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Гражданский кодекс РФ.

Части 1 и 2. Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.

11.96 г., № 129-ФЗАстахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет. — М.: Юрайт, 2011.

237 с. Баканов М. И., Шеремет А. Д. Теория экономического анализа. — М.: Финансы и статистика, 2015.

Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. — М.: Финансы и статистика, 2012.

Банк В. Р., Банк С. В., Тараскина А. В. Финансовый анализ — М.: ТК Велби, Проспект, 2012.

Безруких П. С., Комиссарова И. П. Бухгалтерское дело. -.

М.: Бухгалтерский учет, 2012. — 368 с. Бланк И. А. Основы финансового менеджмента. Киев. Ника-Центр. 2014.

Богачева В. Д. Бурмистрова Л.А. Ковалева А. М. Финансы: Учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2014.

Бочаров В. В. Финансовый инжиниринг. — СПб.: Питер, 2014.

Бригхэм Ю., Хьюстон Дж. Финансовый менеджмент. — СПб.: Питер, 2014.

567 с. Васильева Л. С. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. — М.: Экзамен, 2014.

Галицкая С. В. Финансовый менеджмент. Финансовый анализ. Финансы предприятий. — М.: Эксмо, 2014.

Донцова Л.В., Никифорова Н. П. Анализ финансовой отчетности. — М.: «ДиС», 2012.

Ефимова О. В. Финансовый анализ. — М.: Бухучет, 2012.

Ефимова О. В. Финансовый анализ. Современный инструментарий для принятия экономических решений. — М.: Омега-Л, 2014.

Ковалев А.И., Привалов В. П. Анализ финансового состояния предприятия. — М.: Центр экономики и маркетинга, 2012.

Ковалев В. В. Управление финансами. — М.: ФБК-Пресс, 2012.

Ковалев В. В. Финансовый анализ: методы и процедуры. — М.: «Финансы и статистика», 2012.

Ковалев В. В. Финансовый менеджмент. — М.: «Финансы и статистика», 2012.

Ковалева А. М., Лапуста М. Г., Скамай Л. Г. Финансы фирмы. — М.: Инфра-М, 2015.

Коренева И. Н. Влияние рисков, сопутствующих деятельности компании, на управление дебиторской задолженностью // Современные аспекты экономики.- 2012. № 9 (112)Крейнина М. Н. Управление движением дебиторской и кредиторской задолженности предприятия. — Финансовый менеджмент, № 3, 2012.

Крейнина М. Н. Финансовый менеджмент. Учебное пособие. — М.: «Дело и Сервис», 2016.

Лукасевич И. Я. Финансовый менеджмент. — М.: Эксмо, 2016.

Маркарьян Э.А., Герасименко Г. П. Финансовый анализ: Учебное пособие. — 6-е изд., перераб. — М.: Кнорус, 2016.

Практикум по финансовому менеджменту. Под ред. Е. С. Стояновой. 2-е изд. — М.: Перспектива, 2016.

Прудников В. И. Оценка стоимости дебиторской задолженности / В. И. Прудников. — Челябинск, 2012. 120 сРадионов А. Менеджмент: нормирование и управление производственными запасами и оборотными средствами предприятия. — М.: Экономика, 2016.

Роберт С. Хиггинз. Финансовый анализ: инструменты для принятия бизнес-решений. 8-е изд. — М.: Вильямс ИД, 2016.

Саблин М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения. — М.: Кно.

Рус, 2014.

Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Мн.: ИП «Экоперспектива», 2016.

Селезнева Н. Н, Ионова А. Ф.. Финансовый анализ. Управление финансами, 2-е изд., перераб. и доп — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014.

Снитко Л. Т. Красная Е. Н Управление оборотным капиталом организации. М.: Издательство РДЛ, 2016.

Справочник финансиста предприятия / Руководитель авторского коллектива — проф. А. А. Володин. — М.: ИНФРА-М, 2016.

Стоянова Е. С., Быкова Е. В., Бланк И. А. Управление оборотным капиталом. — М.: Перспектива, 1998.

Стивен Брег. Настольная книга финансового директора. — М.:Альпина Паблишерз, 2015 г. Управление финансами (Финансы предприятий): Учебник для вузов. / Под ред. проф. А. А. Володина — М.: Инфра-М, 2016.

Финансовый менеджмент / Г. Б. Поляк и др.; под ред Г. Б. Поляка. — М.: Финансы, ЮНИТИ, 2016.

Финансовый менеджмент: Теория и практика. Под ред. Е. С. Стояновой. — 2-е изд. — М.: Перспектива, 2016.

Финансы предприятий. Под ред. проф. Н. В. Колчиной. — М.: Финансы, ЮНИТИ, 2016.

Шеремет А. Д., Негашев Е. В. Методика финансового анализа. — М.: ИНФРА-М, 2014.

Шеремет А.Д., Ионова А. Ф. Финансы предприятий: менеджмент и анализ. — М.: ИНФРА-М, 2014.

Шимон Беннинга. Финансовое моделирование с использованием Excel. — М.: Вильямс ИД, 2016.

Щиборщ К. В. Управление запасами на промышленном предприятии. — Финансовый менеджмент, № 5, 2016.

Экономический анализ. Под ред. Гиляровской Л. Т. — М.: Финансы, Юнити-Дана, 2016.

http://www.cfin.ru/ - Корпоративный менеджмент.

http://www.econfin.ru/rus/ - Экономика и финансы.

http://www.elitarium.ru/index.php — Центр дистанционного образования.

ПриложенияПриложение АЕдиница измерения — тыс.

руб.

АКТИВ31.

12.1331.

12.1431.

12.1531.

12.16I. Внеоборотные активы Нематериальные активы Результаты исследований и разработок Основные средства 83 80 069 826 118 37 691 750Доходные вложения в материальные ценности18 60 521 5 219 1037 919Финансовые вложения8 3338 3178 3178 110Отложенные налоговые активы1 073 121 5433 092Прочие внеоборотные активы311 7102 817Итого по разделу I110 84 599 538 149 49 113 688II. Оборотные активы Запасы49 266 103 930 128 699 143 566НДС1 3381 6491 376 241.

Дебиторская задолженность68 14 133 31 847 47 756 710Финансовые вложения63 85 891 39 638 88 342 681Денежные средства15 58 615 41 316 22 139 429Прочие оборотные активы5465 0128 856Итого по разделу II198 189 246 252 237 668 291 483 309 34 345 790 386 717 405 171ПАССИВ III. Капитал и резервы Уставный капитал131 690 131 690 131 690 131 690Собственные акции, выкупленные у акционеров.

Добавочный капитал Резервный капитал661 033Нераспределенная прибыль4 7636 7 525 35 420 562Итого по разделу III136 453 137 765 157 109 153 285IV. Долгосрочные обязательства.

Заемные средства80 79 83 372Отложенные налоговые обязательства6054 3675 472Прочие долгосрочные обязательства.

Итого по разделу IV80 60 583 36 788 844V. Краткосрочные обязательства.

Заемные средства85 8816 810 954.

Кредиторская задолженность86 287 120 318 143 737 161 713Доходы будущих периодов Резервы предстоящих расходов.

Прочие краткосрочные обязательства4 132 921 5501 329Итого по разделу V172 581 127 420 146 241 163 042БАЛАНС309 34 345 790 386 717 405 171Приложение БОтчет о прибылях и убытках ООО"ЗСКИНКОН"Наименование показателя201 420 152 016 1234I. Выручка290 421 249 258 292 413Себестоимость продаж279 356 237 120 277 900Валовая прибыль11 6 512 13 814 513Коммерческие расходы6 4237 0887 899Управленческие расходы.

Прибыль (убыток) от продаж4 6425 0506 614Доходы от участия в других организациях140Проценты к получению1 6632 1361 180Проценты к уплате1 2481 1381 088Прочие доходы4 1 848 461 262Прочиерасходы3 5 574 751 012Прибыль (убыток) до налогообложения5 8246 4206 956Текущий налог на прибыль1 1651 2841 391 В т.ч. постоянные налоговые обязательства (активы)Изменение отложенных налоговых обязательств.

Изменение отложенных налоговых активов.

ПрочееЧистая прибыль (убыток) от отчетного периода4 6595 1365 565Приложение ВПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ1. Общие положения.

Настоящая политика описывает основные процессы определения кредитных лимитов и контроля дебиторской задолженности и обязательна для исполнения всеми сотрудниками, задействованными в процессах анализа состояния клиентов, контроля, продаж, отгрузок. Целью настоящей политики является управление рисками в отношении дебиторской задолженности, возникающей при отгрузке товаров и оказании услуг клиентам на условиях отсрочки платежа. В качестве снижения рисков при отгрузке в кредит могут быть использованы страхование кредитных рисков, банковская гарантия, факторинг, поручительство и т. д. Для целей настоящей политики дебиторская задолженность определяется как сумма, причитающаяся компании от покупателей (дебиторов).

2. Ответственность сотрудников компании.

Кратко зоны ответственности сотрудников внутри компании показаны таблице 1. Таблица 1. Распределение ответственности по управлению дебиторской задолженностью.

Сотрудник компании.

Зона ответственности (что прописать) Сотрудник 1(отдел продаж) Оговариваются действия по сбору информации для предоставления кредитных условий.

Оговариваются действия и сроки по информированию заинтересованных лиц по ходу переговоров.

Оговариваются действия при взаимодействии с клиентом по работе с просроченной задолженностью.

Сотрудник 2(фин. отдел) Прописываются действия и периодичность по учету ДЗ в ERP-системе.

Прописываются действия по информированию руководства.

Прописываются действия по мониторингу и предложениям в отношении обнаруженной просроченной ДЗСотрудник 3(фин. отдел) Прописан регламент отчетности и мониторинга ДЗПрописаны пути информирования сотрудников и виды отчетности.

Прописана ответственность за взаимодействие с менеджерами отдела продаж по работе с просроченной ДЗСотрудник 4(юр. отдел) Прописываются вехи по составлению исков в адрес должников.

Прописываются этапы по согласованию договоров с кредитными условиями3. Анкета клиента, сбор информации и определение условий расчетов3.

1. Анкета клиента.

При планировании заключения договора с новым клиентом или изменении условий работы с существующим партнером на условиях отсрочки платежа проводится сбор информации по клиенту путем заполнения анкеты, запросом отчетности и последующим анализом рисков. После сбора информации инициатор заполняет анкету, предлагает условия платежа и утверждает их у директора департамента. К анкете инициатор прилагает формы финансовой отчетности клиента: бухгалтерский баланс на последнюю актуальную дату, отчет о прибылях и убытках, а также регистрационные документы, и передает пакет информации кредитному контролеру для анализа, в том числе на предмет соответствия корпоративным стандартам и скорингу.

3.2. Условия расчетов.

С учетом условий российского рынка и направления бизнеса в компании существуют следующие стандартные условия расчетов:

департамент 1 — на условиях отсрочки платежа от 60 до 120 дней: — для группы клиентов «Дистрибьюторы» стандартная отсрочка платежа составляет 60 дней;- для группы клиентов «Розничные сети» стандартная отсрочка платежа составляет 90 дней;- в период активных продаж количество дней отсрочки платежа может быть временно увеличено до 120;департамент 2 — на условиях 100-процентной предоплаты. В исключительных случаях договором может быть предусмотрена отсрочка платежа до 30 дней;

департамент 3 — на условиях 100-процентной предоплаты;

департамент 4 — максимально возможный срок отсрочки платежа — до 30 дней. В случае пересмотра условий расчетов инициатор выполняет действия, описанные в пункте 3.1 настоящей политики. После согласования новых условий они должны быть зафиксированы в новом договоре или дополнительном соглашении к действующему договору поставки.

3.3. Кредитные лимиты.

Максимальная сумма отгрузки на условиях отсрочки платежа зависит от департамента и устанавливается следующим образом:

департамент 1 — максимальный кредитный лимит определяется суммой обеспечения;

департамент 2: — до 2 000 000 руб. — оговариваются необходимые подписанты;- свыше 2 000 000 руб. — оговариваются необходимые подписанты. В отношении клиентов, относящихся к государственным учреждениям, проводить регулярную проверку кредитных рисков и устанавливать кредитный лимит не требуется. В случае пересмотра условий расчетов инициатор выполняет действия, описанные в пункте 3.1 настоящей политики.

4. Установление лимитов в ERPКонтроль превышения сумм кредитного лимита и сроков расчетов клиентов происходит и в ERP-системе.Для этих целей в программе в отчете ХХХ вносятся условия расчетов (тип даты + количество дней отсрочки платежа) и сумма действующего кредитного лимита. Права на изменение этих данных в Axapta предоставлены следующим сотрудникам:

финансовому директору;

кредитному контролеру;

главному бухгалтеру. Временное изменение количества дней отсрочки платежа с клиентом допускается только на основании письма инициатора с указанием причины после письменного согласования финансового директора и директора департамента при наличии платежного поручения клиента с отметкой банка или гарантийного письма с указанием срока оплаты. Отгрузки сверх установленного лимита не допускаются.

5. Отчеты для контроля дебиторской задолженности.

Кредитный контролер использует два инструмента для контроля уровня дебиторской задолженности и предотвращения возникновения просроченной:

отчет о просроченной дебиторской задолженности по клиентам. После получения отчета менеджер по работе с клиентами должен до конца текущего рабочего дня дать обратную связь о статусе переговоров и плановой дате поступления денежных средств в компанию «ЗСКИНКОН»;отчет по количеству дней дебиторской задолженности заполняется финансовым контролером при закрытии каждого отчетного периода в рамках подготовки пакета отчетности по международным стандартам финансовой отчетности. В качестве отчетов для анализа могут быть использованы:

отчет AR-control в ERP — подробный отчет о возрасте дебиторской задолженности (модуль «Бюджетирование»);отчет «Открытая задолженность» в ERP — дебиторская задолженность по клиентам на момент формирования отчета (модуль «Расчеты с клиентами»).Для подтверждения уровня задолженности бухгалтерия подписывает с клиентами акт сверки расчетов на ежемесячной основе. Таблица 2. Порядок подготовки отчета о просроченной дебиторской задолженности по клиентам.

ДепартаментПериодичность.

ПолучателиДепартамент 1Ежедневно.

В данной колонке определяется список получателей отчета в компании.

Департамент 2Еженедельно.

В данной колонке определяется список получателей отчета в компании.

Департамент 3Еженедельно.

В данной колонке определяется список получателей отчета в компании.

Департамент 4Еженедельно.

В данной колонке определяется список получателей отчета в компании6. Порядок работы с дебиторской задолженностью.

В работе с задолженностью и дебиторами применяются письма, телефонные звонки, сообщения по факсу и электронной почте. Компания ставит перед собой цель не иметь просроченных платежей. В целях предотвращения возникновения просроченной дебиторской задолженности кредитный контролер перед началом текущего месяца направляет менеджерам отдела продаж график платежей клиентов, работающих на условиях отсрочки платежа. Процедуре напоминания подлежат все клиенты. Исключения не допускаются. По каждому объекту устанавливается цикл напоминания от 1 до 4. Таблица 3. Порядок напоминаний клиенту о дате необходимости оплаты.

НапоминаниеКогда.

Необходимые действия.

Ответственный сотрудник1При получении информации о наличии просрочки.

Напоминание клиенту о необходимости заплатить, телефонные переговоры.

Менеджер отдела продаж2Не позднее чем через семь календарных дней после напоминания 1Письменное напоминание клиенту о необходимости заплатить, телефонные переговоры, получение письма с платежами от клиента.

Менеджер отдела продаж3Не позднее чем через семь календарных дней после напоминания 2Письменное напоминание клиенту о необходимости заплатить, телефонные переговоры, получение письма с платежами от клиента, выяснение причин просроченной задолженности.

Менеджер отдела продаж4Не позднее чем через семь календарных дней после напоминания 3Официальное письмо с требованием погасить задолженность, подготовка документов по взысканию.

ЮристНапоминание происходит не реже одного раза в неделю. Запросы и ответы по всем уровням напоминаний контролирует кредитный контролер. Если деньги не поступают в течение пяти дней после получения третьего напоминания, кредитный контролер информирует об этом юриста компании, который в свою очередь направляет официальное письмо с требованием погасить задолженность, после чего дело передается на судебное разбирательство. Вся относящаяся к делу переписка с клиентами должным образом фиксируется и хранится кредитным контролером. В исключительных случаях для стратегически важных клиентов, находящихся в стесненных финансовых обстоятельствах, можно создать график отсроченных платежей в соответствии с юридическими требованиями, установив процент за рассрочку. График платежей составляется менеджером отдела продаж при взаимодействии с юристом компании и должен утверждаться директором соответствующего дивизиона и финансовым директором. В случае если клиент не производит своевременной оплаты в соответствии с графиком платежей, дело немедленно передается на судебное рассмотрение. После проведения требуемых процедур просроченная задолженность, нереальная к взысканию, подлежит списанию. Ответственность за списание просроченной дебиторской задолженности несут главный бухгалтер и юрист компании в соответствии с нормами действующего законодательства. Принятие решения по списанию осуществляется на основании решения директора департамента, финансового директора и генерального директора. Данная политика вступает в действие с момента подписания и заменяет собой предыдущую версию от 1 января 2017 г. Приложение ГПОЛОЖЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ1. Общие положения1.

1. Настоящий документ (далее — Положение) устанавливает порядок координации подразделений предприятия с целью систематического контроля и управления дебиторской задолженностью1.

2. Целью настоящего Положения является установление порядка работы с дебиторской задолженностью на Предприятии, направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности, срок оплаты по которой наступил, и ее погашение.

1.3. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью (далее — ДЗ) является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее читать — дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договорам об оказании услуг и работ или поставке товаров, актам выполненных работ и т. д., с целью возмещения суммы долга.

1.4. Дополнительные задачи по работе с ДЗ: свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости ДЗ на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании.

1.5. Настоящее Положение распространяется на все структурные подразделения Предприятия.

1.6. Права и обязанности должностных лиц в отношении предупреждения, отслеживания и ликвидации дебиторской задолженности не ограничиваются настоящим Положением и регулируются также действующим законодательством и действующими на Предприятии приказами, порядками и стандартами Предприятия.

2. Термины и определения2.

1. Под дебиторской задолженностью понимаются обязательства, выраженные в денежной форме, причитающиеся Предприятию от заказчиков, покупателей за реализованные, но неоплаченные товары, работы, услуги, а также от поставщиков за оплаченные, но не полученные Предприятием товары, работы, услуги, которые учитываются в бухгалтерском учете на соответствующих счетах расчетов со сторонними контрагентами:

счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

2.2. Дебитор (контрагент) — организация (предприятие, физические лица), имеющая задолженность перед Предприятием.

2.3. Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности — дата с момента выставления компанией счета-фактуры, акта выполненных работ, оплаты (платежные поручения, приходные кассовые ордера).

2.4. Срок погашения дебиторской задолженности — срок, установленный заключенным договором с контрагентом, соглашением, спецификацией, приказом, письмом.

2.5. Текущая ДЗ — сумма ДЗ, которая возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена в течение одного месяца с даты ее образования (оплаты или проведения товара по первичной документации).Операционный цикл равен времени между закупкой сырья, материалов, товаров, получением выручки от реализации продукции и представлением первичной документации в ОБУ. Операционный цикл характеризует общее время, в течение которого финансовые ресурсы находятся в запасах и дебиторской задолженности.

2.6. Просроченная ДЗ (актуальная) — задолженность за отгруженные товары, оказанные работы и услуги, но не оплаченные в установленный договором срок, а также задолженность за оплаченные (приобретенные) товары, работы, услуги, которые не поставлены (не оказаны) в срок, предусмотренный договором.

2.7. Безнадежная ДЗ (сомнительная) — задолженность, сроки исковой давности по которой истекли либо по которой в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или в результате ликвидации организации. Отнесение ДЗ к безнадежной должно быть обязательно документально подтверждено и утверждено решением рабочей группы по ДЗ Предприятия.

2.8. Оперативные сведения — реестр дебиторской задолженности в разрезе контрагентов и в разрезе ЦФО.

2.9. Рабочая группа — группа работников, создаваемая по приказу генерального директора для ведения персонального учета контрагентов-дебиторов, контроля и координации процесса оптимизации ДЗ Предприятия, под председательством финансового директора. В случае отсутствия по уважительным причинам (отпуск, болезнь и т. д.) члена рабочей группы замена члена рабочей группы производится при помощи направления электронного письма по внутренней электронной почте Microsoft Outlook либо служебной записки самого члена рабочей группы и (или) его руководителя на имя председателя рабочей группы. Кворум для проведения заседаний рабочей группы составляет более половины членов рабочей группы.

3. Порядок предоставления сведений и формирование реестра дебиторской задолженности3.

1. В целях обеспечения устойчивого финансового положения и ускорения оборачиваемости оборотных средств, контроля над дебиторской задолженностью предприятия ответственный сотрудник ОКиФ:

формирует оперативные сведения о размере дебиторской задолженности (далее читать — Оперативные сведения) каждую пятницу, в которых указываются: — наименование контрагента-должника;- сумма задолженности в рублях;- дата и основание возникновения задолженности;

в случае совпадения дня формирования Оперативных сведений с выходным или праздничным днем формирование производится в первый рабочий день, следующий за выходными или праздничными днями.

3.2. Финансовый директор распоряжением по ОКиФ назначает конкретного работника, ответственного за составление и предоставление рабочей группе Оперативных сведений в сроки, предусмотренные настоящим Положением.

3.3. Оперативные сведения рассылаются по электронной почте Microsoft Outlook ответственным исполнителем ОКиФ финансовому директору, членам рабочей группы, всем руководителям подразделений для проработки и анализа каждый понедельник.

3.4. Руководители подразделений представляют письменный оперативный (рабочий) отчет по проведенной работе на заседание рабочей группы для рассмотрения, обсуждения и принятия коллегиальных решений.

3.5. Руководители подразделений представляют письменный отчет по проведенной работе не позднее 2-го числа каждого месяца (для своевременного предоставления данных для заседания балансовой комиссии).

3.6. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем оперативном режиме. Ответственность за него возложена на руководителя подразделения.

4. Порядок подготовки и заполнения формы анализа состояния дебиторской задолженности4.

1. В программе «ИС-ПРО» в картотеке взаиморасчетов формируется отчет, где отражается вся ДЗ Предприятия на дату формирования. Отчет выгружается в программу управления дебиторами, где по каждой сумме ДЗ указывается подразделение, ответственное за нее, и причина ее возникновения. В программе управления дебиторами формируются Оперативные сведения — реестр ДЗ в разрезе контрагентов и ответственного ЦФО. Далее сведения рассылаются и прорабатываются согласно пункту 3.3 данного Положения.

4.2. В случае возникновения вопросов у подразделений по основанию возникновения ДЗ и отнесению ее к указанному ЦФО ответственный сотрудник ОКиФ представляет всю первичную документацию по ДЗ (заявка на платеж, счет на предоплату, спецификация, служебная записка и т. д., ранее представленные в ОКиФ для осуществления платежа).

4.3. Заполненная проработанная форма по анализу ДЗ представляется рабочей группе в указанные сроки согласно пункту 3.3 В случае совпадения дня формирования Оперативных сведений с выходным или праздничным днем формирование производится в первый рабочий день, следующий за выходными или праздничными днями.

5. Порядок рассмотрения материалов актуальной дебиторской задолженности рабочей группой5.

1. Рассмотрение заполненной формы по состоянию ДЗ осуществляется на очередном заседании рабочей группы.

5.2. Члены рабочей группы уведомляются о месте, дате и времени проведения заседания не позднее чем за 3 (три) календарных дня до даты проведения заседания. Уведомление направляется по электронной почте Microsoft Outlook.

5.3. По устному и (или) письменному решению председателя рабочей группы на заседание приглашаются руководители структурных подразделений и (или) исполнители-специалисты.

6. Цели, задачи и функции рабочей группы по управлению дебиторской задолженностью6.

1. Основными целями рабочей группы по управлению ДЗ являются:

основная стратегическая цель — минимизация размера ДЗ;оперативные цели: — организация постоянно действующей системы мониторинга ДЗ, обеспечивающей оперативное управление размером текущей ДЗ;- построение механизма контроля за формированием и возмещением ДЗ по каждому структурному подразделению в отдельности.

6.2. Основными задачами, которые рабочая группа обязана решить в ходе своей деятельности, являются:

выявление центров образования долга и исполнителей по каждому контрагенту в отдельности;

организация совместной работы всех структурных подразделений предприятия по контролю за состоянием и оборотом ДЗ;принятие решения об отнесении ДЗ к категории безнадежной на основании данных, предоставленных юрисконсультом, с целью создания резерва и списания задолженности. Перечень организаций, по которым задолженность признана безнадежной, составляется один раз в квартал юрисконсультом, подписывается всеми членами рабочей группы и утверждается ее председателем. Подписанный и утвержденный перечень передается в ОБУ для создания резерва по сомнительным долгам.

6.3. Деятельность рабочей группы осуществляется на основе постоянного (ежемесячного) мониторинга состояния ДЗ всех подразделений.

6.4. На заседании рабочей группы рассматриваются следующие вопросы: — рабочей группой анализируются данные по состоянию ДЗ: заслушивается аналитический отчет на основании оперативных данных о состоянии ДЗ, в котором отражаются: — состояние ДЗ по подразделениям;- выявленная ДЗ в отчетном периоде по подразделениям, состояние которой должно быть обязательно рассмотрено рабочей группой;- отчет о выполнении заданий и поручений на основе решений, принятых на предыдущих заседаниях рабочей группы;

заслушиваются отчеты членов рабочей группы по ДЗ или отчеты иных ответственных лиц, приглашенных на заседание, о выполнении заданий и поручений на основе решений предыдущих заданий по ДЗ;заслушиваются отчеты и объяснения ответственных исполнителей о состоянии конкретной ДЗ, вынесенной на рассмотрение рабочей группы;

в случае необходимости проверяется весь пакет документов, прилагаемый к отчету ответственного исполнителя, на полноту и достаточность информации для разработки законно обоснованных мероприятий по оптимизации задолженности;

на основании проведенного анализа отчета ответственного исполнителя и результатов проверки пакета документов к нему рассматриваются возможные варианты проработки мероприятий по оптимизации актуальной ДЗ по каждому контрагенту-дебитору: — подготовка актуальной ДЗ к обоснованному списанию в случае установления факта безнадежности ее погашения контрагентом-дебитором в связи с истечением срока исковой давности и включение в план на списание с баланса Предприятия;- разработка и выполнение мероприятий, в результате которых течение срока исковой давности прерывается;- разработка стратегии погашения ДЗ в процессе ликвидации, реорганизации контрагента-дебитора;- разработка иных мероприятий по оптимизации ДЗ.

6.5. Решение принимается путем голосования членов рабочей группы.

6.6. Правом голоса обладают все члены рабочей группы и председатель. В случае равенства голосов право решающего голоса при голосовании принадлежит председателю рабочей группы.

6.7. Решение считается принятым, если за него проголосовало простое большинство голосующих. При равенстве поданных голосов принятым считается решение, за которое отдан голос лица, обладающего правом решающего голоса.

6.8. Итоги и решения рабочей группы в обязательном порядке фиксируются протоколом заседания. Протокол заседания рабочей группы составляется не позднее 3 (трех) рабочих дней с даты проведения заседания рабочей группы. Протокол заседания рабочей группы подписывается председательствующим на заседании рабочей группы, а также секретарем рабочей группы. В протоколе заседания рабочей группы указываются:

дата, место и время проведения заседания рабочей группы;

общее количество и персональный состав членов рабочей группы, а также иных лиц, участвовавших в заседании рабочей группы;

повестка заседания рабочей группы;

обстоятельства, установленные рабочей группой;

выводы по рассматриваемым вопросам повестки заседания рабочей группы.

6.9. В протоколе заседания рабочей группы должны содержаться решения, принятые рабочей группой, и результаты голосования по ним. Копия протокола передается для ознакомления и контроля генеральному директору Предприятия. Генеральный директор имеет право отмены любых решений, принятых рабочей группой.

6.10. Положения протокола обязательны для исполнения всеми членами рабочей группы. Составление протокола возлагается на члена (секретаря) рабочей группы — юрисконсульта. Подписание протокола возлагается на финансового директора.

6.11. Протоколы рабочей группы подшиваются в отдельную папку и хранятся у председателя — финансового директора.

6.12. Секретарь рабочей группы — юрисконсульт готовит выписки из протокола заседания каждому руководителю подразделения для исполнения решения по оптимизации актуальной ДЗ.

6.13. Члены рабочей группы имеют право:

запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и их ответственных исполнителей всю необходимую информацию и документы, касающиеся причин возникновения, характера и условий погашения ДЗ, по любому контрагенту;

организовать и проводить служебные расследования для выявления истинных причин возникновения задолженности и ответственных лиц, а также применять к ним меры дисциплинарного и административного взыскания (в пределах закрепленных полномочий).

6.14. Председатель рабочей группы имеет право:

по итогам заседаний рабочей группы подготавливать решения о применении к ответственным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания. Решения о применении указанных мер должны быть зафиксированы протоколом заседания рабочей группы и оформлены приказом генерального директора предприятия;

поручать юрисконсульту, отделу контроллинга и финансов и (или) отделу бухгалтерского учета проведение независимых проверок полноты и достоверности предоставляемой рабочей группе информации. Результаты проверок должны рассматриваться на заседании рабочей группы и фиксироваться в протоколе заседаний.

6.15. Руководители структурных подразделений обязаны:

информировать председателя и членов рабочей группы в письменной форме в бумажном и (или) электронном виде о каждом случае нарушения сроков погашения ДЗ;принять решения и меры по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение ДЗ.

7. Осуществление мер, направленных на погашение дебиторской задолженности7.

1. При осуществлении мер, направленных на погашение дебиторской задолженности, используются следующие формы:

подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке ДЗ;проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по заключенному договору (сделки), по предмету договора, уточнение сроков и порядка погашения ДЗ;подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика ДЗ. Все формы мер прорабатываются руководителями подразделений совместно с юрисконсультом Предприятия.

7.2. При непоступлении средств для погашения ДЗ от дебитора по истечении:

30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник осуществляет телефонный звонок дебитору с обязательной фиксацией даты, времени, Ф. И. О. и должности лица, с которым осуществлялись переговоры, и напоминает о необходимости оплатить образовавшуюся задолженность;

30 дней с момента выставления счета-фактуры после проведенных переговоров направляет дебитору письмо-напоминание о погашении дебитором в добровольном порядке ДЗ.

7.3. Если в ходе переговоров дебитор просит об отсрочке оплаты в связи с трудным финансовым положением и направляет письменный ответ с просьбой об отсрочке оплаты, руководитель подразделения должен оценить, насколько рискованно предоставление отсрочки платежа тому или иному дебитору, по следующим критериям:

период работы с дебитором;

объем накопленной ДЗ;объем заказов дебитора;

финансовое положение дебитора.

7.4. Руководитель подразделения готовит служебную записку с выводами и предложениями по письменному ответу дебитора на имя генерального директора с обязательным направлением копии председателю рабочей группы.

7.5. По окончании 45 дней с момента выставления счета-фактуры руководитель подразделения направляет дебитору претензию о погашении ДЗ и об уплате штрафных санкций.

7.6. Предварительный проект претензии передается для согласования текста юрисконсульту, на рассмотрение, подписание генеральному директору, информационно направляется председателю рабочей группы.

7.7. Претензия должна быть составлена в письменной форме в двух экземплярах: один остается у составившей ее стороны, второй передается, отсылается заказным письмом с уведомлением через организационный отдел дебитору, нарушившему договорные обязательства.

7.8. В претензии подробно описываются допущенные дебитором нарушения договорных обязательств и предъявляются соответствующие требования. При этом приводятся ссылки на пункты заключенного договора, статьи российского законодательства и другие нормативные акты.

7.9. Претензия отправляется предварительно в отсканированном виде на электронную почту дебитора и (или) по факсу дебитора, а также почтой заказным письмом с уведомлением. При получении любого отчета (уведомления) о получении дебитором претензии об этом информируются юрисконсульт и председатель рабочей группы.

7.10. По прошествии двух месяцев (и более) с момента выставления счета-фактуры и в случае неисполнения дебитором предъявленных требований по погашению ДЗ ответственный исполнитель и его руководитель собирают пакет документов и представляют юрисконсульту для истребования ДЗ в судебном порядке.

8. Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности8.

1. На основании результатов анализа ДЗ руководитель подразделения по согласованию с генеральным директором, председателем рабочей группы и юрисконсультом принимает решение о списании дебиторской задолженности.

8.2. ДЗ подлежит списанию в случае:

истечения срока исковой давности;

признания долга нереальным к взысканию.

8.3. Сумма задолженности, определенная на списание по приказу руководителя организации, обязательно должна быть подкреплена оправдательными документами, по которым можно доказать правомерность списания задолженности. Основными документами являются акт инвентаризации, справка к нему, письменное обоснование и приказ руководителя о списании задолженности и т. д.

9. Порядок создания резерва по сомнительным долгам9.

1. Резерв по сомнительным долгам создается по состоянию на конец отчетного периода на основании перечня организаций, по которым задолженность признана безнадежной. Отнесение ДЗ к категории безнадежной осуществляется рабочей группой на основании данных, предоставленных юридическим отделом.

9.2. Порядок создания и исчисления резерва по сомнительным долгам производится в соответствии со статьей 266 Налогового кодекса РФ.

9.3. Подразделением, ответственным за проведение процедуры создания и исчисления резерва по сомнительным долгам, является бухгалтерия Предприятия.

10. Ответственность и контроль10.

1. Лица, виновные в невыполнении или ненадлежащем выполнении требований настоящего Положения, несут ответственность в установленном законодательством РФ порядке: к ним применяются меры дисциплинарной ответственности и депремирование. Кроме того, ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения возлагается:

на главного бухгалтера в части исполнения порядка предоставления сведений о состоянии ДЗ и подтверждения достоверности бухгалтерской документации, а также за проведение процедуры создания и исчисления резерва по сомнительным долгам;

на руководителей структурных подразделений и (или) их ответственных исполнителей в части исполнения порядка и сроков заполнения формы по анализу ДЗ, внесения достоверных данных, исполнения решений по оптимизации ДЗ;на начальника IT-отдела в части своевременного отражения данных в программном обеспечении по анализу ДЗ;на рабочую группу в части исполнения порядка и сроков подготовки материалов на рассмотрение рабочей группы по управлению ДЗ;на председателя и членов рабочей группы по управлению ДЗ в части координации деятельности по оптимизации ДЗ.

10.2. Контроль над исполнением мероприятий по погашению ДЗ: контроль над ведением реестра ДЗ возлагается на ответственного исполнителя ОКиФ;

контроль над исполнением дебиторами принятых обязательств по погашению ДЗ возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за работу с данным контрагентом;

контроль над оформлением и подписанием приказов о списании ДЗ возлагается на юрисконсульта Предприятия;

контроль над исполнением приказов по списанию ДЗ возлагается на главного бухгалтера.