Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5−14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5−14/346.
Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.
Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6−15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5−14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).
Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.
Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».
Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.
Заключение
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. В организации деятельности и функционирования предприятия документооборот имеет очень большое значение на всех этапах деятельности предприятия. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство. Организация правильного документооборота на предприятии обеспечит бесперебойную, слаженную работу всего коллектива, избавит предприятие от нерационального расходования средств и времени, позволит минимизировать риски налоговых санкций.
Список литературы
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
— М., 2003.
Делопроизводство: Учеб. Для нач. проф. Образования Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, М. Л. Вялова и др М.: Издательский центр «Академия», 2009 г. — 176 стр.
Делопроизводство: учебное пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Ленкевич Л. А. — М.: Издательский дом «Академия», 2007.
Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. — СПб.: Питер; 2012. 224с.: ил. (Серия «Современный офисменеджмент»).
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений/ А. В. Пшенко. ;
5-е изд. Стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2009. — 176 с.
Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, — М.: ИНФРА-М, 2010. — 304с. — (высшее образование). С.
179.
«Секретарь-референт», ООО «Профессиональное издательство», Москва, № 10 2011 г, — Делопроизводство — Азбука делопроизводства, В. Ф. Янковая.
Делопроизводство: Учеб. Для нач. проф. Образования Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, М. Л. Вялова и др М.: Издательский центр «Академия», 2009 г. — 176 стр.
Делопроизводство: учебное пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Ленкевич Л. А. — М.: Издательский дом «Академия», 2007.
Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. — СПб.: Питер; 2012. 224с.: ил. (Серия «Современный офисменеджмент»).
«Секретарь-референт», ООО «Профессиональное издательство», Москва, № 10 2011 г, — Делопроизводство — Азбука делопроизводства, В. Ф. Янковая.
