Разработка системы документооборота на предприятии

Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения [21]. Решения, полученные, с помощью системы специализированной профильной программы"АРМ делопроизводителя" позволяют, создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках программы. Для того чтобы произошло полное вытеснение создания документов в непрофильных программах отдела управления персоналом надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки [16, с. 11]. Внедрение перехода на электронный документооборот в ООО «Ивен.

Строй" призван обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от старого состояния к новому. 3.

2. Организация рабочего процесса. Задачи на этапе управления преобразованиями.

Как показало исследование, проведенное в ООО «Ивен.

Строй", предприятие переосмысливает свои рабочие процессысцельюповышенияихэффективности.Отсотрудниковтребуютсянавыкикоманднойработыиспособностькпостоянномуобучению.ООО «Ивен.

Строй" рассматриваетсякакобъект в контекстепроцессанепрерывныхизменений. Исотрудник предприятияпостоянновыбирает — либоприниматьизмененияистановитьсяучастникомвсеобщихпроцессов, либосопротивлятьсяим, обрекаясебянаизоляциюотвнешнегомира.Распоряжения.

Президента РФ № 552-РМ от 10.

07.2012 г. &# 171;О работе с электронными документами в электронном документообороте"в масштабах одного предприятия, даже если оно имеет несколько подразделений, применяют системы электронного документооборота. Но такая форма ведет к сокращению управленческого персонала, т.к. внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Задача внедренной специализированной профильной программы «АРМ делопроизводителя"в первую очередь должна определить четкие цели и задачи проекта.

Не может считаться корректно сформулированной цель «внедрить „АРМ делопроизводителя“». Цель должна определять, какие стратегические задачи или проблемы вы хотите решить с помощью данного проекта. Исходя из поставленной цели, формулируются задачи проекта. Итак, если цель — автоматизация делопроизводства в специализированной профильной программе для отдела управления персоналом, организация хранения корпоративных кадровых документов, то задачей проекта будет внедрение электронного архива. Если перед компанией стоит стратегически более масштабная цель — повысить качество управления компанией, то очевидно, что задачей проекта по внедрению специализированной профильной программы будет автоматизация всех процессов документооборота на предприятии, что позволит обеспечить их прозрачность и управляемость, контроль исполнения этапов, повышение исполнительской дисциплины. Именно корректная формулировка целей и задач позволит впоследствии правильно спланировать сроки и ресурсы проекта, выбрать подходящую систему, а также критерии оценки успешности проекта. Например, в компании давно и эффективно используется система для учета и отслеживания исполнения трудовых договоров, но согласование документов происходит на бумаге, при этом высококвалифицированные специалисты вынуждены тратить время на хождение по кабинетам, договоры теряются или залеживаются в других бумагах. Очевидно, что в этом случае целесообразно в рамках внедрения специализированной профильной программы автоматизировать только процесс согласования. Поиск документов, зарегистрированных в системе, возможно, осуществить за считанные минуты. Тогда как при обычном хранении документов вне профильной программе, может тратиться масса времени на поиск нужного документа, кто его создавал, кому он был отправлен, был ли он создан. Автоматизация документов в специализированной профильной программе «АРМ делопроизводителя"позволит высвободить ресурсы работников и направить их на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки [21]. Вывод по главе 3.

В заключение следует отметить: прежде чем приступать к оптимизации, нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть, затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными результатами. Оценивая плюсы и минусы, следует помнить, что бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других, причем не всегда в лучшую сторону. Приведем пример из практики. Специализированная профильная программа, по сравнению с обычным электронным пакетом офисных программ, обладает рядом преимуществ: использование заранее заготовленных форм документов. Не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа; экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора; оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в государственное учреждение по труду по электронной почте; возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе исследования в работе было рассмотрена и проанализирована особенность внедрения специализированной профильной программы документооборот отдела управления персоналом. Стало очевидно, что преимущество специализированной профильной программы — это повышениеоперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение специализированной профильной программы в документооборот позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью профильнойпрограммы документооборота успешно решаются задачи управления качеством. В работе достигнута цель исследования, которая состоит в характеристике и организации процессов автоматизации документооборота на примере ООО «Ивен.

Строй" в современных организациях. Также в теоретической части работы отражен основной смысл документации, заключающийся в придании прозрачности процессу. При соблюдении законодательных правил ведения кадровых документов, сотрудники чувствуют стабильность, а руководитель значительно повышает управляемость персонала. Как показало исследование — существенным недостатком в работе с документами в ООО «Ивен.

Строй", основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или распечатанный на бумаге, созданного втекстовом редакторе Word. Использование специализированной профильной программы для оформления, хранения и передачи документов в ООО «Ивен.

Строй" нет. Следовательно, на современных предприятиях целесообразно применение профессионально специализированной профильной программы для отдела управления персоналом. Для ООО «Ивен.

Строй" рекомендуется внедрение специализированной профильной программы и автоматизации делопроизводства с помощью бизнес-процессов «АРМ делопроизводителя».Автоматизация документов в специализированной профильной программе «АРМ делопроизводителя» позволит высвободить ресурсы работников и направить их на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки. Различные формы отчетов в системе документооборота в «АРМ делопроизводителя"позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о занятости работников отдела управления персоналом и своевременному перераспределению задач между ними. Эффективность внедрения специализированной профильной программы"АРМ делопроизводителя» повышает результативность взаимодействия работников. Снижается количество рабочих конфликтов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 (с изм. на 04.

08.2014 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2014. — № 31.Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. (действ. ред. с 01.

01.2017) // Собрание законодательства Российской Федерации. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.

02.1998 N 14-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 29.

07.2017). — Ст. 89 ГК РФ и ст. 11, 12// [Электронный режим]: Режим доступа:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_17 819.

Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ в части введения электронного документооборота» № 352 от 28.

03.2011 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом. Рос архива от 23.

12.2009 № 76.Андреева, В. А. Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора / В.А. Андреева// Справочник кадровика. — 2012. — № 1. — С. 25−29.Буянова М. О. Трудовое право в вопросах и ответах: учеб. пособие / О. М. Буянова.

М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. 176 с. Гейхман В. Л. Трудовое право. Учебник для прикладного бакалавриата / В. Л. Гейхман. — М.: Издательство Юрайт, 2015. -.

407 с. Говоров В. Документирование направления в командировку / В. Говоров // Кадровый вопрос. — 2014. — № 4.

— С. 12−16.Демушина О. Н. Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебное пособие / О. Н. Демушина; Волгоградский филиал ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». — Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014.

Джой-Меттьюз, Д. Развитие человеческих ресурсов: [пер. с англ.] / Д. Джой-Меттьюз, Д.

Меггинсон, М. Сюрте. — М.: Эксмо, 2014. — 373 с. Журавлева, И. В. Роструд об увольнении по сокращению /И.В. Андреева// Кадровые решения.

— 2012. — № 4. — С.

38−45.Ириткова, В. Как убедится в том, что вас правильно оформили на работу?/ Ириткова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2014. — № 11. ;

С. 44−46.Корнеев В. А. Делопроизводство: образцы, документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 2-е изд., перераб.

и доп. / И. К. Корнеева, В. В. Галахов, И. К. Корнеев, В. А. Кудряев. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2015. — 456с. Кузнецова В. П. Замолвим слово о номенклатуре дел / В. П. Кузнецова // Отдел кадров коммерческой организации. -.

2013. — № 2. — С.13−17.Ловчева М. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства / М. Ловчева, Е.

Галкина // Кадровик. — 2015. — № 6. — С.5−12.Михненко П. А. Теория менеджмента: учебник — 2-е изд.

перер. и допол. / П. А. Михненко. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2014.

— 640 с. Кузнецова Т. В., Подольская И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства //Делопроизводство. 2013. — № 1. — С.45−50.Правовая система «Консультант плюс».

http://www.consultant.ru.Сайт сообщества HR//.

http://www.hr-portal.ru.Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота / Пер. с англ. С.Макарова. — Режим доступа www.cornwell.co.uk/moreg.html. ПРИЛОЖЕНИЕ 1Организационная структура ООО «Ивен.

Строй" ПРИЛОЖЕНИЕ 2Функции управления предприятием ООО «Ивен.

Строй"Субъект.

Функции управления (ключевые области) Комплексы задач.

Генеральный директор

Управление стратегией развития1. Разработать долгосрочные перспективы.

2. Определить новые направления деятельности.

3. Развивать материальную базу. Директор по развитию.

Организация системы и процессов управления1. Разрабатывать учредительные документы.

2. Определять организационную структуру3. Определять функции управления.

4. Составлять штатное расписание. 5. Разрабатывать должностные инструкции. Исполнительный директор

Управление экономическим развитием1. Разрабатывать «портфель заказов"2. Разрабатывать годовой (квартальный) план. 3. Определять экономические нормативы. 4. Определять критерии и показатели эффективности. Финансовый директор, главный бухгалтер

Управление финансами и бухгалтерским учетом.

Разрабатывать бюджет (смету доходов и расходов). Разрабатывать сметы по статьям затрат Составлять бухгалтерский баланс.

Определять ценообразование. Вести налоговый учет. Определять инвестиционную политику.

Главный инженер, главный архитектор

Управление техническим развитием.

Контролировать развитие научно-технического прогресса.

Заниматься рационализацией и изобретательством.

Вести опытно-конструкторские работы. Проводить проектно-изыскательские работы. Контролировать материально-техническую базу.

Менеджеры проектов.

Управление капитальным строительством и ремонтом.

Формировать «портфель заказов» Проектировать строительство (проекты, сметы. ПОС, ППР). Подготавливать строительного производства. Осуществлять строительно-монтажные работы. Осуществлять ремонтно-строительные работы. Производить технический надзор. Исполнительный директор, главный инженер

Управление качеством продукции.

Соблюдать международные стандарты качества Соблюдать внутренние стандарты качества.

Проводить операционный контроль качества.

Проводить технический контроль качества.

Осуществлять кружки и дни качества.

Директор по развитию, начальник службы управления персоналом.

Управление персоналом1. Разрабатывать и совершенствовать кадровую политику организации2. Применять новые методы отбора и найма персонала3. Планировать и прогнозировать потребность организации в кадрах4. Заключать с работниками трудовые договора; оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам, связанные с изменениями в трудовой деятельности5. Анализировать профессиональный и возрастной состав кадров.

6. Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.