Организациооно правовые основы подготовки документальной публикации

Правовые аспекты обеспечения доступа к документам, регулируемые законами «О Государственной тайне» (1993 г.), «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006 г.), «О реабилитации жертв политических репрессий» (1991 г.), Указом Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (1995 г.) и другими НПА.

Правовые аспекты использования документов для документарной публикации, регулируемые 4 ч. ГК РФ «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации», законами «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006 г.), «Об оперативно-розыскной деятельности» (1995 г.) и др.

1) Воздействие правовых факторов на документарную публикацию 1) Ограничивают среду документов доступных для публикации (н.п. нельзя получить доступ к документам, составляющим государственную тайну или ограниченных в доступе фондообразователем), 2) Усиливают пробелы в документах, включенных в публикацию (возникают, когда ограничения касаются не доступа, а публичного использоывания документов) Правовые факторы.

1) Объективно нарушают принцип максимального использования документов, вызывают необходимость корретирования публикации.

2) Не являются постоянными: ограничения касающиеся конфиденциального или секретного характера документов, постоянно снимаются в связи со сроками составляющими охраняемую законом тайну Конституционные нормы об информации Ч. 1 ст. 24 — Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Ч. 4 ст. 29 -Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Ограничение на публикацию по авторскому праву (ч. 1 ст. 1281 ГК РФ) Исключительное право на произведение действует в течение всей жизни автора и семидесяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом смерти автора.

Исключительное право на произведение, созданное в соавторстве, действует в течение всей жизни автора, пережившего других соавторов, и семидесяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом его смерти.

Нормативно-методическое обеспечение публикации документа ГОСТ 7.

0.5−2008.

Библиографическая ссылка. Общие требования и правила оформления (Особенности составления библиографических ссылок на архивные документы) ГОСТ 7.

0.8−2013.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения (н.п. термин «публикация архивного документа»).

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).

Формы использования архивных документов (по правилам) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; экспонирование архивных документов на выставках; публикация архивных документов и др.

Требования к публикации архивных документов (по правилам) При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется научными правилами издания исторических документов.

Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или др.) публикаций архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.

Формы публикации архивных документов (по правилам): печатная: серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в средствах массовой информации; публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша; электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.

На документальные публикации составляются планы-проспекты, графики работы и другие организационно-методические документы.

Совместные издания готовятся на договорных началах. Руководство учреждений-соисполнителей подписывает соответствующий документ (договор, соглашение, рабочий план), в котором предусматривается название, объем и сроки подготовки публикации, распределение обязанностей, научных командировок, финансовых расходов и т. д. между учреждениями-соисполнителями.

Регистрация документальных изданий. Подготавливаемые сборники документов подлежат регистрации в установленном порядке во Всесоюзном научно-техническом центре (ВНТИцентре), которую осуществляет головная организация.

Коллектив составителей. Для практической работы по подготовке сборника документов формируется коллектив составителей. Количество составителей определяется в зависимости от типа, объема, структуры документальной публикации и сроков ее подготовки. При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редколлегии. В коллектив составителей включаются профессионально подготовленные, квалифицированные сотрудники учреждений — участников издания. Персональный состав коллектива составителей (ответственный, составитель) утверждается приказом головной организации.

Рецензирование рукописи сборника документов. Утвержденная редколлегией рукопись (макет) сборника документов с приложениями и научно-справочным аппаратом (указатели, составляемые по верстке, могут не представляться) направляется на внешнее рецензирование. Рукопись сборника должна иметь не менее двух внешних рецензий.

Утверждение к изданию рукописи сборника документов. Доработанная по замечаниям внешних рецензентов рукопись сборника документов выносится на обсуждение научно-совещательного органа головной организации для получения рекомендации к изданию. К рукописи сборника прилагаются две внешние рецензии и справка о доработке.

Рукописи общесоюзных серийных изданий представляются в обязательном порядке на рассмотрение Главных редакций этих серий и утверждение к изданию. Кроме двух внешних рецензий и справок о доработке к рукописи сборника прилагается рекомендация к изданию научно-совещательного органа головной организации.

Сдача рукописи в издательство и ее корректура. Рукопись сборника документов сдается в издательство в двух идентичных экземплярах, напечатанных через два интервала, включая примечания. Примечания по содержанию к каждому документу печатаются на отдельных листах. Оба экземпляра подписываются «В печать» ответственным редактором или руководителем головной организации. К рукописи прилагаются: решение научно-совещательного органа с рекомендацией к изданию, две положительные рецензии, справка о доработке рукописи по замечаниям рецензентов.

Составители читают корректуру (верстку), чистые листы и вносят необходимые исправления. Ответственный редактор Заключение.

И теоретическая, и прикладная археография неизбежно должны отвечать на вопрос, какой должна быть документальная публикация вообще и конкретная публикация в частности. И в том, и в другом случае ответ на этот вопрос означает формирование представлений о модели документальной публикации. Модель документальной публикации включает в себя ее тему, тип, вид, оболочку, в форме которой документ представляется пользователю.

Тема документальной публикации — это стержневое звено, определяющее ее модель во всех ее составляющих. Что хотят составители конкретной документальной публикации осветить в ней, используя документы, является важнейшим.

Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот // Книжный мир 2008 г. 416 с.

Брескина Н. В. Основы делопроизводства: учебное пособие // СКФУ • 2015 год • 123 с.

Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник // Логос • 2011 год • 452 с.

Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие // Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°» • 2014 год • 460 с.

Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие // Директ-Медиа • 2014 год • 363 с.

Рогожин М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов: справочник // Директ-Медиа • 2014 год • 320 с.

Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом: Учебное пособие, практикум по дисциплине: учебное пособие // Московский государственный университет экономики, статистики и информатики • 2004 год • 115 с.