По способу документирования (закрепления на носителе) выделяются рукописные, печатные, механические, магнитные, фотографические, оптические, лазерные и электронные документы. Рукописные — письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки. В данном смысле рукописным документом или рукописью называют как словесный текст, который записан «от руки», и карту, чертеж или произведение изобразительного искусства. К рукописям также относят документы, которые оформлены средствами ЭВМ или машинописи.
Печатные — документы, изготовленные полиграфическими или другими способами (наборным способом, средствами оперативной копировально-множительной техникой, полиграфии, средствами ЭВМ и т. п.). Эти документы выпускают издательства или типографии. На печатных документах запись информации производят, в основном, методом нанесения на его поверхность красочного слоя. Но может применяться и иной способ: выдавливание или тиснение знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. Механические — документы, запись информации на которых осуществляют механическим способом: — методом вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (фонографические валики, грампластинки), — методом пробивки перфораций (отверстий) при помощи перфоратора (перфоленты, перфокарты) и т. д. Магнитные — документы, запись информации на которых осуществляют методом изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (видеодиски, дискеты, магнитные ленты и т. д.) Фотографические — изобразительные документы, которые созданы фотографическим методом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фотобумага, фото-, кинопленка) под влиянием электронного или светового луча, форма и интенсивность которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (диафильмы, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, микрофильмы, микрофиши).Оптические — документы, запись информации на которых осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (фонодокументы с оптической записью, CD-ROM, компакт-диск). Лазерные — документы, считывание и запись информации на которых осуществляются при помощи лазерного луча (CD-ROM, оптический диск, голограмма, компакт-диск). Формируется еще один класс документов — электронные документы как совокупность данных в памяти ЭВМ. Эти документы с записью информации или звука для ЭВМ.
Основной способ документирования — не письменность, а экранность, которая основана не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (диск, электронный журнал, электронная книга). Воспроизведение текста ЭВМ производится двумя методами: в виде текстовой распечатки или его изображение на экране дисплея. Глава 3. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ТУРИЗМЕ3.
1. Проблемы документационного обеспечения в туризме.
Из-за усложнения процедур обработки документов появляется ряд проблем. Одна из них — это противоречие между процессом исполнения и контролем исполнения документов. Контроль исполнения проводится централизованно по формальным признакам. Исполнение документа — децентрализованный процесс, т.к. он содержит элементы творчества, т. е. нельзя формализовать процесс исполнения. При этом, между контрольными сроками, что происходит с документом известно только исполнителю. Осложняется ситуация, когда документы «путешествуют» по подразделениям или передаются между работниками одного и того же подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в регистрационных журналах подразделений. В итоге невозможно централизованно отслеживать движение документов на предприятии в реальном времени, т.к. это требует больших трудозатрат на сведение информации. Недостатки делопроизводства в туризме связаны с пренебрежением рекомендациями и требованиями государственных органов, которые занимаются исследованиями в сфере организации работы с документами. С иной стороны, у сферы документации в туризме есть много недостатков, которые выражены в несовершенстве системы управления документами, низком качестве работы с документами, отставании документоведческих разработок методического и нормативного характера от развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по «горизонтали» и «вертикали» государственного управления. Многие ограничения эффективности делопроизводства в туризме заложены в природе носителей информации, т. е. бумажном документе. Ученые отмечают проблемы, которые связаны с применением бумажных документов:
рост числа бумажных документов.
сложный поиск нужных документов, который приводит к проблеме дублированности документов.
негибкая схема редактирования и формирования текстов документов.
большие сроки между подготовкой документов и их публикацией.
сложность тиражирования документа (в особенности это относится к сложным в полиграфическом исполнении документам).- отсутствует возможность звуковых, видеовставок. 3.
2. Перспективы развития документационного обеспечения в туризме.
Профессор Ларин М. В. предлагает закон «О документации». Он должен определить направления регулирования деятельности с документами в области управления, в т. ч.: — полномочия государства к документации предприятий туризма всех форм собственности;
— ответственность предприятия туризма за документирование основной своей деятельности в порядке, который установлен государством;
— унификация форм тех документов, которые создаютя и обращаются в области управления;
— основные правила и организация документооборота;
— условия и требования обеспечения доказательности и достоверности документированной информации, юридического значения документов на разных носителях;
— унификация структур, функций и полномочий служб документационного обеспечения в туризме в зависимости от масштабов и уровней деятельности предприятия;
— регулирование прав собственности на документ, обеспечение их сохранности, а также передачи на архивное государственное хранение;
— реализация права доступа физических и юридических лиц к документам организаций;
— поддержка и организация проектных и научно-исследовательских работ в данной области, системы сертификации и лицензирования технических, технологических и программных средств обработки управленческих документов. Кроме закона необходимо действовать ряд нормативных подзаконных актов, которые устанавливают единые требования к документации в туризме. К примеру, в их состав необходимо включить:
положение о службе управления документацией;
— инструкции управления документацией в разных отраслях деятельности организациях и;
— положение о порядке доступа к документам, а также использования документированной информации;
— списки документов с указанием сроков хранения;
— положение о порядке документирования информации;
— списки документов с постоянным сроком хранения;
— правила работы архивов предприятий;
— регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ;
— национальные государственные стандарты, документов и т. д.Требования, которые устанавливают названные нормативные документы, должны основываться на достижения информационных технологий, техники и науки, на международные стандарты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Под документированием в туризме понимается запись информации согласно регламентированным правилам, то есть процедура оформления документов в специальном порядке. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные — рукописные, графические, типографские, фотои видеоматериалы. Документирование управленческой деятельности в туризме — регламентированная процедура, что дает ему гарантию юридической силы — качество, находящееся в ведомости действующего законодательства. На сегодняшний день используются различные средства документирования: от простых (таких, как карандаши и обычные шариковые ручки) до более сложных электромеханических (сюда относятся магнитофон, видеокамера, фоноаппарат и т. п.) и автоматизированных, компьютерных.
Документирование — это всегда фиксация на конкретном носителе какой-либо информации, с особыми реквизитами, по которым затем осуществляется ее идентификация. Документация в туризме может различаться по своим функциям, предназначению, содержанию, степени засекреченности и доступности информации. Факторы адресации позволяют классифицировать ее на межорганизационную и внешнюю. Первую, которая не выходит за рамки одного учреждения или организации, и ведется между ее участниками, называют служебной. Вторая — внешняя документация — осуществляется между организациями различного типа, отдельными должностными лицами, не состоящими в непосредственном подчинении по отношению друг к другу. Техническое документирование в туризме осуществляется с соблюдением установленных норм, которые для любого типа документов свои. Для любой управленческой деятельности это особенно важно, ведь так документирование приобретает юридическую силу, служащую самым верным доказательством подлинности заключенной в нем информации.
Из-за усложнения процедур обработки документов появляется ряд проблем. Одна из них — это противоречие между процессом исполнения и контролем исполнения документов. Осложняется ситуация, когда документы «путешествуют» по подразделениям или передаются между работниками одного и того же подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в регистрационных журналах подразделений. Недостатки делопроизводства в туризме связаны с пренебрежением рекомендациями и требованиями государственных органов, которые занимаются исследованиями в сфере организации работы с документами. Средство решения проблем — применение компьютерных технологий, в частности, систем управления документами. Компьютерные системы способны управлять увеличивающимся объемом информации, они создают технологическую новую среду для управления документооборотом. Особое внимание необходимо уделить единообразию форм ведения документации, обеспечению юридическим гарантиям государственных специальных органов и удостоверяющих центров в области контроля за соблюдением законодательства. В штате нужно иметь специалиста, который профессионально разбирается в проблемах защиты информации, чтобы он обучил сотрудников современным средствам защиты. Проблемы перехода от бумажного к электронному документообороту в туризме сегодня стоит перед многими предприятиями. Электронный документооборот позволяет улучшить контроль над исполнением и движением документов, ускорить и упростить доступ к информации, повысить эффективность управления.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Басаков М. И. Делопроизводство, Феникс, 2015 г.
2.Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). Учебник. Гриф МО РФ, Феникс, 2013 г.
3.Басаков, Замыцкова: Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Учебник, Феникс, 2016 г4. Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов, Проспект, 2016 г.
5. Гугуева Т. А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т. А. Гугуева. — (Технологический сервис), Инфра-М, 2016 г.
6.Дёмушкин А. С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. Учебник, Логос, 2016 г.
7.Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие, Рогожин М. Ю. Директ-Медиа, 2014 год, 229 страниц8.Делопроизводство. Документационный менеджмент: учебное пособие, Демин Ю. М., Директ-Медиа, 2014 год, 205 стр.
9.Касьянова Г. Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря, АБАК, 2015 г10. Делопроизводство: учебно-методическое пособие, Козина Е. С., Директ-Медиа, 2013 год, 27 страниц11. Документационное обеспечение управления: практическое пособие, Рогожин М. Ю., Директ-Медиа, 2014 год, 398 стр.
12. Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М. В. Ларин, Е. А. Плешкевич, В. Ф. Янковая, В. С. Мингалев, Е. В. Терентьева, М. Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М. В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. — 320 с.
13.Корнеев И. К., Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 3-е изд., перераб. и доп. Галахов В. В., Корнеев И. К., Проспект, 2016 г.
14.Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие, Дашков и К°, 201 615.
Кугушева Т.В., Ласкова Т. С., Механцева К. Ф. Делопроизводство. Учебное пособие, Феникс, 2016 г.
16. Ларьков Н. С. Документоведение. Учебник, Проспект, 2016 г.
17. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / Ю. А. Панасенко. — 3-e изд., РИОР, 2016 г.
18. Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник, Директ-Медиа, 2016 год, 326 с.
19. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие, Директ-Медиа, 2014 год, 363 с.
