При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Организовать раздельную группировку утвержденных планов, отчетов, смет, штатного расписания от проектов.
Заключение
В ходе исследования были проанализированы теоретические основы подготовки документов к архивному хранению, изучены Основные правила работы архивов организаций.
Было установлено, что полное оформление документов в архив предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются реквизиты в соответствии типовыми формами, утвержденными в Основных Правилах работы архивов.
Подготовка документов к длительному хранению включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).
В ходе исследования был проанализирован ход подготовки документов к архивному хранению в ООО «Техмашдеталь».
ООО «Техмашдеталь, создана в 2007 году. Предприятие имеет в собственности офис 150 кв.м. и арендует склад 110 кв. м. в г. Томске. Организация применяет общую систему налогообложения. Организационная структура управления на предприятии строится по принципу подчинения нижестоящего органа вышестоящему.
В ООО «Техмашдеталь» численность сотрудников составляет 40 человек, преимущественно мужской коллектив. Возраст сотрудников от 28 до 60 лет, со среднетехническим или высшим образованием.
В ходе анализа процедуры подготовки документов к архивному хранению выявлено, что в монтажном отделе и отделе проектировщиков формирование дел не ведется.
При формировании дел соблюдаются не все основные требования, в частности не соблюдаются следующие требования: группируются в одно дело документы нескольких календарных лет; совместно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дела в основном превышают 250 листов и имеют толщину более 4 см.
Кроме того, нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах нескольких календарных лета; формируются в одно дело разные виды распорядительных документов: приказы, распоряжения и указания.
Так же ошибкой является то, что приказы по основной деятельности группируются совместно с приказами по личному составу; приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, не формируются в самостоятельные дела и не имеют свою собственную регистрацию.
Переписка группируется за несколько календарных лет и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются совместно с их проектами.
В работе сформулированы основные рекомендации по устранению выявленных дефектов:
утвердить Положение об архиве.
организовать формирование документов в дела в монтажном отделе и отделе проектировщиков.
обеспечить соблюдение всех основных требований при подготовке документов к архивному хранению.
организовать корректную группировку документов и их формирование в разные дела.
организовать корректную регистрацию приказов.
организовать раздельное формирование приказов по личному составу в дела в зависимости от сроков их хранения.
организовать группировку документов в пределах одного календарного года.
организовать раздельную группировку утвержденных планов, отчетов, смет, штатного расписания от проектов.
Список используемых источников и литературы
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.
12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. — с № 237. — 27.
10.2004.
Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 25.
11.2017) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.
01.2018) // Российская газета. — № 165. — 29.
07.2006.
Федеральный закон от 27.
07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.
07.2017) «О персональных данных» // Российская газета. — № 165. — 29.
07.2006.
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002) [Электронный ресурс] //Консультант Плюс: справ. Правовая система. — Версия Проф, сетевая. — Электрон. дан. — М., 2018. (дата обращения 25.
02.2018 г.).
Барановский В. П Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. — М.: ЭКМОС, 1998. — 208 с.
Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота // Актуальные проблемы российского права. 2016. № 2. С. 102 — 109.
Булюлина Е. В. Архивоведение. — Волгоград: «Издательство Вол.
ГУ", 2011. — 96 с. ъ Волчинская Е. К. Анализ правоприменительной практики: споры, связанные с электронным взаимодействием // Нотариальный вестникъ. — 2015. — № 1. -.
С. 17 — 35.
Волчинская Е. К. Электронный документооборот: проблемы хранения // Информационное право. — 2017. — № 1. — С. 4 — 12.
Дмитриев В. В. Правовые аспекты развития межведомственного электронного документооборота // Арбитражный и гражданский процесс. — 2012. — № 9. — С. 23 — 25.
Иритикова, В.С. ГОСТ на организационно-распорядительную документацию: значение и новые требования / В. С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятиях". (2016. (№ 7. — С. 9(12.
Кирилловых А. А. Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития // Право и экономика. — 2016. — № 3. — С. 10 — 17.
Кирилловых А. А. Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития // Право и экономика. — 2016. — № 3. — С. 10 — 17.
Кузнецов С. Л. Организация архива электронных документов. Практические аспекты и перспективы // Жилищное право. — 2016. — № 3. — С. 97 — 111.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. (3-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2015. — 384 с.
Ларин, М. В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность / М. В. Ларин // Делопроизводство. (2015. (№ 1. — С. 2(7.
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002) [Электронный ресурс] //Консультант Плюс: справ. Правовая система. — Версия Проф, сетевая. — Электрон. дан. — М., 2018. (дата обращения 25.
02.2018 г.).
Савельев А. И. Электронная коммерция в России и за рубежом: правовое регулирование. 2-е изд. — М.: Статут, 2016. — 640 с.
Семилетов С.И., Соловьев В. Ю. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // Информационное право. — 2011. — № 3. — С. 7 — 13.
Сичкарева М. М. Документы ликвидируемых организаций // Право и экономика. 2015. № 8. С. 21 — 27.
Сичкарева М. М. Обзор законодательства об обязательном хранении документов хозяйствующих субъектов // Право и экономика. 2015. № 1. С. 16 — 25.
Приложение, А Опись дел постоянного хранения.
Приложение Б Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения Приложение В Опись дел временного (менее 10 лет) хранения Приложение Г Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение Д Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения Приложение Е Положение об архиве ООО «Техмашдеталь».
1) Булюлина Е. В. Архивоведение. — Волгоград: «Издательство Вол.
ГУ", 2011. — С. 16.
2) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002) [Электронный ресурс] //Консультант Плюс: справ. Правовая система. — Версия Проф, сетевая. — Электрон. дан. — М., 2018. (дата обращения 25.
02.2018 г.).
1) Кирилловых А. А. Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития // Право и экономика. — 2016. — № 3. — С. 10.
1) Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.
12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. — с № 237. — 27.
10.2004.
Генеральный директор ООО «Техмашдеталь».
Финансово-экономический отдел.
Технический директор
Бухгалтерия.
МТО.
Отдел продаж.
Склад ПТО, Проектировщики.
Монтажный отдел.
Сервисный центр
