Если правильно не организовать документооборот, то не было бы рационального разделения учетного труда, не было бы равномерной нагрузки учетных работников и не производились бы своевременно бухгалтерские записи. К основным этапам документооборота относятся:
составляются и оформляются документы;
документы движутся по рабочим местам;
принимаются документы в бухгалтерии;
обрабатываются документы в бухгалтерии. При графике должна произойти установка рационального документооборота, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При графике документооборота улучшилась бы вся учетная работа в организации, повысились контрольные функции бухгалтерии. Оформление графика можно свести в схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняет каждое подразделение организации, указав их взаимосвязь и сроки выполнения работ. Каждый исполнитель получает выписку из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения организации, куда предоставляются документы. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:
Порядок составления документа;
Порядок проверки документа;
Порядок обработки документа.
Оптимизировав документооборот, возможно установление количества необходимых документов и числа работников, обращающихся с данными документами. Составляя график, необходимо учесть следующие требования:
У первичных учетных документов, которые принимает бухгалтерия, должны быть обязательные реквизиты;
Когда принимаются документы, необходимо проверять корректность арифметических вычислений;
Оформление документов должно производиться согласно требованиям законодательных и нормативных актов;
На всех исправлениях в документах должны стоять подписи ответственных за их составление лиц, указав дату исправления;
По любой сделке необходимо предоставление всех необходимых документов. Процесс создания оптимальной системы документооборота является довольно сложным и длительным. Сперва главному бухгалтеру необходимо установить круг лиц, которые будут иметь доступ к первичным документам. Официально они знакомятся с правилами оформления первичных документов и сроками предоставления данных документов в бухгалтерию. Рекомендуется составление соответствующего приказа руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность, если не будут вовремя предоставлены документы в бухгалтерию. В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, необходимо принимать лишь документы, оформленные в установленном порядке. На бухгалтера, который принял неправильно оформленные первичные документы, ложится персональная ответственность.
Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер. Контролируется также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. Здесь же контролируется насколько правильно оформлены первичные учетные документы и на их основе отражены хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета. Главным бухгалтером должен быть разработан сам документооборот, который включает в себя общий внутрифирменный документооборот и документооборот внутри бухгалтерии. После того, как будет составлен график, каждое лицо, которое участвует в документообороте, получает соответствующую выписку и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.
Заключение
.
Бухгалтерский учет — это упорядоченная система по сбору, регистрации и обобщению информации в денежном выражении, касающейся имущества, обязательств организации и их движения, используя сплошной, непрерывный и документальный учет всех хозяйственных операций. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками — это важный элемент в системе бухгалтерского учета. К поставщикам и подрядчикам относятся такие организации, которые поставляют различные товары (материалы), оказывают услуги и выполняют разные работы. Для учета расчетов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретенное товарно-материальные ценности, а также за потребленные услуги в системе счетов бухгалтерского учета используют 60 счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».В процессе осуществления производственно-финансовой деятельности различные предприятия непрерывно ведут расчеты с разными поставщиками и подрядчиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности, сырье и материалы. К основным задачам данного учета относятся:
Сформировать полную и достоверную информацию о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, в которой нуждаются внутренние пользователи бухгалтерской отчетности руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
Обеспечивать информацией, в которой нуждаются внутренние и внешние пользователи бухгалтерской отчетности для того, чтобы контролировать как соблюдается законодательство Российской Федерации когда организуются хозяйственные операции и целесообразны ли они, контролируется наличие и движение имущества и обязательств, как используются материальные, трудовые и финансовые ресурсы согласно утвержденным нормам, нормативам и сметам;
Предотвращать отрицательные результаты хозяйственной деятельности организации и выявлять внутрихозяйственные резервы обеспечения ее финансовой устойчивости;
Контролировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
Контролировать соблюдение форм расчетов, которые установлены договорами с поставщиками и покупателями;
Своевременно выверять расчеты с дебиторами и кредиторами для того, чтобы исключить просроченную задолженность. Основным недостатком учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на анализируемом предприятии является то обстоятельство, что в ООО «Айсберг» совсем нет инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. К основным мероприятиям по совершенствования бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Айсберг» можно отнести:
перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность необходима инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками;
необходимо составление графика документооборота для данного участка учетной работы, благодаря чему будет повышена ответственность исполнителей и станет возможно более оперативное использование информации, которая необходима для расчетов. Учет в организации ведется согласно требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учет. Однако, у действующей системы организации учета есть как положительные, так и отрицательные моменты, в результате ликвидации которых произойдет повышение надежности и аналитичности действующей системы учета и системы внутреннего контроля. Оценив систему бухгалтерского учета на предприятии мы установили, что в организации нет графика документооборота. Имея отлаженную систему документооборота в полном объеме и своевременно была бы получена вся необходимая для работы организации информация, благодаря чему становится более действенным бухгалтерский контроль. Если правильно не организовать документооборот, то не было бы рационального разделения учетного труда, не было бы равномерной нагрузки учетных работников и не производились бы своевременно бухгалтерские записи. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. Список использованной литературы.
О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21.
11.1996 № 129-ФЗ (в редакции Федерального закона от 27.
07.2010 № 209-ФЗ) [Электронный ресурс] / Программа информационной поддержки российской науки и образования Консультант плюс: Высшая школа; Windows/98/ME/NT 4/2000/XP. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Приказ Минфина РФ от 31.
10.2000 № 94н (ред. от 08.
11.2010) [Электронный ресурс] / Программа информационной поддержки российской науки и образования Консультант плюс: Высшая школа; Windows/98/ME/NT 4/2000/XP. Аврова, И. А. Управленческий учет. / И.
А. Аврова. — М.: Бератор — Пресс, 2011. -.
176с. ISBN 1607−5102.
Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятий: учебник / под ред. В. Я. Позднякова. — М: ИНФРА-М, 2013. — 617с. Вахрушина, М.
А. Бухгалтерский управленческий учет: учебник для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / М. А.
Вахрушина. — 6-е изд., испр. — Москва: Омега — Л, 2011.
— 570с. — (Высшее финансовое образование). ISBN 978−5-365−674−4. Волкова, О. Н. Управленческий учет: учеб.
/ О. Н. Волкова. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011.
— 472с. ISBN 5−98 032−929−3. Гиляровская Л. Т. Комплексный анализ хозяйственной деятельности: учеб.
для вузов / Л. Т. Гиляровская. — М.: Проспект, 2010.-360с. Губина О. В. Анализ финансовой отчетности предприятия: учеб.
для вузов / О. В. Губина — Орёл: ОГИЭТ, 2011. — 225с. Ивашкевич, В. Б. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб.
для вузов. / В. Б. Ивашкевич.
— М.: Экономистъ, 2011. — 618с.
ISBN 5−98 118−033−1. Керимов, В. Э. Управленческий учет в организациях и предприятиях потребительской кооперации: Учебник. / В. Э. Керимов.
— М.: Издательско-торговая кооперация «Дашков и Ко», 2011. — 460с.
ISBN 5−94 798−127−0. Николаева, О. Е.; Шишкова, Т. В. Управленческий учет. / О. Е.
Николаева, Т. В. Шишкова. — Изд. 3-е, испр. и дополн. -.
М.: Эдиториал УРСС, 2011. — 320с. ISBN.
5−88 417−220−6. Шишкин, Е. В., Чхартишвили, А. Г. Математические методы модели в управлении: Учеб.
пособие. / Е. В. Шишкин, А. Г. Чхартишвили.- М.: Дело, 2010. — 440с.
— (Серия «Наука управления»). ISBN 987−52 301−33−4 Янковский, К. П.; Мухарь, И. Ф. Управленческий учет.
/ К. П. Янковский, И. Ф. Мухарь. -.
СПб: Питер, 2011. — 128с. ISBN 5−318−413-Х. Гольдштейн Г. Я. Экономический инструментарий принятия управленческих решений [Электронный ресурс] / Г. Я. Гольдштейн, А. Н. Гуц. -.
Кн. в электрон.
виде. — Свободный доступ. — www.aup.ru/booksФедеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс] / Режим доступа:
http://www.gks.ru.
