Это в свою очередь может повлечь за собой утрату корреспонденции или ее несвоевременное получение сотрудниками. Кроме этого отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов отсутствует, так же как и перечень документов, подлежащих регистрации.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что в ООО «Галактика» не соблюдаются требования государственных стандартов в области документационного обеспечения управления, что является серьёзным нарушением в ведении делопроизводства в организации. Помимо этого, не ведется работа по контролю над сроками исполнения документов, так как даты исполнения руководителем не устанавливаются. Документы часто поступают к сотрудникам, мимо руководства, а исполнение документов зачастую проводится сотрудниками на основании их собственных знаний.
Для то же группы документов, которые проходят через руководство фирмы и передаются на исполнение, даты исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства зачастую носят рекомендательный характер.
В ООО «Галактика» отсутствует перечень документов, которые подлежат постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Не заводятся контрольные карточки. Предупредительный контроль отсутствует. В связи с тем, что отсутствуют контроль за сроками, отсутствует проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных уведомлений о приближении сроков исполнения, сводки об неисполненных в срок документах не составляется.
Руководитель организации не занимается текущем контролем за состоянием исполнительской дисциплины в организации. Вследствие чего возникают случаи потери документов, и как следствие несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю чаще всего никак не оформляется.
На основание вышесказанного можно сделать вывод, что необходимо во первых разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, которые подлежат обязательной постановке на контроль, ввести обязательную постановку сроков исполнения документов и назначать ответственных лиц. Помимо этого, следует организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.
Хранение документов в ООО «Галактика» осуществляется как говорится в разброс. Сотрудники фирмы документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах в столах. Документы не формируются в дела или вообще формируются с грубым нарушением требований предъявляемые к оформлению дел: документы в дела формируются произвольно; очень часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
Таким образом, в фирме полностью отсутствует организация хранения документов.
Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в архивные дела и организовать архив организации, однако это может вызвать ряд сложностей обусловленных отсутствием свободных площадей, которые могли бы быть использованы под архив.
Заключение
.
После внедрения в компании корпоративной информационной системы часто возникает необходимость в доработке внедренного решения. Однако вопросам управления изменениями уделяется недостаточно внимания. Как правило, подразумевается, что задачи по управлению изменениями будет решать штатный программист, а ставить ему задачи будут пользователи.
Зачастую, при такой организации процесса, пользователи вскоре обнаруживают, что система «ведет себя» не так как надо. В качестве примера «неправильного поведения» можно привести следующие:
В корпоративной системе «плодятся» отчеты, повторяющие друг друга, Вы регулярно сталкиваетесь с системными ошибками в рабочей базе, После внесения заказанных Вами изменений перестает работать что-то другое, От своих сотрудников Вы регулярно получаете жалобы на работу системы, Из-за чего же возникают приведенные выше ситуации, и что мешает их избежать? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо понять, как в идеале должна выглядеть схема взаимодействия заказчика изменений и программиста. Представляется, что необходимо выделять следующие этапы:
1. Выявление потребности Потребность в изменениях корпоративной системы может возникать из-за изменений в законодательстве, методах учета или Вы хотите, например, использовать новый отчет.
2. Постановка задачи На этом этапе происходит формализация потребности — то есть формулируется непосредственно задача для разработчика.
3. Анализ задачи Если выявить потребность и сформулировать задачу, теоретически, может сам заказчик, то анализ поставленной задачи должен проводиться совместно со специалистом ИТ. Необходимо понять какие изменения внутри системы может повлечь за собой выполнение задачи, принять решение о возможности и способах ее выполнения, оценить трудозатраты, установить срок.
4. Документирование запроса на изменение.
Документальное сопровождение процесса внесения изменений в корпоративную систему — это, например, составление технического задания. В документе фиксируются цели и назначение изменений, сроки выполнения и этапы разработки. Для разработчика этапы разработки — это непосредственный план работ.
5. Разработка.
Собственно, внесение изменений в код. Может выполняться как штатным программистом, так и силами внешних исполнителей.
6. Тестирование и проверка.
Тестирование производится в 2 этапа. На первом этапе тестирование производится ИТ специалистом, на втором — заказчиком. Тестирование выполняется на копии рабочей базы.
7. Доставка изменений в рабочую базу.
Перенос изменений из тестовой базы в рабочую. Производится после подтверждения заказчиком соответствия результатов тестирования запросу на изменение.
Однако на практике обычно происходит по-другому. Зачастую пункты 2, 3, 4 и 6 игнорируются. И происходит это по разным причинам. Очевидно, что у пользователей может быть недостаточно знаний для правильной постановки задачи, а у программиста, перегруженного обработкой заявок, выполнение которых требуется «вчера», физически не хватает времени на полноценный анализ, написание технической документации и контрольное тестирование.
Если заявки пользователей не анализируются и не документируются, то изменения внутри Вашей корпоративной системы становятся бесконтрольными, а это значит, что в разы увеличиваются риски на появление блокирующих ошибок. При этом следует понимать, что чем чаще производятся изменения системы и чем они глобальнее, тем выше риски.
Для того чтобы управлять изменениями в системе, нужен ресурс, с помощью которого будет происходить централизованная постановка задач разработчику. Когда появляется «фильтр» между пользователями и программистом, Вы начинаете планировать изменения в корпоративной системе. На этапе «фильтрации» принимается решение о необходимости предлагаемых изменений и принятым задачам назначается приоритет. Как правило, на практике большая часть обращений пользователей может быть решена без доработок корпоративной системы. В ряде случаев пользователю необходима консультация по работе с системой, а если заявка пользователя подразумевает доработки, то необходимо проанализировать — действительно ли нужны эти изменения или есть альтернативные варианты решения вопроса. В случае, если доработка система необходима, то для разработчика должна быть корректно сформулирована и поставлена задача на доработку.
Документируйте вносимые в систему изменения, особенно если они затрагивают общую логику работы. Составление технического задания для разработчика поможет провести более точную предварительную оценку трудозатрат, а задокументированные этапы разработки — сохранить историю изменений корпоративной системы. Это поможет специалистам ИТ быстрее ориентироваться в ситуации, а следовательно и оперативно устранять ошибки в случае их появления.
Конечно, для качественного управления изменениями корпоративной системы в идеале требуется не один программист или менеджер, а целая команда компетентных специалистов, которая сможет наладить процессы внесения изменений в ИС. Именно поэтому, многие компании выбирают альтернативный вариант — обращаются к внешним подрядчикам.
Очевидно, что затраты на «реанимацию» корпоративной системы многократно превышают затраты на планирование и анализ при внедрении и последующей эксплуатации. При правильно организованном взаимодействии заказчика изменений и компетентного разработчика, Вы получите быстрое и эффективное решение вопросов, а работа корпоративной системы будет надежна и стабильна, как швейцарские часы.
Список использованных источников
.
Антонов Г. Д. Управление рисками организации: Учебное пособие / Г. Д. Антонов, О. П. Иванова, В. М. Тумин. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 153 с.
Басаков, М. И. Делопроизводство: Учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. — Рн/Д: Феникс, 2013. — 376 c.
Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М. И. Басаков. — Рн/Д: Феникс, 2013. — 350 c.
Бухалков М. И. Планирование на предприятии: Учебник / М. И. Бухалков. — 4-e изд., испр. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 411 с.
Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 364 c.
Гваева, И. В. Делопроизводство:
учебный справочник / И. В. Гваева. — Минск: Тетра.
Системс, 2011. — 224 c.
Гусаков В. А. Ясная стратегия бизнеса / В. А. Гусаков. — М.: Вершина, 2011. — 360 с.
Егоршин, А. П. Управление персоналом. — Н. Новгород: НИМБ, 2013. 678 с.
Ивантер А. Дерево целей и дефицит средств. — Эксперт № 7, 22−28 февраля 2010, — 46−53 с.
Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта, Наука, 2013. — 296 c.
Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С. Ю. Кабашов. — М.: Флинта, 2014. — 296 c.
Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С. Ю. Кабашов. — М.: Флинта, 2015. — 296 c.
Каталевский Д. Ю. Основы имитационного моделирования и системного анализа в управлении, 2015 г., 513с.
Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. — 312 c.
Козлов, Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н. В. Козлов. — СПб.: Наука и техника, 2014. — 304 c.
Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н. Н. Куняев. — М.: Логос, 2015. — 500 c.
Ленкевич, Л. А. Делопроизводство: Учебник для учащихся начальных профессиональных учебных заведений / Л. А. Ленкевич. — М.: ИЦ Академия, 2013. — 256 c.
Леонов, В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов. — М.: Эксмо, 2011. — 368 c.
Ловчева, М. В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М. В. Ловчева. — М.: Проспект, 2013. — 80 c.
Михайлов, Ю. М. Делопроизводство для негосударственных компаний / Ю. М. Михайлов. — М.: Альфа-Пресс, 2015. — 288 c.
Панасенко, Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю. А. Панасенко. — М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 112 c.
Подобед, М. А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М. А. Подобед. — М.: Приор, 2012. — 224 c.
Пожникова, Н. М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие для нач. проф. образования / Н. М. Пожникова. — М.: ИЦ Академия, 2012. — 192 c.
Самылин А. И. Корпоративные финансы: Финансовые расчеты: учебник/А.И.Самылин — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304 с.
Слезингер Г. Э. Социальная экономика: Учебник. — М.: Дело и Сервис, 2013. — 365с.
Социальная политика: реформы социального страхования // Общество и экономика — 2011. — № 10−11.
Стенюков, М. В. Кадровое делопроизводство в 2016 году / М. В. Стенюков, В. М. Пустозерова. — М.: А-Приор, 2016. — 128 c.
Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. — СПб.: Питер, 2015. — 224 c.
Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. — СПб.: Питер, 2015. — 224 c.
Стенюков, М. В. Кадровое делопроизводство в 2016 году / М. В. Стенюков, В. М. Пустозерова. — М.: А-Приор, 2016. — 128 c.
Басаков, М. И. Делопроизводство: Учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. — Рн/Д: Феникс, 2013. — 376 c.
Стенюков, М. В. Кадровое делопроизводство в 2016 году / М. В. Стенюков, В. М. Пустозерова. — М.: А-Приор, 2016. — 128 c.
Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М. И. Басаков. — Рн/Д: Феникс, 2013. — 350 c.
Самылин А. И. Корпоративные финансы: Финансовые расчеты: учебник/А.И.Самылин — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304 с.
Бухалков М. И. Планирование на предприятии: Учебник / М. И. Бухалков. — 4-e изд., испр. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 411 с.
Антонов Г. Д. Управление рисками организации: Учебное пособие / Г. Д. Антонов, О. П. Иванова, В. М. Тумин. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 153 с.
Самылин А. И. Корпоративные финансы: Финансовые расчеты: учебник/А.И.Самылин — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304 с.
Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 364 c.
Козлов, Н. В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н. В. Козлов. — СПб.: Наука и техника, 2014. — 304 c.
Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. — СПб.: Питер, 2015. — 224 c.
Исполнительный директор
Администратор
Продавцы-консультанты.
кассиры.
уборщица.
Исполнительный.
директор
Секретарь.
Бухгалтерия.
Налоговые.
органы.
Банк.
Внебюджетные.
фонды.
Юридический отдел.
Органы.
административного.
надзора.
Суды.
Клиенты.
Коммерчес.
кий.
отдел.
Клиенты.
Поставщики.
К.
адровые.
агентства.
Почта.
Отдел кадров.
Органы.
административного.
надзора.
