Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации (на примере организации)

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения — это и есть номенклатура дел.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г № 558.Приказ ФСФР России от 06.

03.2013 N 13−16/пз-н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» (Зарегистрировано в Минюсте России 19.

06.2013 N 28 839);Постановление ФКЦБ РФ от 16.

07.2003 N 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.

08.2003 N 4994).Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.

02.2002)Бахарева М. М. Как исключить ошибки при составлении номенклатуры дел? /[ Текст] / М. М. Бахарева. -/ Секретарь-референт. — 2014. — №.

10. — С. 59−66.Кожанова Е. &# 160;Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение [Текст] / Е.кожанова.

— Секретарь-референт. — № 12. — 2015.

Сичкарева, М. М. Составьте номенклатуру дел к началу года по образцам и подсказкам [Текст] / М. М. Сичкарева. — Кадровое дело. — № 12. — 2017.

Сичкарева, М. М. Определение сроков хранения для кадровых документов. Работа над ошибками в номенклатуре дел [Текст] / М. М. Сичкарева // Кадровые решения. — 2016. — № 5.Сичкарева, М. М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М. М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015. — № 1Приложение А. Сроки хранения кадровых документов№ п/пНазвание документа1 год1Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов2Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания3Графики предоставления отпусков3 года1Направление на трудоустройство2Переписка о ходе заключения коллективных договоров3Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени4Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда5Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил6Переписка о переводе работников в другие организации7Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу8Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва9Переписка по воинскому учету сотрудников10Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину5 лет1Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников2Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел3Документы (справки, докладные записки, копии приказов, выписки из приказов) не вошедшие в состав личных дел4Командировочные удостоверения5Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников6Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников7Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок8Документы (заявления, протоколы, решения, докладные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов9Списки работников, ушедших на пенсию10Переписка об оформлении командировок11Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе12Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий13Табели (графики), журналы учета рабочего времени14Документы (справки, списки, расчеты) о премировании работников15Протоколы аттестации по технике безопасности16Различные виды переписки по вопросам17Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан.

Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан18Переписка по вопросам трудоустройства19Переписка о потребности в привлечении иностранных работников о объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в РФ20Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника21Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю22Документы о разрешении трудовых споров23Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания24Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы25Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий26Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы27Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников28Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения29Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении30Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий31Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности32Планы мероприятий по улучшению условий труда работников33Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда34Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков35Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций36Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций37Договоры страхования работников от несчастных случаев (После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая — 75 л.)38Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности39Сведения об авариях и несчастных случаях (без человеческих жертв).

40Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев41Переписка об авариях и несчастных случаях42Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации43Переписка о проведении медицинских осмотров работников44Анкеты обследований условий труда сотрудников45Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов46Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников47Договоры о повышении квалификации работников50 (75) лет1Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении2Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий3Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о поощрении, премировании, награждении4Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы5Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о перемене фамилии6Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

7Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.

8Личные карточки и личные дела работников, в том числе временных работников.

9Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

10Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников11Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных12Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

13Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений14Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда15Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях16Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда17Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

18Тарификационные ведомости 19Уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел.

20Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Документы с постоянным сроком хранения1Личные дела Руководителей организации.

2Коллективные договоры.

3Документы о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих.

4Протоколы заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов.

5Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий.

6Документы о награждении иностранными орденами и медалями.

7Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных.

8Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки (по месту разработки и утверждения — постоянно).