Инструментарий планирования и организации деятельности руководителя

Эффективная организация трудового процесса руководителя — это необходимое условие эффективности организационных отношений. Организуя свой трудовой процесс, руководитель фактически осуществляет пространственновременную координацию усилий всех работников организации, включая и себя самого, в процессе выполнения того объема задач и полномочий, за который он несет ответственность При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени — это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки — скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов, включающих ежедневник на год, месяц, неделю. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система позволяет руководителю:

• · продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям, дням);
• · четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных. В «Фолифакс» входят следующие разделы:

• · личные сведения (номера счетов, машины, страховки и п.д.);
• · ежедневник;
• · ежегодник (на весь календарный день);
• · записная книжка-блокнот;
• · информация;
• · личные финансы;
• · адресная книга;
• · пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в себе серьезную опасность — если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них — это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager Intemational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании.

В «Тайм Менеджере» все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм, Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в' разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вполне определенный вид деятельности, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:

папки с кольцевым зажимом;

коробки со стандартным набором бланков;

руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;

каталога продукции компании;

образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

• * 17 закладок;
• · вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем — записной книжкой.
• · автоматический карандаш.

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

• · добиваться высоких результатов в работе;
• · устанавливать приоритеты;
• · правильно оценивать обстановку;
• · не забывать о важных делах;
• · эффективно использовать время;
• · лучше взаимодействовать с другими людьми;
• · повышать свой творческий потенциал;
• · правильно распределять обязанности;
• · более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие. Диапазон использования вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства, и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры. За последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить их за несколько часов. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты подготовлены к непосредственному использованию в архиве. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные табло и другие.

Таким образом, в современных условиях инструментарий планирования и организации деятельности руководителя достаточно широк.