Не является исключением и Арбитражный суд республики Коми. В ходе исследования по теме данной работы были выявлены проблемы и предложены пути их решения.
Использование автоматизированных систем в делопроизводстве — это несомненный плюс к скорости выполнения рутинных операций (например, ведение журналов, напоминание исполнителям о необходимости исполнения документа и пр.), а также систематизации и группировки докуметации.
АИС «Судопроизводство», применяемая для общего и судебного делопроизводства, как любая автоматизированная система, имеет ряд недостатков, недоработок, которые могут существенно затормозить процесс обработки документов.
Проблема 1. Новые сотрудники, пришедшие в арбитражный суд, не и не как работать в АИС, а это что система соответствовать оперативности и качеству документов.
Решение: обучение для сотрудников с инструкции или пособия. Это затраты и результат. Обучение должно состоять из двух частей: теоретической и практической. Практическая часть может включать тестирование и выполнение типовых заданий по работе в системе. Обучение можно проводить также систематически, например, при выходе каких-либо обновлений АИС. Для нормативного закрепления обучение работе в АИС «Судопроизводство» необходимо издать приказ о введении в действие положения об обучение сотрудников. Приложением к данному положению может являться инструкция по работе с системой. Наличие инструкции, также, позволит новому работнику самостоятельно искать ответы на возникающие в ходе работы вопросы.
Проблема 2. документов. В суд поступают в которых много номеров дел и в одном Приходится терять и делать документа на дело, и каждого Регистрировать по Это увеличивает временные затраты.
Решение: разработать в АИС регистрацию документа с количеством номеров Данную проблему невозможно решить в пределах одного суда, все изменения в систему могут вноситься только разработчиками, но как идею для улучшения работы может поступить от любого суда. Для этого можно оставить сообщение на сайте данного программного продукта, либо направить официальное письмо с предложением внесения данного изменения.
Проблема 3. В Арбитражном суде Республики Коми используется типовая инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, отсутствует инструкция, разработанная для конкретного суда. Типовая инструкция касается, в большей степени, судебных документов, в то время как в суде существует большое количество иных документов.
Решение: разработать инструкцию по делопроизводству в Арбитражном суде Республики Коми на основе типовой инструкции, включить раздел, посвященный общему делопроизводству. Законодательно закреплены типовые инструкции по делопроизводству в различных сферах общественной жизни. Проанализировав различные инструкции, можно составить подробный раздел общего делопроизводства для конкретного суда. Также необходимо учитывать особенности создания и движения документов в Арбитражном суде Республики Коми и внести их в инструкцию. Уделить особое внимание срокам исполнения документов, нюансам ведения делопроизводства в данном суде.
Проблема 4. В Арбитражном суде Республики Коми отсутствуют табель и альбом форм документов. Использование табеля и альбома может значительно ускорить процесс делопроизводства, привести к единообразию документооборота за счет использования бланков документов.
Решение: разработать табель форм документов, применяемых в общем делопроизводстве суда, и, на его основе, создать альбом форм документов. Больший интерес в данном случае представляет именно альбом форм документов. Использование бланков документов значительно облегчает работу с документами на всех этапах движения.
Таким образом, в Арбитражном суде Республики Коми документооборот управленческой документации сосредоточен в отделе правовой информатизации и делопроизводства. Управленческая документация представляет важность для работы самого суда в целом, не является предметом его работы.
Документооборот включает в себя следующие стадии: Обработка входящих документов, их регистрацию, постановку на контроль, исполнение, отправка исходящих документов, составление и оформление дел и передача дел на архивное хранение.
При анализе документооборота была выявлена проблематика работы с документами и предложены пути решения. Решение данных проблем может привести к сокращению временных ресурсов, проведению перестановки кадров для более рационального распределения трудовых обязанностей.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
.
Документооборот играет роль в деятельности арбитражного суда Республики Коми. Без документов, деятельность суда, составить ни ни оперативный не осуществимо проведение хозяйственной деятельности. В документирование любых распространяется на все их деятельности. С документов осуществляется информации и их правовая обоснованность.
Движение документов в суде с момента их или создания до их исполнения, и передачи на хранение называется документооборотом. Документообороту уделяется большое внимание, т.к. от этого зависит принятие необходимых решений, получение информации, контроль исполнения, отправка документов и др.
Арбитражный суд Республики Коми имеет свои особенности движения документов, заключающиеся в неразрывной связи общего и судебного делопроизводства. И, если судебные документы являются результатом деятельности суда, то в свою очередь, управленческие документы призваны организовать работу самого суда. Общее делопроизводство сосредоточено в отделе правовой информатизации и делопроизводства. Отдел представляет собой самостоятельно структурное подразделение, состоящее из начальника отдела, ведущего специалиста и специалистов, обеспечивающих работу канцелярии и архива. Должностные обязанности распределены между работниками и закреплены в должностных инструкциях.
Видовой состав документов представлен тремя группами: распорядительные, организационные и информационно-справочные. К распорядительным документам, используемым в Арбитражном суде Республики Коми относятся: приказы, распоряжения и поручения. Подписываются данные документы Председателем суда. К организационным документам относятся: положения, правила, инструкции. Данные документы подписываются также Председателем суда.
Информационно-справочные документы подразделяются на 3 группы: справочные, отчетно-справочные и справочно-аналитические и представлены докладными, объяснительными, служебными записками, актами, заявлениями, справками.
В суде выделяется три документопотока: входящий, внутренний, исходящий. Любой документ проходит определенную обработку, включающую следующие стадии: обработку входящих документов, регистрацию, отправку исходящих документов, индексацию дел, постановку на контроль, исполнение, передачу на хранение или уничтожение.
В суде используется автоматизированная система судебного делопроизводства — АИС «Судопроизводство». Автоматизация делопроизводства на сегодняшний день значительно облегчает работу сотрудников канцелярии, избавляет от необходимости выполнения важной, но рутинной работы. Но как любая автоматизированная система, АИС «Судопроизводство» имеет ряд недостатков, которые были выделены в проблемы документооборота в суде. При решении этих проблем представляется возможным ускорить работу с документами и сократить временные затраты работников.
Кроме проблем с использованием автоматизированной системы, в суде есть необходимость в разработке инструкции по делопроизводству, табеля и альбома форм документов. Выполнение данных процедур приведет к четкому выделению этапов движения документов, закрепит бланки оформляемых документов и способы их оформления.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Об арбитражных судах в Российской Федерации: федеральный конституционный закон от 28.
04.1995 № 1-ФКЗ (ред. от 17.
03.2016) // Российская газета — 1995. — № 93.
Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. -2004. — № 43. — Ст. 4169.
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2006. — № 31 — Ст. 3448.
Об утверждении Регламента арбитражных судов Российской Федерации: постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 05 июня 1996 г. № 7 (ред. от 22.
06.2012) // Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации — 1996 г. — № 11.
ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007.
Управление документами. Общие требования // IFAP.RU. ГОСТ ИСО 15 489−1 — 2007. URL:
http://www.ifap.ru/library/gоst/1 548 912 007.pdf.
Инструкция по делопроизводству в Арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) от 25.
12. 2013 № 100 // Официальный интернет-портал правовой информации. URL.:
http://www.arbitr.ru/_upimg/845FD849B6C4F6F9143D78C926D3D7E6_instr.pdf.
Положение об Арбитражном суде республики Коми от 12.
01.2016 № 1 // Архив Арбитражного суда Республики Коми;
Положение об отделе правовой информатизации и делопроизводства (утверждено приказом председателя от 09 сентября 2015 г. № 01−07/71) // отдел кадров и государственной службы.
Алленова, В. А. Документоведение: учебно-методический комплекс для вузов / В. А. Алленова // Документоведение. — Воронеж: ИПЦ ВГУ- 2012. — 39с.
Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А. Б. Барихин / М.: Книжный мир — 2008. — 416 с.
Виноградова, Т. В. История и организация делопроизводства в России: программа и методические материалы курса / Т. В. Виноградова / Федеральное. Гос. бюджетное образовательное учреждение высшего проф. образования «Петрозаводский государственный университет». — Петрозаводск: Изд-во Петр
ГУ — 2012. — 39 с.
Зиновьева, Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева // М.: Профиздат — 2013. — 413 с.
Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. -.
6-е изд., перераб. и доп. / И. Н. Кузнецов // М.: Дашков и К — 2014. — 459 с.
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С. Л. Кузнецов // М.: МЭИ — 2010. — 232 с.
Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие 8-е изд. / О. П. Сологуб // М.: Омега — Л — 2013. — 207 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ.
Приложение 1.
Структура Арбитражного суда Республики Коми.
Приложение 2.
Структура документооборота (документопотока).
ГОСТ Р 7.
0.8−2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Там же.
Федеральный конституционный закон от 28.
04.1995 N 1-ФКЗ (ред. от 15.
02.2016) «Об арбитражных судах в Российской Федерации» .
Персонал по охране и обслуживанию здания.
Шестой судебный состав.
Четвертый судебный состав.
Пятый судебный состав.
Третий судебный состав.
Второй судебный состав.
Первый судебный состав.
Судебная коллегия по рассмотрению экономических споров, возникающих из административных и иных правоотношений.
Отдел правовой информатизации и делопроизводства.
Отдел анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики.
Финансово-бухгалтерский отдел.
Отдел кадров и государственной службы.
Судебная коллегия по рассмотрению экономических споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений.
Администратор суда.
Заместитель председателя.
Председатель судебной коллегии по рассмотрению экономических споров, возникающих из административных и иных правоотношений.
Президиум суда.
Заместитель председателя.
Председатель судебной коллегии по рассмотрению экономических споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений.
Председатель Арбитражного суда Республики Коми.
КАНЦЕЛЯРИЯ.
Отправка.
Подготовка документов на.
Сдача в.
Дела.
Списание документов.
Контроль исполнения.
Регистрация и документов.
Исходящая почта.
Передача документов в составы, структурные и т. д.
Входящая почта.
