Рассмотрим преимущества данной программы. Автоматизация учета управления предприятием должна проводится поэтапно (рис.
8):создание рабочей группы по ведению проекта автоматизации;
передача прав на использование ПО Lotus и программы электронного документооборота «Монолит: Предприятие»;информационное обследование (анализ управления, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации, в том числе организации электронного документооборота);конфигурирование системы автоматизации управления предприятием;
обучение технических специалистов и пользователей работе с «Монолит: Предприятие»;передача системы в опытную эксплуатацию;
техническое сопровождение эксплуатируемой системы. Рисунок 4 — Порядок внедрения системы электронного автоматизации управления предприятием и автоматизации делопроизводства «Монолит: Предприятие"В настоящее время создано достаточно много программ, которые используются для автоматизации управления предприятием. Они подразделяются на следующие классы:
1. Предсистемы — это утилиты, которые обеспечивают учет. Например, учет штатного расписания, времени работы и отпуска, приема и увольнения, зарплату и т. д. Это недорогие и простые системы, они подходят для малых предприятий, в том числе государственного профиля.
2. HRM-системы — это крупные системы, решающие задачи по автоматизации учета по управлению предприятием. Имеют целый комплекс, который хранит самые разнообразные данные о работниках: от карьерных успехов каждого отдельного работника, до его образования и даже мотивации.
3.WFM — системымогут решать не только стратегические, но и тактические задачи. В данных системах больше функций, чем в HRM-системах.
4.HCM-системы работают не только с количественными показателями персонала, но и с качественными, позволяя гибко управлять рабочими процессами, внедряя целостные подходы, которые учитывают все аспекты. Это существенно улучшает производительность компании. Есть несколько способов внедрения системы электронного управления предприятием, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов «Монолит: Предприятие».
1. Осуществление «пилотного» проекта, когда специализированная профильная программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация «полномасштабного» проекта — система устанавливается и настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.
2. Внедрение специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения. Отметим степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям (см. рис. 5).Рисунок5 -Степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям. Из рисунка 5видно, что степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям в настоящее время в учреждении соответствует показателю 54,76%. Между тем, данный показатель должен соответствовать показателю 100%.Для этого следует:
1. Привлечь консалтинговую организацию для оказания квалифицированной помощи в процессе «Разработке и внедрении.
СЭМ ФГУ «Новгородводхоз».
2. Разработать программуобучения персонала ориентированную на обеспечение успешного выполнения сотрудниками организации их функций в рамках СЭМ, и, в конечном счете, результативного внедрения и последовательного улучшения СЭМ.
3. Разработать документ, регламентирующий штатную численность УПиЭБ, руководствуясь объемом, видом производства, наличием водоохранного оборудования и природоохранных сооружений. На основании разработанногодокументаувеличить штат сотрудников ФГУ «Новгородводхоз».Сформируем рекомендации для внедрения «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз», что он работал на все 100% (см. рис. 6).Рисунок 6 -Документальная и организационная подготовка к внедрению проекта «Разработка и внедрении.
СЭМ ФГУ «Новгородводхоз"Как показано схематично на рис.
6документальная и организационная подготовка к внедрению проекта «Разработка и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» должна происходить по инициативе директора и главного инженера на основании законодательных актов и нормативных требований. 3.
2. Оценка социально-экономической эффективности мероприятий.
Функциональные возможности «Монолит: Предприятие» позволяют эффективно решать задачи по обработке неструктурированной информации, такие как создание корпоративного хранилища электронных документов, управление организационно-распорядительными документами, сбор и консолидация корпоративной отчетности, контроль качества продукции и услуг, управление документацией, поддержка Web-сайтов, построение корпоративных информационных порталов и информационное обеспечение приложений делопроизводства. Решения, полученные, с помощью системы специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» позволяют, создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках программы. Следует акцентировать внимание на том, что использование системы «Монолит: Предприятие» в качестве платформы для автоматизации управления ФГУ «Новгородводхоз» имеет следующие преимущества:
полная автоматизация управления процессами на предприятии;
быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе «Монолит: Предприятие» с помощью специальных интерфейсов;
открытость системы — возможность интеграции с системами ERR CRM, CАD/САМ, наличие промышленных модулей интеграции с SАP R/3, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;функционирование в различном аппаратном и программном окружении — поддержка разных операционных систем (Windows NT/2000, Linux, др.);безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств (криптографии) и электронной подписи российской разработки;
мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой;
наличие типовых решений по управлению базами знаний, документами и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований компании. Внедрение перехода на автоматизацию управления предприятием в ФГУ «Новгородводхоз"призван обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от старого состояния к новому. Переход от обычной технологии электронного создания документов к специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие», все затраты следует просчитать. Фактически все сводится к производительности и эффективности процесса. Более того, хорошо известно, что вначале внедрения персональных компьютеров и принтеров приводило к возрастанию объема бумажной «волокиты». Этому способствовали и отсутствие надежных локальных сетей и средств телекоммуникаций, и известная привычка к восприятию управления предприятием.
1.Сокращение производственныхзатрат на создание процессов по управлению предприятием.
Спустя 4−6 месяцев при изменении привычек пользователей специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие», при реальном переводе существенной части документ управления предприятием оборота в профильную, для ФГУ «Новгородводхоз», при широком внедрении корпоративной электронной системы, произойдет действительное временное сокращение производственных затрат предприятием. Это в дальнейшем позволит:
улучить производительность предприятияот 15 до 26%, — снизить уровеньиздержек на выполнение ручного квалифицированного труда — от 16 до 30%, — обеспечит рост эффективности работы производственных подразделений — от 11 до 20%, — оптимизирует затратына персонал — от 7 до 13%.Экономический эффект процессов по управлению предприятием на работу в специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие» за счет сокращения затраттакого рода может быть весьма ощутимым в ФГУ «Новгородводхоз».
2.Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени директора ФГУ «Новгородводхоз». Директор постоянно работает в непрофильной программе с документами. Средние затраты на содержание одного сотрудника (директора) примем равными 10 000 рублей в месяц. Необходимо так же обратить внимание еще на один аспект внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие». Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников ФГУ «Новгородводхоз» не означает, что в учреждении должно автоматически последовать сокращение штатов. Предпочтителен другой вариант, при котором силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ. Причем, скорее всего, сами сотрудники этого не заметят, как не замечают они тех секунд и минут, которые тратят на привычные операции по управлению предприятием. Кроме того, в новых условиях меняется сам характер трудовой деятельности: уменьшение рутинной, не интересной составляющей открывает возможность для творческого подхода к работе, позволяет сотрудникам проявлять инициативу.
3.Ускорение информационных потоков. Два выше рассмотренных фактора способствуют повышению эффективности деятельности организации за счет сокращения различного рода затрат. Автоматизация процессов по управлению предприятиемв специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие» позволит высвободить ресурсы работников и направить их на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки. Различные формы отчетов в системе «Монолит: Предприятие» позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о деятельности предприятия в целом и управления персоналом, а также своевременному перераспределению задач между ними. Таким образом, эффективность внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» повысит результативность взаимодействия работников. Снизится количество рабочих конфликтов. Дадим оценку степени новизны, которую должна привнести организация в свою деятельность в процессе «Разработки и внедрения системы экологических мероприятий» позволила выявить сколько разделов и подразделов стандарта ГОСТ Р ИСО14 001−2007, по настоящему являются проблемными. Данные анализа показывают, что в процессе «Разработка и внедрение СЭМ» из разделов и подразделов стандарта, по-настоящему проблемными являются около 30%требований, такие как: Общие требования. Экологическая политика.Экологические аспекты. Цели, задачи и программы. Несоответствия, КД и ПД;Анализ со стороны руководства. Смета расходов по внедрению и реализации проекта и удельный вес каждой из статей расходов представим в табл. 6. Таблица 6 Затраты на реализацию проекта «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» в 2017 г. Наименование операции.
Затраты, руб. Удельный вес статьи затрат, %Назначение доплат специалистам приводящим проект в действие570 78,7Назначение доплат наставникам9 000 012,4Изготовление печатных материалов для проекта20 0002,8Оплата рекламы в СМИ40 0005,6Канцелярские расходы4 0000,5ВСЕГО724 100.
Затраты на реализацию проекта «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз», как видно из данных таблицы 6, составят 72 400 руб. При реализации предложенной программы всегда возникают канцелярские расходы на печать документации (анкеты, сопроводительные листы, отзывы и прочее), посчитаем данные расходы:
25 страниц * 10 руб. = 250 руб. на 1 человека.
Таким образом, расходы на канцтовары составят, 34×250 = 8 500 (руб.) в год. Экономический эффект от увеличения производительности ФГУ «Новгородводхоз» можно рассчитать по формуле 1: Эп = Р х (П2 — П1), (1)где Эп — экономический результат в расчете;
Р — количество работников, задействованных в создании проекта «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» (20 чел.); П1 — производительность труда данных работников в 2016 году (6127,65 тыс.
р./чел.); П2 — производительность труда в 2016 году (7619,6 тыс.
р./чел.).Таким образом, экономический эффект от увеличения производительности труда составит: Эп = 20 х (7619,6 — 6127,65) = 35 847, 92 (тыс.
р.) Поскольку экономический эффект внедрения проекта «Разработка и внедрение СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» является положительным, можно сделать вывод об экономической целесообразности нашего проекта. Таким образом, в данном исследования по внедрению и реализации проекта выполнены следующие мероприятия:
1. Разработаны рекомендации по совершенствованию процесса «Разработка и внедрение системы экологических мероприятий».
2.Разработанныйрегламент процесса «Разработка и внедрение системы экологического менеджмента», отражающийпорядок выполнения процесса.
3. Разработаны мероприятия по обучению необходимого персонала для внедрения и реализации проекта.
4. Разработана программа подготовки и осведомленности персонала в рамках проекта, ориентированная на обеспечение успешного выполнения сотрудниками учреждения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе исследования управления предприятием была изучена деятельность организации ФГУ «Новгородводхоз».ФГУ «Новгородводхоз» является бюджетным учреждением, учредителем и собственником имущества учреждения является Российская Федерация. ФГУ «Новгородводхоз» осуществляет приносящую доход деятельность в сфере водного хозяйства. Основной вид деятельности — предоставление информации о состоянии и загрязнении окружающей природной среды. В ФГУ «Новгородводхоз» применяется линейно-функциональная организационная структура. В ФГУ «Новгородводхоз» составляются финансовые планы, с помощью которых определяются финансовые затраты, которые требуются организации для достижения определенных целей. В ФГУ «Новгородводхоз» осуществляется бюджетирование, составляется общий финансовый бюджет — финансовый план учреждения. Как показывало исследование мотивации, система косвенного материального стимулирования является действенным методом привлечения и удержания конкретных специалистов. Необходимо признать, что государственные учреждения из-за недостаточного финансирования ограничиваются только обязательным законодательно определенным минимальным составом социального пакета. И не используют мощный потенциал косвенного материального стимулирования, который вполне может стать существенным конкурентным преимуществом. Рассмотренные выше примеры внедрения мероприятий по улучшению мотивационного фона в ФГУ «Новгородводхоз» свидетельствуют о достижении реального экономического эффекта от этих мероприятий, то есть через совершенствование мотивационных мероприятий в положительную сторону возможно изменение экономической ситуации на предприятии, повышение экономических показателей. В ходе исследования в работе была рассмотрена и проанализирована особенность внедрения специализированной профильной программы в документооборот отдела управления персоналом. Стало очевидно, что преимущество специализированной профильной программы — это повышение oперативности работы с документами и принятия решений.
Важен и экономический фактор — внедрение специализированной профильной программы в документооборот позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью профильнойпрограммы документооборота успешно решаются задачи управления качеством. Внедрение перехода на профильные программы по управлению предприятием в ФГУ «Новгородводхоз» призвано обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения в управлении. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации вовремя перехода от старого состояния к новому. Как показало исследование — существенным недостатком в работе среди процессов по управлению предприятием в ФГУ «Новгородводхоз», основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или распечатанный на бумаге, созданного втекстовом редакторе Word. Использование специализированной профильной программы для оформления, хранения и передачи документов в ФГУ «Новгородводхоз» нет. Следовательно на современных предприятиях целесообразно применение профессионально специализированной профильной программы для автоматизации управления предприятием. Для ФГУ «Новгородводхоз» рекомендуется внедрение специализированной профильной программы ипо автоматизации процессов управления предприятием с помощью бизнес-процессов.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.
03.2011 г. Акимова Т. А. Теория организации. — Издательство: Российский университет дружбы народов 2012.-440с.Алавердов А. Р. Управление персоналом: учебное пособие / А. Р. Алавердов. — М.: МФПУ Синергия, 2013. — 192 c.
Асеев, Г. Г. Электронный документооборот: учебник / Г. Г. Асеев. — К.: Кондор. — 2012. -.
500 с. Брасс А. А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А. А. Брасс. — Мн: Современная школа, 2010.
— 497 с. Виханский О. С., Наумов А. И.:Менеджмент: Учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. ;
5-e изд.- Издательство: Магистр, Инфра-М, 2014.-576с.Дафт Ричард Л. Менеджмент: [перевод с англ.] / Л. Дафт. -.
Питер, 2012. — 863 с. Казначевская Г.
Б. Менеджмент: учебник / Г. Б. Казначевская. — Ростов-н-Дону: Феникс, 2012. -.
452 с. Кибанов А. Я. Система управление персоналом: учебное пособие /А.Я Кибанов. — М.: ИНФРА-М, 2013. -.
64 c. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2012.
— 284 сКнышова Е. Н. Менеджмент. Гриф МО РФ Издательство: Форум, 2014.-304с.Кузнецова Т. В., Подольская И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства //Делопроизводство.
2011. — № 1. -.
С.43−50.Куприянчук, Е. В. Щербакова Ю.В. Управление персоналом: ассессмент, комплектование, адаптация, развитие: учебное пособие / Е. В. Куприянчук, Ю. В. Щербакова. — М.: РИОР, 2013. -.
255 c. Лукичева Л. И. Управленческие решения: учебник / Л. И. Лукичева. — М.: ОМЕГА-Л, 2014. -.
383 с. Митрофанова Е. А. Управление персоналом: Теория и практика. Компетентностный подход в управлении персоналом: учебно-практическое пособие / Е. А. Митрофанова. — М.: Проспект, 2013.
— 72 c. Нагапетьянц Н. А. Маркетинг в отраслях и сферах деятельности. — М.: Вузовский учебник 2013. — 389 с. Оксинойд К. Э. Управление персоналом: теория и практика.
Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации: учебно-практическое пособие / К. Э. Оксинойд, Е. В. Розина. — М.: Проспект, 2014. — 64 c.
Окунев Р. О. Оптимальные бизнес-решения / Р. О. Окунев // Менеджмент и менеджер. — 2016. — № 4. — С.12−16.Орлова Ю. Г. Научные основы управления инновациями / Ю. Г. Орлова // Менеджмент. -.
2013. — № 12. — С.42−46.Официальный сайт ФГУ «Новгородводхоз.
http://novgorodvodhoz.ru/Питерс Т. В поисках эффективного рабочего места (опыт лучших компаний) / Т. Питерс, Р. Уотермен. М.: Прогресс, 2014.
— 550 с. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Правда, об электронном документообороте.
— М.: ДМК Пресс, 2012. — 224 с: ил.
(Серия «Биэнес.
ПРО")Управление персоналом / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — М.: Юнити, 2012. — 560с. Шапиро С. А. Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс / С. А. Шапиро. — М.: Гросс.
Медиа, РОСБУХ, 2012. — 400 с.
