Закупочная деятельность в розничных торговых предприятиях

• Введение
• 1. Организация закупочной деятельности в розничных торговых предприятиях
• 1.1 Формирование коммерческих связей в розничных организациях
• 1.2 Особенности организации закупочной деятельности продовольственных товаров в розничной торговле
• 2. Анализ организации закупочной деятельности продовольственных товаров в розничной торговой организации ООО «Хорал»
• 2.1 Характеристика объекта наблюдения
• 2.2 Алгоритм организации работы с поставщиками продовольственных товаров
• 2.3 Организация закупочной деятельности продовольственными товарами в организации
• 2.4 Анализ показателей эффективности деятельности организации
• 3. Совершенствование организации закупочной деятельности продовольственными товарами в торговой организации на основе запросов потребителей рынка
• Заключение
• Библиографический список
• Приложение

коммерческий закупочный запрос розничный

Переход к рыночной экономике, смена всей системы хозяйствования в стране на более развитую, открытую внешним торгово-экономическим связям, саморегулирующуюся экономику потребовали от субъектов рыночных взаимоотношений основательного изменения принципов деятельности, целей и средств достижения этих целей.

Теперь предприятия, фирмы, компании занимаются бизнесом в качественно новых условиях, требующих самостоятельности, смекалки, настойчивости, терпения и грамотности.

Фирмы самостоятельно регулируют все технологические процессы, этапы, организационные моменты своей деятельности. Более того, подгоняемые жесткой конкуренцией они стараются это сделать как можно эффективнее, дешевле, быстрее, качественнее и успешнее. А для этого нужны знания, информация, высоко квалифицированные кадры, надежные партнеры и стабильные доходы.

Но для того, чтобы предприятие было рентабельным, деятельность должна быть организована правильно, то есть, нужен верный, основанный на опыте подход к организации всей коммерческой работы предприятия.

Но поскольку вся работа состоит из нескольких этапов: закупка товаров, хранение, сбыт, определение финансового результата и т. д., остановимся на конкретном этапе, а точнее на коммерческой работе по закупкам товаров.

Коммерческие связи на предприятии связаны с договорными отношениями с поставщиками по закупке товаров.

Актуальность и практическая значимость не вызывает сомнений, так как работа по закупкам постоянно находится во внимании, используются различные методы и приемы поиска более качественной продукции и недорого по цене, более дешевых и быстрых средств поставки товаров и т. д.

Цель работы: рассмотреть особенности организации закупочной деятельности продовольственных товаров в торговой организации (предприятия) на основе запросов потребительского рынка.

Задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы организации закупочной деятельности в розничных торговых предприятиях.

2. Провести анализ организации закупочной деятельности продовольственных товаров в розничной торговой организации ООО «Хорал» .

3. Разработать пути совершенствования организации закупочной деятельности продовольственными товарами в торговой организации на основе запросов потребителей рынка.

Объект исследования — закупочная деятельность в розничных торговых предприятиях.

Предмет исследования — организация закупочной деятельности продовольственных товаров в торговой организации (предприятия) на основе запросов потребительского рынка.

Объект наблюдения — ООО «Хорал» .

1. Организация закупочной деятельности в розничных торговых предприятиях

1.1 Формирование коммерческих связей в розничных организациях

Хозяйственные связи — это отношения, складывающиеся между поставщиками и покупателями в процессе поставок товаров. Сюда входят следующие отношения: экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и др.

Со стороны торговли в хозяйственных связях участвуют торговые предприятия, оптовые и крупные розничные. От промышленности выступают производственные предприятия, объединения, комбинаты.

Система хозяйственных связей включает:

— участие торговых организаций в разработке промышленными предприятиями планов производства товаров посредством предоставления заявок и заказов;

— хозяйственные договоры;

— контроль соблюдения договорных обязательств;

— применение экономических санкций;

— участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок;

— проверку качества (экспертизу) поставляемых товаров;

— установление оптимальных финансовых взаимоотношений;

— применение административно-правовых норм и др.

Розничные торговцы стремятся сделать систему распределения более экономичной и сократить расходы на закупку товаров, минуя промежуточное звено в виде предприятия оптовой торговли.

Крупные предприятия розничной торговли могут устанавливать прямые связи с производителями в силу большого объема своих заказов. В то же время мелкие торговцы заинтересованы в создании закупочных объединений, часть которых берет на себя функции оптовиков.

В первую очередь, необходимо построить работу компании с производителями или поставщиками продукции Постепенное усиление роли сетевых операторов в цепочке товародвижения потребительских товаров приводит к увеличению требований «сетевиков» к поставщикам продукции.

В связи с постоянным развитием этих требования, ужесточением стандартов для попадания продукции поставщиков в ассортиментную матрицу розничных структур, более жестким контролем со стороны розничных структур качества поставляемых товаров и т. п., возникает необходимость более детально проанализировать преимущества и недостатки системы требований, выдвигаемых к поставщикам продукции, понять, как организовать работу поставщиков и розничных сетей наиболее эффективным образом.

Одним из основных блоков требований, помимо выполнения стандартных и часто очень жестких «требований» к логистике, упаковке, условиям оплаты, является предоставление розничным сетям максимально возможного уровня скидок. Под скидками розница понимается снижение конечной стоимости за килограмм (единицу) продукции по сравнению с базовой ценой. Отметим, однако, что скидки не учитывают затрат поставщика на рекламную поддержку и продвижение продукции в месте продажи товара, что само по себе является существенной дополнительной статьей.

По экспертным оценкам у наиболее «жестких» розничных сетей (таких как «Пятерочка» и «Лента») средние скидки поставщиков на поставку хлебобулочной продукции находятся на уровне 15−20%. И это по товарным группам так называемого «социального ассортимента». По другим видам товаров, например винно-водочным или колбасным изделиям, согласно информации производителей, скидки колеблются от 20% (MaxMix) до 40% (Лента, Пятерочка).

Многие предприятия отечественной пищевой промышленности уже столкнулись с диктатом розничных сетей, когда их буквально заставляют снижать отпускные цены фактически до нижнего порога рентабельности, возлагать на себя дополнительные обязательства и работы и по другим статьям затрат, связанным с продажей товаров.

В результате, многие ведущие производители постепенно отказываются от работы с крупными сетями, предпочитают работать с «менее требовательными» предприятиями розничной торговли, повышая тем самым рентабельность хозяйственной деятельности.

В то же время компании-производители и поставщики, которые сейчас увеличивают продажи через сети, часто говорят и о значимых преимуществах использования данного канала сбыта продукции.

Среди преимуществ работы с сетями компании отмечают дополнительную валовую прибыль, полученную в результате опережающего роста объемов продаж по сравнению с ростом издержек.

Вместе с тем, совместно с сетями легче формировать эффективную ассортиментную политику, так как они способствуют быстрой «раскрутке» нового продукта. Сети благодаря своей тесной связи с конечным потребителем и автоматизированным системам учета дают отличные возможности для тестирования и продвижения продукции, получения необходимой маркетинговой информации, использованию дополнительной рекламы.

Таким образом, рассмотрев все плюсы и минусы работы с сетевыми розничными структурами, перед оптовой компанией или службой продаж фирмы-производителя возникает вопрос «сотрудничать или не сотрудничать с розничными сетями?» и «как выстраивать эти отношения, чтобы получить от них максимальный организационный, маркетинговый и экономический эффект?» .

Принимая решение по работе с достаточно крупной сетевой структурой, необходимо взвесить все плюсы и минусы, задуматься о собственной стратегии на рынке и о том, насколько ей соответствует предполагаемое деловое партнерство.

Практически любая сетевая розница смотрит в первую очередь на эффективное заполнение своих торговых площадей, на собственные показатели оборачиваемости и рентабельности. Поэтому, предлагая товар в продажу необходимо представить реальные и подтвержденные данные о том, как продается данный товар и каким образом можно эффективно продавать его в данной сети, т. е. говорить с представителями розницы с точки зрения ее интересов.

Система работы каждой сети предполагает жесткую ассортиментную политику, ограниченный и четко определенный список поставщиков. Принцип «большой заказ — ниже цена» приводит к тому, что сети, размещают заказы на поставку на все меньшем количестве производителей, приводят за собой на новые региональные рынки тех производителей, с которыми у них уже налажено длительное сотрудничество. Для сетевой структуры наличие ассортиментной матрицы становится сегодня не только удобным, но и необходимым фактором успеха. При грамотном программном обеспечении сотрудник сетевой структуры знает и товарные запасы, автоматически формирует заказ, проводит аналитическую работу по товарным группам, отдельным товарам, поставщикам, рассчитывает рентабельность торговли данным товаром и т. п.

Конечно, то, насколько грамотно составлена ассортиментная матрица, зависит в первую очередь от коммерческого персонала сетевой структуры, но и задача сотрудников поставщика не сводится лишь к спокойному «созерцанию». В «презентации» своего товара необходимо показать эффективность (выгоду) присутствия собственного товара в ассортименте и на полках конкретной сетевой структуры, показать показатели рентабельности работы с товарами в других розничных сетях и на рынке в целом. Необходимо обсудить и найти наиболее эффектную форму взаимодействия по товару и ассортименту между поставщиком и розничной торговой сетью.

Сегодня, все более распространенной практикой работы розничных торговых сетей является установление фиксированной стоимости за место на полке магазина. Имея устоявшийся ассортимент, розничные сети пытаются получить дополнительные доходы за счет оптимизации полочного пространства и распределения его между имеющимися поставщиками и товарами. Известно, что от места на полке и в торговом зале во многом зависит и величина продаж. А значит каждый поставщик заинтересован не только попасть в ассортиментную матрицу, но и занят в точке продаж максимально выгодное место. Поскольку данный подход в работе розничных сетей становится нормальной практикой работы, то и относиться к нему поставщикам нужно как к дополнительной возможности показать преимущества и выгоды товара, дополнительной возможности найти наиболее выгодный вариант сотрудничества. Розничной сети не выгодно размещать неходовые товары на приоритетных местах торгового оборудования — это приводит к существенным финансовым и имиджевым потерям. Следовательно задача поставщика показать и убедить представителя розничной сети в том, что предлагаемый вариант сотрудничества будет максимально выгоден обоим организациям.

Важную роль в принятии решения о сотрудничестве играет информация о процессе управления ассортиментом и выборе деловых партнеров, существующем внутри розничной сети. Поставщики приходят в сетевую розничную структуру, имея лишь минимальную, а нередко и просто «нулевую» информацию о работе коммерческих структур потенциального заказчика. Понятно, что в данном случае переговоры идут труднее, переговорщик поставщика не имеет сколько-нибудь серьезных рычагов воздействия на партнера. Поэтому важна постоянная работа по сбору информации о работе коммерческих служб сетевых розничных структур, анализ информации, подготовка на ее основе комплексных предложений о взаимовыгодном сотрудничестве.

Таким образом, важно отметить, что изменения в схеме товародвижения, возникающие в последнее время на потребительском рынке скорее не столько связаны с «диктатом розничной торговли», или какими-то другими негативными событиями для поставщиков. Они выдвигают на первый план новые условия и варианты сотрудничества между поставщиком и розницей, ставит новые требования к организации работы коммерческих и всех других служб поставщика. Нахождение «золотой середины» в отношениях с розничной торговой сетью во многом сегодня зависит и от квалификации работников поставщика, и от организации всего процесса продаж и поставок продукции в сети. При отсутствии видимых подвижек в работе, при организации работы поставщика «по старинке» неизбежны жалобы на розничные сети и экономические потери.

1.2 Особенности организации закупочной деятельности продовольственных товаров в розничной торговле

Коммерческая работа по розничной закупке продовольственных товаров складывается из следующих этапов:

— изучение и прогнозирование покупательского спроса;

— выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

— организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;

— организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, аукционах, у импортеров и других поставщиков;

— организация учета и контроля за закупками.

Коммерческая работа по закупкам товаров розничной организацией для целей последующей реализации в рыночных условиях должна основываться на принципах современного маркетинга. С помощью методов маркетинга коммерческие работники, руководители, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым маркетинговым условием для проведения успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Маркетинговая наука выработала целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского спроса, которые необходимо использовать при организации закупок товаров торговой организацией для последующей розничной реализации.

Поэтому закупки для последующей розничной реализации следует начинать с изучения спроса, потребностей покупателей на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос.

Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары.

Важная роль в коммерческой работе отводиться изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности.

Коммерческие работники должны посещать предприятия-изготовители с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, выставках-просмотрах новых образцов изделий, ярмарках.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в СМИ, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата розничных предприятий. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения.

Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности, с недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (АПК, легкая промышленность, машиностроение и т. д.). К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам.

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, закупающих продукцию у ее производителей и реализующих ее мелким и средним покупателям для последующей розничной реализации.

Поставщиками-посредниками могут быть оптовые предприятия общенационального, регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржа, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т. п.).

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной деятельности.

Дистрибьютор — фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных фирм-производителей готовой продукции. Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и устанавливающая длительные контрактные отношения с промышленниками.

Брокерская фирма — предприятие, оказывающее посреднические услуги государственным и коммерческим структурам в приобретении, продаже и обмене товаров. Брокер (физическое лицо) — торговый посредник при заключении сделок между покупателями и продавцами товаров на товарной бирже. Действует он по поручению клиентов, получая от них вознаграждение.

Дилер — юридическое или физическое лицо, осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счет и от своего имени. Доходы дилера образуются за счет разницы между покупной и продажной ценой товара, валют и ценных бумаг.

Важным посредническим элементом в закупочной деятельности розничного предприятия являются организаторы оптового товарооборота — товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и другие предприятия. Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и реализационной деятельности клиентов. Они выступают как контрагенты при построении системы хозяйственных связей розничной организации.

По территориальному признаку поставщики товаров бывают местными, внеобластными, республиканскими и в нереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство многих товаров и их приходится завозить. Затем оптовые организации передают данные товары розничным. Местные поставщики зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

Поставщики также различаются по их принадлежности к той или иной хозяйственной системе. Поставщики, относящиеся к той же системе, в которую входят оптовые покупатели, называются внутрисистемными, остальные — внесистемные.

По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения, интересующие организацию розничной торговли.

С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, преимущественно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе. Исключение, таким образом, оптового поставщика из системы хозяйственных связей заметно удешевит приобретаемый товар и обеспечит одновременно конкурентное преимущество и более высокую прибыль предприятию розничной торговли.

Продажа-закупка товаров на оптовых ярмарках — одна из старейших форм обеспечения поставок товарного запаса розничной организации. Оптовые ярмарки проводились еще в дореволюционный период, когда широкой известностью пользовались Нижегородская, Киевская, Харьковская и другие ярмарки. В период централизованной, административной экономики оптовые ярмарки получили распространение в середине 60-х годов. Они имели в это время положительное, прогрессивное значение, так как позволяли покупателям более свободно закупать товары по представленным образцам, быстрее оформить сделки договорами, усилить влияние на промышленность, возродить дух конкуренции между производителями одинаковых товаров. В дальнейшем оптовые ярмарки приобретали все более административно-директивный характер — их организовывали государственные органы управления, порядок их проведения строго регламентировался, преобладала продажа и закупка товаров, распределяемых централизованно, по твердым розничным ценам, согласно плану прикрепления покупателей к поставщикам.

В условиях перехода к рыночным отношениям оптовые ярмарки в их административно-директивном виде утратили свое значение, так как они не обеспечивали свободных рыночных отношений и коммерческой инициативы производителей товаров и потребителей. В этот период коммерческим целям в большей степени стали соответствовать новые торгово-посреднические структуры — постоянно действующие товарные биржи. Однако в связи с некоторой сложностью выставления товаров на торги товарной бирже, оптовые ярмарки не утратили свое значение, как проводимые оптовые торги на свободной рыночной основе. Имеют перспективу развития в рыночной экономике оптовые ярмарки международного или общегосударственного масштаба, а также оптовые ярмарки регионального значения.

В оптовых ярмарках международного или общегосударственного значения принимают участие международные компании (фирмы) — поставщики товаров из ближнего и дальнего зарубежья.

Организуют их проведение государственные органы управления, а также крупные коммерческие структуры. На оптовых ярмарках местного масштаба в отличие от постоянно действующих товарных бирж по торговле однородными стандартизируемыми товарами совершаются сделки по купле-продаже товаров сложного ассортимента, вырабатываемых местными производителями.

На таких оптовых ярмарках покупатели совершают закупки товаров на основе индивидуального подбора, сравнения, выбора из ассортимента продукции различных производителей по свободным ценам. На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых организаций на производство товаров в отношении ассортимента и качества товаров, ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте. Руководит работой ярмарки ярмарочный комитет, который может создавать рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу по учету договоров и др.).

Оптовые продовольственные рынки — место купли-продажи конкурентоспособного сельскохозяйственного сырья и продовольствия оптовыми и розничными торговыми предприятиями и частными лицами.

В ряде развитых рыночных стран важную роль играют оптовые рынки, занимающие серединное положение между оптовой ярмаркой и товарно-сырьевой биржей. Однако в отличие от двух последних оптовый продовольственный рынок располагает собственным складским хозяйством.

Разновидностью оптового рынка являются мелкооптовые магазины-склады, ориентированные преимущественно на мелких покупателей — розничных торговцев. Мелкооптовые магазины-склады получили за рубежом широкое распространение и называются «кеш анд керри». Они появились впервые в 30-е годы, и сеть их развивается до настоящего времени.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками — важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества.

Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.

2. Анализ организации закупочной деятельности продовольственных товаров в розничной торговой организации ООО «Хорал»

2.1 Характеристика объекта наблюдения

Магазин ООО «Хорал» работает на потребительском рынке Ленинского района г. Новосибирска с 2001 года. За время работы магазин ООО «Хорал» смог зарекомендовать себя у широкого круга потребителей (в основном жителей близлежащих домов).

Общая площадь магазина составляет 258 м². Из них 142 м² площадь непосредственно торгового зала, 54 м² площадь складского помещения и оставшиеся 62 м² другие хозяйственные помещения.

Основной вид деятельности ООО «Хорал» — розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами. Товарный профиль магазина ООО «Хорал» — это продовольственные товары. Специализация магазина организована по товарному признаку, т. е. предусматривается ограничение деятельности магазина торговлей отдельными видами или группами товаров при одновременном расширении внутригруппового ассортимента. Исходя из товарной специализации, магазин ООО «Хорал» можно отнести к группе смешанных магазинов, ведущих торговлю как продовольственными, так и непродовольственными товарами. Товарный профиль (тип) и специализация магазина определены его Уставом.

В целом магазин ориентирован на покупателя со средним уровнем дохода, товары высокой ценовой категории в магазине ООО «Хорал» не представлены.

Разнообразие ассортимента продукции обеспечивается тем, что магазин ООО «Хорал» поддерживает деловые отношения со многими фирмами — поставщиками, расположенными как в г. Новосибирске, так и с поставщиками расположенными в Новосибирской области.

Общее число сотрудников ООО «Хорал» составляет 10 человек. Организационная структура рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Организационная структура магазина ООО «Хорал»

Сотрудники магазина выполняют свои функции согласно должностным инструкциям.

Непосредственно ведением коммерческой деятельности в ООО «Хорал» занимаются заместитель директора магазина и продавцы — заместитель директора в основном занимается коммерческой деятельностью по закупу товара и координирует коммерческую деятельность продавцов по продаже товаров.

Основными конкурентами магазина ООО «Хорал» являются:

1. ООО «Астра» ;

2. ЧП Николаев П. С. магазин «Аленка» ;

3. ООО «Сигма-М», магазин «Продукты» .

Сравнительный анализ конкурентов ООО «Хорал» представлен в таблице 2.1 (оценки расставлялись исходя из того, что 5 — это наилучший показатель, а 1 — наихудший).

Таблица 2.1

Сравнительный анализ конкурентов магазина ООО «Хорал»

Таким образом, магазин ООО «Хорал» имеет самую высокую оценку 23, однако ближайший конкурент ЧП Николаев П. С. магазин «Аленка» имеет оценку — 22. ООО «Хорал» уступает ЧП Николаев П. С. по ассортименту товаров, это обусловлено тем, что магазин «Аленка» имеет большую торговую площадь (около 220 м²). Очевидно, что при имеющихся 142 м² магазину ООО «Хорал» необходимо сконцентрировать свои коммерческие усилия на мерчендайзинге.

2.2 Алгоритм организации работы с поставщиками продовольственных товаров

Работа по закупкам товаров является основой коммерческой деятельности ООО «Хорал». Как уже было сказано, коммерческую работу по закупкам товаров в рассматриваемом магазине осуществляет заместитель директора. Правильно организованная закупочная деятельность дает возможность сформировать оптимальный ассортимент в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивать эффективную работу торговой организации.

Коммерческая деятельность по закупкам в ООО «Хорал» состоит из следующих этапов:

1. Изучение и прогнозирование спроса.

2. Исследование рынка поставщиков.

3. Выбор оптимального поставщика.

4. Формирование коммерческих связей.

На первом этапе осуществления коммерческой деятельности заместителем директора магазина ООО «Хорал» происходит изучение покупательского спроса на продовольственные и не продовольственные товары, входящие в ассортиментный перечень ООО «Хорал» .

Основными источниками информации о спросе покупателей ООО «Хорал», являются:

— статистическая данные магазина: структура товарооборота, по отдельным видам товара, в различные периоды времени, структура товарных запасов;

— данные бухгалтерского учета: ведомости инвентаризаций, учет запасов товаров и т. д.;

— изучение спроса продавцами ООО «Хорал», которые непосредственно вступают в контакт с покупателями.

На основе полученной информации заместителем директора ООО «Хорал» формируется список товаров, которые необходимо будет закупить на ближайший период времени.

Необходимо отметить, что коммерческая работа по закупу товаров на данном этапе в магазине ООО «Хорал» имеет свои недостатки и, прежде всего это ее не системность. Статистические данные, также как и данные бухгалтерского учета исследуются не регулярно, а только время от времени. Из-за этого у заместителя директора ООО «Хорал», занимающегося закупками товаров не может сформироваться объективная картина спроса на товары. К тому же прогнозирование спроса в рассматриваемом магазине происходит скорее интуитивно, так как никакие математические модели для прогнозирования спроса не применяются.

Следующем этапом коммерческой деятельности по закупке товаров в магазине ООО «Хорал» является изучение поставщиков продовольственных и не продовольственных товаров и коммерческих предложений этих поставщиков.

Основными источниками информации о поставщиках, используемыми заместителем директора ООО «Хорал» являются:

— реклама в средствах массовой информации;

— контакты с представителями производителей и фирм-посредников, которые сами посещают ООО «Хорал» ;

— предложения поставщиков и фирм-посредников, направляемые в ООО «Хорал» по факсу;

— коммерческая информация, размещаемая на сайтах сети Интернет.

В ООО «Хорал», используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков для выявления наиболее выгодных условий поставок в ООО «Хорал» используются дополнительные критерии: удаленность поставщика от магазина ООО «Хорал», его финансовое положение, сроки выполнения экстренных заказов и организация управления качеством.

Рынок продовольственных товаров в настоящее время насыщен и разнообразен. У ООО «Хорал» налажены хозяйственные связи с более чем 100 поставщиками, расположенными как в Новосибирской области, так и в г. Новосибирске. Для рассматриваемого магазина это имеет первоочередное значение, так как это во многом определяет расходы, а также стоимость продаваемой продукции, ее качество и выгодные условия для покупателей.

2.3 Организация закупочной деятельности продовольственными товарами в организации

Рассмотрим основных поставщиков ООО «Хорал» по основным товарным группам продовольственных товаров, на которых приходиться 74% от всего объема поставок в 2013 году (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Основные поставщики ООО «Хорал» в 2013 году по основным товарным группам продовольственных товаров

Таким образом, 74% всего объема поставок в 2013 году приходиться на 29 основных поставщиков.

Из данных таблицы 2.2 видим, что наибольшая доля в объеме поставок ООО «Хорал» принадлежит поставщикам мясных продуктов — 18,1%, далее следует группа поставщиков поставляющих полуфабрикаты — 17,8%, а на третьем месте группа поставщиков, поставляющих алкогольную продукцию — 17,2% от общего объема поставок в 2013 году. Затем следует группа поставщиков, поставляющих рыбную продукцию — 12,78%, потом группа поставщиков колбасных изделий — 11,8%, далее группа поставщиков молока и молочных товаров — 10,2% и хлеба и хлебобулочных изделий — 8,5%. Наименьшая доля принадлежит поставщикам кондитерских изделий — 2,72% и другим поставщикам — 0,9%. Среди рассмотренных 74-х % наиболее крупных поставщиков наибольшая доля поставок принадлежит поставщику полуфабрикатов «Сибирскому гурману» — 7,8% от общего объема рассмотренных поставок. Далее, на втором месте по размеру доли поставщик алкогольной продукции ООО «Красный Восток — Сибирская пивоваренная компания» — 7,2%, а на третьем месте также поставщик полуфабрикатов — ЗАО «Савор» — 6,5% от общего объема поставок.

Рассмотрим, какую долю занимают поставщики, расположенные в г. Новосибирске в общем объеме поставок магазина ООО «Хорал» в 2012 — 2013 гг. (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Структура поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от их местоположения в 2012 — 2013 гг.

Отобразим структуру поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от их местоположения в 2012 и 2013 году на графике (рисунок 2.2 и 2.3).

Рис. 2.2. Структура поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от их местоположения в 2012 году Рис. 2.3. Структура поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от их местоположения в 2013 году Таким образом, из данных таблицы 2.3 и рисунков 2.2 и 2.3 видим, что наибольшая доля в структуре поставщиков ООО «Хорал» принадлежит поставщикам, расположенным в г. Новосибирске. В 2012 году — доля составляла 74,54%, а в 2013 году доля увеличилась до 75,95%, то есть на 1,4%.

Далее следуют поставщики, расположенные в Новосибирской области (кроме г. Новосибирска) — на их долю приходилось в 2012 году 19% от всего объема поставок, в 2013 году их доля сократилась и составила — 16,50%.

Наименьшая доля в структуре поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от их местоположения принадлежит поставщикам, расположенным непосредственно в Ленинской районе — в 2012 году на их долю приходилось 6,45% от всего объема поставок, что в натуральном выражении составляет 601 738,56 руб., а в 2013 году их доля увеличилась и составила 7,55% или 827 972,12 руб.

С поставщиками, расположенными за пределами Новосибирской области, то есть с иногородними, ООО «Хорал» в настоящее не сотрудничает.

Рассмотрим структуру поставщиков ООО «Хорал» в 2012;2013 гг. в зависимости от того является поставщик производителем или фирмой-посредником (табл. 2.4).

Таблица 2.4

Структура поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от специализации в 2012;2013 гг.

Отобразим структуру поставщиков ООО «Хорал» в 2012 — 2013 гг. в зависимости от выполняемых функций на диаграмме (рис. 2.4 и 2.5).

Рис. 2.4. Структура поставщиков ООО «Хорал» по специализации в 2012 году Рис. 2.5. Структура поставщиков ООО «Хорал» по специализации в 2013 году Из данных таблицы 2.4 и рисунков 2.4 и 2.5 видим, что структура поставщиков ООО «Хорал» в 2013 году изменилась относительно 2012 года.

Как в 2012;м, так и в 2013;м году наибольшая в структуре поставщиков магазина ООО «Хорал» принадлежит поставщикам — производителям. Но если в 2012 году их доля составляла 47% от всего объема поставок, то в 2013 году доля увеличилась на 11% и составила 58% от всего объема поставок.

Наименьшая доля в структуре поставщиков ООО «Хорал» принадлежит мелкооптовым фирмам — посредникам — 21% от всего объема поставок в 2012 году и 13% в 2013 — снижение на 8%. Так же снизилась на 3% доля крупнооптовых фирм-поставщиков в общем объеме поставок рассматриваемого магазина.

Увеличение доли фирм-производителей в общем объеме поставок ООО «Хорал» является положительной тенденцией.

При изучении поставщиков продовольственных товаров и их коммерческих предложений, заместитель директора ООО «Хорал» составляет собственную базу данных потенциальных поставщиков. В базе данных содержатся сведения обо всех поставщиках и отражена следующая информация:

— наименование;

— адрес (юридический и фактический);

— форма собственности;

— ассортимент;

— предлагаемые условия сотрудничества.

Такие сведения необходимы ООО «Хорал» для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия и взаимовыгодного сотрудничества.

Заместитель директора ООО «Хорал» изучает ассортимент поставщиков, условия поставки, условия оплаты, ведет переговоры по не устраивающим его моментам поставки. Важным фактором при выборе поставщика является условие доставки товара в магазин ООО «Хорал». Так как у рассматриваемого магазина нет своих транспортных средств, при отсутствии услуги доставки товаров в магазин, необходимо нанимать транспортное средство у транспортных компаний.

Рассмотрим структуру договоров поставки ООО «Хорал» в 2012;2013 гг. в зависимости от того предоставляет поставщик услугу доставки товаров в магазин или нет (табл. 2.5).

Таблица 2.5

Структура договоров поставки ООО «Хорал» в 2012 — 2013 годах в зависимости от наличия условия о доставке товара в договоре поставке

Из данных таблицы 2.5 видим, что доля договоров с условием о доставке товаров в структуре договоров магазина ООО «Хорал» является преобладающей и в 2012;м и в 2013;м годах. В 2013 году доля таких договоров еще увеличивается на 8% и оставляет уже 86%.

Заместитель директора ООО «Хорал» старается строить свои отношения с поставщиками на долгосрочной основе, что влечет за собой не только плюсы, но и накладывает на предприятие определенные обязательства, поскольку потеря даже одного из поставщиков может привести к существенному снижению объемов реализации.

Основными договорами, заключаемыми ООО «Хорал» в целях обеспечения необходимыми товарами для их последующей реализации являются договоры поставки.

Договоры поставки, заключенные между ООО «Хорал» и поставщиками, соответствуют обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным законодательство Российской Федерации. Договоры поставки заключаются директором ООО «Хорал» только в письменной форме.

Договоры поставки содержат следующие условия: реквизиты договора; преамбула (вводная часть) договора; срок и порядок поставки; качество и комплектность; упаковка и маркировка; цена и порядок расчета; ответственность сторон; срок действия договора; изменение и расторжение договора; разрешение споров; заключительные положения; реквизиты сторон.

Заключение

договоров в ООО «Хорал» происходит в следующем порядке.

1. Получение предложения от поставщика с проектом договора поставки;

2. Рассмотрение поступившего проекта договора. В штатном расписании ООО «Хорал» отсутствует юрист и рассмотрением проектов договоров занимается заместитель директора магазина. Заместитель директора анализирует договор по целесообразности его заключения и докладывает о результатах директору ООО «Хорал» .

3. Директор ООО «Хорал», изучив проект договора, принимает решение о заключении договора и дает ответ заместителю директора, который продолжает переговоры с представителем поставщика.

При возникновении разногласий по проекту договора поставки:

— проект договора, с протоколом разногласий возвращается поставщику в течении 3-х дней;

— если представленные разногласия принимаются поставщиком — то поставщик готовит новый проект с учетом предложений, который визируется и передается на подпись директору;

— если предложения отклоняются, то поставщик передает договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений;

4. Заключенный в надлежащей форме договор подшивается в папку и хранится в бухгалтерии ООО «Хорал» .

5. Контроль за выполнением условий договоров возложен на заместителя директора магазина ООО «Хорал» .

Обязательно в договоре поставки ООО «Хорал» предусмотрена ответственность поставщика за несоблюдение следующих условий:

— недопоставка товара;

— нарушение ассортимента товаров;

— поставка некачественного товара.

Также в договорах отражены обязательства ООО «Хорал» перед поставщиком:

— ответственность за приемку товара;

— за соблюдения расчетной дисциплины.

Немаловажным фактором при выборе поставщиков являются условия оплаты. При работе с поставщиками заместитель директора ООО «Хорал» заинтересован в получении скидок, и в предоставлении максимальной отсрочки платежа за приобретенные товары. Рассмотрим структуру поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты, оговоренных в договоре поставки (табл. 2.6).

Таблица 2.6

Структура договоров ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты в 2012;2013 гг.

Отобразим структуру договоров ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты по договору поставки в 2012;2013 гг. на диаграмме (рис. 2.6 и 2.7).

Из данных таблицы 2.6 и рисунков 2.6 и 2.7 видим, что структура поставщиков ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты в 2013 году изменилась по сравнению с 2012 годом.

В 2012 году наибольшее число договоров, заключенных ООО «Хорал» с поставщиками" содержало условие оплаты «предоплата 100%» — 27% или 30 договоров абсолютном выражении. Далее следуют договоры с условием оплаты «отсрочка платежа 30 дней» — 26% от общего числа договоров действующих в 2012 году. На третьем месте по размеру доли в 2012 году договоры с условием оплаты «оплата по реализации» — 21% или 24 договора в абсолютном выражении. Договоров с отсрочкой платежа на 14 дней и с предоплатой 50% в 2013 году равное количество — по 15 договоров и по 13% доли от общего количества договоров.

Рис. 2.6. Структура договоров ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты в 2012 г.

Рис. 2.7. Структура договоров ООО «Хорал» в зависимости от условий оплаты в 2013 г.

В 2013 году структура договоров поставки в зависимости от условия оплаты изменилась. Доля договоров с условием оплаты «предоплата 100%» сократилась до 19% (на 8%) относительно 2012 года. Увеличилась доля договоров с отсрочкой платежа 1 месяц до 32% (рост на 6%) — эта доля является наибольшей в структуре договоров поставки в зависимости от условий оплаты в 2013 году. Так же увеличилась доля договоров с условием оплаты после реализации товаров с 21% в 2012 году до 25% в 2013 году (рост на 4% или на 9 договоров в абсолютном выражении). Доля договоров с отсрочкой платежа на 14 дней сократилась на 3%, а договоров с предоплатой 50% наоборот увеличилась на 1%.

В целом можно сделать вывод, что условия оплаты по договорам поставки в 2013 году для ООО «Хорал» стали более выгодными.

Теперь рассмотрим структуру договоров поставки ООО «Хорал» в 2012;2013 гг. в зависимости от срока его действия (табл. 2.7).

Таблица 2.7

Структура договоров поставки ООО «Хорал» в 2012;2013 годах в зависимости от срока действия договора

Из данных таблицы 2.7 видим, что структура договоров поставки ООО «Хорал» в зависимости от их срока действия в 2013 году относительно 2012 года принципиально не изменилась.

Как в 2012;м, так и в 2013;м году наибольшая доля структуре договоров принадлежит договорам, заключенным на 1 год, хотя в 2013 году их доля снижается на 2%. Доля договоров заключенных сроком действия 3 года увеличилась на 4%, а в абсолютном выражении это составляет 10 договоров.

Доля бессрочных договоров поставки в 2013 году не изменилась относительно 2012 года, а доля разовых договоров сократилась на 2%.

ООО «Хорал», как и все предприятия, функционирующие в экономике нашей страны, самостоятельно регулирует хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями товаров на базе правовых норм гражданского законодательства. Поскольку в гражданском законодательстве установлен порядок взаимоотношений между поставщиками и покупателями.

Проведем анализ договора поставки, заключенный между ОАО Хлебообъединение «Восход» и ООО «Хорал» (приложение 1).

Предметом договора поставка является следующее: Продавец обязуется передать в собственность Покупателя продукции, изготавливаемую Продавцом, а Покупатель принять и оплатить за нее цену, предусмотренную договором.

Количество, ассортимент, цена единицы продукции и общая сумма определяется в спецификациях или в счет-фактурах, являющихся неотъемлемой частью договора.

Условия по цене продукции и порядке расчетов в данном договоре определены в одном пункте договора.

Оплата по договору может производиться путем перечисления безналичных денежных средств на расчетный счет Продавца, либо путем внесения наличных денежных средств в кассу Продавца.

Договором предусмотрена предварительная оплата. Покупатель производит предварительную оплату за продукцию в течение 3 дней в размере 100% до передачи ее Продавцом. Оставшуюся сумму договора Покупатель оплачивает в течение 30 дней с момента передачи продукции Покупателю. При неоплате Покупателем оставшейся стоимости товара в срок, указанный в п. 3.4. договора. Покупатель обязуется оплатить Продавцу проценты за пользование товарным кредитом в размере 1% от стоимости невозвращенного товара в течение 5 дней с момента востребования. По условиям договора поставки приемка продукции по качеству и количеству осуществляется в течении суток. О выявленных при приемке несоответствующих или недостатках продукции Покупатель обязан в течение 24 часов уведомить об этом Продавца телефонограммой (факсимильной связью) или телеграммой с указанием количества недостающих товаров, суммы недостачи, фамилии мастера или упаковщика.

Условием договора также определено, что в случае необходимости возврата товара. Покупатель, по согласованию с Продавцом, осуществляет обратную поставку товара для полного расчета с Продавцом. При этом все расходы относятся на Покупателя.

В договоре поставки предусмотрены следующие прочие условия:

Покупатель принимает на себя обязательства по размещению рекламы на предоставленную Покупателем продукцию.

В случае изменения реквизитов Покупателем (адрес и № расчетного счета), он обязуется уведомить об этом письменно Продавца в течении 2 дней.

В случае принятия решения о реорганизации, изменении собственника Покупатель обязуется сообщить об этом Продавцу в течение 3 дней (при смене собственника указать правопреемника). В случае принятия решения о ликвидации Покупатель обязуется сообщить об этом Продавцу, при этом Продавец имеет право на первоочередное удовлетворение своих требований (из финансовых, либо имущественных средств). Последним пунктом договора поставки являются его срок и другие условия, которыми установлено, что Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств по договору.

Договор может быть изменен и расторгнут по соглашению сторон, а также в случаях, предусмотренных настоящим договором и действующим законодательством. В случае, если разногласия, возникшие между сторонами при заключении, изменении, исполнении и расторжении настоящего договора, стороны не смогут урегулировать путем переговоров, возникнувшие споры передаются на разрешение в арбитражный суд Новосибирской области. Условия данного договора поставки были выполнены обеими сторонами. Таким образом, договорная работа ООО «Хорал» имеет важнейшее значение и является показателем стабильности и эффективности коммерческих отношений. При этом правильная организация договорной работы защищает ООО «Хорал» от недобросовестных поставщиков. Заместитель директора ООО «Хорал» выбирает поставщиков опираясь на установленные критерии. В процессе выбора поставщика, ведения переговоров по заключению договора поставки, а особенно в процессе дальнейшей работы происходит формирование коммерческих связей.