Ввод данных. 
Информатика для гуманитариев

В каждой ячейке таблицы Excel могут находиться данные одного из трех типов:

• • числовые значения — ими могут быть выражены любые количественные величины, а также дата и время;
• • текст;
• • формула — это любое математическое выражение, начинающееся со знака равенства «=». Формула может содержать встроенные функции с их аргументами.

Вводить данные можно только в выделенную (активную) ячейку. При вводе информации в ячейку тип данных определяется автоматически (хотя с помощью определенных операций тип данных можно также переопределить). Ввод данных можно осуществлять непосредственно в строке формул, т. е. при выделенной ячейке поставить курсор в строку формул и напечатать нужный текст. По завершении ввода данных нужно нажать клавишу Enter или клавишу Tab либо кнопку в виде зеленой галочки в строке формул. Если необходимо отменить ввод информации в данную ячейку до нажатия клавиши Enter, то в строке формул необходимо нажать на кнопку в виде косого красного крестика. Обычно в стандартных ячейках таблицы можно разместить до девяти символов^[1]. Если в ячейку вводится текст большей длины, то он визуально может располагаться на поле соседних ячеек.

Ввод новой информации в выделенную ячейку, в которой уже есть какой-то текст, приводит к полной замене новым текстом ранее введенного. Если возникает необходимость дополнить (отредактировать) ранее введенный текст без его потери, то необходимо дважды щелкнуть мышью по редактируемой ячейке или выделить эту ячейку и один раз щелкнуть по строке формул. Обычно короткий текст редактируется простой заменой, а более длинный — дополнением к уже введенным данным с использованием одного из двух описанных выше способов.

Числовая информация может быть представлена в табличном процессоре Excel следующими знаками: цифрами от 0 до 9 и символами «+», «-», «/», «.», «,», «%», «$», «(», «)», Е или e^[2]. По умолчанию текстовая информация при вводе выравнивается по левому краю ячейки, цифровая — по правому краю. При вводе числовых данных в таблицу Excel полезно запомнить следующие основные правила.

• 1. Разделитель дробей в русской версии — запятая, в англоязычной — точка.
• 2. В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89Е + 08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «Е» и
• 3. Большие (больше 11 символов) числа по умолчанию преобразуются в нормализованный вид, дроби округляются, при этом в строке формул и в памяти число сохраняется полностью; если число в ячейке не помещается, в ней появляется сообщение об ошибке в виде решетки (####). При этом ширину столбца можно отрегулировать либо вручную (для этого курсор мыши помещают на правую границу редактируемого столбца в поле заголовка и при нажатой клавише мыши передвигают эту границу вправо), либо командой Автоподбор ширины в разделе меню Формат, подраздел Столбец.
• 4. Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0).
• 5. Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.
• 6. При вводе дробей перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль) с пробелом, чтобы избежать ее интерпретации как формата даты (например, вводите 0 ½).
• 7. При вводе отрицательных чисел перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать число в круглые скобки ().
• 8. Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится 14,73р., то автоматически будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, необходимо выделить ячейки, которые содержат числа, затем выбрать команду Ячейки в меню Формат и потом на вкладке Число подобрать необходимый формат.
• 9. При вводе данных в выделенный блок ячеек с подтверждением через Ctrl + Enter последовательно заполняется весь блок.
• 10. Чтобы задать принудительный перевод строки внутри ячейки, нажмите клавишу Alt + Enter.
• 11. Для ввода чисел как текста необходимо назначить текстовый формат ячейкам, в которых будут содержаться числа. Для интерпретации чисел, например инвентаризационных номеров, как текста необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам и только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем — клавишу Enter, чтобы ввести заново данные.
• 12. В табличном процессоре Excel даты и время суток при вводе автоматически интерпретируются как числа. Для корректного ввода этих типов данных следует использовать коды форматов.
• 13. В целом, символы, воспринимаемые как числа, зависят от выбранных установок в свойствах Языки и стандарты на панели управления. Выбранные параметры также определяют стандартный формат для чисел (например, в системе с американским стандартом знак точки («.») используется как десятичный разделитель).

Для справки

Полезный совет 1. По окончании ввода данных в ячейку активная ячейка по умолчанию переместится. Если вводится много данных по строкам или по столбцам, бывает удобно настроить перемещение курсора при нажатии на клавишу Enter. Для этого в разделе меню Файл — Параметры — Дополнительно в категории Параметры правки установите переключатель Переход к другой ячейке после нажатия клавиши Ввод в нужном направлении.

Полезный совет 2. При вводе даты (день, месяц, год) могут использоваться как цифры, так и буквы или же и цифры и буквы одновременно. При вводе этого типа данных цифрами не допускаются пробелы, а в качестве разделителя используется знак точки («.»). Если, например, месяц в составе даты вводится буквенным обозначением, то в качестве разделителя выступает пробел. При вводе обозначения времени в качестве разделителя используется знак двоеточие («:»), а часы, минуты и секунды могут быть обозначены как одной, так и двумя цифрами. В строке формул дата отображается в формате «дд.мм.гг» (день — месяц — год), а время — в формате «чч.мм.сс» (часы — минуты — секунды). Например, правильный формат ввода даты «1 сентября 2014 года»: 1.09.14; 01 сен 2014; 1 сен 14; 01 сентября 2014. Время можно вводить следующим образом; 21:08; 1:08; 21:08:57; 1:8:57.

Полезный совет 3. Если в таблице размещается очень много данных и она вся нс помещается в окно программы, то работать с такой таблицей бывает очень неудобно, так как при перемещении по строкам и столбцам таблицы исчезнет ее шапка — название столбцов и (или) название данных, которые обычно располагаются в строках крайнеголевого столбца. Один их способов решения этой проблемы — изменение масштаба отображения таблицы на экране. Для этого в разделе меню Вид необходимо выбрать нужное значение в подразделе меню Масштаб. Другой способ изменения масштаба отображения таблицы — задание нужного значения в окошечке, которое находится на панели инструментов Стандартная. Однако уменьшение масштаба отображения таблицы не всегда бывает возможным, так как чересчур мелкие знаки плохо видны, и пользователю приходится слишком напрягать зрение. В таких случаях следует закрепить (зафиксировать) шапку таблицы и (или) ее крайний левый столбец, т. е. сделать эти области таблицы несмещаемыми. Для выполнения этой операции нужно выделить строку, непосредственно следующую за шапкой, и в меню Окно выбрать команду Разделить. После этого поле рабочего листа таблицы будет разделено на две горизонтальные области, в каждой из которых можно просматривать и редактировать таблицу, независимо друг от друга.

• [1] По умолчанию ширина столбца 8,43 символа (если 10pt, то примерно 7 символов), высота строки — 15pt.
• [2] Знак экспоненты (Е или е) задает отображение числа в экспоненциальном представлении.