Делопроизводство государственных и церковных учреждений XV–XVII веков

Делопроизводственными документами называются материалы текущего делопроизводства, образуемые государственными учреждениями и ведущими с ними переписку частными лицами. Такие документы имеют устойчивую, официально признанную, стандартную форму; существует определенная процедура их оформления и организации работы с ними. Делопроизводственные документы делятся на две большие группы: 1) документы, обеспечивающие принятие и реализацию управленческих решений; 2) текущие бумаги, обеспечивающие документооборот, собственно бюрократическую процедуру.

Как исторический источник делопроизводственные документы воспроизводят структуру и способы функционирования государственного аппарата.

Государственный аппарат в России складывался одновременно с возникновением государства, т. е. в конце XV—XVI вв. Применительно к средневековой Руси мы еще не можем говорить об аппарате управления в государственном масштабе. Существовало вотчинное и городское управление, но от него дошло немного документов. Это было связано с культурой делопроизводства: текущие материалы просто не хранили за ненадобностью. Никаких архивохранилищ с повседневной документацией княжеские вотчины не знали. В городах, даже имевших развитую систему повседневного делового письма (например, средневековый Новгород), берестяные грамоты тоже выбрасывали. Хранили акты как документы, важные для поземельных и наследственных споров, налогообложения и подтверждения привилегий, а также межгосударственные, межкняжеские договоры. Материалы же текущего делопроизводства уничтожали по мере истечения их срока службы.

Ситуация начала меняться после складывания единого Русского государства и возникновения государственного аппарата управления. Вопрос о времени и этапах формирования последнего продолжает оставаться дискуссионным. От XV—XVI вв. не дошло свидетельств, что в таком-то году по государеву указу основан такой-то приказ. Основная проблема здесь в том, что принципы делопроизводственной документации, практически неизменные на протяжении XV—XVII вв., сформировались в конце XV — начале XVI в., т. е., но идее, раз есть документация, раз есть слой людей, которые профессионально занимаются делопроизводством (дьяки и подьячие), то должны быть и учреждения, где эти люди работают и производят данную документацию. С конца XV' в. нам известны такие учреждения, как дворцы, которые ведали великокняжеским хозяйством (центральным — Большой дворец) и государевыми землями в регионах (территориальные дворцы, в частности, Тверской, Новгородский и т. д.) и которыми управляли дворецкие. Финансовыми делами ведала Казна во главе с казначеем. Совещательным органом при царе была Боярская дума, но до нас от этого периода не дошло никаких памятников ее текущего делопроизводства. Нет никаких свидетельств, подтверждающих применительно к концу XV — началу XVI в. существование органов отраслевого управления — приказов.

Большинство ученых считают, что первые специализированные отраслевые управленческие учреждения — дьячьи избы — появились в 1530—1540-х гг. Первое упоминание избы относится к 1548 г. С 1557 г. в разрядных книгах учащаются упоминания о боярских приказах, т. е. о прикреплении к боярину группы лиц, которым ои отдавал распоряжения. Первые сведения о приказах как специализированных отраслевых учреждениях относятся лишь к 1569−1571 гг. В 1571 г. упоминается Разбойный приказ, в 1573 — Дворцовый, Постельный, Бронный, Конюшенный, в 1574 — Ямской, в 1576 — Посольский, в 1585 г. — Казенный. Суть превращения изб в приказы была в том, что первые возникали как чисто канцелярский орган, и их работники (дьяки) могли одновременно служить в разных ведомствах. Приказы — это те же избы, но на следующей ступени развития, с более четко очерченными полномочиями, выросшими прерогативами и большей специализацией дьяческого аппарата.

В 1626 г. страшный пожар уничтожил практически все архивы московских приказов, поэтому все делопроизводственные материалы, которые дошли до нас от более раннего времени, — это случайно уцелевшие бессистемные отрывки огромного массива делопроизводственных бумаг, который навсегда утрачен. Документы центральных архивов XVI—XVII вв. хранятся в основном в РГАДА, а многих приказов — рассеяны по разным фондам в виде фондовых включений, что показывает сложный путь сохранения документов до нашего времени.

Процедура делопроизводства имела свои особенности применительно к разным ситуациям, но в общих чертах ее можно описать следующим образом. Делопроизводство надо было возбудить, для чего существовали разные варианты: выход государева указа (закона), исполнение текущих распоряжений властей, выполнение определенного социального сценария (сыск беглых, наем на службу и т. д.), обращение частного лица по тому или иному поводу в государственное учреждение и т. д. Каждое из этих действий предполагало запуск реализации специального бюрократического сценария, развития делопроизводства по известной, отлаженной схеме. Начинали создаваться документы, которые продвигались по инстанциям. Основными разновидностями документов текущего делопроизводства были следующие:

• — указы — распоряжения инстанций власти по разным вопросам;
• — доклады — сообщения, подготовленные чиновниками о состоянии той или иной проблемы (задачи) и способах ее решения;
• — памяти — краткие выписки из более обширного документа, содержащие указания по мерам и действиям, которые необходимо предпринять должностному лицу, которому адресована память;
• — отписки — ответы чиновников и инстанций на тот или иной запрос со стороны других чиновников и инстанций;
• — инструкции (наказы, наказные грамоты) - распоряжения чиновников и инстанций, содержащие перечень планируемых действий, примерные сценарии того, как исполняющему распоряжение властей надлежит действовать в той или иной ситуации;
• — обыски — сбор чиновниками и инстанциями сведений по тому или иному вопросу по запросу вышестоящих органов власти;
• — выписи (справки) — разного рода справочные выписки из более крупных документов, необходимые для текущего делопроизводства;
• — росписи (списки) — разного рода списки (в том числе именные, росписные, сметные списки, описи) различных категорий населения, материальных объектов и другого, необходимые для текущего делопроизводства;
• — десятни — списки служилых людей по отечеству, делившиеся на разборные — описание по итогам смотра служилых людей, их оружия, снаряжения, наличия коней, боевых холопов и т. д. (т.е. степени боеготовности); раздаточные — определение денежного или земельного оклада («поместного и денежного верстания»); верстальные — учет новобранцев («новиков») с их первым назначением на службу и определением их оклада; сыскные — списки «нетчиков», т. е. дезертиров и неявившихся на смотр или службу (находившихся «в нетях», т. е. «в отсутствии»); десятни были главным документом учета мобилизационных возможностей провинциального (городового) дворянства;
• — ведомости — различные списки с указанием окладов {окладные), размеров налогообложения, сборов и т. д.;
• — сказки — записанные сообщения служилых людей с информацией об их службе, семейном и материальном положении с запросом о тех или иных нуждах;
• — челобитные — обращения населения в вышестоящие инстанции с различными просьбами; были индивидуальными и коллективными;
• — поручные — записи с поручительством за других по тем или иным вопросам и в различной форме.

Комплексы текущей документации вместе с постановлениями о принятии решений составляли дела, посвященные решению конкретных вопросов (об отпуске денег, сборе денег, служебных назначениях, организации боевых действий, строительстве, состоянии делопроизводства и т. д.). Все эти вопросы перечислить нереально, но можно выделить некоторые типические группы дел, например:

• — местнические дела — дела о соперничестве служилых родов по поводу места их представителей в служилой иерархии;
• — розыскные дела — комплексы документов по исполнению поручений властей в розыске какой-либо информации, людей, материальных ресурсов и т. д.;
• — судебные дела — документы по судопроизводству (приказы были также судебной инстанцией).

В XVI—XVII вв. получают распространение близкие к указным грамотам по целям и характеру делопроизводственные документы распорядительного вида — наказы и памяти. Наказами, наказными памятями назывались инструкции, которыми регулировалась деятельность должностных лиц. В этих документах называлось должностное лицо, его должность, подробно расписывались полномочия и задачи, способы их решения (как правило, с вариантами этих решений). Наказные памяти, как правило, выдавались должностным лицам, чья служба была связана с отъездом, выездом на далекое расстояние, когда было невозможно срочно запросить инструкции у центра.

К делопроизводственным документам, связанным с указными и наказными грамотами, относятся доклады (докладные выписи). Докладом назывались многие документы по виду их подачи, когда условия предъявления документа предполагали его оформление (представление, передачу) в виде доклада вышестоящему лицу или инстанции. В виде доклада оформлялись обращения чиновников по инстанциям, частных лиц в вышестоящие инстанции, предложения чиновников по решению того или иного вопроса. По итогам работы над докладом и принимался указ, приговор, наказ и т. д. В ст. 98 Судебника 1550 г. устанавливался порядок принятия новых законов и значимых постановлений властей: с «государева докладу и всех бояр приговору». Доклад оказывался необходимым элементом принятия практически всех постановлений, наказов, приказов, указов государственных учреждений.

В качестве ответа на распоряжение свыше в XVI—XVII вв. давалась отпись, т. е. сообщение должностных лиц о свершившемся событии или о реализации наказов (инструкций). В пей указывались должностные лица, инстанция, в которую адресовалась отпись, излагалась суть дела, поставленная задача, по какому указу (наказу) она ставилась и результаты ее реализации.

Деловая документация XV—XVII вв. оформлялась в виде столбцов. Большие документы состояли из нескольких листов с дьячьими скрепами (подписями) на склейках. Документы хранились либо в коробах (в виде столбцов), либо переписывались в тетради и книги.

Книги были двух видов. Прежде всего, это конволюты — сборники делопроизводственных документов, отобранных и обработанных определенным образом. Они представляли чисто техническое соединение документов под одной обложкой в виде книги. Больший интерес представляют собой регистрационные книги, в которых отражалось текущее делопроизводство, фиксировался факт выдачи тех или иных документов или факт фиксирования тех или иных действий, актов, распоряжений и т. д. Существовало множество разновидностей таких книг, среди которых основными были следующие:

• — записные, отражавшие текущую деятельность того или иного учреждения, фиксировавшие выданные документы, сделанные распоряжения и т. д.;
• — приходные (приходно-расходные), фиксировавшие приход и расход денежных и материальных средств;
• — переписные, опасные, писцовые, описывавшие объекты (землю, города, крепости, население и т. д.) для получения представления об их состоянии; сведения таких книг использовались в основном для налогообложения (9.5);
• — дозорные — книги (описания земель и населенных пунктов), составленные для проверки («дозора») соответствия между размером налогообложения и платежеспособностью населения; обычно «дозоры» проводились после нападения врагов, разорения, пожаров и т. д.; массовые дозорные описания существовали после Смуты; по дозорным книгам городам и местностям предоставлялась налоговая льгота (9.5);
• — приправочные — рабочие материалы, списки и копии документов предыдущих описаний (писцовых, дозорных, оброчных и других книг), использовавшиеся для сверки сведений при новых описаниях (9.5);
• — оброчные — книги записей размеров налогообложения податного населения, преимущественно сельского;
• — доимочные — книги учета налоговых недоимок с населения, которые необходимо взыскать;
• — окладные — книги регистрации размеров жалованья служилых людей (оклада) или распределения налогов и т. п.;
• — раздаточные жалованья (кормовых денег) — книги выплат жалования служилым людям;
• — отказные — книги о пожаловании («отказе») земель служилым людям;
• — окладные церковные — книги учета выплат, взимающихся с церковных приходов на общие нужды церковной иерархии;
• — межевые — книги описания земель с указанием границ владений и угодий;
• — таможенные — книги учета таможенных пошлин;
• — крестоприводные — книги, поименно фиксировавшие лиц, приведенных к присяге (клятве) на кресте;
• — боярские книги — именные списки служилых людей высших категорий (бояр, окольничих, думных дворян, думных дьяков, стольников, стряпчих, московских дворян, приказных дьяков, со сведениями о службе, поместных и денежных окладах), составлявшиеся на текущий период;
• — боярские списки — именные списки думных и московских чинов, составлявшиеся либо ежегодно, либо в связи с особыми обстоятельствами (войной и т. д.), с указанием их окладов и иногда количества крестьянских дворов;
• — жилецкие списки — то же самое, что и боярские, применительно к жильцам — особой категории служилых людей, младших чинов, обычно набиравшихся из провинциального дворянства и мобилизованных «жить» на Москве для исполнения текущих поручений; для городовых дворян это был способ начать карьерный рост и со временем перейти в более высокую категорию служилых людей;
• — смотрельные книги и смотренные списки — текущая документация, именные списки смотров служилых людей;
• — разрядные — книги росписи служебных назначений на воеводские и командирские должности в войсках, составлявшиеся в Разрядном приказе с 1471 но 1682 г., когда царь Федор Алексеевич для отмены местничества приказал уничтожить разрядные книги, содержащие точные сведения о службах дворян; тем самым была ликвидирована возможность установить детали службы и заводить местнические споры; решение царя сильно ударило, но историкам, потому что официальные разряды были сожжены, а дошедшие до нас разрядные книги представляют собой вторичные копии и без источниковедческого анализа не могут использоваться; записи о служилых назначениях за многие годы впервые были объединены в книгу — Государев разряд — в 1556 г., следующие редакции Государева разряда относятся к 1584, 1598 и 1605 гг., т. е., как видно, составлялись при приходе к власти нового государя; в XVII в. разрядные книги меняются и, начиная с 1613 г., составляются ежегодно, а не «по царствиям», это так называемые «подлинники» разрядных книг, составлявшиеся при Михаиле Федоровиче; также составлялись «перечневые» разрядные книги за определенный период (1613−1629, 1629−1646, 1646−1650); содержание разрядных книг было значительно расширено, в них стали включаться исторические описания событий, материалы приемов посольств, сведения о придворной жизни («дворцовые разряды») и т. д.; до нас дошли не оригиналы «служебных» разрядных книг, а только копии и краткие, сокращенные редакции; многие списки разрядных книг на самом деле являются частными разрядными книгами (дворяне копировали официальный текст для доказательства своей службы и местнических нужд, но при этом дополняли и редактировали его в своих интересах, для возвышения своего рода), поэтому в списках разрядов мы нередко наблюдаем путаницу и противоречия; тем не менее это главный и ценный источник по истории русской армии, служилого сословия, организации дворянской службы, генеалогии дворянских родов, также содержащий немало исторических подробностей по конкретным сюжетам;
• — записные книги походов — разряды крупных военных мероприятий, содержащие, помимо росписи войска, историческое описание событий; оформлялись в виде отдельных книг; за XVI в. крупнейшими являются Книга Полоцкого похода 1563 г. и Книга государева похода в Ливонию в 1577 г.;
• — сторожевые сторожевой и станичной службы появились после 1571 г., когда на Юге страны (Поле) были созданы системы сторожевой и станичной (пограничной) службы; содержали росписи пунктов, где полагалось организовывать сторожи, и маршрутов, которыми отряды служилых людей должны были ездить при охране рубежа;
• — строельные — книги, содержащие сведения о постройке новых городов или починке укреплений старых; в них включались данные о произведенных работах, задействованных людях, рабочей силе, потраченных средствах и т. д.;
• — мерные книги расстояний (с росписью засек и поселков) — росписи путей и дорог с указанием контрольных пунктов.

Делопроизводственные документы представляют собой ценнейший и основной источник по социально-экономической и политической истории России XV—XVII вв. Они необходимы также для изучения истории государства и нрава, истории государственного аппарата, истории ментальностей, быта и нравов, военной истории, истории архитектуры и т. д. От нарратива эти документы выгодно отличает непредвзятость: они не были адресованы читателям и поздним историкам, а были предназначены для действительного решения конкретных вопросов. В связи с этим сообщаемым в них сведениям, если это не подделка и не сознательное искажение действительности из-за служебной недобросовестности, можно доверять. Степень достоверности данных источников высока, как и возможность верификации (проверки) имеющихся данных.