Документальные источники. 
Документационное обеспечение управления. 
Документооборот и делопроизводство

Понятие «документ»

Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты — материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме.

Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм — все это суть документов (рис. 2.1). Их объединяет цель — сохранить информацию разной формы, содержани я и предназначения в структуре материального носителя и представить людям возможность се использования по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.

Рис. 2.1. Классификация документов.

Теоретическое исследование любого социального явления, в том числе и документа, можно проводить в различных аспектах. Прежде всего, следует выявить его смысловое наполнение, рассмотреть его как реальность, установить его объем. Подобный подход в науке называется онтологическим.

Образование понятия вместе с выделением объекта и предмета является исходным положением всякого исследования. Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике. Известно, что среди исследователей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Значение этого слова дается в Толковом словаре русского языка: «Документ — 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий"^[1].

В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т. е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

В известном Толковом словаре В. И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство»^[2]. Ф. Ф. Павленков в своем Энциклопедическом словаре рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу. Согласно его определению, документы — это:

• — «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (прав имущественных, прав состояния, прав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства);
• — вообще всякое письменное доказательство»^[3].

К 1920;м гг. это содержание распространилось на все важные свидетельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийно-правительственный документ и т. д.). В третьем издании Советского энциклопедического словаря закреплено более широкое толкование документа: «Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве»^[4].

Приведенные выше определения понятия «документ», по сути, сводят объем понятия к его материальному носителю (бумага) и способу документирования (письменный источник). Вторая половина XX в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения стали устаревшими, архаичными. Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распространения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ». В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. Под эго определение попадает необъятное число объектов, в том числе и природных.

Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики. Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологический словарь Библиотечное дело широкое определение документа конкретизирует таким образом: «В библиотечно-библиографической практике под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации»^[5].

Нередко термин «литература» используется как синоним документа. Это неправильно. Литература представляет собой совокупность произведений письменности, име-ющих общественное значение. Таким образом, объем этого термина более узок по сравнению с документом, поскольку в него не входят источники информации, зафиксированные иным, неписьменным способом.

После опубликования произведений мы имеем дело с изданиями. Издание — это произведение печати, полиграфически самостоятельно оформленное, прошедшее редакционно-издательскую обработку, установленные выходные сведения и предназначенное для передачи содержащейся в нем информации. Эго гоже документ, но не все документы являются изданиями, гак как не отвечают установленным требованиям.

Используется и термин «публикация», представляющий документ, доступный для массового использования. Публикация, как и издание, имеет более узкий объем понятия. Таким образом, термины «документ», «литература», «публикация», «издание» имеют разные смысловые нюансы и поэтому между ними нельзя ставить знак равенства.

Все функции документа принято делить на общие и специальные (рис. 2.2). Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.

Рис. 2.2. Функции документов.

К общим функциям следует отнести:

• — социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;
• — информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;
• — коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;
• — культурную — документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

• — правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;
• — обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению и участвует в процессе формирования личности, ее социализации;
• — познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;
• — управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;
• — мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;
• — учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;
• — эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы гем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;
• — релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством» и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат (рис. 2.3). Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего соответствия, что видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документ как зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения, а также источником для обобщений и анализа и материалом для информационно-справочной работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда.

Рис. 2.3. Общие черты одного вида документов.

ДОУ охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях, но установленным правилам. Документирование может осуществляться как на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (компьютерные диски, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Определение состава управленческих документов.

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

• — издавать документы только в пределах своей компетенции;
• — соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства;
• — соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГОСТ Р 7.0.97—2016 и ОКУД.‘.

УСД — комплекс документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГОСТ Р 7.0.97—2016, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. При этом следует иметь в виду, что требования ГОСТ Р 7.0.97—2016 носят рекомендательный характер. Это означает, что отступление от правил данного ГОСТ при оформлении документов не влечет их недействительности или применения к организации каких-либо санкций. Вместе с тем соблюдение ГОСТ позволит выдержать структуру документов в едином стиле, что облегчает их визуальное восприятие. Кроме того, заранее заданная структура документа не позволяет пропустить при его составлении что-то важное и дает возможность довести процесс составления документов почти до автоматизма (не надо каждый раз заново думать, что и как написать).

При документировании управленческих действий используются различные виды документов. Каждый документ в зависимости от своего назначения содержит конкретную информацию и поэтому может выполнять только определенные функции.

Управленческие документы можно подразделить на две группы:

• — организационно-распорядительные;
• — информационно-справочные.

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, оформляются в виде «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом этой же или вышестоящей организации. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию.

(текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в ОКУД.

На каждом управленческом документе (кроме письма) указывается его вид (наименование) (рис. 2.5). В зависимости от вида документа применяются соответствующие реквизиты, складывается структура текста, его правовая значимость, порядок введения в действие. Секретарь должен иметь четкое представление о том, каким видом документа оформляется то или иное действие или вопрос.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов оптимально выполнять социально необходимые функции.

Рис. 25. Название вида документа.

• [1] Ожегов С. И., Шведова II. 10. Толковый словарь русского языка: 80 000 слов и фразеологических выражений. М., 1995. С. 168.
• [2] Даль В. И. Толковый словарь русского языка. Современное написание. М., 2007. С. 62.
• [3] Павленков Ф. Ф. Энциклопедический словарь. СПб., 1910. С. 45.
• [4] Советский энциклопедический словарь / под ред. А. М. Прохорова. М, 1985. С. 403.
• [5] Библиотечное дело: терминологический словарь. М., 1986. С. 24.