Примеры писем извещений

Письмо-извещение, адресованное конкретной группе адресатов (главным бухгалтерам)

Извещение о годовом собрании акционеров

Письмо-уведомление — письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.

Уведомления могут публиковаться в средствах массовой информации для оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Чаще всего в письмах-уведомлениях используется ключевая фраза " Уведомляем Вас о…", " Уведомляем, что…" и т. п.

Для составления уведомлений возможно использование унифицированных текстов писем.

Примеры писем-уведомлений

Письмо-уведомление акционерам о размещении акций

и документа об оплате. Такое заявление должно быть направлено обществу не позднее дня, предшествующего дате начала размещения дополнительных голосующих акций.

Письмо-уведомление с унифицированным текстом

Письмо-предложение обычно содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг и т. п. В коммерческой деятельности предложение (оферта) — письмо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если письмо-предложение направляется корреспонденту впервые, то в нем может содержаться информация об организации-авторе.

В письме-предложении (а оно может быть направлено как одному адресату, так и нескольким) может содержаться:

• — детальная информация о предлагаемых конкретных товарах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;
• — общая информация, фактически приглашающая к началу переговоров о дальнейшем сотрудничестве.

Для письма-предложения характерно использование одной из следующих ключевых фраз:

Письмо-предложение может быть как инициативным, так и ответом на запрос заинтересованного покупателя или потребителя.

Коммерческие предложения (оферты) бывают двух видов: твердые и свободные.

Свободное предложение товаров и услуг направляется многим потенциальным покупателям и не содержит обязательства автора по продаже товаров и оказанию услуг.

Твердое предложение направляется конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки товаров или оказания услуг по количественным, качественным и ценовым характеристикам, льготам, скидкам и т. п. Твердое предложение связывает продавца обязательством продать товар или оказать услугу тому, кому они предложены, поэтому его необходимым компонентом является указание срока действия предложения, например: " Предложение действительно до…" . Неполучение положительного ответа в указанный срок равносильно отказу принять предложение.

Ключевой фразой, используемой в твердом предложении, может быть:

В случае согласия покупателя товара или потребителя услуг со всеми условиями предложения он сообщает продавцу о своем безусловном согласии с предложением (т.е. о принятии предложения без оговорок), что означает совершение сделки. При этом предварительно возможно достижение согласия по поводу необходимости оформления сделки договором (заключать его или нет). Договор можно не заключать, если объем сделки невелик, или она имеет разовый характер.

Примеры писем-предложений

Письмо-предложение о сотрудничестве с ключевой фразой «Предлагаем Вам…»

Публичная оферта о возмездном оказании услуг

Твердая оферта с использованием ключевой фразы «Предлагаем твердо…» .

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

• — письма с предложением товаров или услуг;
• — письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил.

• 1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.
• 2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.
• 3. Точность. В рекламном письме нс следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
• 4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, по ненавязчивым.
• 5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т. п.).
• 6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме.

• 1. Обращение к адресату (например, " Уважаемые господа!" или «Уважаемые коллеги!»).
• 2. Краткая характеристика компании.
• 3. Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.
• 4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.
• 5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. п.).
• 6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.
• 7. Выражение надежды на сотрудничество.
• 8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме.

• 1. Обращение к адресату.
• 2. Краткая характеристика компании.
• 3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
• 4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.
• 5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.
• 6. Выражение надежды на сотрудничество.
• 7. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителем или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем

Рекламное письмо об открытии фотостудии

Рекламное письмо о товарах

Рекламное письмо о компании