Основные понятия документирования управленческой деятельности

Документ и его характеристики

Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности^[1].

При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающей возможность реализации управленческой деятельности.

Документы необходимы:

• — для осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
• — формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
• — обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
• — обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
• — соблюдения требований нормативных правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
• — обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
• — защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
• — обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
• — документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
• — формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено^[2], что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо в следующих целях.

• 1. Для обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки их будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
  • — сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
  • — сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности.
• 2. Для соответствия требованиям нормативных правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом особенностей деятельности организации.
• 3. Для соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
  • — идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
  • — идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
  • — соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативных правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Документ является аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ» .

Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который, как следствие, безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание (контент) — это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.

Структура — это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т. д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст (внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также включают в себя и данные, связанные с управлением документами.

Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа. Метаданные включают также данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационноконтрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления, об управленческой деятельности и ее процессах, о процессах документационного обеспечения управления.

• [1] ГОСТ Р ИСО 15 489.1−2007 «СП ВИД. Управление документами. Общие требования» .
• [2] Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» .