Методы рационализации документооборота

Документооборот организации отражает систему управления организацией, ее структуру, внешнее и внутреннее взаимодействие и представляет собой документационные и информационные потоки. Поэтому для рационализации документооборота применяются те же методы моделирования и организационного проектирования, которые эффективно используются для организации и совершенствования систем управления, для выбора и построения оптимальных организационных структур.

В процессе рациональной организации документооборота применяются организационные методы графического и матричного организационного моделирования, разрабатываются классификаторы и перечни документов, таблицы (матрицы) распределения зон ответственности, блок-схемы, оперограммы, документограммы, маршрутно-технологические карты, сетевые и интегрированные модели документооборота организации и т. п.

Блок-схемой называют графическую модель, которая описывает процессы либо алгоритмы выполнения операций и работ.

Блок-схемы, обязательные в административных регламентах реализации функций и оказания услуг государственными и муниципальными органами, разрабатываются как функционально-ориентированные графические модели движения документов в процессе взаимодействия подразделений, фиксируя «вход-выход» из процесса или процедуры с учетом ее документирования и формы представления документов (бумажной или электронной), способов передачи, трансляции во внешнюю среду и направления гражданину.

Составлять блок-схемы в электронном виде можно с помощью онлайнприложения MS Visio. Пример построения блок-схемы представлен па рис. 3.1.

Оперограмма — схема, отражающая процесс обработки входящих или исходящих документов; обычно представляется в форме таблицы, строки которой предназначены для фиксирования операций учета, регистрации, согласования и т. п., а графы — для указания исполнителей этих операций.

Рис. 3.1. Блок-схема регистрации входящих документов в СЭД.

По форме представления оиерограммы делятся на координатные и символические.

Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем (боковике) которой располагаются наименования структурных подразделений, а в сказуемом (нрографке) — операции, которые выполняются в них.

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов.

В оперограмме возможно отразить роль конкретного исполнителя в операции — ответственный исполнитель, исполнитель, соисполнитель. Это делается с помощью условных обозначений. Для построения оперограммы, необходимы сведения, данные, полученные в результате логического исследования процесса и комплекса документов, описывающих его (рис. 3.2).

Основой технологической цепочки служит зональная сетка. Центральное положение на ней занимает цепь операций, которая отражает последовательность осуществления данной работы. Фиксируются все исполнители операций, их должности и место работы (структурные подразделения). Операция изображается кружком; выделение его (цветом или штриховкой) может быть использовано для обозначения условий выполнения операции, например, без применения или с применением технических средств.

Связь между операциями указывается сплошной стрелкой; штриховая стрелка, направленная острием к одной из предыдущих операций, указывает на необходимость повторного выполнения части операций при невыполнении некоторого условия (обычно при обнаружении ошибки в данных)^[1].

Еще одним методом обследования документооборота является документограмма.

Документограмма — графический документ, устанавливающий процедуру подготовки исходных данных, составления документа, согласования, утверждения и рассылки (отправки) каждого экземпляра документа; служит организационным средством определения функционально и технологически обособленных коммуникаций между рабочим местом составителя документа и другими подразделениями. Документограмма — это фактически схема движения документа с момента его поступления в организацию до сдачи в архив. Она помогает выявить последовательность этапов работы, логическую связь делопроизводственных операций, избежать дублирования информации. На рис. 3.3 представлена документограмма движения поступающего в организацию документа.

1998 г.

Рис. 3.2. Оперограмма движения и обработки поступающего документа

В связи с тем что распределение обязанностей между сотрудниками организации является организационной основой документооборота, в процессе рационализации работы с документами проводится анализ основных функций и их распределения между исполнителями.

Функциограмма определяет состав функций и их распределение между исполнителями.

Для построения функциограммы необходимо изучение схемы организационной структуры и обследование фактических функций, выполняемых сотрудниками организации.

Рис. 3.3. Документограмма движения поступающих документов.

в организации В центральной части функциограммы оформляется перечень сотрудников-исполнителей, слева от них приводится список функций/операций, которые они выполняют, справа — список функций/операций с перераспределением операций. С помощью соединительных линий отображается существующее и предполагаемое распределение функций между исполнителями (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Фрагмент функциограммы распределения обязанностей.

в канцелярии Предложения по оптимизации проявляются при простом логическом анализе функциограммы. Становятся очевидными такие недостатки в организации документооборота, как дублирование операций, неэффективное распределение должностных обязанностей, неравномерная загрузка исполнителей и необоснованные передачи документов.

Графики документооборота, применяемые бухгалтерскими службами, представляют собой матрицу маршрутов и сроков движения документов в процессе ведения бухгалтерской и налоговой отчетности (табл. 3.4). В организации и рационализации делопроизводства графики документооборота не применяются, так как все операции с документами, сроки их создания, обработки и исполнения, экземплярность и маршрут рассылки должны быть зафиксированы в табеле применяемых форм документов или табеле унифицированных форм документов организации.

Таблица 3.4

Фрагмент графика документооборота в бухгалтерии.

Методы организационного проектирования применяются при решении современной актуальной задачи разработки классификаторов и справочников, необходимых для проектирования и внедрения информационных систем для электронного документооборота.

Одним из методов рационализации документооборота является полноценное внедрение в технологию обработки документов предварительного их рассмотрения службой делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов как одна из делопроизводственных операций, выполняемых с поступающими в организацию документами, впервые рассматривалось в Единой государственной системе делопроизводства (1974 г.), которая закрепляла рациональные и апробированные практикой способы и методы работы с документами. С целью реализации основных принципов организации документооборота — оптимальности, единообразия обработки документов в пределах документопотока, а главное, для обеспечения принципа прямоточности движения документов, — в обработке документопотока поступающих (входящих) документов была выделена особая «точка маршрутизации» документооборота.

В службе делопроизводства (при централизованной системе организации делопроизводства) или в ее структурных подразделениях (при частичной централизации) предусматривалось предварительное рассмотрение документов с целью направления (передачи) документов на рассмотрение руководителям организации, руководителям структурных подразделений или на исполнение непосредственно в структурные подразделения, т. е. формирования документопотоков внутри организации.

Внимание!

Делопроизводственная операция предварительного рассмотрения документов, которая закрепляет основы маршрутизации документопотоков, организуется на основе базового классификатора вопросов и участков деятельности (направлений деятельности и функций) организации.

Предварительное рассмотрение поступающих документов с целью рационализации движения документов предусматривалось и требованиями ГСДОУ и закреплялось также в утративших силу Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1992 г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.).

Действующие Правила делопроизводства в разделе, устанавливающем требования к организации документооборота, подтвердили преемственность этого важнейшего метода рационализации и организации документооборота, при котором все поступающие документы должны пройти предварительное рассмотрение в службе делопроизводства.

Главные цели предварительного рассмотрения документов как одной из операций, составляющих технологию делопроизводства, остаются неизменными. Это — оптимизация документооборота, его ускорение, повышение исполнительской дисциплины и сроков исполнения документов, идентификация документов в пределах документопотока на основе системы классификаторов и справочников, обеспечение маршрутизации документов на основе типовых или индивидуально настраиваемых схем движения, которые могли бы поддерживаться информационными системами электронного документооборота.

Целью предварительного рассмотрения документов в каждом конкретном случае является установление должностного лица, структурного подразделения или ответственного исполнителя, которым следует направить на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти цель этой делопроизводственной операции сформулирована как «выявление тех документов, которые требуют обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти». Таким образом, в федеральных органах исполнительной власти результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю такого органа, его заместителям и иным должностным лицам в соответствии с установленным в федеральном органе распределением обязанностей для вынесения указания по исполнению документа, т. е. резолюции.

Лучшие практики организаций показывают, что предварительное рассмотрение документов должно осуществляться и быть организовано исходя из следующих факторов:

• — содержание и значимость документа (документов конкретного потока, идентифицируемого в пределах общего документопотока поступающих документов) для деятельности организации, а не название вида и адресование;
• — задачи/функции (компетенция) и зоны ответственности должностного лица и структурного подразделения;
• — распределение обязанностей внутри организации (наличие системы делегирования полномочий);
• — принцип управления (порядок принятия решений — на основе единоначалия или коллегиальный);
• — объем и характер внешних связей организации.

Предварительное рассмотрение документов должно быть осуществлено в день их поступления в организацию (преимущественно в день поступления осуществляется и регистрация поступивших документов).

Руководству организации должны быть направлены на рассмотрение:

• — документы, поступившие из вышестоящих организаций;
• — документы по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководства;
• — документы, в которых содержатся факты серьезных нарушений в работе организации и ее сотрудников.

Для обработки обращений граждан лучше организовать специальное подразделение. При рациональном движении документов обращения граждан направляются в специальное подразделение (службу или отдел) или специально назначенным ответственным лицам, которые самостоятельно проводят предварительное рассмотрение обращений граждан в пределах данного документопотока и их регистрацию.

Также без рассмотрения руководством организации могут быть направлены на регистрацию и исполнение в структурные подразделения документы, непосредственно адресованные в данные подразделения или сотрудникам этих подразделений. Это правило рационализации документооборота требует в современных условиях конкретизации и регламентации на общих основаниях на базе классификатора вопросов и участков деятельности организации.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется на основании классификатора вопросов и участков деятельности, который закрепляет организационные основы маршрутизации документов, поступающих в организацию, и их идентификацию в пределах документопотока. Классификатор должна разрабатывать служба делопроизводства в плановом порядке, т. е. в план работы подразделения включаются и разработка данного классификатора, и его постоянная актуализация. Эта работа выполняется на основе изучения устава или положения об организации, должностных положений руководителей и приказа или иных документов о распределении зон ответственности между ними, положений о структурных подразделениях, должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также номенклатуры дел, административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющие внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации.

Алгоритм разработки классификатора вопросов и участков деятельности следующий:

• — выявление цели/целей деятельности организации;
• — разработка направлений деятельности по каждой цели;
• — выявление и систематизация функций по степени значимости, по каждому направлению деятельности и по каждой функции — формулирование вопросов деятельности (с учетом тематики, отражающейся в заголовках поступающих документов);
• — выявление и закрепление за каждым вопросом деятельности видов и разновидностей поступающих документов с указанием отправителя/ адресанта документа;
• — закрепление фамилии должностного лица, названия структурного подразделения-исполнителя или фамилии уполномоченного сотрудникаисполнителя в подразделении.

Фрагмент классификатора, на основании которого предварительно рассматриваются и потом направляются не только руководству, но и непосредственно исполнителям письма, полученные из инспекций Федеральной налоговой службы, представлен ниже.

Пример^[2][3]

Специалисты рекомендуют указывать не только должность и фамилию конкретного исполнителя, но и его «дублера», т. е. лица, замещающего ответственного исполнителя в случае его временного отсутствия, что особенно важно в системах электронного документооборота при реализации типовых маршрутов и схем движения документов.

Классификатор вопросов и участков деятельности для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей, например для бюджетирования, расчета стоимости и себестоимости продукции и т. п.

В качестве примера представлен фрагмент классификатора, в котором отражается процессный подход и которым пользуется планово-финансовое управление организации. Служба делопроизводства, взяв за основу классификацию бизнес-процессов, может его доработать и конкретизировать до уровня видов/разновидносгей документов, поступающих в организацию, но данным вопросам, и конкретных структурных подразделенийисполнителей.

Пример

• 2. Вспомогательные бизнес-процессы
• 2.4. Управление финансами.
• 2.4.1. Финансовое планирование.
• 2.4.2. Финансовый учет и отчетность.
• 2.4.3. Финансовый контроль и аудит.
• 2.4.4. Финансово-экономический анализ.
• 2.4.5. Управление активами и пассивами.
• 2.5. Юридическая поддержка.
• 2.5.1. Поддержка основных бизнес-процессов.
• 2.5.2. Поддержка вспомогательных бизнес-процессов.
• 2.6. Обеспечение безопасности.
• 2.6.1. Экономическая безопасность.
• 2.6.2. Внутренняя безопасность.

Проект классификатора должен быть направлен на согласование практически во все структурные подразделения организации для обеспечения дополнительной проверки закрепленных за подразделениями зон ответственности и зон/участков деятельности, в которых подразделения осуществляют взаимодействие.

В настоящее время основным методом совершенствования документооборота является его организация с применением информационных систем, систем электронного документооборота, или систем управления документами (СЭД или СУД).

Правилами делопроизводства закрепляется определение термина «система электронного документооборота» (СЭД). Это автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов. Установлено также, что при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Система электронного документооборота в современных условиях должна рассматриваться не только исходя из базового определения понятия документооборот как «транспорт» для движения документов, а прежде всего — как информационная система, обеспечивающая внедрение концепции управления документами.

Полнофункциональные и «зрелые» СЭД должны обеспечивать сквозной процесс создания, использования, хранения и уничтожения документов в информационной системе, т. е. представлять собой системы управления документами (СУД), что закрепляется в Правилах делопроизводства (в разд. VI), в стандартах ИСО и ГОСТ Р ИСО, отражающих лучшие международные практики. В этой концепции «включение» в СУД (действие, называемое capture) документов или информации о документах, которые были созданы вне данной системы, и которое обычно осуществляется с помощью карточной «входной» формы, считается обоснованным только по отношению к документам, созданным не в данной организации-авторе, т. е. являются «входящими», с которыми работает служба делопроизводства.

Для регламентации и рационализации документирования необходимо, чтобы на базе карточной «входной» формы СЭД/СУД разрабатывались электронные шаблоны для создания электронных документов в статусе оригиналов. СУД рассматриваются как инфраструктурные информационные системы, которые обеспечивают общие функции управления организацией (включая деятельность топ-менеджмента). И если документы по профильным направлениям деятельности создаются в других специализированных, учетных, конструкторских, проектных, расчетных и тому пободных системах, то за счет сетевого взаимодействия консолидированная аналитическая информация, необходимая для принятия управленческих решений, в форме отчетов и других представлений должна быть доступна руководителям всех уровней через СЭД/СУД. Именно такой подход предусматривают стандарты нового семейства стандартов ИСО 30 300 и концепция построения единого информационного пространства организации.

Экспертное сообщество управляющих документами сосредоточилось в последние годы на разработке требований к построению систем управления документами (management systems for records', семейство ИСО 30 300), так как признало, что внедрение информационных технологий в процессы производства доказало свою эффективность и обозначило новый этап развития всех отраслей промышленности, называемый постиндустриальным и информационным. Но вот технологии и стандарты работы с документами, необходимыми для управления организацией, принятия решений топменеджментом, развиваются медленно и отражают в основном специфику деятельности конкретных организаций, т. е. складываются исторически («так принято»).

Заметим также, что они отражают и ту или иную функциональность СЭД как готового «коробочного» продукта, которую заказчики покупают у компаний-разработчиков, причем в них не всегда учитывается нормативный и технологичный подход к делопроизводству. Управленческая информация, интерфейсы, системное сетевое взаимодействие становятся ключевыми факторами, влияющими и на показатели качества управления, и на производство, и на персонал. В связи с этим «ключевой точкой роста» функциональности СЭД/СУД является технологичное решение проблемы создания документов в информационной системе в статусе электронных оригиналов, проектов или копий. Создание, обработка и использование документов осуществляются в процессе деятельности всех категорий сотрудников организации:

• — руководителей (топ-менеджмента);
• — руководителей подразделений;
• — специалистов отрасли и вспомогательных категорий работников;
• — ответственных за работу с документами в подразделениях;
• — управляющих документами (служба делопроизводства);
• — IT-специалистов.

Правила делопроизводства закладывают основные функциональные требования к СЭД/СУД. Системы должны быть:

• — средством/инструментом документирования, создания электронных документов в статусе оригиналов и при необходимости — электронных копий документов;
• — «транспортом», обеспечивающим маршрутизацию документопотоков и коллективную работу с документами, формирование единого информационного пространства для управления и реализации всех направлений деятельности;
• — «хранилищем» документов, электронных копий, обеспечивающим не только оперативное хранение документов и учетно-справочного аппарата к ним, более длительное хранение электронных документов (до 10 лет включительно), но и получение необходимой аналитической информации и учетных документов в статусе отчетов из системы.

Функциональные требования к СЭД/СУД нормативно регулируются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области информационных технологий — Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России). В основу их формирования должны быть положены основы технологии делопроизводства и его нормативного регулирования, а также отечественная программная платформа, на которую должны перейти государственные органы, органы местного самоуправления и все организации, что предусмотрено Стратегией развития информационного общества в Российской федерации на 2017—2030 годы¹.

Действующие в настоящее время Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения^[4][5], не могут в полной мере поддерживать нормы и правила выполнения делопроизводственных операций, установленные Правилами делопроизводства. Требования к СЭД/СУД как «инструменту» и методу реализации делопроизводства и документооборота не могут формулироваться в отрыве от предметной области, от нормативно регулируемой технологии делопроизводства, и в этом направлении будут развиваться методы рационализации документооборота и переход на реальный электронный документооборот.

Для повышения скорости ввода информации в автоматизированные системы информация должна быть заранее подготовлена и представлена в удобной для автоматизированной обработки форме.

Эффективность СЭД/СУД в настоящее время оценивается по показателю сокращения времени не на движение, а на создание документов, на документирование. Основным ресурсом любой организации являются сотрудники, персонал и их рабочее время.

Экономия рабочего времени на документирование за счет применения утвержденных типовых (унифицированных) форм и электронных шаблонов для составления проектов документов является одним из основных средств повышения эффективности управленческого труда.

Составление и оформление документа по типовой унифицированной форме (шаблону) требует в 3−5 раз меньше времени, чем составление конкретного индивидуального документа. Поэтому служба делопроизводства и IT-специалисты должны взаимодействовать прежде всего в области разработки унифицированных типовых форм документов, на базе которых в СЭД настраиваются соответствующие типовые формы документов, т. е. электронные шаблоны, на основе карточной «входной» формы в информационную систему.

Унификация и стандартизация документной информации позволят перейти к унификации структур и технических средств автоматизированных систем управления. Стабильность требований к структуре документов даст возможность избавиться от частых перестроек программ их обработки, а также будет служить средством борьбы с «творческим подходом» к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.

• [1] См.: ГОСТ Р 51 167−98. Качество служебной информации. Графические модели технологических процессов обработки данных, утвержденный Госстандартом России 12 мая
• [2] • Информационные письма о порядке предоставления отчетности — главный бух-галтер/зам. главного бухгалтера; • письма, акты о сверке расчетов, о допущенных расхождениях в отчетности —начальник отдела налоговой отчетности/зам. главного бухгалтера; • уведомления о постановке на учет/снятии с учета территориально обособленного подразделения — начальник отдела налоговой отчетности/зам. главного бухгалтера; • справки для целей применения соглашений об избежании двойного налогообложения — главный специалист Ф. И. О./начальник отдела налоговой отчетности;
• [3] запрос о предоставлении справки об остатках денежных средств на счетах —ведущий специалист Ф. И. О./начальник отдела налоговой отчетности; • инкассовые поручения — главный бухгалтер/зам. главного бухгалтера.
• [4] Утверждена Указом Президента РФ от 09.05.2017 № 203.
• [5] Утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221.