Документирование это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т. д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звукои видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кинои фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина документоведение.
Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Определение понятия «документирование».
В соответствии с ГОСТом Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документирование это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ», определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а потом уже и в ГОСТе Р 51 141−98.
Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Способы и средства документирования.
Средства документирования орудие используемые человеком для создания документов:
простые средства (ручки, карандаши)
механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования:
кино фото фоно документирование,
электронное и
текстовое документирование.
Определение понятий «документ» и «информация».
Документ зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Документы — носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих перерабоанную вторичную информацию.
В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы обычно называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией*.
Роль и функции документа в управленческой деятельности.
Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:
информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию причина появления документов)
социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
культурная (документ средство закрепления и передачи культурных традиций).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:
управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления)
правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обестве)
функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).
Формуляр документа.
Формуляр совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.
Наличие формуляра установленного в гос. стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.
Юридическая сила документа (определение понятия, содержание и форма документа, обязанности органа управления или должностного лица, выпускающего документ).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по стпени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу.
