Компьютерные базы данных
При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) — автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) — корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. После неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы в составе УСОРД в начале 1980;х гг., было признанно нецелесообразным… Читать ещё >
Компьютерные базы данных (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода (рис. 11.2). Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.
После неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы в составе УСОРД в начале 1980;х гг., было признанно нецелесообразным добиваться введения единого, жестко регламентированного входного формата документной поисковой системы.
Проектирование входного формата компьютерной документной базы данных должно вестись в соответствии с применяемым в данной вычислительной системе программным обеспечением, выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, с учетом необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов.
Рис. 11.2. Образец экранного формата для компьютерной регистрации корреспонденции.
В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц.
Реквизиты. | Пояснения по заполнению. |
Автор (корреспондент). | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) — автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) — корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
Название вида документа. | Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться. |
Дата документа. | Дата, присвоенная документу орган изацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю. |
Индекс документа. | Индекс, присвоенный документу орган изацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
Дата поступления. | Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа). |
Индекс поступления. | Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам. |
Заголовок документа. (краткое содержание). | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа. |
Резолюция. | Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении — формируется составителем РКК. |
Срок исполнения. | Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа. |
Отметка об исполнении. | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
Отметка о направлении документа в дело. | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
Цели и уровни контроля исполнения
Цели контроля исполнения
Действенный контроль исполнения документов должен, прежде всего, содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
- — постановку документов на контроль;
- — проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- — предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- — учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Уровни контроля за документацией
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
- — контроль своевременности исполнения поручений и документов;
- — контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- — контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- — контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- — контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
- — контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т. д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.
Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.