Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию УСД, т. е. совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

При создании УСД используется метод унификацииустановление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

• — унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• — унифицированная система банковской документации;
• — унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• — унифицированная система отчетно-статистической документации;
• — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• — унифицированная система документации по труду;
• — унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
• — унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКБ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД); и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКНО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (OKIIIIB); и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКГТДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Он предназначен:

• — для регистрации форм документов;
• — упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм;
• — исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• — контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ — разработчиками УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Пример наименований и кодовых обозначений унифицированных форм документов

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

8 ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится посредством классификации. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X, где первые две цифры — класс форм, следующие две цифры — подкласс форм, следующие три цифры — регистрационный номер, а последняя цифра — контрольное число.

Например, код расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд 9 010 046 читается таким образом:

• 09 — УСД Пенсионного фонда;
• 01 — документация по учету и распределению средств; 004 — расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;
• 6 — контрольные числа (КЧ).

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

• • 1-й и 2-й знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;
• • 3-й и 4-й знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• • 5-й, 6-й и 7-й знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
• • 8-й знак — контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, КЧ и наименования формы содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.