Презентация с использованием слайдов

Любая презентация является публичным выступлением, что обусловливает целый ряд требований к ее проведению. Вопросы публичного выступления подробно рассматривались в главе 5. В данном параграфе уделим внимание проведению презентации с использованием слайдов.

Наличие слайдов делает выступление более зрелищным, но несколько изменяет его характер. Использование слайдов в ходе презентации требует определенного навыка.

Выше говорилось о том, что аудитория одновременно слушает докладчика и смотрит на экран, т. е. ее внимание постоянно переключается. Но внимание рассеивается не только у аудитории, но и у самого выступающего. Дело в том, что он должен не только связно и убедительно говорить о предмете своего выступления, но и помнить о том, что нужно вовремя переключать слайды и в определенные моменты обращать особое внимание аудитории на их содержание. Приобретение необходимого навыка достигается тщательной подготовкой и репетициями.

Для успешного выступления нужно.

• 1. Четко представлять себе цель, т. е. понимать: каких действий или выводов необходимо добиться от слушателей в итоге.
• 2. Знать состав аудитории, т. е. понимать, насколько хорошо слушатели знакомы с материалом, заинтересованы в решении проблемы, представлять себе кто обладает правом принимать решения.
• 3. Знать свой материал, т. е. свободно ориентироваться в теме, даже в вопросах, выходящих за рамки выступления. Это позволит приводить дополнительные факты, аргументы, доводы, свободно вести дискуссию и не бояться отклоняться от заготовленного текста выступления. При хорошей подготовке выступающий легко возвращается к основной линии своего доклада.
• 4. Быть уверенным в успехе, что достигается психологическим настроем и выполнением трех вышеназванных условий (представлять цель, знать аудиторию и свой материал).

Совет специалиста

Когда вы выступаете в качестве презентатора, ваш успех зависит от вашего настроя. С той самой минуты, когда вы входите в комнату, и до момента, когда вы вернулись домой и закрыли за собой двери, вы должны поддерживать положительный внутренний настрой. Люди хотят, чтобы вы выступили перед ними с презентацией, которая завладеет их вниманием. Если вы настроены негативно или саркастически, вы ни за что не получите положительных и весомых результатов. До начата презентации начинайте внушать себе: «Я счастлив, я здоров, и сегодняшняя моя презентация будет самой лучшей!»^[1]

Следует помнить тот факт, что в течение первых минут аудитория успевает определить — продолжать дальше слушать или нет. Поэтому в первые 1−2 минуты основная задача — «продать» аудитории необходимость слушать выступление дальше. За очень короткое время выступающий должен доказать, что-то, о чем он будет рассказывать в ближайшие 15 минут (или два часа), имеет непосредственное отношение к присутствующим, действительно нужно и полезно им, может принести выгоду или оградить от неприятностей. Кроме того, известно, что на рубеже 5−7 минут принципиальное решение по презентации, как правило, уже принято, поэтому выступающему нужно быть готовым за это время выложить па стол все содержательные «козыри» презентации.

При устном выступлении, сопровождаемом показом слайдов, важно расположение в аудитории слушателей и выступающего. Необходимо позаботиться о том, чтобы всем участвующим в совещании был хорошо виден экран. В специально оборудованных аудиториях такой проблемы не возникает, но иногда презентации проводятся в неприспособленных для этого помещениях, и тогда стоит обратить на этот вопрос особое внимание.

Выступающему рекомендуется стоять слева от экрана или непосредственно у проектора. Положение рядом с экраном является предпочтительным, так как значительная удаленность докладчика от изображения, к которому он обращается, рассеивает внимание аудитории. Обычно зрители стремятся держать в поле зрения оба эти объекта. Тем более, что периодически выступающий жестами указывает на изображения, обращая па них внимание слушателей. При изложении информации на слайдах следует пользоваться ручкой, указкой, просто рукой.

Докладчику во время выступления важно видеть экран, и в то же время нс терять зрительного контакта с аудиторией. Для того чтобы не говорить в сторону экрана выступающий располагается вполоборота к аудитории. Во время выступления докладчик должен двигаться. Трудно представить себе уверенно говорящего человека, «приросшего» к одному месту. Движение является естественным для него, поэтому он может периодически приближаться к слушателям, доверительно обращаясь к ним, или отходить к экрану, своим движением, жестами и позой подчеркивая важность представленной на экране информации.

Во время выступления докладчик последовательно переходит от одного слайда к другому. Момент смены слайдов, при отсутствии опыта, представляет некоторую трудность. Следует помнить, что прежде чем на экране появится новый слайд, выступающий должен начать о нем говорить, т. е. зрители должны быть готовы его увидеть. Если не предварить появление на экране новой информации вводными (переходными) словами, то внимание аудитории может быть отвлечено. Действительно, если в процессе рассуждений на фоне предыдущего слайда докладчик внезапно меняет «картинку», внимание зрителей тут же переключается на нее. Аудитория начинает ее читать, изучать и перестает слышать слова выступающего. В результате вопрос «почему, в связи с чем вдруг появилось новое изображение?» остается для них без ответа. Поэтому и существует правило: сначала логический переход, потом смена слайда.

Если детально описывать действия выступающего в момент смены слайда, то последовательность действий будет выглядеть следующим образом.

• 1. Сохранение зрительного контакта с аудиторией при завершении обсуждения предыдущего слайда.
• 2. Сохранение зрительного контакта с аудиторией при изложении логического перехода к следующему слайду.
• 3. Сохранение молчания в момент смены старого слайда на новый.
• 4. Восстановление зрительного контакта в момент начала рассказа о новом слайде^[2].

Долгие логические переходы от слайда к слайду, ответы на вопросы и обсуждение проблемы должны происходить на фоне пустого экрана.

Делая презентацию, не стоит зачитывать материалы слайдов, т. е. повторять их дословно. Текст выступления должен более полно и образно раскрывать, разъяснять представленную на слайдах информацию. Особое внимание стоит уделить графикам, диаграммам, сложным схемам и рисункам. Их целесообразно разъяснять подробно. В том числе необходимо объяснить элементы, представленные на рисунке, что и как выделено (например, цветом, линиями), идею, которую несет рисунок, сформулировать выводы, к которым должен прийти зритель. Таким образом, автор презентации обращает внимание на наиболее важные, значимые моменты, которые из-за обилия информации или сложности рисунков могут быть непонятны аудитории.

При проведении презентации важно поддерживать эмоциональный контакт с аудиторией. Для этого необходимо создать и сохранять на протяжении всей презентации определенный эмоциональный фон. В некоторых ситуациях для этого можно использовать шутки, пословицы и поговорки, которые могут разрядить обстановку, в других — практические примеры, опыт, который привлечет внимание к обсуждаемой проблеме.

Пять «смертных грехов» презентации

• 1. Отсутствие четкой цели. Слушатели уходят с презентации, так и не поняв, о чем она была. Сколько раз вы, целиком прослушав презентацию, в конце спрашивали себя: «И в чем же суть?»
• 2. Отсутствие явной выгоды для аудитории. Из презентации неясно, какую пользу из представленной информации может извлечь аудитория.

Сколько раз вы, присутствуя на презентации, беспрестанно спрашивали себя: «Ну и что из этого?» .

• 3. Отсутствие четкой последовательности. Очередность изложения мыслей докладчика так сбивает с толку, что аудитория не успевает и не может следить за ним. Сколько раз сидя на презентации, в какой-то момент говорили себе: «Минуточку! А с чего вдруг он об этом заговорил?»
• 4. Перегруженность техническими подробностями. Докладчик излагает столько фактов, в том числе сугубо технических или не относящихся к делу, что главная мысль теряется. Сколько раз вам приходилось выслушивать презентации и на каком-то этапе говорить себе: «А что это значит?»
• 5. Чрезмерная продолжительность. Публика теряет концентрацию и начинает скучать на середине презентации. А вам хоть раз за свою профессиональную деятельность доводилось бывать на слишком коротких презентациях?

Когда выступающий совершает любой из этих грехов, он тратит время, энергию и внимание своей аудитории. Более того, он мешает достижению собственных целей^[3].

• [1] См.: Руэ Д. Искусство презентации. С. 45.
• [2] См.: Желязны Д. Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению. С. 1.
• [3] См.: Вайсман Д. Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию. С. 29−30.